★ 深入浅出谈GTD:GTD五步走,让你放轻松

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在David Allen所创造的这个叫GTD的方法里面,最能与其他的时间管理方法区别开来的是:GTD不仅是一套理论,还是一个行之有效的方法,能让你一步一步的从事务繁忙的局面里面解救出来。

GTD提供了一个完整的workflow,只要你不断持续的将这个workflow应用在处理个人的事务上──每年每月每周每天,那麽你的生活必定有很大的改观。

这五个步骤是:

收集(Colleting)

整理(Processing)

组织(Organizing)

回顾(Reviewing)&检讨(Checking)

执行(Doing)

实际上,David Allen一直在不断发展GTD理论,因此这五个步骤现在不再是这样表述的了,变成:

Clearing

Clarifying

Organizing

Reflecting

Engaging

我们可以看到,Clearing取代了Colleting,Clarifying取代了Processing,Reflecting取代了Reviewing以及Checking,Engaging取代了Doing。

使用了新的用词来表述GTD五个流程,这其中有什麽不同呢?以下,我说说自己的看法,一部分引用永锡的解释:

Clearing--清空杂事

Clearing,意思是要捕捉那些引起我们注意的事情,而每一件引起我们注意的事情,都应该受到足够的关切。                                                                                                                                       --张永锡

我觉得永锡的解释,看起来和《Getting things done》里面对collecting的解释差不多。可能collecting与clearing在动作的时候,是差不多的。但是表述的不同,可以看出看待问题的角度已经变得不同了。

Colleting给我的感觉是要将注意力放在自身周遭的事务上,带着一点点的强迫的意味在里面,而且colleting这个词没能直接道出『何时』才收集完了。用colleting这个英文单字,如果我们理解错了,很容易就陷入一种『资讯焦虑』中,像一头猎犬,总是东闻西闻试图找出那只逃跑的兔子,但是我们并不是要这样。我们不必时时刻刻都保持着一种紧张地状态,我们需要的是把我们的精力集中在更有意义、更有创造力的事情上去──比如思考、抑或企划,而做这种事情的时候,身心放松才能达到比较好的效果。

对比Colleting,Clearing很直接,只要你的大脑里面,不再存放着那些影响你注意力的杂事,你都把这些『杂事』从你的脑袋清理了出去,你的脑袋保持着一种『清空』的状态,那麽你的这一步,就已经完成。

Clarifying

这个英文单字,永锡没有翻译,可能他觉得用中文不能如实的表述这个步骤的含义吧。我对比了永锡所阐述的,以及书本上所说的,还有一些其他的资料。发现这个步骤其实要做的就是两件:

一、弄清楚被我们清理出大脑的那些『杂事』的『属性』

也许这句话还是太长,那麽就把这句话精简一下,那麽答案就跃然纸上了:

弄清『杂事』的『属性』

也许这句话还是说的不是很明白,虽然书本上用了『这件事情是什麽?』这样一个问题来概括我所想要阐述的,但是我觉得这样的问法,并不是很好,因为这样问,很容易将人们的注意力集中在杂事的『内容』上,但是实际上这个步骤,不单单需要清楚杂事的『内容』,还需要清楚这件事属於什麽样的杂事,也就是说这个事情是一个什麽『类型』的杂事。

而这就是我所说的『属性』了。

而在GTD里面,『杂事』被分为两种类型:

第一种是『需行动的』

这种杂事,如果你想把它做好,做得漂亮,第一步要做得是:

清楚你所想要的结果。

永锡在美国听课的时候,接触到一个有趣的『概念』,那就是『结果图像(Outcome)』。

在检视责任范围丶目标丶愿景丶原则层次时,我们想到达成的想法,就是我们的结果图像(Outcome)
--张永锡

这就是『结果图像』。也许就这麽说,大家还是不明白,我举一个例子,比如我想把我的《公司法》温习完毕,於是我对自己说,今天我要把有关公司组织结构的内容弄懂,而弄懂公司组织结构就是一个『结果图像(Outcome)』。

『结果图像(Outcome)』其实就是描述你向往的结果,然後把它『清晰』的表达出来。

我们可以利用画图丶或是心智图丶或是自己用一些量化的标准,使我们的『目标图像(Outcome)』变得清晰。

在清楚了我们的『结果图像』之後,第二步就是:

弄清为了达到『结果图像』,我们需要做些什麽。

在GTD系统里面,这个动作都会放进一个清单里面,称之为『下一步(Next Action)』,我们也可以称为『下一步清单』。

有关『下一步清单』的说明需要比较多的文字,虽然不是很复杂,但是为了能更好阐明,我会在後续的章节里面专门解释,现在只要大家清楚这是什麽就好。

第二种是『毋需行动的』

毋需行动的『杂事』,一般分为三类:

1、垃圾

这些『杂事』,毫无用处,对自己对他人,於现在於以後都没有一点点帮助,应该丢弃。

2、参考资料

这些『杂事』的价值,一时还不能体现出来,但是以後也许会利用上,因此予以保留。

3、孵化资料

这些『杂事』,虽然现在并不进行处理,但是基於兴趣或是其他因素以後在某个时段,有可能处理,因此也予以保留。

当『杂事』经过Clarifying这一阶段的初步处理之後,大家就知道什麽是需要去行动而什麽是不需要行动的了,这样我们就能把自己的精力与时间集中在需要行动的事情上,我们可以把这个阶段称之为『认清目标』的阶段。

Organizing──组织管理

实际上,在这个阶段,我们需要明白的问题是:

如何把我们的『杂事』安排好?

而把『杂事』安排好,其实就是让我们在行动的时候,能够快速的找到我们需要的资料。

因此,在组织管理的阶段,我们将『杂事』进行分类,我们也可以把这个动作称之为『贴上标签』。

第一步,根据『2分钟原则』分出立即行动便可处理完毕的事情,以及需要分为多个步骤,因而需要规划的事情。

对判断能在2分钟之内能够处理完毕的事情,马上行动。

不能在2分钟内完成的事情,放进『下一步清单』里面,进行分解,分清哪些是需要自己亲自处理,哪些是需要委托给别人处理,哪些是以後才能处理的。

以後才能处理的事情,需要你安排出具体的时间,以及行动,以尽早达到目标。

这一阶段所需要的动作,大概就是这麽多,但是这一环节还有很多地方值得探讨,在後面的章节里面,我会单独分出几个小章节,讨论在这一环节里面,所要面对的种种问题,而我也会尽力的给出自己的意见。

Reflecting--反馈

永锡基於习惯,还是把这一环节翻译为检视,我不是很赞同。我觉得使用『反馈』这个词会更好。

因为,虽然在动作上,还是进行不断的『Review』,但是我们应该重新理解一下这个环节的动作所带来的意义。

『Review』让我们看清昨日、上个星期、上个月、上一年,自己究竟做到了多少事情,我们可以把每件事情都视为『承诺』,无论是对别人的『承诺』,还是对自己的『承诺』,我们完成了多少,完成得怎样,我把『Review』的这个效果称之为『总结昨天』。

在『总结昨天』的基础上,我们『规划明天』,在每日检视里面,我们对第二天作出安排;在每周检视里面,我们对下一周作出安排;在每月检视里面,我们对下个月作出安排;在每年检视里面,我们对下一年作出安排。

我们基於不同的高度来进行检视,这让我们清楚的了解到我们现下的状况。这就是为什麽我要把Reflecting翻译为『反馈』的原因,我们所检视到的就是我们在过去的日子里面的所作所为而反馈回来的信息。

而我们通过Reflecting这一阶段,根据反馈回来的资讯,对自己的未来进行展望,作出决定。

Engaging──执行行动

这一环节,就是最具有实质性的环节,前面做出的所有努力,都是为了能在这个环节中表现得尽善尽美。
因为我没有听过David Allen讲课,因此Engaging与Doing有何不同,还是引用永锡的解释较为妥当。

以前的Doing被现在的Engaging所代替,一样是行动却有更深入的意含,在策略面,代表了为了达成结果图像采取的行动,另一个角度场合看,场合丶时间及精力状况,则是限制的因素。由於Engaging(有齿轮啮合的意思),兼顾长期及短期的想法,我用齿轮的图像来代表这一个术语的新内涵。
--张永锡

我们可以看出,其实Engaging强调的是一种『恰当』的行动。不单单照顾短期内的利益,还要照顾到长期的利益;不单单要看时间,还要分清场合,以使我们的行动发生最好的效果。

至此,我对GTD轻松五步走的简略介绍就到此完毕。大家看了这麽长的简介也许觉得有点沉重,而不是轻松。

但是请不要光看文字,我说了那麽多,也是为了你在处理事务的时候,能够快速的找到自己的标准,然後快速的规划完毕,然後集中精力与时间,快速的事务处理完毕。

那麽剩下的时间,你就会感到轻松了。

《★ 深入浅出谈GTD:GTD五步走,让你放轻松》有6个想法

  1. 这篇真是不错,让我这个完全没有gtd概念的人也看懂了很多。感觉是要开始一个新的系列文章了,支持并期待。

  2. Reflecting--反馈,同意这个比检视更贴切的观点。“反馈”也是工科里自动控制论的一个很重要的名词,指将系统的输出返回到输入端并以某种方式改变输入,进而影响系统功能的过程。这样来看,更贴切reflecting在gtd环节的作用,所以,我觉得反馈更贴切写。

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