★ 深入浅出谈GTD﹕Organizing﹐管理组织事务的艺术(1)

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为什么称这一动作为艺术﹖因为在GTD裡面﹐涉及到这个动作的内容值得探讨的问题最多﹐而能把这动作能做好的人﹐他的生活在我们的眼裡就是一种『艺术』﹐你可以看到他们无论生活﹑工作都能处于一种『行云流水』的状态﹐什么事情到了他们的手上好像就会特别顺利。

我们禁不住想问﹕究竟他们有什么秘诀﹐能让生活看起来是这么的『滑』﹖

(题外话﹕我认为GTD裡面﹐所提倡的管理组织的方法﹐即使是不喜欢GTD的人也可以体会裡面的好处﹐建议大家在读《搞定﹗2分钟轻鬆管理工作生活》的过程中﹐好好地了解一下这一章的内容)

在回答这个问题之前﹐也许我们应该问一下自身﹕为什么我们的生活这么『困难』﹑『不顺利』﹖

我觉得﹐当大家觉得事情『困难』﹑『不顺利』的时候﹐应该都会在心裡呐喊﹕好『乱』﹗都不知道该怎么办﹗

『乱』就是效率低下的根源﹐『乱』就是让你心烦意乱的原因﹐『乱』就是让你无法解决生活中﹑工作上的问题的障碍。

所以﹐如果想让自己的生活『顺利』﹐就要『理顺』我们自己的生活﹐简言之就是 两个字『治乱』。

如何『治乱』﹖

其实只要好好地把自己的事务都『归类』就行了﹐这就像是把原本属于什么地方的东西就放到什么地方去﹐同时你还要有相对应的『容器』把这些东西放好﹐像打理自己的家一样﹐应该装书的地方装书﹑应该放衣服的地方就放衣服﹑应该放鞋的地方放鞋……

在GTD裡面﹐提出了一个具有创新意义的做法∕概念﹐就是Context﹐台湾地区翻译为『场合』。

(Context这个词﹐中文的翻译尚未统一﹐大陆的《GTD》一书裡面﹐翻译为『提示信息』﹔而台湾这边的《GTD》我没看过﹐但是我看见永锡翻译为『场合』﹐我而参照我日常的做法以及自己的理解﹐认为台湾的翻译『场合』更能方便我们理解这个概念的意思。)

『场合』的概念﹐我引用永锡的话﹐因为我觉得永锡已经写得足够好﹐而我也不能写出比永锡更好的解释﹕『场合,就是一般所说的工具及场地,有电脑的地方才能处理文书打字,有电话时才能打电话,当面沟通通常需要我们移动到特定地点,在吵杂的地点就未必是好好阅读书本的环境。我们的下一步行动,若是依照场合来整理,就可以很有效率,依照场合处理,就是一种批次处理的概念。』

大家可以看到﹐『场合』的设定很重要﹐尤其是它可以将使用同一个工具处理或是你需要去到同一个地方处理的事务放在一起。当你用查看『场合』下的事务 ﹐你可以完整的浏览同一个『场合』下需要执行的事务然后一次性的把这些事务都处理掉﹐这样既可以达到提高效率的目的﹐也可以保证我们不会遗漏。

如何分好自己的『场合』﹖先对自己问几个问题﹐来帮助自己了解自己的工作生活的习惯﹕

1﹑平时﹐我多用什么工具来处理自己的工作﹖(提示﹕是纸笔﹑电脑﹑还是其他)
2﹑平时﹐我多用什么来联络别人﹖(提示﹕电话﹑电邮﹑即时通信软体还是其他)
3﹑我是在家工作﹐还是要到办公室工作﹖

以上几个问题仅仅是一个示范﹐若有不足﹐请自己补足。

想设定好『场合』﹐就一定要从了解自己的习惯入手﹐要仔细的观察自己的工作生活的方式。建议大家不要设定过多的场合﹐一般5到6个即可。

『场合』如果设定过多﹐在一定程度上会造成溷乱。在我们『归类』事务的时候﹐如果面对过多的『场合』﹐有时候会感到迷惑﹕究竟这个事情是在什么『场合』下做才合适﹖

如果陷入了这样的思考﹐会花我们很多的时间去分辨『场合』而不是将注意力放在事务『归类』上﹐这样的时间花费﹐是毫无意义的。

当然﹐如果想马上就上手『场合』概念﹐也可以参照永锡的『场合设定』﹕

1﹑自己动手做
2﹑当面沟通
3﹑打电话或传简讯
4﹑规划与思考
5﹑电脑前的工作
6﹑阅读及写作

大家可以参考永锡的这篇《twhsi时间管理 线上课程 (7) 组织依照场合分类的行动清单 时间管理健身房》﹐链接我就不放出来了﹐请大家自行Google之。

《★ 深入浅出谈GTD﹕Organizing﹐管理组织事务的艺术(1)》有2个想法

  1. 翻译成提示信息,还真是无语了
    我的context设定还是比较老旧的,就是地点
    不过平时很少用到,因为我每日到期的任务有10几个,没太多精力顾及其他分类选项了。

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