★ 深入浅出谈GTD:Organizing﹐组织管理事务的艺术(3)

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在上文中,我提到了生活的重心,这个似乎和组织管理事务没有多大的关係。但是,要指出的是,我们生活的重心,其实就是我们 组织管理事务的标准,或者说基础。我们运用时间管理的方法来管理自己的生活,但是却连自己生活的重心在哪裡都不知道,岂不 可笑?

而我上文中所提到的,有什么用呢?其实是爲了让你能分清事务的『轻重』。在《我还不够好,必须努力奔跑》一文中,我已经很明确的说出了我对人生的看法,就是一个不断朝着自己的目标『奔跑』的过程。因此,我们要是想令自己的人生完满,那就要弄清自己跑去的地方究竟是哪裡才行。而提出『轻重』的意义在于,我们能分清究竟哪些行动是能够对我们的目标有直接帮助的。

有关事务的轻重,最着名的是管理学家、《与成功有约-高效能人士的七个习惯》的作者Stephen R. Covery所提出的『四象限法则』。而这个法则用来划分事务的标准是根据,事务的紧迫以及重要的程度,以此分出四个象限裡面的事务。

第一象限:重要而且紧迫
第二象限:重要但不紧迫
第三象限:紧急但不重要
第四象限:既不紧急又不紧迫

不知道大家看到这四个象限的分类之后,会认为哪种事务比较重要呢?

我猜大多数人会觉得第一象限的事务比较重要,我猜大家的根据是:这裡面的事务是又重要又紧急,有双重权重啊!当然是相对其 它三个象限来说比较重要啦!

那请大家回答一下我的问题:如果我们的生活中充斥着那些又重要又紧迫的事务呢?那该怎么办?

就我而言,我觉得如果我们的生活裡面要处理的事务都是又重要又紧迫的,那我们的生活肯定是一团糟,因此常常顾此失彼,焦头烂额。
借用大陆的GTDer写的《小强升职记》裡面的比喻,这种生活就像是在扮演一个救火员的角色,哪裡失火就扑向哪裡,手忙脚乱,一点閒暇都没有,不单单是一点閒暇都没有,甚至连自己想做的事情都抛之脑后,终日忙碌却离自己的目标越来越远。

如果才能从这种局面裡解脱出来?

有个成语大家都知道,那就是未雨绸缪。而哪一类象限的事务就是在做着未雨绸缪的事呢?那就是第二象限的事务了。

重要而不紧迫的事务,是我们最应该投入大量精力去完成的。这类事务虽然不紧迫,但是只是针对当时而言,不是说当时不紧迫的事务以后就不紧迫了。很多时候我们都会看到,如果某些事情能够早点完成,我们就不会在当时手忙脚乱、手足无措了。

所以,儘量投入精力到重要而不紧迫的事务上去的意义在于,能够提早完成事务;能够提前分配自己的时间;控制自己的时间流向;甚至会因为提前的准备,我们的反应能力也得到了提高,最终达到一切操之在我的境界。

而第二象限的事务,希望每个人在每天都能固定的抽出一点时间来搞定,也许是一小时,也许是半小时,时间上的要求并不需要多,重要的是『每天都做』,最终这些我们每天都投入进去小小的时间成本,在最后都能转化为值得高兴的成果。

古人云:不积跬步,无以至千里;不积小流,无以成江海,就是这个道理。

但是生活是不可预测的,所以才会有第三象限的事务出现。如果遇到这类事务,当真很无奈,因为这些事务出现得很突然,大都是要花费一些时间才能搞定,因此不得不打断现在的工作,将精力转移。但是,每个被你归类为第三象限的事情,真的是这么无法预测吗?

我想,如果遇上这类的事情,其实都应该自我反思一下,因为第三象限的事情,有很多其实是自己没做好或是有疏漏才会出现的。比如说,我妈妈突然打电话来问我电脑的问题,每次妈妈打电话过来都不是时候,我只好花很多精力去把它搞定,而搞定这个问题之后又很难再次专心于手头的事情上去。

实际上针对这个问题,我可以有几个办法:

1.约定与妈妈打电话的时间。
因为我会在固定的时候学习,所以我可以和妈妈说清楚自己的时间安排,好让她在我一般空閒的时候打电话过来,比如说午休或是晚上10点过后。
2.约定过后找个时间回拨。
因为其实电脑出问题并不是什么很重要的事情,妈妈也只是用来玩游戏而已,如果不用电脑她还可以看书看电视出去逛街,所以也不一定要马上回答,跟妈妈说清楚我现在忙,过后回拨就好。不过,一定要记得回拨哦!
3.在回学校之前,和妈妈说好解决方桉。
如果我在家的时候,电脑有问题我都能帮忙解决,但是如果我不在家,我也没有办法。那么就和妈妈说好,如果电脑有问题,直接打电话找人修理就是。那么我就不必为这种事情烦恼了。不过如果妈妈是打电话过来诉苦的,那就听着吧!
4.在回学校之前,将电脑每个部分都检查一遍,确保不出问题。
如果电脑不出问题,妈妈也不会打电话来找我了,所以只要搞定电脑就好。

可以看出,其实很多紧迫而不重要的事情,其实是自己之前没有安排好的关係出现的。所以,大家一定要把第二象限的事务给做好,才能避免手忙脚乱的局面啊!

但是有些事务,确实是很突然,又不得不去做。遇上这种情况,先不要急,冷静下来,把手头的事务另作安排,安排好之后,儘量且儘快的把第三象限的事务搞定,然后再静下心来把原本的事情完成。这样,就不会手忙脚乱,并且在做好安排的情况下,在处理事务的时候也不会分心,无形中又提高了自己的效率。

《★ 深入浅出谈GTD:Organizing﹐组织管理事务的艺术(3)》有3个想法

    1. @TWHSI, 哈哈,多謝你的讚譽!我覺得我離開講堂還有段距離呢~尤其是現在要講的內容,真的有種力不從心的感覺,希望自己能夠再深入思考,拿出更好的看法與方法與大家分享

      1. @yibie,

        個人淺見是,寫文章是一回事
        實際上藉演講和人溝通是另外一回事

        raink以前曾有機會在公司內部訓練同仁使用GTD
        和我有不少的互動

        Ada目前在台灣也辦了十場的記事本分享會了

        期待您上台的一天喔

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