★ 深入浅出谈GTD:组织管理事务的艺术(4)

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在前三篇文章中,我谈到了运用『场合』来批次处理事务、运用平衡的『分类』来整理事务、运用『四个象限』来辨明重心事务,然而还有缺憾的是,我还未能谈到组织和管理我们具体事务的工具。所以这篇简单来说就是『由道入器』。也许有人会疑问,『道术器』这三个层面缺一不可,为何跳过『术』,而直接『由道入器』呢?

我的答案是,运用工具的过程,也就是讨论『术』的过程,『术』在一定程度上是因为『器』而存在的,虽然『术』的根源在于『道』。

因此这一篇向大家介绍在组织管理事务的过程中所使用的几种容器,这几种容器的功能就是让你的事务都能各归各所,整整齐齐。当然,事务管理系统的完备程度,也代表一个人对事务的处理能力。

閒话休提,先介绍一下这几种容器分别是什么以及这几种容器分别对应何种类型的事务:

◆行事历

首先要明确一个概念,就是任何一件放置在行事历的事务,都是必须执行的,无论用什么方法。因此所有放置在行事历这个容器里面的事务,重要程度都是最高的。

而一般在行事历里面安放的事务,永锡之前提过,分为三类:

1.在某一个确切时间里面採取的行动;
2.在某一个确切日期里面採取的行动;
3.在某一个确切日期所需要知道的资讯。

永锡的说法虽然没错,但是每一次在行事历添加事务都需要思考这三个标准,似乎又不太必要,不过大家可参考一下永锡的说法,思考一下自己平时放进行事历里面的事务是否都是这些必要的事务。

而我觉得,这裡只要一个标准就可以了,那就是『必须在当日执行的』,也可以参考之前提到过的『四个象限』方法,明确自己将什么事务放置于行事历里面。

◆专桉(Projects)清单

专桉清单,在《GTD》一书中,无论是大陆还是台湾翻译的版本,里面都称之为『任务』。我觉得把这个容器称之为『任务』,不太与我们的思维习惯相合,所以我把它改为『专桉清单』,希望这样能更容易被大家理解。

在专桉清单里面,所放置的事务,是那种需要一个以上的步骤才能完成的事务。而个单一步骤,在GTD里面,称之为『下一步行动』,这是一个很重要的概念。

◆将来/也许(Someday/Maybe)清单

顾名思义,在这个容器里面,放置的是那些,你暂时还没办法去执行,但却又因为这些事务对你产生了无比的吸引力,在此时虽然不能执行,但是将来未必就不能执行的事务。简而言之,这裡是你内心的一些追求,存放着的是你心里面浪漫的部份。

在这三个容器里面,行事历和将来/也许清单都比较好理解。

但是,专桉清单与下一步行动之间的关係究竟是如何的呢?

在前面的介绍里面,我已经讲到,每个专桉都是由多个下一步行动所组成的。我们可以将一个大的专桉分为多个小专桉,然后小专桉下面都有好几个下一步行动。

而我们将所有的下一步行动都完成之后,那麽这个专桉就自然完成了。

我在这裡似乎说了很多关于下一步行动的事情,但是下一步究竟是什么呢?我将会在下一篇文章中揭晓。

《★ 深入浅出谈GTD:组织管理事务的艺术(4)》有3个想法

  1. 看了David Allen的GTD里说的关于行事历上这三种记录在行事历上的方式我觉得很受用。

    大概很多人的时间管理都是从行事历开始的吧,我也是。
    但在实践的过程中我逐渐发现了问题,
    第一是我倾向于把行事历当成TODO LIST,但是实际上每天发生的事情变化的状况非常多,如果当你回顾的时候发现这些写在上面的事情没做的话会加重负担,这件事就变成你脑海里另一件stuff了。
    第二是当你的行事历上充斥了太多事情之后,反而容易分不清主次甚至忽略那些你一定要在当天做的事情,所以写行事历也是要特别小心的。

  2. > 在专桉清单里面,所放置的事务,是那种需要一个以上的步骤才能完成的事务。而个单一步骤,在GTD里面,称之为『下一步行动』,这是一个很重要的概念。

    这里的『而个单一步骤』是什么意思?

    一直没弄清楚『下一步行动』,请多指教 :)

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