★ 深入浅出谈GTD:组织管理事务的艺术(6)

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不知不觉,Yibie我谈 GTD workflow 中的『组织管理』这一步已经谈了6篇文章之多,实在不知道大家的耐心是否被我这样温吞吞的节奏磨没了。在讲解GTD的这一步骤的时候,我似乎添加了很多不太相关的内容,除了第一篇提到的『场合』之外、第二篇提到的『平衡生活重心的目标设定』、第三篇提到的『四个象限』、第四篇提到的『三种清单』、第五篇提到的『下一步与专案的分别』以及『运用动词描述行动』,究竟我提到这些的东西,有什麽目的呢?

假如我们把整个GTD看成一部『武林秘笈』,那么GTD中的每一个步骤,就是『武林秘笈』中要传授的『招式』,而这些招式也应当有一些『基本动作』以及『基本要点』所组成。

很明显,GTD中的『组织管理』这一步就是一个大招,若我们想把这一招练好,那么基本的『动作』、『要点』肯定都要练好才行。

『组织管理』这一招,我们可以分解来看,就是两个『动作』所组成的大招,这两个『基本动作』就是『专案管理』以及『待办事项管理』,而其中『待办事项管理』其实就是『下一步行动管理』。

然后,每个『动作』都具有一些『要点』,有些『要点』还是共通的,下面我就把这两个动作分别对应的要点写出来:

在看过之前的文章,应该对这些要点都很熟悉了,那么这篇文章要讲的就是如何将这两个动作流畅的组合起来,形成直击生活杂事的必杀技!

让我们从『专案管理』入手,看清其中要点所要起到的作用。

先让我们认清GTD的目的,肤浅的说,其实就是爲了『轻松工作、轻松生活』而已,如果说深一点,那就是爲了『取得幸福』。

不说是否要取得自己的幸福,就是爲了轻松工作、轻松生活,我们都必须针对我们生活工作中一整个需要面对的问题进行管理,因此,我们必须针对自己的工作生活,建立起专案,这就是我爲什麽会提出『平衡生活重心的目标设定』的原因。

建立相对应的专案,我们就能直接掌控我们自己的人生的各个方面,管好自己的生活与工作,就能过上幸福的生活。

但是,在这些专案的下面,是否什麽事情都那么重要呢?有些事情,实际上我们不理也可的,不过因为我们未认清这些事务的性质,因此我们无法做到规避。想要规避一些不好的情况,那么只要做到未雨绸缪就够了,虽然生活工作中,意外时必不可免的,不过如果自己努力一点就可避免,何乐而不为呢?这就是『四个象限』在专案管理中的意义。

前面这两点,比较像是心法提要,而三种清单就像是直接教导你如何发招了。三种清单,其实就是专案管理中的工具,如何运用这三种清单,把专案管理的顺畅,十分重要。

在专案管理中,GTD系统的创始人David Allen创新性的提出了『下一步行动』这个概念,而『下一步行动』也属于『三种清单』中的一种,也是运用得最广泛的一种(也是最不好说的一种XD)。究竟下一步行动与专案之间有什麽区别,这是如何能把下一步行动运用得到的重点,而这就是我提出『下一步与专案的分别』的目的。

而在『下一步行动』中,David Allen同样提出了一个创新性且十分具有实战意义的概念,那就是『场合』,提出场合的原因在于,现代人生活如此忙碌,而每件事情都必须在一定的『场合』下完成,而我们只要把同一场合的事务放在一起,那么我们就可以达到批次处理事务的目的,进而提升我们工作的效率。

而四个象限在下一步行动中,具有怎样的意义呢?其实是爲了在我们安排下一步行动的时候,进行排序,将重要的放在前面,不重要的放在后面,综合权衡的考虑事务的权重,那么我们在处理下一步行动的时候,就不会顾此失彼,头重脚轻了。

在下一步行动中,其实最重要的是,我们将这个行动描述的清晰无比,不必再次经过大脑考虑就能知道自己需要去做什麽,这也是爲什麽我提出了『运用动词描述行动』了。

在专案管理中,我们必须清楚,每个专案的目的,只有在清晰专案目的的情况下,我们才能清晰的知道我们究竟需要怎样的『下一步行动』,然后把它给完成好。

因此,专案目的的描述,也是一个很重要的因素,在这里为大家介绍一下SMART法则:

1、目标目标必须是具体明确的(Specific):具体就是与任职人的工作职责或部门的职能相对应。明确就是目标的工作量、达成日期、责任人、资源等都是一定的,可以明确的。

2、目标必须是可以衡量的(Measurable):可衡量的目标并不等于必须将目标量化,而是应有一定的判定标准。

3、目标必须是可接受的(Acceptable) :是指执行人发自内心地愿意接受这一目标,认同这一目标。

4、目标必须具有现实可行性(Reality);

5、目标必须具有明确的截止日期(Time-based)

如何将SMART法则运用到自己的专案管理中呢?

以我作为例子,我今年最主要的目标是过了大陆的国家司法考试。在这里,我可以细分一下几个方面:

1、明晰评判标准:通过国家司法考试的基本要求就是卷面分起码要过360分,因此我的努力就是爲了将自己的考试分数提高到360分以上。

2、确认需要投入多大的努力:经过了解考试的体例,我可以知道大致上需要考的科目,而我需要的就是温习这些科目,并分配出时间来温习。

3、我接受这个目标吗?很明显,作为本专业必须通过的考试,如果我不通过以后我的就业前景将一片黑暗,因此必须努力通过。

4、截止日期:今年的9月15日开考。

在明确了这几个方面之后,我们就清楚了自己的目的究竟是什麽样子的了,也因此能够针对性安排好下一步行动,将这个专案给完成好。

其实,在组织管理这一步中,说复杂就复杂,说简单就简单。我归纳了一个思维模式,就是:

清晰对象→针对对象进行安排

至本篇文章,组织管理事务的艺术这个小系列文章就完结了,Yibie在行文中,发现了大量的不足,但因个人经历以及能力的原因,未能很好的完善,希望大家不吝赐教!一起分享好的想法,碰撞出美丽的花火!

附录:

深入浅出谈GTD:Organizing,组织管理事务的艺术(5)

深入浅出谈GTD:Organizing,组织管理事务的艺术(4)

深入浅出谈GTD:Organizing,组织管理事务的艺术(3)

深入浅出谈GTD:Organizing,组织管理事务的艺术(2)

深入浅出谈GTD﹕Organizing,管理组织事务的艺术(1)

《★ 深入浅出谈GTD:组织管理事务的艺术(6)》有3个想法

  1. 终于从第一篇看过来了……
    博主的《学会自律》系列 和这个系列都对我很有用 虽然还是高中生不过对提高学习效率和规划时间都还蛮有用的
    希望博主继续写下去

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