★ 一个白板的园地

在很久之前我和GTDlife的邹鑫讨论过关于「白板」的应用问题,虽然还未能拿出什么好的运用方法,但是我们两个都认为,白板是一个相当不错的工具。

在GTD的工具之中,有先进的PDA、智能手机和大量的相关软件,但是无论是GTDlife发起的调查,还是国外著名的网站LifeHackers发起的调查,都还是发现纸笔是最受欢迎的GTD系统。

而如果将纸笔两者的作用分开来看,实际上我们可以知道,纸乃是纸笔系统的基础。而纸笔系统大受欢迎,也是基于“纸”的特性。

一张白纸,有什么好处呢?

一张白纸,实际上就是一个载体,而这个载体对输入的内容没有任何限制,所以我们在用白纸的时候,不会感到拘束,而在使用的过程中不感到拘束就意味着使用的时候不感到压力,所以,白纸的第一个好处就是可以「轻松」的使用。

白纸的第二个好处,就是能够「所见即所得」,我们用笔在上面写下任何内容,只要我们一写上去,我们所需要输入的内容,就是那样了,不必修改。我们也可以认为这是另外一种轻松,就是「轻松地输入自己想输入的内容」。而「所见即所得」的好处还不仅仅是轻松地输入自己想输入的内容,还在于「结果的直观」,我们如果需要回过头来复查自己写过的内容,只要一看就可明了,不会被其他因素所干扰。

以上我鼓吹白纸的好处,有什么作用呢?实际上,是因为我们可以将一个白板看成一个超大号的白纸,白纸能有什么好处,白板就能拥有什么好处。而我觉得白板的应用,应该是相当的广泛了,无论是外国的企业,还是中国的企业。而大家是怎么使用白板的呢?是在上面贴东西、还是写字儿呢?在白板上面写的又是什么内容呢?

昨天跟网友(今晚不思考)聊天的时候,被他批评我有好东西不分享,真是罪过罪过,我本来并没有认为我的这个小小的想法是好东西,不过既然有人认同,那我不妨一晒,给大家做个参考。

我的想法是利用白板,将白板分为三个区域:最左边是暂存区、中间是进行区、最右边是已完成,图例如下:

图例1
图例1

这个白板如何使用呢?

我们可以设想一下,如果你每天有提早半小时到办公室的习惯或者晚半小时下班的习惯,你可以将本日或第二天需要做的事情都整理好,写在3M即时贴上,贴在暂存区里面,然后当天或是第二天工作的时候,需要进行到哪项内容,就将记载着这个工作内容的即时贴放进进行中里面,而如果你把这项工作完成了,那就将记载着这个工作内容的即时贴放进已完成里面,每日下班,或是每日上班的时候将工作的内容存档,清楚明白自己当天究竟干了什么,第二天还需要干什么。

而由于有进行中这个状态提示,所以我们如果分心了,只要看到白板,看到在进行中的区域里面放着什么工作内容,我们的心思也会被拉回来,这样做,还能提高我们的注意力。

所以,实际上这个想法就是拥有一个快速状态提示的Next Action清单。

优点在于,结果显示直观,转换状态方便。

缺点在于,不够便携,因此利用白板的适合于日常工作在办公室里面就可完成的上班族。

也许有人觉得,只能提醒当天的事务,这还不够,能不能提醒未来三天或未来一周的事务呢?

当然可以了,只要我们把存放区恰当的改造一下就可以,在存放区里面又分成两个小区域,一个区域里面放好一周内需要处理的事务,另一个区域存放当天需要完成的事务,这样,每周与当天需要去做的事务都能做到一目了然了。

就好像一张白纸一样,一个白板也是最没有限制的工具,是最能发挥我们创意的工具,所以我这篇文章的标题叫《一个白板的园地》,因为园地就是一个能让我们自由发挥的地方。

如果你有想法,千万不要不要让想法只藏于脑内,要想办法弄出来,给自己看看,究竟这个想法如何。

最后,不得不提的是,这个想法的灵感来自于Chandler里面的Now、Later、Done这种快捷方便的状态提示。

★ 深入浅出谈GTD:组织管理事务的艺术(5)

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在开篇讨论『下一步行动』与『专案』之间的关係,以及如何才能运用好下一步行动这个工具,使我们一步一步的达到目标之前,我想说一下我对『如何做事』的看法。

在我开始写『深入浅出谈GTD』这一系列的文章之前,我写过一篇名为《我还不够好,必须努力奔跑》的文章,在这篇文章里面,我阐述了我对人生的看法,就是『人生如长跑』。

在我们的人生里面,恐怕会面对无数事务,大的如去签一个几千万的订单,小的如出外买东西,但无论大小,每每去做一件事,我都觉得就像在『登山』。

我觉得我们『登山』的过程和我们『做事』的过程很相似,我可以对比一下。

每件事情的目标,就像是每座山的峰顶,只有到了峰顶,我们才能停下脚步;每件事情,我们都要达到目标了,我们才能说我们完成了这件事情。

而无论每座山的峰顶有多高,我们都要一步一步的走上去;无论事情的大小,我们都要一步一步的来完成。

我们不可能一步就能登到山顶,而很多事情,也不可能一步就能完成。

我在这裡说了『登山』和『做事』的联繫,究竟和本文的主题有什么关联呢?

我认为,『下一步行动』,就是能让我们达到每件事的目标、登上峰顶的那微不足道的一小步。

而『下一步行动』与『专案』之间有什么关係呢?

如果我们把每件『事情』都看成一个『专桉』的话,我们就可以很容易的明白『专桉』与『下一步行动』之间的关係了——就是每个『专桉』其实都是由一个或多个『下一步行动』所组成的。

或者这麽说,『下一步行动』是『专桉』的最基本的组成要素。

而在组织管理事务的过程中,如何运用好『下一步行动』,让我们的每件事都能处理得尽善尽美呢?

记得『下一步行动』的英文原文是什麽吗?Next Action。

请大家将注意力集中在这个英文词上——『Action』。每一个『Action(行动)』其实是由不同的『Act(动作)』所组成的,所以我想说的是,大家在每个专桉中佈置下一步行动的时候,希望能儘量用上『动词』来描述你的『下一步行动』。当然仅仅只有『动词』是不够的,我们只是需要在描述自己的行动的时候,能够加上『动词』,并将这个『行动』之后所能达到的结果一併描述出来。

比如,如果你要与你的合作伙伴商讨一件事情,你可以说:『打电话与某某商讨某事』。

这样做的优点是,可以很『清晰』,只要一看,就明瞭自己该怎麽做。

不像传统的专桉管理,仅仅列出一个目标,比如『与某某谈论某事』,却没有明确的给出需要做什么,我们在看到待办清单的时候,还需要去想想该怎麽做。这样的时间浪费就很没必要了。

那麽,『下一步行动』这个基本的要素,和之前几篇《深入浅出谈GTD:组织管理事务的艺术》有什么关联呢?

关于这部份内容,将会在下一篇进行探讨。

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PS:本文正好是《深入浅出谈GTD》系列文章的第十篇。特此纪念一下!