★ 深入浅出谈GTD:Reflecting,总结昨天规划明天!

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我 们很清楚,在做任何事,不回过头去看看,总结一下经验,是不行的。我们的行动,受限于个人的能力、当时的环境、与之关联的人这几个重要的要素影响,很多行 动,能否取得很好的结果,其实是未知的;比如,有些决策,即使当前看来是很对,但是事后却未必,而这个事后,有可能是很长期的以后;甚至是,我们的决策都 无法两全其美,只能在多个选择中,选取后果不那么严重的。

好像有句话是这么说的,我的记忆不是很清楚,大意如此:每件事情都需要付出代价。

为避免代价,我们人类付出了很多努力去研究身边的事物,我们尽我们最大的努力去了解它们、明白它们的运行规律、探讨它们具有何种性质。我们希望藉由清晰的了解和掌握一种事物之后,能够避免它所带来的伤害,也因了解事物的性质,将其利用在对人类有益的活动上去。

『控制欲』,是人类天生的一种欲望,这是因恐惧而产生的一种欲望,是爲了避免伤害而产生的欲望(我不否认好奇心,好奇心当然是了解事物的一种动力,不过想控制某种东西,恐怕是现在科学研究的最大动力)。

好吧,前面啰啰嗦嗦的一堆话,和本文的主旨有什麽关系?

在此,先了解一下大家究竟是爲了什麽而了解GTD的呢?如果我没有猜错的话,大部份应当是爲了更好的工作、更好的生活;再细细说一下,是爲了能更顺心的去工作与生活,也就是说,希望工作和生活能更听从给自己的意愿。

之前的那篇《深入浅出谈GTD》的文章里面,我提出过一个思维模式:

了解对象针对对象提出解决方案

所以,如果我们想让自己的工作和生活听从自己的『意愿』,那就要了解自己的工作和生活。

也许很多人会说:呀,这有什么了不起的!我每天都在做同样的事情,这还需要怎么去了解的吗?

也许是这样吧!

请问一下,虽然每天都做同样的事情,但是你是否清晰的了解到,你所要处理的事务,究竟是属于那一种呢?

你面对不同的事务,你是否清楚,这些事务的权重究竟有多大呢?哪些事务,对你达到目标,是有帮助的呢?

你面对这些事务的时候,你又是否掌握了里面的要点,使处理起来的时候,能够效果好而又省力?

如果我们,觉得自己已经做得足够好,不用再改进,那么我们永远都没有提升的空间,妄论去掌控自己的生活和工作。我们需要『时时回顾』,清楚自己这一 天、这一周、这一个月、这一季度、这一年当中,哪些事情是该做的,哪些事情是不该做的;有哪些事情我们已经做了,有哪些事情该做而未做;哪些事情处理得比 较好,哪些事情却处理得还不够好;哪些事情虽然取得了比较好的结果,但是下一次是否还有改进的空间。

我们只有时常的去回过头去,看看自己走过的轨道,才知道自己究竟走了一条怎样的路。而最重要的是,由于时常回过头去,检查自己走路是否有走错,是否有走好,我们能明明白白的知道,自己究竟是否偏离了自己要到达的地方,以及知道自己离要到达的地方还有多远。

GTD的创始人David Allen提出了运用六个层次来回顾自己。

下一步行动:也就是跑道管理,主要是在管理好自己的下一步行动。

任务:10,000ft,管理需要一个行动以上才能完成的事情,其中有许多的任务是为了达成更高高度的结果图像,且只一年内可以达成者。

责任范围:20,000ft,工作上的角色,如销售、管理、产品开发等,生活中的角色,家庭、个人财务、精神层面。每一个角色要扮演的好(结果图像),就会有一些任务要执行,以拉近现实和期望的距离。

目标:30,000ft,一年以上的目标(一年半到两年以下),这些目标需要每季和伙伴及家人讨论。

愿景:40,000ft,愿景、3-5年的目标,与工作及家人长期目标的讨论,组织策略、人生与事业的转变等。

原则:50,000ft,人生目的及价值观。

我们平时,检查最多的是下一步行动和任务这两个层次的内容。针对这两个层次,我们应当每一周都回顾一下,然后针对上一周,对下一周进行安排。

如何去做,每周回顾才能全面而高效?

我的建议按照以下几个步骤来做:

1.检查哪些事务是已经处理完毕的,将这些事务移出你的下一步清单、行事历、或其他你存放待办事项的清单。
2.将那些已经完成的事务,好好整理,并归档。
3.检查最近自己需要去做的事情,比如:工作任务、上一周说好的事情、季度规划或其他,然后针对性的将要完成的事务,安排到下一周的待办事项中去。
4.检查自己的愿景,看自己是否做了实现自己愿景的事情,看自己还需要怎么做才能实现愿景,并将这些对实现愿景有帮助的事情放入自己待办事项中去(若下周确实抽不出时间,也不必硬塞,最重要的是常常温习自己的愿景)。

其中,我们在安排下一周的事务的时候,必须设定一个最最重要的任务,并把它调整为最优先级别,这样我们在执行的时候,就不会遗漏对我们来说最重要的事情了。而一周当中,我们能把最重要的部份给做好,那已经是很不错的结果,永远都没有做得完的工作,不是幺?

当然,最重要的是,我们能够定时去回顾,通常我建议每一周的周末,每个月的第一天,每年的3月份(为什幺是3月份?因为我们有春节啊,春节事务那么繁忙,我们无法静下心来回顾吧)去回顾。

我们时常回顾,等于是在全面的掌握来自自己的信息,因此,也等于是在将自身的信息回馈给自身,确定自己需要去做的对象之后,再规划明天。

总而言之,这一步,就是总结昨天,规划明天。

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