★ [投稿]最近的一些GTD感悟

yibie言:本文来自范冰|FanBing.NET的投稿,在这篇文章里面,记录了他近期实践GTD以改造自己的生活中的一点感受与感悟。看了这篇文章之后,yibie也很有共鸣,特此向大家分享一下。原文链接:http://www.fanbing.net/week-summary-015-gtd.html
blackberry_gtd

屡次试图从快节奏的所谓充实生活中挤出空隙进行一些学习充电,但总为不具名的琐事拖累,加之临近期末整个人状态瘫软,战斗力减退,于是对于GTD的践行愈发艰难。尽管如此,还是在此简单总结近期学习和使用GTD进行时间管理的心得。

【1】使用Email交流

IM的好处是信息及时传达,但造成的问题也很明显,你一言我一语漫无目的的相互启发式讨论会耗费大量不必要的时间,同时网络故障、掉线重启、其中一方因故离开也会拖慢整个讨论的节奏。

现在个人非常喜欢用Email交流。它的好处在于:

1.使用Email,要求发送者归纳好自己所要表达的全部内容,一次性整理完毕并且发送,有助于使邮件内容更加精炼准确,一击中的,不必在未经思考周全的前提下像没头苍蝇般乱撞,交流效率更高。

2.大幅度降低交流频率。Email彼此相互的一次往返,信息传递量比IM中的一次交互不知高出多少。并且也不必保证交流双方同时在线,任何一方只在空闲时上线检查邮件,其他时候可以完全离线,避免不必要的IM噪音。

3.通过黑莓使用Google Sync或139邮箱进行联系人和邮件的同步,可以在AFK(Away From Keyboard,离开电脑)状态下处理信息。如果您对此点应用感兴趣,欢迎移步我的同步控深度交流。

【2】远离电脑和网络

网络是有魔力的,这点作为一个资深网虫(但从来不挂视频网站、不打网游、不闲聊、不在校内挖土豆喂狗狗)的我也不得不承认,即便是手头有工作亟待完成,雄心勃勃开机上网之后,工作也会不自觉地被拖慢。检查IM、检查邮件、检查回复博客留言评论、查看订阅的RSS、查看Twitter信息等一系列每日必备工作就足以耗费整个小时,遑论写一篇价值博文了,光收集检索资料就得半天。

因此在不必开机的情况下,我尽可能让电脑自己在角落画圈圈。捧起书本,或是出门活动呼吸新鲜空气,都是我所喜欢的。只可惜本周的诸多设计论文作业均需倚靠电脑的力量。下周我会花更多时间在电脑之外。

【3】2分钟能搞定的事情绝不拖延

我比较反感的是突发性任务,即毫无预料和准备的情况下突然接到电话或登门拜访,请求你立刻完成某事。我认为善解人意的委托者都应当至少提前半天以上提出请求,以确保被委托人能腾出时间,排出档期。否则就是对他人的不尊重。兴许被委托人已经计划好当时或下一步的行动了,而突如其来的任务却打乱了原本的计划。没有人会喜欢计划被打乱。虽然偶然性孕育于必然性之中,任何时候都要做好迎接突发事件的二手准备。

现在的我一旦接到任务,会首先判断自己完成是否需要2分钟时间(这个观点也是来自于《Getting Things Done》这本书)。如果超过两分钟,我会酌情把它丢到Inbox中。而如果2分钟能够搞定,立马动手没商量。无论多么令人厌恶的任务,充其量也只需要2分钟而已,那么就立刻着手完成它,不要把手头的事情都堆积延后,否则会被量变引发质变的马克思主义原理惩戒的。

【4】QQ长期隐身

现在喜欢断网,即便上网上Q也选择隐身,以便躲过不必要的信息骚扰。这点我相信大部分人也经常这么干。如果哪天上线了,除非是有要事需要与人相商而上线表明自己有时间观念,已经如约到来。否则就真的是闲的蛋疼。

【5】我使用的ToDo工具

目前我使用的是Google Calendar + Google Sync + Blackberry ToDos。我将重要的日程信息(例如学期课表、会议、活动、作业截止时间、关注产品的上市时间)录入Google Calendar,并且开启了短信提醒功能。而在缺少电脑的时候,我会将工作录入Blackberry的任务管理工具,并通过Google Sync保持与Google账户的同步。因此我节省了大量脑细胞,可以将空余出来的脑容量花在更具记忆价值的领域。

【6】学会说NO 学会推荐他人

过去的自己曾经是抹不开面子表示回绝的人,虽然因此积累了大量的实战经验、人脉资源,但也让自己疲惫不堪。是时候学会婉言谢绝了。在任务繁忙公务缠身的时候,体面的拒绝并不会让人觉得你缺少助人为乐观念,相反地,对自己负责,对他人的项目负责,才是真正具有责任感的体现。

此外,对于被我turn down的项目,如果我认识的人里有合适的人选,我会予以推荐。一来弥补自己谢绝他人的伤害,二来促成了一对佳偶天成的合作伙伴~岂不快哉。

【7】结交有时间观念的朋友

为君之道,亲贤臣,远小人。为GTD之道,同样不是孤立个体的任务,也要尽量结交具有时间观念的朋友,避免与缺少时间意识、浪费他人时间而丝毫不感到愧疚的朋友交往。约会迟到、不必要的会议、完成任务时间超出预定时间、非智力因素的忘性等,偶尔一次无可厚非,但一旦成为一个人的标签,成为其立言立身的专利性特征,那么,如果不是必要,尽量还是不要与此类人交往。

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