★ 投稿:4种方式使用Firefox+Gmail打造个性化GTD

Yibie言:非常感谢网友(匿名)给大家带来如此优质的分享,Yibie自己看了都深受启发,因为Yibie是一个Firefox以及Gmail的死忠,相信喜欢Firefox以及Gmail的朋友们,一定可以在这篇文章中获益。当然,即使不是Firefox或Gmail的GTDer,也可以从这篇文章里面所阐述的方法,以及背后的思想中,收获不少东西。

GTDer当知晓GTD流程概念之后,下一步的行动便是不断地测试一些GTD工具或定制它们,确保那符合他的工作环境与习惯。很显然,不同的GTDer的身份不同就决定了他使用GTD工具的方式,如果你每天的工作都离不开电脑,且是典型的邮件狂人,也可以试试本文的firefox+gmail来定制自己合适合的GTD工具。

一、使用Labels+Multiple inboxes建立GTD的方式

第一步 Firefox的设置

安装好Firefox 3.0以上版本的浏览器后,我建议大家通过取消显示书签工具栏来扩充更大的视野空间,具体操作,在Firefox菜单栏点击右键,取消书签工具栏的勾即可。

最好也将Firefox的主页设置为Google英文版,方便随时点击进入Gmail。同时,请安装 Google Toolbar工具栏,下载地址:http://www.google.com/tools/firefox/toolbar/FT3/intl/zh-CN/index.html,打开后点击下载Google工具栏安装并重启。

第二步 Gmail的设置

这里我注册了新的Gmail账号GTDhack@gmail.com来作为演示,通过Google工具栏点击邮件图标进行登陆,或者打开https://mail.google.com登陆也可以。

1.设置语言

进入邮箱主界面后清空收件箱,并进入Settings(设置),这里我进入的Gmail是英文版,建议大家也进入英文版,因为英文版的Gmail比中文版拥有更加丰富的特性与功能。如果不是英文版,请登陆邮箱后进入设置,在常规的标签下,在第一项的语言项处选择English即可,这时,Gmail将会进行重新加载。

并按上图所示,启用键盘快捷键,始终使用https进行连接,这会使得操作邮件更加快捷、安全。

2.选择皮肤

为了眼睛视觉上的舒服,建议选择一款Gmail的皮肤,点击“Settings”并进入“Themes”,这里我选择的是Turf(草地)的皮肤,如图,绿色对视觉不会产生刺激的。

3.开启实验室组件

Gmail有很多特别的玩意是来自实验室的,嗯,打造GTD邮箱会要借助Gmail实验室的小组件来帮忙的。

开启的方法很简单,点击“Settings”进入“Labs”,并对其中的相应组件选中Enable一项即可,建议大家开启以下组件:

OfflineMessage translationSuperstarsCustom keyboard shortcutsAdvanced IMAP ControlsQuote selected textCustom Label ColorsInbox previewMultiple InboxesCreate a DocumentAuthentication icon for verified sendersSend & ArchiveUndo SendSearch AutocompleteInserting imagesExtra EmojiGoogle Calendar gadget

其中,Offline 离线模式、Superstars超级星标 Multiple Inboxes多收件箱、Custom Label Colors自定义标签颜色、Google Calendar gadget为必需开启的组件。

4.Labels设置

“Settings”下的标签“Labels”,进行如下图的设置,将starred,chats,send mail,drafts进行隐藏设置。

Labels在这里我们将其定义为GTD概念中的文件夹,这样一来,仅留下了inbox,而inbox我们则充当待办事项清单

当然,我们还添加创建的4下一步行动、将来/也许、项目、参考资料,这里我使用字母来进行排序,如下图。

5.Multiple inboxes设置

点击“Settings”进入“Multiple inboxes”的设置,在这环节,我们将把4个清单进行平铺排列,注意选中下方的“Above the inbox”,可按下图进行设置。

6. Labels进行加色处理

保存上述设置后会返回邮件主界面,我们可对左边的Label进行加色处理,具体的操作是,点击下一步行动前的白色方格子,从下拉的选项选择一种颜色即可,如显然的黄色、蓝色等等,如图。

7.进行任务管理

很简单,仅需给自己发一封邮件即可,即点击“Compose Mail”,在收件人地址填写自己的邮箱地址,我这里填写GTDhack@gmail.com,在邮件标题栏处填写待办的事情,邮件内容为空,然后直接发送,这时弹出提示,不用理它。

这时inbox便会收到你自己的邮件了,你可以选择这封邮件,点击按钮“Move to”移动相应的清单中,如图。

8.最终的效果图

9.高级进阶——创建过滤器

在第7步的任务管理中,读者已经发现如果给自己发邮件的话,还需要手动的移动邮件到相应的文件夹(Label)中,这有点麻烦,但我们可以通过创建过滤器,发给自己的邮件将自动转存到相对应的文件夹中。

Gmail有一个特别的功能:可在电子邮箱地址的用户名后添加“+”号,并在“+”号添加任意字符串时,可以发展出更多的的电子邮箱地址,但邮件最终还是发给你自己的。

例如:

GTDhack+inbox@gmail.com

GTDhack+life@gmail.com

GTDhack+box@gmail.com

这些邮箱地址都是有效的,但最终的邮件还是发给自己。

Gmail的过滤器:过滤器可以根据设置的条件,如发件人、收件人、邮件标题、邮件内容进行匹配,匹配后并进行后续的操作,如删除、标记已读,移至相应的Label中。

这里以创建下一步行动的过滤器的为例:

我给下一步行动设定的专门电子邮箱地址是:GTDhack+next@gmail.com

点击“Settings”进入“Filters”,并点击“Create a new filter”来创建一个过滤器,在过滤器条件中的“To:”一栏输入GTDhack+next@gmail.com电子邮箱地址,如图。

并点击“Next Step”转至下一步,并按如下图设置,分别为跳过收件箱存档、标记已读、转存至下一步行动label(文件夹),然后点击“Create Filter”完成过滤器的创建。

当你下次要发送事情的清单至下一步行动的文件夹中,收件人直接填写GTDhack+next@gmai.com发送即可。读者可按以下的方式为不同的文件夹建立专门的邮件地址并创建对应的过滤器:

下一步行动:GTDhack+next@gmai.com

将来/也许:GTDhack+after@gmail.com

项目:GTDhack+item@gmai.com

参考资料:GTDhack+refer@gmai.com

至此,我们采用第一种方式的建立GTD方法便是以上步骤了,下面是在Chrome浏览器下最终效果,怎么?好奇还有第二种方式来打造GTD的方法吗,有的!Let’s go!

二、使用Superstars+Multiple inboxes建立GTD的方式

1.进行超级星标设置

SuperstarsGmail中的超级星标功能,通过点击邮件前的白色五角形图形,能够自动切换到不同形状的星标,我们可以在Gmail中的“Settings”“General”功能标签下,找到“Superstars”一栏,”in use“表示正在使用的星标,”Not in use“表示尚未使用的星标,大家可按如下图进行设置5个超级星标。

然后,我们再按照GTD概念将收件箱的清单分4种情况,包括立即行动的任务、以后指定日期的任务、委派/或稍后做任务、需要进一步跟进的任务、已完成的任务。为此,我们将这些星标赋予意义:

黄色感叹号星标:表示立即可行动的任务。搜索的关键字为:has:yellow-bang

红色五角星星标:表示指定日期的任务。搜索关键字为:has:red-star

橙色箭头的星标:委派或者以后做的任务。搜索关键字为:has:orange-guillemet

绿色打勾的星标:表示已经完成的任务。搜索关键字为:has:green-check

蓝色的信息星标:表示信息的参考资料。搜索关键字为:has:blue-info

2.使用Labels进行情景设置

情景设置就是在特定的地点或场景中去做的是,例如:定义了:@淘宝,就可以把涉及在淘宝购买商品的事情放在@淘宝的分类下,下次再买东西时,可以一次性的买齐。又如定义了:@公司,那么与工作相关的事项便可放在一起了,这样的好处是将事情的清单分类明确,便于高效率的一次处理完成。

这里,我们使用Labels来进行情景设置。读者需要注意,如果你已经按本文的第一种方式打造GTD的步骤对GmailLabels进行改动,请将自己创建的Labels都删除,并重新建立自己所需的情景,下图为本文创建的情景设置:

3.Multiple inboxes的设置

这次的Multiple inboxes的设置与之前的不一样,即搜索的条件不再是Labels的条件,而是超级星标的条件,其条件的内容是按照第一步所给出的搜索条件。

这样一来,我们仅需给邮件设置相对应的星标,那么邮件便会自动归档到相应的清单中,如,黄色感叹号星标的邮件将自动归档到立即行动的清单中。

具体操作是,点击”Setting“进入“Multiple inboxes”标签,并按如下图进行设置即可。

4.任务管理最终效果图

具体操作为,编写邮件发送给自己,打开一封邮件,使用鼠标星标点击星标切换到相应的星标,并点击”Move to“按钮将邮件移至指定的情景地点中,下图为最终的效果,关于情景你还可以设置项目

怎么?第二种方式也不能满意你挑剔的眼光?想寻找最专业的GTD……好吧……看看Firefox强大的GTDinbox扩展能否满足你!

三、使用Firefox扩展——GTDinbox建立GTD的方式

1.安装Firefox扩展

Firefox扩展是Firefox的灵魂,因为有了扩展,使得firefox变成了全能的Web OS

这里我们将通过安装Firefox的扩展GTDinbox来将Gmail的界面进行重新组织,并增加额外的GTD理念。

GTDinbox的主页:http://www.gtdinbox.com

GTDinbox的下载地址:http://www.gtdinbox.com/gtdinbox_3-0a19.xpi

正在使用Firefox的用户可直接点击下载地址即可安装,安装后便会显示出GTDinbox的欢迎界面,如图。

2.设置GTDinbox扩展

Gmail界面中,点击左方的”Set up GTD“,便会弹出几个最基本的Labels,分别是S/ActionS/Waiting OnS/Some DayS/Finished,即行动、等待、某一天、完成的Labels,和我们之前所设置的超级星标意义一样的,如图。

3.使用GTDinbox来管理清单

GTDinbox管理清单非常简单,以下图为例,在标题下方的”ActionWaiting OnSome DayFinished“可任选一项来确定事情的安排状态,是立即去做就点Aaction,是委派或有时间时去做就点击Waiting On,是在具体的日期中去做,就点 Some Day,如果是已经完成了,就点击Finished

至于下方的下拉选项,分别为项目、情景、参考资料、不确定的事项,当清单的事项要当作项目的一部来执行时,可点击Projects来创建一个项目,若事项是在某个情景执行时,可点击创建一个地点,若是参考资料,可建立一个专题,若是不确定的事项,也可创建一个标签来存放。

使用GTDinbox的扩展好处是,简化了一些后续的操作,并能够更好的将清单分类存储。

四、使用 GTD TicklerGreaseMonkey脚本创建事件提醒

我们已经通过3种方式来建立了GTD工具模型,我们不能忽略掉Google还提供了强大的日程安排提醒。

尽管我们已经清楚地将收件篮分类清晰的放在不同的清单中,如下一步行动、委派、日后等等,但关键的是,如果为清单中的一些重要或日后要做的事情设定限制时间,以及提醒的话,这会使得我们更加有效率的完成工作。

第一步 Google Calendar日历的设置

1.Google Calendar设置免费的手机短信提醒

还记得我们之前在Labs已经开启了Google Calendar gadget吧,是的,这个强大的Google日历将能协助做最好的日程安排,如果你还没有开启,请进入“Settings”“Labs”功能标签下,找到Google Calendar gadget点击”Enable“开启,这时,Gmail主界面的左边栏将显示出Google CalendarGadget了。

如果你没有注册Google Calendar,可直接打开:http://www.google.com/calendar/render,登陆完成即可注册了Google Calendar

现在,我们来开启Google日历的短信提醒功能,在Google Calendar的主界面点击”Settings“进入”Mobile Setup“的手机短信设置,在国家Country选择中国,“Phone number”填写你的移动或联通手机号,填写格式为:+86你的手机号,并点击”Send Verification Code“来获取数字验证码,稍等一会后,将手机短信收到的6位数字填入“Verification code”一栏,并点击”Finish setup“完成验证,下图为完成了手机号码验证的界面。

接着,设置Google默认的提醒方式为手机短信提醒,点击”Settings“下的”Calendars“,在你邮箱的后面点击”Notifications“,即提醒方式。

点击”Notifications“后,将跳转到提醒设置,Google提醒了三种方式提醒:电子邮件提醒、网页弹窗提醒、SMS提醒,在这里,我们将前面两种提醒移除,点击“remove”即可移除,仅保留SMS短信提醒即可,然后点击”Save“保存,最终设置如下。

2.Gmail中的Google Calenda Gadget中添加事件提醒

如果想使用简单的方式直接添加日程提醒,那么可以使用Google Calenda Gadget来进行添加,具体的操作方式为:在Google Calenda Gaget的下方点击”Add“,这时会出现一个输入框,我们仅需在输入框中直接输入时间与事件即可。添加的规则为:

时间 事件内容

这里的时间使用12小时制,可用ampm来标记上午与下午,例如要添加在下午8点提醒还GTD笔记本给朋友,那么可输入:8pm 按时交GTD笔记本,这样便会在前10分钟时发送短信息进行提醒,如图。

第二步 高级进阶—— GTD Tickler脚本为邮件做日程提醒

1.安装GreaseMonkey扩展与GTD Tickler脚本

对于严格的GTDer而言,GTD Tickler可使得他们随时将Gmail任何邮件设置日程提醒或创建活动。

GTD TicklerGreaseMonkey扩展的JS脚本,现在我们来安装扩展与JS脚本。

GreaseMonkey的扩展下载地址:https://addons.mozilla.org/zh-CN/firefox/addon/748

GTD TicklerJS脚本下载地址:http://userscripts.org/scripts/show/7676

GreaseMonkey的扩展安装很容易,直接点击下载地址后安装即可,安装成功后,将会在火狐浏览器的右侧底部出现一个猴子脑袋,你也可称之它为油猴。

GTD Tickler的安装则是点击网页的”Install“大按钮即可成功安装,这时,你可以重新打开Gmail,并右键点击猴子图标时,将会发现”Gmail – GTD Tickler“前是打勾的状态,这表示是成功安装并启用它了。

2.Gmail+GTD Tickler的使用

读者安装完GTD Tickler后会很奇怪Gmail怎么没有一点变化?呃,那些功能菜单已经藏在邮件里面了,现在,我们来使用几个最常见的技巧吧。

这里以创建一个邮件日程为例演示,点击”Compose Mail“打开撰写邮件的界面,这里你将会发现邮件标题下方多出了一项“Add event invitation”添加事件的选项。

点击“Add event invitation”后,将在邮件标题下新增日程事件的设置,在Event那一栏可填写具体的事件,where填写地点,when处填写时间,这里创建的事件是929号下午6点的光明村爬山事件,事件创建之后将会在6点向我手机发送短信提醒,如图。

这时你打开自己发给自己的邮件时,将会显示详细的日程信息,所有的事件尽收眼底,如图。

前面我们谈到的是通过新建邮件来创建Google日程的,那有没有方法能把来自他人或朋友的邮件也设为事件提醒呢?有的,现在我们随便打开一封已存在的邮件,仔细留意,在邮件内容的下方是多出了一个“Tickle Me”了的,点击后,将会弹出一个小窗口询问填写时间信息,如果我们填写的是:tomorrow,那么就意味着,明天我的手机将会收到一条去书店购买《把时间当作朋友》的短信提醒了,通过这种方式,安排日程将变得更加简便了。

呃,你想通过Gmail单独添加更为详细的日程计划?好法子,你可以随便打开一封邮件,比如上面那一封,你可以在邮件标题上方的按钮找到“More Actions”,点击它,你会发现下拉的选项多出了“Create event”一项,当你点击,将会直接弹出一个小型的窗口,它调用了Google calendar的事件创建页面,其选项更加丰富的.

End

当然, 使用Gmail打造GTD技巧不会局限于此的,这主要在于Gmail强大的可定制化, 以及Firefox数之不尽的扩展插件。

最后,祝邮件狂人们也能给自己打造最适合的GTD套餐!^_^

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想看大图片的,请移步到以下网址:

http://sites.google.com/site/gtdinformation/home/firefox-gmail-to-gtd

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