★ 个人知识管理:我为什么使用Onenote

最近群里的人都在讨论个人知识管理的问题,似乎我不写篇与知识管理关联度比较高的文章,就显得我Out了。我们讨论问题一般有两个入手点,一个是道,另一个是器。简略统计了一下最近GTDStudy上的文章,道3篇、器6篇。很明显,主流是由器入术,再入道,我也觉得这是一个很好的学习途径。今天我要带来的就是,我为什么使用Onenote。

一、知识管理的成本

在学习和实践个人知识管理的过程中,我们不断的付出知识管理的成本。

1. 知识转移的成本

随着对知识管理的理解不断深入,对知识管理软件的要求不断更新,由最初的便于收集,到便于搜索,再到便于记忆,再到便于组织,我先后试用过无数知识管理软件,包括PKM2、网文快捕、WizKnowleDge、Boogunote、PinPKM、Gmail、GoogleReader、Evernote、Clipcache等等。每一次的软件更换,都要重新归集一次知识,都会丢失一些资料,既麻烦,又可惜。

2. 知识转化的成本。

每个知识管理系统都有一个流程,大致都是分为收集、存储、共享、应用、创新环节。每一个环节都有知识过滤、提取和转换的过程,知识管理系统一旦建立起来,相关的操作会非常频繁,如果把知识分散存储于过多的软件或者空间,都会直接影响到知识管理的效率。

3. 知识保存的成本

知识的保存涉及到知识的保存、同步和备份。首先,知识收集保存以及编辑、整理保存的速度,会极大的影响到知识收集的效率。其次,对于一个知识管理者来说,他的知识必然是多角度、全方位进行收集的,拥有办公室、家庭两台电脑是基本配置,知识的同步,成为相当关键的一环,同步不当,就会付出知识丢失的代价。第三,知识管理必然涉及备份,防止一失足成千古恨,方便备份也是相当必要的。

二、全能软件Onenote

1. 最像笔记本的笔记软件。

OneNote 简直就是一本普通笔记本或三孔活页夹,可以在页面的任一角落进行输入,文字、图像、手写,全部包括。

2. 树形支持

与三孔活页夹不同的是,除了有笔记本、多层分区外,还可以添加三层子页来创建页面组。您还可以轻松地添加、删除、重命名或移动文件夹、分区、和页。

3. 侧边停靠

Onenote2010支持停靠在侧边栏,可以更好地实现临时记事,资料收集和对照写作、整理。靠边还有更多的神奇应用等待我们发现。

4. Wiki支持

Wiki是当前组织知识结构的最好方式。现在,我们在OneNote2010中也可以实现同样的功能了。通过使用 [[ 和 ]] 将关键词括起来,OneNote就可以自动将此关键词识别成一个链接。点击此链接会跳转到相应的文章或者分区上,如果不存在,则会在当前分区内新建此页面。

5. 其它软件配合

有同学说,其它软件有的可以网络同步,有的可以一键收集。其实这些都不是问题,Onenote配合Dropbox可以实现网络同步,配合AHK可以实现一键收集。。。

三、稳定的知识库。

前面说了这么多,其实还有一点非常非常重要的事情我们没有涉及到,就是知识库的安全问题。有过一定知识管理经验的同学都知道,知识库一旦崩溃,那后果不堪设想。

1. 与一部分流行小软相比

与ClipCache、网文快捕、Evernote等软件相比,Onenote的知识库以分区为单位进行保存,加上以微软的强大靠山,确保稳定,也便于同步和备份。

2. 与Google等网络存储大鳄相比

Onenote是以本地数据库为主,不会出现因为墙等其它因素导致的知识库丢失,也不用学习过多的技术。

3. 与其它软件相比

作为主流操作系统生产商制造出来的优秀办公套件,Onenote有着无以轮比的兼容性优势。

综上,OneNote的全能,使得知识管理只需一个软件,知识的转化轻松无比,保存、备份安全无忧。我选择Onenote,你呢?


你在用或者想用Onenote吗?加入Onenote知识管理讨论QQ群63876727,一起聊聊吧。你在用GR吗?按”v”报到一下。

哦,对了,我是子仲。我的其它文章可以看子仲@做最好的自己

《★ 个人知识管理:我为什么使用Onenote》有90个想法

  1. 沙发
    OneNote也有Office Online可以同步的,不过我不知道是不是得正版才能用。
    有消息说,OneNote将作为Office 2010所有版本(除Starter)的标配组件,如果Home and Student版也有的话,那就最好了~

    1. 嗯,有Online,不过应该只提供给正版用户。Onenote已经是标配组件了,目前Home and Student版包括Word、Excel、PowerPoint和Onenote,Onenote的普及风暴到了。

  2. OneNote唯一的问题也是微软office的问题,过于大而全。其实我们日常应用有很大一部分功能都不会去使用。但是由于软件比较臃肿,导致启动速度比较慢,占用系统资源大,某些操作响应迟缓(比如有时候利用浏览器插件向OneNote发送时速度很慢)。

    1. 我觉得做为一个知识管理软件,大而全是一种优势。当然,如果对软件的要求只是资料管理、或者是其它比较单一功能的话,很多小软件会更适合。我的机子是07年底配的,E2140 1.6G,1G内存,WinXp Sp3。Onenote2010启动很快,收集的时候也很快,没有出现你说的问题。我开着Onenote的系统占用大概是30M内存,用插件收集资料的时候不到5秒钟。

  3. 我是进来赞扬配色的~我觉得这个排版格式的蓝色标题比之前可能吧模式的绿色清爽多了,而且也不会错觉自己在看可能吧的文章:)

    1. 谢谢!这个是Yibie出马,大神出手,我出鼓掌,修改了可能吧格式化工具弄出来的。可能吧的配色比较鲜艳,绿色适合。学无止境的配色比较清爽,这个颜色适合。

  4. 有没有适合在手机上手机资料的软件或者是网站?
    目前大学中没有电脑~~~很不方便
    想做知识收集管理,才接触
    目前用的是dokuwiki搭建的wiki来整理
    这样也比较方便我的黑莓上网更新资料
    不过效率确实有点低

    1. 手机进行知识管理目前研究的还不多,一般都要基于电脑端。
      建议你可以使用Google、Evernote等在线管理工具,通过手机也可以收集、查看。

  5. 《折腾Google Reader,我的RSS阅读器天下无敌》,期待这篇文章,因为我的GOOGLE READER实在太乱了。。~希望尽早写出~谢谢!还有就是永远支持学无止境~

      1. 嗯,谢谢你,不知道你说的这个边栏停靠的惊喜,指的是什么?还希望你下次一起写出来,谢谢你提供了这样一个方法,对这个ON,我觉得非常好,对于知识管理来说,对我来说,这是一个完美的方法,还是期待您的AHK一键收集!

  6. 呵呵,其实 BooguNote 本身设计的出发点就不是作为一个知识管理软件。而是为了设计一个片段信息记录软件,能够让普通脑力劳动者在高强度,多任务的工作环境下,自如的应付工作。并不是去做一个 OneNote那样的资料和知识的收集容器。只是大家自然而然的就把BooguNote跟OneNote对立起来了。不知道你有没有看过我写的那篇《记忆与GTD,个人知识管理,个人信息管理关系》http://boogu.me/memory.htm。这个博客上也有这篇文章。里面第八段提到了BooguNote是如何让一个普通脑力工作者应付日常工作中大量的片段信息的。这种高工作压力,同时处理多个任务的时候,才是 BooguNote 典型的工作场景。以BooguNote的能力只能顺带做一点知识管理工作,与OneNote的知识管理能力当然是不能比的。

    BooguNote这个软件应该是老板很喜欢的软件。因为员工使用这个软件能够提高工作效率。他还能够通过检查员工 BooguNote笔记来评估员工的工作绩效。员工在工作的时候记下的笔记也能作为自己的一笔经验财富。可以整理到OneNote里面做长期保存。

    1. 很抱歉把你拖进来了,呵呵。这篇文章我看过,我把Boogunote归类到知识管理软件,Boogunote的收集和组织做得真不错。

      1. 呵呵,抱歉不必。我挺喜欢参加这样的讨论。能够听一下有丰富经验的用户的谈使用感觉是宝贵的机会。我听到其他人谈论BooguNote与其他同类型软件比较时,几乎都是与OneNote比。可见OneNote是这个领域的一个标杆。
        我想请教一下,我习惯每天要产生20-30段的小片信息。就像OneNote里面的一个文字块那样的。这些信息大概在几个字到100个字左右不等。主要分成几大类,第一大类是工作相关,我每天同时进行2-3个任务。这些信息主要是一些工作时的草稿。第二大类是BooguNote相关,大概也有2个任务。信息类型也是草稿。这两大类的信息有个特点就是延续性。延续性的意思就是今天的信息可能跟前几天或者前一个月的信息有关系。第三大类,是闲杂信息。这些信息是独立的。没有特别大的关系。一般这种情况,在OneNote里面应该怎么进行管理?

        另外,我觉得选择笔记工具跟习惯还有很大的关系。有些用户天生就喜欢OneNote,觉得界面大,数据表现形式丰富,写写画画很自由。像我就必须依靠BooguNote。因为每天的事情太多了,如果不用一个树形结构的东西我就容易忘掉很多细节。

        1. 这一点我同意,对于小块知识点来说,BN应该是最好最方便的,还能替代一部分GTD的作用,整理过后放在ON里,作为自己的知识储备存储起来,这样还有一个消化吸收的过程,无疑是一种比较好的知识积累过程。

          另外,不知道大家对ON的搜索功能有什么比较好的建议或是看法。

          1. 我想到一个Information scraps的描述了。就是就是一些零散的想法,待办事项,还有“知道”类型的信息。

        2. 呵呵,谢谢大家,我想,对于知识管理,每个人都有自己的观点。

          我曾经在学无止境留言,讨论了两个大师的讨论,为一个问题,只不过观点不同而已。

          我个人认为,知识管理要为成两个部分,每一个部分就是要自己消化理解并吸收的,这个是我们的专业技能,必须要收集后再整理,才能是自己的东西,这里,收集就是要用BN,简单,整理时,用ON整理出来并存档,另外一种就是自己专业扩展的东西,这个,只是知道在哪里存着就可以,可以直接整理进ON,做wiki的链接,用时可以搜索到即可。

          应该是多个工具集合来用,不过,可能大家对知识的看法不同,所以,对这种方法应该会有所不同。

          也可以用在线的wiki来做到整理这一步,可以在自己的博客空间开一个wiki。

          个人浅见,还请指正。

      1. 对,就是一个cache。BooguNote 设计的出发点实际上是一个用做快速记录的草稿本。让用户在被打扰很少的情况下记录和浏览信息。

      2. 呵呵,这里和我的看法是一样的,我觉得得按小中大的的收集形式来收集。不同的点用不同的工具,BooguNote 就是收集CACHE的。

        1. 看来要仔细研究一下日常生活和工作中的信息分类。用不同类型的工具收集不同类型的信息。能不能介绍一下在OneNote中一般记录哪些类型的信息?

          1. 主要分两个部分,一个是自己要理解掌握的知识点,当然,这个是做为存档备案用的,另一个就是可能会用,但是不重要,不需要记忆,不需要掌握,只是用的时候能找到即可,我们现在的问题不是资源少,而是资源太多了,所以,我们要筛选一下先。

          2. 我在调查中发现OneNote用来记录你提到的第一类信息会比较多。就是自己要掌握的知识点。你说的第二点,我觉得可以归纳为可以叫做“知道”的信息。这类信息用OneNote记的不多。一般人刚开始用OneNote的时候会记这类“知道”信息,但是到了后期因为很少想得起去再看看,就觉得这样记没啥意义,就不记了。

      3. 经过和大家的讨论,我终于想清楚了BooguNote的特点是啥。

        BooguNote 是一种变形的GTD信息组织方式。把GTD时用到的信息,产生的想法这些片段信息和待办事项放在一起。方便在工作时对信息的记录和浏览。让用户觉得BooguNote上记录的信息与自己思路的跟随性很强。

        Yibie曾经提到过BooguNote起的是缓冲区的作用。我把这个过程再详细阐述一下就是。一个任务可以分成几个子任务,就是一个树根+几个枝桠。在做这些子任务的时候会产生一些自己的想法,一些临时草稿的记录,一些资料的链接等等。这些都是片段信息(Infoscraps),这些信息可以在 BooguNote中直接记录在子任务节点下面。方便工作的时候使用。这就是BooguNote这种树形结构的优势。

        @子仲,不好意思在你的文章下面说了太多与文章关系不大的事情。俺主要是在这里恰好找到了能够跟我很好交流这个问题的朋友。借用宝地讨论一下。

        1. 其实在onenote里面也可以做到。
          一般我的做法是采用的win+n开启新标题页,然后使用ctrl+1来创建任务及任务分支,因为能很好的进行缩进,所以我可以很明确的做任务规划

          另外即便在收集片段信息也同样是有这样的作用的。由于默认的全局置顶的原因,在收集信息的时候也是很方便,而且不用切换来切换去的。

          同时组织上保存之后是以未分类文档来保存的,因此,每天清理未分类文档将是一个回顾过程。

          归结为知道的,或者是突发的灵感也是在这个新的标题页面里面出来的。如果认为觉得不合适,可以使用win+n开启多个标题页面,每个标题页面只记录一个分类就好了。

    1. 求教一个问题
      用onenote如果做到如同evernote一样的 tag功能?
      自带的那个TAG有点傻。。。。即使用自定义也不方便。

      另外,onenote有哪些比较好的插件呢?

  7. 其实作为知识管理,在文档结构方面都不是说太重要,毕竟只要有树状结构就差不多了,我选择的时候关键在于方便各种类型的资料积累,因为我会有很多针对同一个主题的不同类型的零散资料,比如源文件,mmap,pdf,zip。我需要一个能让我很方便组织这些东西的玩意。另外一个关键就是同步的问题,工作环境是带互联网的,而在家的时候是不带互联网的。这个时候同步就出了大问题了,因为其他的玩意,包括dropbox,gdocs,evernote无一不是使用互联网去同步的。这样我在各地同步文件都很麻烦。甚至于烦到让我不再做收集。

    而整体来说,onenote是最合适的,2007版本可以在u盘上直接创建笔记本,其建立的缓存机制对我来说非常有用。
    1.针对于工作上网,家不上网的同步,我可以使用U盘进行同步,他会自动合并当中的差异而不用我再操作什么。
    2.即便我没有U盘,onenote依旧可以从缓冲区读取笔记而不会说不让我有编辑。
    3.我现在将所有的文档全部都扔到onenote里面,基于上面的两个方面,至少我保证了我的文档是有三套备份的(你可以从缓存区取到原来的老版本的文档),这样任何一套或者两套因为某些原因失去了,我就可以很快的恢复。因为你可以在onenote的缓冲区里面找到我原始的备份。
    4.同时他也起到了一个同步工具的作用,这个同步工具的强大之处就在于我不用点击任何玩意,只要我U盘链接上电脑了,他就直接同步我的修改,就目前而言,并没有需要我担心的地方。以前同步的时候偶尔还会有误操作,比如U盘不是最新的,而工作机是最新的,那样U盘直接覆盖的时候就非常麻烦,而现在则使用onenote,则有了一定的保证。

  8. 基于
    1.离线同步
    2.任意文件类型均可以以笔记本的方式收集和整理(可拖拉进来,选择的时候选择文档副本插入,双击即可以编辑了,保存之后会更新笔记本里面的文档。)
    3.自由书写

    这几点我就基本上对其他的无爱了。唯一的问题就是网吧并没有onenote,对于这种情况,收集资料要么就使用docs,要么使用evernote,。之后回来再整理到onenote里面。如果onenote有了web app,那么onenote将是无敌的…

  9. 以前使用过一段时间onenote,我觉得onenote仅仅是一款笔记软件,是最不该用来作为知识管理的。现在还在后悔一部分资料扔在了onenote里导不出来。

    收集-网页,功能和方便性跟WizKnowledge,Evernote差着十万八千里。
    收集-便笺,臃肿庞大。
    组织-界面对分类的容量那么小。没有tag,更没有分类的层级的tag。写写有限的笔记没问题。如果作为分类众多数量庞大的资料管理,是个灾难。
    搜索-其他软件做的很好。onentoe不知有没有做到同样好。
    软件体积超级庞大。保存资料占用空间也庞大。
    共享,其他软件都做的很好了,都可以输出为网页博客之类的。至于什么兼容性好,这纯粹就是无中生有而且显得好像没用过电脑一样,为找理由硬编的了。

    onenote唯一真正优势就只是很像笔记本,手写,随便写。也正是因为这样的定位造成其根本不适合做知识管理。

    1. 有点笑话了,功能性方面evernote除了比较小之外,其他的根本就没办法和onenote比,所谓的tag我也基本上是不用的。数量庞大的资料我一般是直接作为word往onenote里面扔。不过老实说,我自今能说数量庞大的资料也恐怕只能说是300份的google文档,而基本上我直接按照google文件夹的分类拖到onenote里面就好了。

      收集网页的截图以及文字他他是不错的,虽然在信息组织上没有evernote强,但是本身我并不在意资源的来源,而只在意我获取的文字内容,evernote的那些信息对我来说基本没用。

      尤其是针对一个项目所要使用到的资源,evernote甚至于google给我带来的好处都是无法和onenote比拟的,尤其是按照标签页面来处理相同类型的文档,我可以预先在一个标签页面里面收集任何格式的文档,然后一次性的阅读和分析,再做规整即可。这远远比evernote和google docs 分散的文档要来的更强一些。

      另外还因为我的环境并不是一直在网上,再加上公司某些信息是不可以直接上传到互联网上的,因此对于需要使用网络存储或者同步的,所以公司的相关文档,只得依靠onenote来同步,所以也逐渐放弃了evernote和google docs。而且你不得不说这的确也是用户的需求之一。因此使用onenote备份对我来说是非常好的。

      现在唯一的缺陷是onenote没有web app,同时由于wm的式微,我需要使用其他的软件来替代onenote,但是在pc上面,目前而言,脱离了onenote对我来说我非常大的麻烦。

      1. 奇妙的又路过这里。所以我说onenote就是一款笔记软件。以自己写为主,数量不会很多,分类更不会多,那么就比较合适。称之为知识管理会误导人。因为其分类功能弱的跟没有差不多,没有管的功能。而知识,一个很细很细的局部分类都会让onenote无法负担。

        我已经转用WizKnowledge了,就是网文快捕作者的新作品。evernote数据库庞大后速度会变慢,wiz现在是文件存储方式不再装入数据库了,哪怕以后几十万几百万的文件,也不用担心。wiz有便笺功能,临时写或copy点小文字,没有比这更方便的。wiz的网页抓取,可以说是目前做的最好的,正文抓取功能可以大大减小体积,自动除去不必要的网页内容。另外也有GTD任务功能。
        写复杂格式甚至多媒体的文档,是wiz的弱项,不过这功能我不需要。知识管理重在管理。能很好的支持庞大复杂的分类,把知识系统整理的井井有条才是我需要的。

        1. 人各有志,不能强求。尝试过很多这类软件,最后还是回到onenote上来,就是有时候为了方便顺手把网页保存在Scrapbook里,onenote的搜索速度不错,存储的也是分页,打开不慢,各方面都不错。别的软件问题比较多,有的有性能问题,有的以后不开发了怎么办,资料是转移一次损失一次。WizKnowledge看了一下是以zip的方式保存单个网页,就不说这里面的麻烦了。

  10. 我已经从OneNote转到了Wiz,不过OneNote仍然留着当会议笔记本备用。
    现在回过头来看,OneNote正如起名,它是笔记本,带有录音、手写功能的笔记本。让它承担个人知识数据库这一统合的重任有点要求过高了。比如它一直被人诟病:有限的目录深度、缺乏tag的支持、羸弱的网页抓取功能……换个角度看,它是office学生版中的一员(注:学生版没有outlook),自带的教程中大量面向会议和教师办公,这些都表明微软把它当做一个办公产品,更多地在教育领域、会议办公推广

    1. Scrapbook也不支持tag,过多的目录在scrapbook里面也相当的难看,但是还是有人喜欢scrapbook

      很多人用onenote来组织都能好好的,萧秋水,长云就是例子

      没有网页抓去功能的个人知识管理工具也很多,比如说wiki,wiki基本只能靠自己手动输入,也相当多人乐此不疲

      工具还是使用方法的问题。

  11. 你们的争论让我很头疼啊!你们说的软件我都用过,好不容易投向了ONENOTE的怀抱,现在被你们一搅,信心又被动摇了!!干脆去用Notepad算了!体积小,速度快,扩展空间大,也支持中文搜索,除了不能显示图片,TXT格式任何地方都可以通用!
    还有,别的不说,就光一条,就没有不用ONENOTE的理由,可以任意转换格式,不管是WORD还是PDF/TXT/HTML/MHT,你WIZ现在做得到吗?

    1. 如何先择自已的工具,最最重要的是,自已的使用环境,而不是他人的意见

      无论TXT格式是否通用,你都要考虑:
      1. 文档是否可以分类
      2. 文档在编写的过程中是否可以设立章节点

      而使用TXT格式来管理知识,我也欢迎(我本人就是如此做),已经有很多相关的工具

      请移步到参考善用佳软曾介绍过的软件:

      http://xbeta.info/5-treenote.htm

  12. 我从onenote2003一直用到onenote2010。好吧,我是正版而且Tablet的。
    2007会越来越慢(启动),2010以后表现不明显,但如果硬盘不给力的话(像IBM最后的血统那颗1.8寸的机械硬盘),缓存一大(2G以后),运行的时候是不是卡一下(等1分钟)让你想死的心都有了。
    后来寻求过evernote,一看到云存储果断删了。我不喜欢别人用技术手段将我的笔记数据索引了。
    基本上我是特别讨厌打着云存储旗号的东西。10多年一路走来见过太多技术的兴衰。不得不学会保护自己。

  13. OneNote2010新建笔记本,保存位置选择在网络上skydriver上时,本地竟然没有保存文件?
    但又在无网络时可以访问,请问本地的文件是存在哪里的呀?

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