★ Onenote项目001:OneNote2010 标记向导

OneNote 2010: 标记向导

标记是一项成熟而强大的运用。通过标记,你可以提炼出文章中最重要的内容。当你在做笔记的时候,通过标记就能把想记忆的重要 内容标注出来。Microsoft OneNote 2010无缝提供了标记功能,让你可以轻松地从笔记本中提取你想要的内容。Onenote 2010提供许多的标记类型,让用户可以快速标记一个重要的文本、图像、视 频、 音频和表格。如果有需要的话,你还可以直接修改或者新增一个标记,用来标注你所需要的文字和图片。

启动OneNote 2010,并且开始用标记标注文字、图片和视频等等。通过标记,我们可以把分属不同位置的内容进行汇总,如下图所示:

现在,我们开始在所有的分区里标注重要事项,只需要在我们想要标注的地 方点击鼠标右键。就像下面的图中所示一样,我们想标注一段文字,在鼠标右键菜单里,打开标记子菜单并点击想要标注的标记。

松开鼠标右键后,你会发现在所标注内容的前面,已经出现了标记的图示。

现在,我们继续到另一个页面标注重要的内容。这次,我们要标注的是一张 图片。用鼠标右键点击图像所在的窗口,然后按上回的步骤选择你想要标注的标记。

如果想要标注视频和音频内容,可以按以上步骤进行。

如果你想新建一个你自己的标签,可以很容易做到。只需要点击鼠标右键, 在标记子菜单里选择自定义标记选项。

点击后,会进入标签自定义的对话框,通过点击对话框底部的新 建标记按钮,你可以修改现有的标记,也可以建立一个新的标记。

customize tags dialog 1

新建标记的对话框打开后,在 格式下输入标记想显示的名称。选择标记的图示、字体颜色和高亮颜色,以便让标注的内容突出显示。在对话框的底部,你可以看到标记的预览。点击下面的确定按 钮后,标记就添加完成了。

new tag

在你想标注的地方,用鼠标右键点击你的目标笔记本容器,然后选择相应的 标记进行标注。

new tag insert

正如下图所示,标记已经标注完成。

new tag inseted

如果你想搜索一下所有标注的内容,可以返回开始选项卡,然后 点击查找标记按钮。

find tags 1

点击后,标记视图就会出现在右侧边栏里。这个视图会自动把所有的标记显 示出来。同时,你还可以通过下拉的搜索栏来选择搜索范围和按分组显示标记。

tag summary 1

如果你打算在一个窗口里面遍览所有的标记,可以点击标记视图 下方的建立摘要页按钮。

tag summary 12

如下图所示,你可以看到所有的标记都显示在这个新生成的摘要 页里了。

addictivbe

源 文档 <http://www.addictivetips.com/microsoft-office/onenote-2010-tagging-guide/>

《★ Onenote项目001:OneNote2010 标记向导》有20个想法

  1. 刚刚接触到OneNote 2007,个人比较习惯于这种分类布局,感觉很容易找到需要的笔记。但是才刚刚开始,如果结合outlook的GTD工具来使用,还是蛮好的学习工具的。

  2. 很赞,解决了我的大问题。一直打开标记摘要栏,就完全满足了待办事项的需求,我可以放弃包括outlook、boogunote等等任何其他软件来满足这一需求了。

  3. 大家讨论的比较多的是软件的界面,信息记录的丰富程度,搜索功能等等。其实Notes工具最难的问题是解决信息重构。当使用相当长时间后,信息越来越多,结构变得越来越混乱。这个时候应该怎么办?你肯定需要重构你的信息结构。但是目前的工具都不支持信息重构。这里的重构不只是做一个 summary page。而是在你使用一年两年后,记录了很多很多信息,但信息结构已经不适应目前的需求了,需要重新调整结构。如果不调整结构,记录的信息就会慢慢被淡忘。

    一般用这种Notes软件,前两个月是蜜月期。觉得新软件怎么用都觉得舒心。界面也很漂亮。当使用半年后,问题会慢慢浮现。主要是一般半年后你的工作内容会变。兴趣,生活环境这些都会有一些变化。半年前的信息架构已经不适合当前的需求了。这个时候你会对这种软件越用越少。然后又发现新的Notes软件,觉得好用。原来记录在老Notes软件中的信息你肯定也不会删掉。但是你看老Notes中的信息慢慢的就不会再去看了。再过半年里面的信息就死掉了。

    对一种Notes软件长时间使用超过一年的人很少。最关键的问题就是信息重构无法解决。就算是tag这种最能避免信息结构重构的东西都难以抗拒时间的侵蚀。因为你做tag的风格是随着时间变化的,一般半年后你会发现半年前的tag名称不准确。当你觉得原来的tag名字应该要改的时候,你会发现有上千个地方需要改。然后你就懒得改了。以前的 tag名字也慢慢的忘掉了。以前的知识也就慢慢的死掉了。

    我以前曾经用过OneNote管理信息。两个月后就觉得信息变得很乱了。总是记得自己肯定记过某个信息。但是怎么都找不到了。我就发现信息重构的重要性。后来我自己设计了树形结构的BooguNote。想解决重构的问题。我一直每天写一个boo文件。每天把昨天没有做完的事情拷贝到今天来。这样做的目的是每天记一个树形结构,把原来应该记录成一棵大树的信息每天切片成一棵小树。这样来避免在一棵大树中记录信息过于庞杂,结构也不好调整。原来一直工作的很好。现在已经用BooguNote工作了一年多了。发现信息重构问题还是出现了。信息也慢慢变得乱起来了。主要是每天拷贝造成重复的信息很多。找信息也需要比较长的时间了。

    如何解决长时间积累信息后的信息重构问题,我现在还在摸索。也想听听大家的意见。

    1. 关于tag局限性的问题。有个用户跟我提到过一个例子。我觉得挺直观形象的。在这里跟大家分享一下。


      我思考此问题一年多了。 分类早发现有问题,tag一样的问题。hiforrest说的有道理,一次性修改多个tag。但这个解决不了根本问题。比如,我有个tag是 人,可半年后我发现,原来人还分男人,女人。我怎么办呢?我必须分类重构。

      我只所以说搜索能解决,就是能把女人相关的搜索出来,加 女人 tag,其他的改为男人。
      当然,现实中比这个复杂。

      1. Yibie曾经给我介绍过他用wiki来管理动态变化的知识的经验。如果它记录的wiki需要进行信息结构的调整。就通过改这个wiki页关键词就行了。这种办法对于知识性的东西可能比较有效。因为知识性的东西分类标准比较大家都比较统一。属于公理性的分类标准。但是如果是工作中项目相关的一些信息,可能就不行了。因为随着工作和项目的发展分类变化会比较频繁。不知道兄台对工作和项目中信息的分类有什么好的建议?

          1. 我所知道的用得比较多的分类标准是OpenDirectory。但是这个玩意儿太庞大了,只适合公共信息分类。而且以我的经验来看,个人信息人们是不愿意用现成分类的。因为有些时候人们愿意以任务或者项目为单位来对信息分类。你在日常使用中使用的是那种现成分类?

          2. 嗯。其实知识分类本身也是一种知识,学习后还需要内外,使它与你的实际相结合。就知识管理的实践上,我才刚起步,所以目前没有很合适的分类,正在寻找。不过方向基本上定下来了。

      2. 我现在准备用“树状结构”,“tag”,“全文搜索” 联合起来解决问题。

        对工作和项目相关的文件,我用树状结构来保存。
        对知识性的东西,我用tag来解决。
        全文搜索是对实在找不到的信息最后采用的方法。

          1. 你针对不同的信息用不同的方式。估计你在整理核心知识和知识结构的时候工作量会比较大吧。可能大部分人都比较懒,应该不会勤快的整理知识。我想从大家的使用习惯中提炼出一种能够让人能够在不知不觉中自然而然的整理信息的方法。

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注