★ 笔记:高效能人士的七个习惯(6)

8 第五章 习惯三 要事第一——自我管理的原则

习惯三是习惯一、习惯二的具体实践。没有自主意识,不会积极的去想到该如何改变自己的生活;没有了正确的价值观导向,那么就无法做令自己感到正确的事;但 不能战胜自己和克服自己不情愿干的情绪,则一切都无成。格雷说:“成功者习惯做失败者不爱做的事,虽然自己也不一定喜欢,但是为了既定目标,他们能够战胜 和克服自己不情愿干的情绪。 ”

8.1 第四代时间管理理论

作者提出了第四代时间管理理论,认为第四代时间管理理论与其他三代时间管理论的分别是,“人们关注的重点不应该是如何管理时间,而是如何有效地管理自 己”,“第四代时间管理方法注重的不再是具体的事务和时间分配,而是维持和加强人际关系以及获得成果”。

因此,作者提出了时间管理矩阵:

紧迫 不紧迫
重要 I II
危机 预防性措施
迫切问题 建立关系
在限定时间内必须完成的任务 明确新的发展机会
制订计划和休闲
不重要
接待访客、某些电话 琐碎忙碌的工作
某些信件、某些报告 某些信件
某些会议 某些电话
迫切需要解决的事务 消磨时间的活动
公共活动 令人愉快的活动

对一个人重要的是,时间管理矩阵中第二象限里面的活动,只有把握第二象限,才能对人造成深远的影响。

第四代时间管理方法的优点:

  • 以原则为基础。让人更能看清什么是重要的。
  • 接受内心良知的引导。能安排好生活,而且还可以最大限度地同自己既定价值观保持一致。
  • 这种方法确认了个人使命,这样度过每一天都有明确的目标和方向。
  • 这种方法帮助你明确自己的角色,平衡自己生活中的各个方面。
  • 这种方法以一个星期为单位计划生活,这让人拥有更广阔的视野。

所以,就要回答两个问题:

  • 在你目前的生活中,有哪些事情能够彻底改观你的个人生活,但是你一直没有去做?
  • 在你目前的生活中,有哪些事情能够彻底改观你的工作局面,但是你一直没有去做?

8.2 如何管理自己?

  • 把时间和精力集中到第二象限的活动上

第二象限工具应当具备的要素有:

  • 和谐一致。你的愿景、个人使命、角色、目标、优先排序、计划、个人欲望和自律等因素之间的关系应该是和谐一致的。
  • 平衡功能。你所使用的工具应该能够帮助你平衡你自己的生活,明确自己不同的角色并随时随地检视相关内容。
  • 第二象限中心。 这种工具必须能够鼓励、激发和帮助你把时间集中在第二象限的活动上。作者推荐周计划工具。
  • 以人为本。应该能够体现第四代时间管理理论价值观的工具,是以人为中心,而不是以日程表为中心。
  • 灵活变通。工具应当灵活变通,满足个人的需要和个人特定的行事方式。
  • 便于携带。

进行自我管理的步骤有:

  • 确认角色。每个人在生活中总是担任不同的角色,写出自己的关键性角色。
  • 选择目标。为每周的时间,选一两个目标。这些目标之中,一定要有几个第二象限的活动。
  • 安排进度。为每个目标安排具体的实施时间。把每个任务分配到一个星期中某个具体的日子中去做。
  • 每日调整。根据突发事件、人际关系的意外发展及崭新机会对每天的要务安排适当调整。需要注意的是:
  • “同人打交道,你永远不能去追求什么高效率。与人打交道,你应该追求有效性,讲求是否行得通;只有处理事情的时候,你才能追求高效率。 ”

8.3 高效能的秘诀——授权

不是什么事情都应该亲力亲为,一些专业方面的事情,找专业人士来帮忙做,成效会更高。但是,授权不能是“指令型授权”,这种授权只能有害不能有益。因此就 要另外一种授权方式——责任型授权。

8.3.1 责任型授权

  • 预期成果。双方都要明确并且完全理解最终想要的结果是什么。
  • 指导方针。确认适用的评估标准,其数量要尽可能少,不过一定要有明确的限制性规定。
  • 可用资源。告诉被授权人可以用哪些人力、财务、技术或者组织资源来取得所预期的成果。
  • 责任归属。制定业绩标准,并用这些标准来评估他们的成果。制定具体的时间表,说明何时提交业绩报告,何时进行评估。
  • 明确奖惩。明确评估可能导致的结果,奖励和惩罚都应当全部告诉。

8.4 付诸行动

  • 找出一项平常被你忽略了的第二象限活动,这件事对你的生活有巨大的影响,可以是个人生活中的事务,也可以是工作中的事情。
  • 画一个时间管理矩阵,按照百分比将你的时间分配给每一个象限。然后以十五分钟为计时单位连续记录三天自己的活动情况,对照一下自己的计划,看是否有很大的 出入。你对自己这样使用时间感到满意吗?你认为需要做哪些改变呢?
  • 将你认为可以授权给他人做的事情列在一张纸上,然后列出你认为可以做这些工作的人选或通过培训可以胜任工作的人选。思考一下应该如何开始授权程序或者开展 培训工作。
  • 承诺以后每周都制定一个周计划,并规定一个具体的时间专门做这件事。
  • 将目前使用的计划工具改造为四代时间管理工具,或设法取得这样一个工具。
  • 阅读“办公室一日——第二象限的一天”(附录二)P321。以期更深入理解以第二象限为中心的思维定式所产生的深刻影响。



《★ 笔记:高效能人士的七个习惯(6)》有3个想法

    1. 原书有很多案例,我没记录,毕竟自己已经理解了。

      这里面有两个纬度。重要与否,是看对自己影响是大,最重要就是影响最大。

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