★ 信息碎片系列之二——BooguNote信息碎片管理

投稿:BooguNote

一、BooguNote概述

1. 定义:

1) BooguNote是一个用于信息碎片收集和整理的树型笔记软件。
2) BooguNote是一个信息加工工具。把碎片信息加工成有条理的信息。
3) BooguNote 也利于用户产出知识。BooguNote天然的树状结构能够让信息非常有条理。一棵树拎出来稍微休整一下就是一篇文章。

2.与其他软件的区别:

1)GTD软件。比如,doit.im和Remember The
Milk。GTD软件是进行时间管理的,记录待办事项的。待办事项是信息碎片的一种。BooguNote是设计来记录所有信息碎片的。

2)知识管理软件。比如,Wiz,EverNote和OneNote。知识管理软件的功能有,抓取信息,保存信息实体,利用目录方式、时间线、tag和全文搜索方式管理信息。BooguNote本身不提供信息实体的保存,只保存访问信息的途径,比如URL地址或者文件路径。

二、BooguNote日常使用

1) 写下自己的目标   (第一天)

2) 写下自己的想法,内容开始增长
(第二天)

3) 内容越积越多
(几天后)

4) 使用“组织”功能。
(一个星期后)

这个时候信息就增加得很多,界面显示比较混乱了。就需要通过组织功能把这些信息保存到新的boo文件中

保存完毕后,新boo文件的快捷方式自动建立在原boo文件中

5)
回到1)开始新的循环

三、BooguNote设计的奥妙

1.
一定要让碎片信息有结构。没有结构的信息不容易记忆,也很容易丢失。BooguNote可以让零散信息结构化。以前从来没有让零散信息结构化的应用。零散信息被结构化了,组成了文件,这样就不容易丢失了。以前容易丢失是零散信息没有组织起来。BooguNote与EverNote的区别就是碎片信息的结构化。容易被组织和记忆。而全局搜索和tag不容易被记忆。

2.
boo文件窗口用于展示当前正在使用按照任务来分类的信息,文件目录窗口用于展示按照自然属性进行分类的信息。两个分类体系这样就避免了按照任务分类和按照自然属性分类的矛盾。

3.信息刚生成的时候是我们使用这个信息最活跃的时候,也是信息所处位置最容易变动的时候。这个时候信息存在于boo文件中。boo文件中文字块易编辑的特性使信息容易调整在树状结构中的位置。随着该信息所属任务的结束,这个信息逐渐处于不活跃状态,这个时候信息所处的位置就比较稳定了。这个时候就通过Alt+S把长期保存到一个boo中。

4. BooguNote兼有wiki式结构和树状结构的好处。
1)boo文件实体以树状文件夹结构存放。这样能保证文件只有一份,而且能够以不容易变化的自然属性分类方式进行分类管理
2)boo文件之间通过文件快捷方式以网状的方式进行连接,方便用户的使用。文件快捷方式可以高效的建立知识之间的关系,而又不用到处拷贝boo文件的副本。

示例:

四、BooguNote使用技巧

1. 日常笔记文件的分区。分为三个区:缓冲区、todo区和分类笔记区。

1)缓冲区。主要用于记录突发的一些信息,比如接电话时候的记录。突然得到什么信息而有没有现成的存放地点。

2)todo区。主要存放一些待办事项。放在最顶部容易看到

3)分类笔记区。在下面用户存放各个工作任务相关的信息

2. 文件管理窗口的使用。分为三个部分:当前笔记.boo、分类笔记、时间线笔记

1)当前笔记.boo。日常使用的boo文件。基本上所有笔记都先记到这个 boo
中。信息逐渐孵化形成结构后通过Alt+S保存到“分类笔记”目录下。

2)分类笔记。按照信息的自然属性进行分类。

3)时间线笔记。按照日期保存的“当前笔记.boo”的副本。主要用来做备份用。防止误删信息。

3.
合理遗忘机制。我有一个名叫“当前笔记.boo”作为日常的主笔记。在“当前笔记.boo”中记录了几天的信息后我就需要删除一些我不再使用的信息。我不是简单的删除这些信息。而是先把“当前笔记.boo”拷贝一份副本到“时间线笔记”目录下对应年份和月份的文件夹中,命名为“2011_03_08.boo”。然后在“当前笔记.boo”中删除我想删除的信息。如果我想找到这些删除的信息,可以通过全局搜索功能搜索“时间线笔记”这个文件夹。这样既清理了我的笔记区域,又没有丢失任何信息。这就是合理遗忘的机制。

 

 

 

★ 投稿:信息碎片系列之一 —— 信息碎片概述

投稿:BooguNote

(在本文中信息碎片都是对个人而言的)

一、信息碎片的现状

1. 概况

工作时的待办事项、工作计划、想法、灵感。

阅读时的题目、书名、章节、感想。

网上搜集的各种格式的文档,一段文字,网页链接,图片链接,歌名,电影名等等都是信息碎片。

电话号码,行车路线,微博,论坛上的帖子,

信息碎片有以下特点:

1)他们出现的时候往往都是杂乱无结构的,都是孤立的信息碎片。

2)对使用者而言往往又具有比较重要的价值。

3)信息碎片不一定是信息实体。比如我们只需要知道电影名称就可以搜索和下载电影。这个电影名称就是信息碎片。

4)信息碎片看起来来源和类型很多。实际上都可以转化为文字和图片。

2.数量

目前每个人记录的信息碎片数量呈爆炸性的增长。随着互联网的普及,互联网时代信息极大丰富。通过超级链接获得的知识几乎都是零碎和不成系统的。再加上工作节奏越来越快。每个人同时要进行多项工作和社会活动,呈现碎片化的工作状态。更加加剧了信息碎片的产生。

3.存储方式

在计算机和手机普及以前,信息碎片往往都记录在纸片或者手背上,很容易丢失。在计算机和手机普及后,信息碎片就散落在计算机和手机的各个角落,也容易丢失。

二、信息碎片的结构

信息碎片最大的特点就是无结构。(参见上一节)。但是如果信息没有结构,不建立起与其他信息之间的关系,这个信息就无法进行合理的保存,就很容易遗忘和丢失。我们需要对信息碎片结构化。

经过实践发现用树状结构来保存信息碎片是最合理的方式。这种结构最符合人的记忆和理解习惯。我们在记忆的时候总是习惯于从全局记忆到局部细节。我们在理解事物的时候总是习惯于从表面整体理解到深层细节。

很多人也许会说,为什么不用网状结构?信息之间的联系不是网状的么?网状结构只是大脑中信息之间的连接关系。做记录还是要用树状结构。如果我们同时记忆一个网状结构和一个树状结构,来来比较记忆的效果。我们会发现树状结构比网状结构容易记忆。

三、现有的管理手段及其局限

1. 保存在文件中时

1))文件以目录树的方式进行管理。

2) 用Everthing 或者 Google Desktop Search等桌面搜索软件进行全文检索

3)使用文件tag。

2. 保存在Evernote、OneNote等收集工具中

1)使用全文搜索

2)使用tag

这几种管理手段的局限:

1)  目录树方式。我们经常有两种分类方式。一种是按照自然属性进行目录树的分类,一种是按照任务来进行分类。比如“《windows图形编程》读书笔记”,按照自然属性分类,他应该在 “计算机/程序设计/图形编程/” 这个目录下。而按照任务分类,他就应该在 “工作/我正在读的书”这个目录下。因此以目录树的方式保存信息碎片存在多种分类的难题。另外目录树方式也存在随着时间的增长,积累的信息碎片数量在增长,人对信息的认识也在不断变化。因此目录树就需要不断进行整理。整理的过程是一个麻烦的过程。

2)使用全文搜索。这种方式会搜出大量你不想要的干扰信息。特别是随着时间的增长,你机器上某一方面信息特别多的时候,干扰信息就越多。

3)使用tag。随着时间的增长,人对信息的认识不断地变化,打tag的标准也在变化。一年前的你现在的你对同一个信息打上的tag也不会一样。tag这种分类方式适合公司或者政府部门这种稳定的组织进行分类,因为他们的分类标准不容易变动。

这些管理方式最根本的局限就是:经不起时间的考验,没有考虑信息的成长性。

四、对碎片化信息的一些思考

不要反感碎片化的微信息,虽然我们经常是不成系统的得到知识。但是我们可以记录下它。以后再得到类似的知识的时候让他们之间建立联系,逐渐形成一个棵树。随着信息的越积越多他自然会产生系统化的知识。

最开始接触一个领域的知识的时候是碎片化的,当接触多了之后自己会形成体系化。

在有工具对记忆进行支撑的情况下,学习的时间可以是碎片化的。

 

『系列二、三随后发出,敬请期待。』

 

 

★ 摘录:胡适所喜欢的格言

今晚读<读库0905>中,有一篇魏邦良的人写了一篇<胡适的格言>(P182),文章作者介绍了胡适爱用格言的缘由(以 代严师益友),通过分析胡适所喜欢引用的格言警句,从而透视这位大师的为人处世的方法与态度。读过之后,深深地觉得胡适不愧是大师,敬佩且敬重。为人应如 胡适也。

摘抄几句自己觉得好的:

  1. 功不唐捐。出自<法华经>,意思是,任何努力都不会白费。
  2. 大胆的假设,小心的求证。萧公权提出在这两句话之前,还要加上”放眼看书”的阶段(书应为广义,有关研究题目的事实、理论等记载)。
  3. 容忍比自由还重要。可看胡适所写的<容忍与自由>。
  4. 做学问要在不疑处有疑,待人要有疑处不疑。
  5. 勤、谨、和、缓。
  6. 宁可疑而错,不可信而错。
  7. 千万不要仅仅做个自了汉。
  8. 莱布尼兹:每一个人不但直接受他身边亲近的人的影响,并且间接又间接的受距离很远的人的影响,所以时间的交互影响,无论距离远近,都受得着。
  9. 宁烦毋略,宁下毋高,宁拙毋巧,宁近毋远。宁近勿远,宁下勿高,宁浅毋深,宁小勿大。引自朱熹的<四书集注>。
  10. 为人辩冤白谤是第一天理。
  11. 你若想把平时所得得印象感想变成你自己的,最有效的法子是记录或表现成文章。
  12. 要使枯树生花,死灰生火,始为豪耳。况未必为枯树死灰乎!这句话出自胡适的朋友梅光迪,胡适非常喜欢。胡适还很喜欢英国诗人卜郎呤的诗句:One who never turned his back but marched/Breast forward,/Never doubted clouds would break,/never dreamed, though right were worsted,/Wrong would triumph,/Held we fall torise, are baffled to fight better,/Sleep to wake.胡适曾把这首诗翻译成白话文:从不转背而挺身向前,/从不怀疑云要破裂,/虽合理的弄糟,违理的战胜,/而从不作迷梦的,/相信我们沉而再升, 败而再战,/ 睡而再醒。梅光迪的话和这首诗,说明胡适是一个乐观主义者。
  13. 希望所在,生命存焉。
  14. 那常使国家变成人间地狱者,正是人想把国家变成天国一念。出自诗人荷尔德林。
  15. 想有益于社会,最好的法子莫如把自己这块材料铸造成器。出自易卜生。
  16. 未经考察过的生活,是不值得活的。出自苏格拉底。
  17. 现在赶快动手!
  18. 作为富翁而死是毫无价值的。
  19. 如果不敢高声言之,则不如闭口勿言也。
  20. 尽量不给人看一张生气的脸。
  21. 思维着,仿佛你永远活着。工作着,仿佛你明天就死。出自西班牙学者 Isidore。
  22. 仅行善还不够,行善还要有个好方法。出自法国人刚多塞。

我想,无论GTD还是PKM,向大师学习就对了。没有电脑的时代,他们不一样成就自己的事业么?当然,更应当学习的是他们的态度。不做伟人不要紧,做个好人则足矣。

★ 征集:时间管理书籍思维导图

本站www.gtdstudy.com与战隼www.write.org.cn、邹鑫www.gtdlife.com共同发起时间管理主题阅读活动,并征集相关的读书笔记和思维导图。

学习或研究一门新的知识时,最好的办法就是去学习这一方面成功人士的方法或系统,然后根据自己的情况进行调整,形成自己的系统,再不断实践并改进。

这个列表里面的图书,提供了20种以上成熟的时间管理系统,包括了市面上9成以上的同类书籍,当你把下面的内容都阅读一遍了,你在理论上已经足够了,剩下就是去实践,看看哪个更适合自己。

如果你已经把列表里图书做成思维导图,请发给gtdstudy@googlegroups.comwarfalcon@gmail.com

我们会不断在这里更新思维导图和读书笔记的链接,如果你读过里面的书籍,并分享过笔记或思维导图,非常希望你来投稿,跟大家分享你学到的内容,分享能使我们获得更多东西。

 

豆列地址:http://book.douban.com/doulist/1125026/

 

序号 书名 思维导图 读书笔记链接
1 尽管去做 1
2 时间管理幸福学 1 2
3 第五代时间管理
4 杠杆时间术 下载地址
5 奇特的一生
6 精力管理 1 2
7 人生审计
8 结果第一
9 时间投资法 下载地址 1
10 平衡的智慧
11 番茄工作法 下载地址
12 要事第一
13 小强升职记
14 晨间日记的奇迹 1 2
15 简约工作
16 时间管理
17 A4纸工作法
18 用好时间做对事 1
19 如何掌控自己的时间和生活
20 拖延心理学 下载地址
21 战胜拖拉 1 2 3 4 5
22 时间舵手
23 吃掉那只青蛙 1
24 24小时改变你的一生
25 时间检索 下载地址 1 2 3
26 津巴多时间心理学
27 记事本圆梦计划

 

使用哪种工具或者如何使用都不要紧,重要的是制定一份个人使命陈述,定期评估时间利用效果,找一些办法来坚持不懈地努力实现目标。个人使命陈述制定好以后,用任何一种方便的时间管理工具都能很容易地安排好优先顺序 —《平衡的智慧》 这句话是我研究“时间管理”之后,学到最重要的心得之一