★ 《卓有成效的管理者》的思维导图,放出!

经过昨晚和今天的阅读,终于把《卓有成效的管理者》这本书读完。今晚把《卓有成效的管理者》的思维导图整理出来。大家如果看过这本书,觉得我的思维导图画得有什么不完善的地方,尽管指出来,yibie会根据你们的意见,选择性的更正。

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★ 阅读《尽管去做》第二章——横向工作进程的5个阶段

本章内容开始讲到GTD中的大体流程了。这章十分重要,只要坚持本章的流程,我们就可以真正的解放自己。

总体来说,流程就是这样:

如果就这样看图,也许会觉得复杂,但是实际上是非常简单的。总的来说就5个流程:

  1. 收集
  2. 加工处理
  3. 组织管理
  4. 回顾
  5. 行动

但是,能一直坚持做到这5个流程我觉得也很不容易。最重要的是,当我们想起要学习时间管理的时候,我们肯定还没养成时间管理习惯,还没建立起一个完整的流程来处理自己的事务,所以我们才会感到有很多压力。实际上,GTD中的收集这个环节有谁是想到的呢?

对着图,我也把各个环节中要注意的地方都写一下。

收集:

  • 百分之百地捕获一切”未尽事宜”,这些”未尽事宜”就是GTD中所说的我们所需要进行处理的”材料”,能够成为”材料”的标准是:一旦某一件事情我们是认为”需要”或者是”应当”这样的标签,这件事情就成为材料
  • 要拥有属于自己的收集工具
  • 每一个悬而未决的事情都必须储存于我们的收集系统之中,而不是在我们的大脑里面
  • 我们应当尽可能的控制收集工具的数量,够用即可
  • 我们必须定期清空这些设备:如果不清空这些设备,不对里面存放的”材料”进行加工处理,那么,这些设备存在的意义就没有了,也不能帮助我们提高生产效率,空出更多的时间做自己爱做的事情

加工处理:

  • 这是一件什么事情?提出这样的问题并不是为了显示我们愚笨,而是为了知道我们正在做的事情到底是什么,只有知道了目标在哪里,我们才能知道如何前进
  • 不需要采取行动的事情可以分成三类:垃圾、someday/maybe类的事情、可供以后参考的事情
  • 需要采取行动的事情,我们要分类对待:一步就可以做完的工作、需要多步完成的工作
  • 下一步行动:时只需要必须付诸实践的具体活动,它们推动着形势朝预定目标前进
  • 处理这件事,可以参照2分钟原则:如果2分钟内可以搞定,那么不要犹豫,马上去做。如果这件事情处理起来要超过两分钟,那么你可以考虑:把这个事情指派给别人处理或者是延迟处理

组织管理:

  • 工作的定义:任何一个由几个步骤构成的我们所期待的结果
  • 工作当中积累的资料不应丢弃,应按照主题来整理并放到一个系统中,便于查询
  • 下一步行动的种类:将在某一个特定时间或日期里将要发生的事情、处理得越快越好的事情、所有我们等待其他人去办理的事情
  • 放在日程表的事件有三类:在某一时间里采取的行动、在某一个日期里采取的行动在某一个日期里将要获得的信息

回顾:

  • 回顾是GTD的基础,是重中之重

  • 每周回顾是做:1.收集和加工处理所有”材料” 2.回顾和检查我们的系统 3.更新各类清单 4.做到清洁、清楚、实时、完整

行动:

  • 在某一时刻,决定做出行动的4个模式:1.环境 2.有多少时间 3.有多少精力 4.重要性

  • 评估每日工作的3个模式:1.处理事先安排好的工作 2.处理随时冒出来的事情 3.定义我们的工作

  • 回顾的6个标准:1.生活 2.3~5年的展望 3.1~2年的目标 4.责任范围 5.当前的工作 6.目前的行动

以上是书中一些概念的收集。

按照我的理解,这几步就是GTD工作的系统,这个还不是做好一件事情的要素,但是这个系统是为了找出生活目标,朝着目标奋进,目的就是找出自己的有效时间,不断的利用,不断朝着目标奋进。

由此,我真的觉得GTD和《七个习惯》是互补的。在我们看了《七个习惯》不知道如何去做的时候,我们可以找GTD来帮助自己实施。在我们看了《GTD》,但是还是不知道如何GTD是为何的时候,我们可以找来《七个习惯》来看看,重新确定自己的价值观。

而,最核心的是,不断达成自己的承诺这个重要概念,不断达成自己心中的承诺帮助我们建立自信,自尊,自足,以此为基础达到独立自我的目的,而GTD刚好是可以令我们不断达成内心承诺的方法,真是太绝妙了

★ 阅读《尽管去做》第一章——新情况,新做法

《尽管去做》的第一章和大多数管理书籍的第一章没别的两样,都是提出一些问题,然后再阐述自己的观点。但是一本书出色的地方并不是说有一个不一般的写作方法就可以了,最重要的是观点新颖,内容实用,这样,无论用什么写作方法,都会是一本好书。

一开始,本书就提出了:在新世纪下,人们的工作性质和在工作上所遇到的挑战已经不同了。主要有两点:

一、 工作不再有明确的边界。 但是我更愿意把它说成 工作目标缺乏确定性 。

意思就是,我们在工作的时候越来越对自己要做的事情缺乏明确的描述,我们有时候不知道自己做什么,不知道做到何种程度就算是完成,也不知道应该对这项工作该投入多少。

这样的结果就是:往往我们会投入过多精力到工作中去,即使是已经完成了,我们也没有察觉到。

二、 工作充满变化。

我们的社会结构相对一两百年前已经发生了深刻的变化,一两百年前我们都绑在一个固定的位置,做重复的劳动。现在的社会,我们拥有自己的权利去选择。或者应该这么说,是社会的大潮在推动我们的前进。我们不断的提倡与时俱进,不断去面对新的挑战。

书中提到的问题是: 工作到底是什么?到底需要多大的投入才能够把它做好呢?

接着就是对现在的管理模式的批判,书中提出了以下问题:

一、 在处理每天、每小时的事务时,有很多干扰因素分散了我们的主意力,以致我们无法集中足够的精力关注更重要的问题。

二、 由于个人管理系统方面存在欠缺,引发了一种下意识的抵触情绪,在面对那些原本棘手的重要项目和目标时,这种情绪阻止了具体行动的实施。结果导致了更严重的干扰作用,进一步强化了压力。

三、 一旦阐明了更高一级的水准和价值观,我们原有的标准尺度也随之上升,这使我们认识到有更多的食物有待改变。对于那些自己原已经应接不暇,又不得不应付的工作我们已经做出了强烈的消极反应。

为什么会出现上面的问题?

因为我们的都没有建立起先进的个人管理系统。

那,弄了一个个人管理系统有什么好处呢?

就是能帮助我们达到” 一切就绪的状态” ,又称” 心静如水 “的境界。 这种状态下,我们对周边的一切都能掌控,一点一滴的变化都不能逃过自己的耳目,我们不但能捕捉这种变化,还能清楚知道这种变化所带来的结果,进而我们根据这些作出决定做出行动,往往在这种状态下,一切行动都是高效的,甚至觉得快乐 ,当这种状态过了之后,回首一看,自己都会怀念身处在那个状态的自己。

那么怎么做才能达到这个境界?

很重要的原则就是: 有效的处理心中的承诺 。

这个是GTD思想的核心。不断的做到自己的承诺,能有效的放松自己的神经,令我们的注意力得到集中,更容易达到,心静如水的境界。

为什么呢?因为我们的大脑就像一个硬盘,当我们想到一些事情的时候,这些事情就是我们之前对自己做过承诺的事情,而我们没有做到的时候,大脑就自动会提醒自己还有事情没完成,如果我们日积月累的不实践这些承诺,我们的神经系统就沉重不堪,一旦遇上什么事情就觉得压力太大,以致于采取消极的态度和方式应对。

书中提到了管理时的基本要求:

1、 任何我们认为没有完成的事情,都必须置于一个客观可靠的体系中或者是我称之为”工作篮”的工具之中–必须经常回访并且清理它。

2、 我们必须明白我们的工作到底是什么。我们必须做出判断:需要采取什么行动来推动工作的发展进程。

3、 一旦决定了需要采取的行动方案,我们必须在某一个我们经常会查阅的体系中安排组织好这些行为的提示信息。

 

一句话总结: 大脑是一个信息载体,容量有限,我们应该把它里面的内容拿出来,清空它,优化整理里面的内容,以免它发生过载,和使它能良好工作。

★ 总结 阅读《高效能人士的七个习惯》

好了,终于写完了这本书的阅读感想了。《高效能人士的七个习惯》是一种由内而外的方式来改变我们自己。因而适合读这本书的人都是那些懂得自我更新的人。如果没有这个大前提,任何阅读这本书的人都不会从中得到教益,因为,它要改变的是我们的思维定式,是我们最根深蒂固的东西。没有勇于改变的勇气,那么就没有改变的可能,更没有改变的结果。

好了,在这yibie又有一些感想了:在这个学期末的时候,一个住在隔壁宿舍的人走过来和yibie说想和yibe换宿舍。yibie问他原因,他说一堆话,但是总而言之就是说和宿舍的人相处不好,宿舍里的人都不是很理睬他,尤其是有一位舍友,一句话都没有和他说过。然后yibe就问他,那你有没有试图去改变一下?谁知道他说,他想了很久才下这个决定。这是什么回答?!牛头不对马嘴!于是我追问下去,他又说他的习惯和宿舍里的人不相同,影响生活。那好,我再问,你为什么不改一下你的习惯?他又开始牛头不对马嘴,说什么他的习惯是之前那间宿舍的人一齐养成的,潜台词就是改变不了。我最讨厌这样的人了,难道全世界都要围着你转不成?后来他还说什么江山易改本性难移啊,我是这样的拉,改变不了的拉之类的话,弄得yibie像火山一样浑身冒火。你自己不想融入这个宿舍却来找我干什么?我难道在宿舍就混不好了,非要像你一样换宿舍才能生活得好?!自己不付出努力却要别人让出好环境给他,开什么玩笑?这家伙最猥琐的地方就是骗我说问过我宿舍里的人的意见,但是我和他结束谈话后问我舍友们究竟这个人有没有问过他们的意见,谁知道我的舍友们反应很强烈,一个劲的说没有。小样,想骗我,没门!

言归正传,通常的时候,我们对改变外部环境是无能为力的,但是并不代表没有办法,七个习惯告诉我们,我们可以营建一个影响圈,通过七个习惯来扩大我们的影响圈,最终达到生活工作家庭朋友都和谐完美的境界。

积极主动令我们可以做任何我们之前不愿意做但重要的事,以终为始教导我们在做事情之前都要有一个方向,要事第一说的是提升效率,双赢思维是与人交往的第一法则,知己解彼是交往的方法技巧,综合统效是激发创造的好方式,而自我更新就是以上我们能做到这个习惯的动力之源和基础。

★ 阅读《高效能人士的七个习惯》第六章──习惯六 综合统效

综合统效其实就是整体大于部分之和。在这里综合统效更是一种在沟通过程中创造价值的好习惯。这个习惯是以前面双赢思维、知己解彼为基础的。

综合统效要创造一个良好的互动环境,令人人都可畅所欲言,然后在这种环境下提出好的创意。显而易见这种习惯对开会有重大的帮助。尤其是yibie这种参加了学生工作的大学生,初次接触到开会,很多时候都不知道要怎么去开会,身边也是一群不懂开会的同事,因此,开会的效率经常都不高。虽然yibie和身边的同事都知道最好的讨论氛围是什么,但是往往都达不到那种效果。开会那种沉默的气氛令人害怕。

那么如何避免这种局面?怎样才能达到良好的互动气氛──畅所欲言,相互激发,在沟通的过程中创造价值?或是如何才能做到综合统效呢?

最关键的一点是我们得尊重相互之间的差异。这是一切友情的前提,也是拥有良好氛围的前提,如果参加讨论中的人不懂得尊重差异,那么综合统效就无法实现。差异是这个世界的一切理论和想法的基础。看待这个世界最重要的不是这个世界是什么样子,而是在于我们怎么去看待这个世界。一件事情通常都会有多种说法,每个人都是从自己的角度出发来看待事情。俗语就是说得好──世界上有一千个哈姆莱特。这句话就说明了,每个人都存在着差异,差异是最普遍的事实。如果不懂得尊重这种差异,我们将永远都无法真正的去了解一个人,一件事情。那么,好的想法和意见都无从而来。

只有尊重了彼此之间的差异,以双赢为目标,以知己解彼为技巧,以综合统效来面对消极因素,良好的互动气氛就会出现。

关键词:尊重差异

★ 阅读《高效能人士的七个习惯》第五章──习惯五 知己解彼

如果上一章说的双赢思维是人际关系中的思想基础,那么这一章的知己解彼就是进行有效人际关系沟通的关键。但是这个并不是什么高深的技巧,这个习惯的基础就是之前那四个习惯,简单点来说,就是养成一个好的人格,只有以好的人格为基础你才会在人际交往中无往不利。yibie对此很有感想,因为yibie本人的性格是有缺陷的:脾气暴躁,说话很冲,往往有的时候就会伤害到人家。但是即使是这样一个公认的难以相处的一个人,还是不乏朋友,而且这些朋友之间的感情都非常好,大家都很坦诚。这又是为什么呢?这是因为大家认识到yibie虽然脾气是比较暴躁,说话是比较冲,但是yibie本身不坏,甚至说还不错,只是说话方式上不成熟而已。这就是人格魅力,当我们的人格被别人认识到的时候,我们的人格对别人就会施加影响,别人藉此来判断你说的话做的事,因此,一个好的人格才是人际关系的真正基础

好了,基础过后就是一些方法指导了。在这个习惯中移情聆听是重要的组成部分。对于移情这个词语的理解,我遭遇了一些困难,查了汉语词典还是不明白,好在旁边有英文原词──empathy,郎道英英词典查了才明白,原来是感同身受的意思。这就是要求我们在表达自己的同时要充分的了解对方,对对方充满理解,甚至是从对方的角度来考虑问题。只有在我们先了解别人的基础上别人才会愿意了解你,换一句话说就是,你怎样对待别人,别人就怎样对待你

这个生活真理也是双赢思维的基础。

现在探讨一下如何做到知己解彼?

首先,就要求我们与对方之间要相互理解和认识,其实就是记住即使对方的模式不是双赢,你也要,而且更应该先了解对方。

然后,才到我们去争取对方的理解。在争取对方的理解过程中,我们不是自顾自的去表达,相反更是要把对方的顾虑说出来,然后在这个的基础上来充分表达自己的意见,这样的沟通往往是事半功倍。因为我们不但拿到了合同,甚至我们和对方之间的情感账户都投入了一大笔储蓄,这对后续的合作十分重要。结果可以预见,这样的方式只会越来越良性,做到可持续发展。

★ 阅读《高效能人士的七个习惯》第四章──习惯四 双赢思维

从这一章开始,本章的注意力终于转向与人互动的这个方面了。前面的积极主动、以终为始和要事第一是扩大影响圈的间接的方法,那么现在要来讲讲的双赢思维就是扩大影响的直接的方法,以下的习惯五和习惯六都是对习惯四的补充,只有习惯四才是与人交往、商业谈判甚至是企业运营的思想精髓。

所谓双赢,就是利人利己。但是在很多与别人谈判的时候,说是双赢,但是实际上是自己赢别人输的一种模式。这种模式的弊端在于当你在谈判桌上或是其它场合赢了的时候,你在人际关系或是信任这方面就输了。人出来做事,干事业不单单靠的是硬实力(金钱),软实力(人际关系或是其它)的往往会担当更重要的角色。以双赢思维为基础的人际交往模式不单单在硬实力上得到增强,更在软实力上得到增强。所以,不论什么样的事情我们都希望朝着双赢方向来发展,当然,有的时候我们并不能做到双赢,那么既然做不到双赢,那么我们还不如好聚好散,这样起码我们和对方之间都留下了良好的印象,在双方的情感账户上都进行了储蓄,怎么样都在一方面赢了。所以在双赢模式中,怎么样都不会输,只会赢。

那么如何达到双赢的局面呢?

首先,我们要具有双赢人格:

  • 诚信
  • 成熟(成熟就是在表达自己的情感和信念的同时又能体谅他人的想法和感受的能力)
  • 知足(相信资源充足,人人有份)

第二,我们的人际关系是双赢关系。

第三,做好双赢协议。

在双赢协议中,应对以下的要素进行明确的规定:

  • 预期结果:确认目标和时限,方法不计
  • 指导方针:确认时限目标的原则、方法和行为限度
  • 可用资源:包括人力、财力、技术或者组织资源
  • 任务考核:建立业绩评估标准和时间
  • 奖罚制度:根据任务考核确立奖罚的意义

第四,做到双赢过程:

  • 从对方的角度看问题。真正理解对方的想法、需要和顾虑,有时甚至要比对方理解得透彻
  • 认清主要问题和顾虑(而非立场)
  • 确定大家都能接受的结果
  • 实现这种结果的各种可能途径

第五,建立双赢体系。

关键段:

双赢并非性格魅力的技巧,而是人类交往的一种模式。双赢来自诚信、成熟和知足的人格,是高度互信的结果;它能体现在能有效阐明并管理人们的期望和成就的协议中;在期支持作用的双赢体系理蓬勃生长;经由双赢过程来实现。

★ 阅读《高效能人士的七个习惯》第三章──习惯一 积极主动

本章终于讲到了主要内容,高效能人士的七个习惯里面的第一个──积极主动。积极主动不仅指行事时采取积极主动,还意味着为人一定要对自己的人生负责。积极主动的人可以免受外界的影响,面对任何困难都面不改色,所有的英雄伟人都具有这样的特点,而积极主动不单单是表现在面对困难这个方面,更可以体现在与别人交往,和处理事情这两个方面。积极主动的本质是在于面对任何状况的时候选择积极的回应还是消极的面对。这意味着我们对待一件事情是有权利选择自己的方式,只有这个选择权是完全由我们自己掌握的,如果我们不利用这个权利,而是把这个权利交给外界的因素,那么,我们就会变成一个脆弱的人,永远被外界的情况吓倒,丧失自己的独立性。做一个这样的人是很可悲的。积极的回应,是一种积极的行动,不是什么空想,光是一种积极的想法却不实践它,那么再积极的想法都是没用的,也违背了积极主动的原则。积极主动还扩大我们对周围环境的影响,最重要的一点是我们对身边的人会更有影响力。如何扩大对别人的影响?很基本的一点就是我们能不断的做到自己的承诺,不论是对别人的,还是对自己的。其实这一点还是映证了积极主动的本质,对自己的人生负责,甚至是一种可以负责的能力。

如何用积极主动的心态去面对问题?面对可直接控制的问题的时候,我们可以通过培养正确的习惯来解决;面对可间接控制的问题的时候,我们可以改进施加影响的方法来解决;面对无法控制的问题的时候,我们要做的就是改变面部曲线,以微笑、真诚与和平来接受事实。

如何用积极主动来面对错误?我们应该马上承认,改正并从中得到教训。

关键词:积极主动、责任感、影响圈

关键句:1、我们能超脱自己的感觉、情绪和思想,因为我们能对它们加意审视,这也使得我们能够区别于动物。

2、除非你愿意,否则没人能伤害你(同样可以解释为,除非你愿意,否则任何环境都无法打倒你)。

3、每个人都可以选择自己的行为与回应。

发人深思的一段:

在一次研讨会上,我正在讲积极主动的时候,一位男士走过来说:”你讲得很有道理,可是每个人的状况不同。我的婚姻真是让我忧心忡忡,我和我太太已经失去了往日的感觉,我猜我们已经不再爱对方了。该怎么办呢?”

“已经不再有爱的感觉了?”我回答。

“是的。”他肯定地说,可是我们三个孩子,实在让人放不下,你可有什么好的建议?”

“那就去爱她。”

“你还没有理解,我是说我已经没有了爱的感觉。”

“就是因为没有爱的感觉,所以才要去爱她。”

“可是没有爱,你让我怎么去爱呢?”

“老兄,爱是一个动词,爱的感觉是爱的行动所带来的结果,所以,请你爱她,为她服务,为她牺牲,聆听她心里的话,设身处地为她着想,欣赏她,肯定她。你愿意吗?”

这一段的意思并不好理解,但是却直接点出了积极主动的一个本质,你要做到以积极的心态和积极的行动面对事物,那才能算是积极主动。而在这个过程中,你一定可以收获到你想要的。

★ 阅读《高效能人士的七个习惯》第二章──七个习惯概述

这一章重点在于好习惯的养成有助于达到产出/产能平衡,而要改变自己的现状,就要改变自己的习惯。在上一章,书中谈到了思维定式的可怕力量,这种力量影响了我们对事物的看法,我们对事物的看法又决定了我们的行为,最终,思维定式影响了我们的行为,而我们的行为影响的就更多了,好像人际关系、日常生活、工作等等等等不一枚举。而习惯是思维定式的衍生产品,是思维定式固定作用与行为的结果,它由三方面决定:”知识”、”技巧”、”意愿”。本书认为,知识是理论”范畴”,指点我们”做什么”及”为何做”;技巧告诉我们”如何做”;意愿促使我们”想要做”,要养成一种习惯,三者缺一不可。

为什么要养成一个好的习惯?这就关系到高效能的问题,效能就是产出/产能平衡,只有达到了这个平衡才能达到短期利益和长期目标的结合。在短期利益的刺激下,人才会有动力;在长期目标的带领下,人才不会偏于任何方向,坚定的朝自己的目标前进。

要在事业,家庭,朋友这三个方面达到成功,就要注重产出/产能在这三个方面的平衡。而要在这三个方面都要成功,我们就要在三个方面都能平衡兼顾,不能因为过于注重在某一方面的产出而伤害了其它方面的产能。而要达到这种三个方面都成功的理想状态,我们要经历三个时期:一、依赖期;二、独立期;三、互赖期。当我们达到了互赖期,那么我们的人生就到了一个很圆满的状态。

有很形象的描述就是:依赖期的人靠别人来实现愿望;独立期的人单枪匹马打天下;互赖期的人,群策群力实现最高成果。

本书提倡七个习惯的原因就是:七个习惯有助于我们达到互赖期这个状态,甚至可以说,七个习惯是我们达到互赖期的基石。

关键词:习惯、产出/产能平衡

关键句:1、人格实质上是习惯的组合。

2、为人和观念的改变是螺旋式向上的过程──为人改变观念,观念反过来改变为人,如此反复驯化嘛,螺旋式向上成长。

3、幸福可以定义为,至少可以部分定义为牺牲眼前利益以获得长远利益的意愿和能力的成果。

4、效能在于平衡。

发人深省的一句:

一切正确原则的可贵之处就在于它们的有效性和适用性。

令人思考的一段:

生理上无法独立──瘫痪或残疾──的人需要别人的帮助;情感上不能独立的人,其价值和安全感都来自他人的看法,一旦无法取悦别人便会极度沮丧;智力上无法独立的人需要他人帮忙思考和解决生活中大小问题。(对于这一段,yibie深有感触,因为这一段话,写出了很多问题的本质。推荐大家对这一段话进行深入的思考。)