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鑒于很多人在本書的第20頁發現了錯誤,現在修正,并更新了下載鏈接。

★ 深入浅出谈GTD:客制化的一些原则

本文版权所有『点子趣创意牧场』,不得转载以及商业使用

在上文,Yibie我表达了一个观点,那就是如果想让GTD与个人生活工作能够无缝连接、行云流水,那就必须对GTD进行客制化的改造。也告诉了大家如何将GTD客制化的一些思路。那么在本篇文章中,Yibie将会向大家介绍一下我自己在客制化GTD的时候所遵循的原则。

遵循这些原则,再结合「探明对象→针对对象做出安排」的思路,我相信每个人都可以客制化一个令自己满意的GTD系统来(当然,从中也要进行不断的尝试才行)。

首先,找出GTD系统中对你而言,是不必要的部份。

我相信,很多人在读了《Getting Things Done》一书,都会有所启发,但是在实践中却觉得GTD很繁琐。虽然我建议在刚开始实践GTD的时候,还是尽量按照书上的来,不过如果已经熟悉流程并了 解到这些步骤背后的意义之后,我觉得还是按照自己的理解,结合自己的事务类型,简化或者说合并其中的步骤,还是很有必要。

谁不希望自己能在轻松自如中,还能提高效率呢?

而GTD系统中,对于你而言,不必要的部份,就是那些你在实践中,怎么都无法能够用好的部份。
比如说我,在看完《Getting Things Done》一书后,发现GTD很重视0「项目」这个部份,书中还辅以大量的解释,让我们学会如何将一个「项目」不断分解到我们一步一步可实现的部份。于 是,我找来很多项目管理软件,来帮助自己实施。但过后不久,就发现我这么做,很累。因为,我目前所面对的事务类型,其实是不必去分解多少步骤的,只要设定 好一个目标,长期的去做,达到进度,那就Ok;太过于复杂的管理,对于我而言,其实很没必要。

虽然有很多人利用项目管理来管理自己的人际之类的,可我是一介学生,即使是有心发展人际,但是也没有要做到像「人脉管理术」那样。

最终,我还是放弃了「项目管理」这个部份,而放弃了这个部份之后,我发现我的GTD系统变得灵巧起来,更适合我的需要。

第二、找出GTD系统中对你而言,是必要的部份。

去掉不必要的,爲什麽还要找出必要的呢(去掉不必要的,剩下的就是必要的了嘛,干嘛要这样多此一举)?

其实这一步,等于是重新检视自己的GTD系统,去掉不必要的,剩下的就全都是必要的吗?客制化GTD的系统的最终目标,是爲了让自己能够好用到「手出油」,所以,一切能够精简的部份,都要被精简。

另外一层意义,是爲了能够好好的重新理解自己所面对的事务类型,想清楚在自己的GTD系统中,保留哪些部份就能够足以应付。

在这里,我说说我自己的做法。我所利用的工具是Palm tero 650上的软件Diddlebug。

这个软件的优点在于,能够随时随地的输入,而且还具有提醒功能。而我最初是将它作为我的Inbox使用,在这一点,Diddlebug十分胜任。

后来在在发现自己不必要使用专门的「项目管理软件」之后,我还发现,其实我连一个专门的待办清单都不必要。

因为我的事务类型很简单,种类不多,数量不多,场景转换也不是很丰富,唯一的要求就是需要在一些特定的时间段去处理一些事。

所以,我将Inbox以及待办清单统一构建在Diddlebug上:只要我有什麽想法、安排了什麽事,我就在上面记录下来,然后设定一个希望自己去处理的时间,然后就Ok了。

迄今为止,这个系统的运转十分良好,还没有遇到过这个系统无法处理的事务。所以,对于我来说,这样做,就是最适合我的。

第三、找到一个好工具。

请大家要注意,一个好工具,绝对能让自己的效率获得提升,而且外带操控顺滑的爽感,好工具的重要性,有目共睹。

但是,何为「好」工具呢?

请大家一定不要人云亦云,一个工具,别人说得有多好,那是因为他觉得这个工具适合他自己而已,而适合别人的工具却未必能适合你自己,所以一个工具的好坏,唯一的标准就是「合适自己」。

不过,在实践了一段时间GTD后,哪些工具是适合自己的,大家应该心中有数。

而我在这里给出的建议就是,尽量发掘你正在使用中的工具的潜力,如果你觉得用得好好的,那就把不要更换工具了,因为上手一个新的工具,即要花费时间 去适应,而且还要花时间去和它打磨,如果到了最后发现这个新的工具不适合自己,实在是得不偿失(当然,如果最后发现新的工具更能适合自己,是很大的收获, 我在这里只是提醒读者在更换工具的时候,要更谨慎一些)。

以上,就是在客制化一个属于自己的GTD系统,我能所给出的建议。一个让自己在运用过程中感到行云流水的系统,对自己的工作生活的影响是相当深远的(需要我举例吗?),避免零碎时间的浪费,让我们的生命更加集中,这是一个好的GTD系统应该能带来的好处。

★ 深入浅出谈GTD:GTD与个人生活的完美结合

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在系统的说完了能令人轻松面对事务的GTD四大步——『清空杂事、辨识、组织管理、回馈』之后,现在还差最后一步没有说,那就是『Engaging(执行行动)』。

在我们之前按照GTD的流程四大步走下来,如果不能在执行行动这一步取得成效,那么之前所做的,都没有什么意义了。

当然,对于很多刚刚接触GTD的人来说,会面临一个问题『为什么我按照GTD那样去做了,反而没觉得那么轻松了?』会出现这样的问题的原因,不过是因为你的GTD实践还没能很好的和个人生活融合的缘故。

如何才算是将GTD与个人生活完美的融合在一起呢?

那就是把GTD里面的观念以及基本原则,转化为每天的『例行事务』,每天反复运作。简单来说,就是将GTD变成自己的习惯。

那么,如何才能将GTD与个人生活完美的融合在一起呢?

请对GTD进行定制,定制出一个适合自己的GTD系流程出来。

如何定制适合自己的GTD系统?

要定制适合自己的GTD系统,请参照这个思考逻辑——清晰对象→针对对象进行安排,来对自己的GTD流程进行思考。

客制化GTD流程可以参考一下以下步骤:

1、弄清自己的事务类型。

你觉得自己总是和杂务打交道、还是和人不断的沟通、还是站在统领的高度对各种事务做出决定?或者说你的职业是什么,有的人是干推销的、有的人是职业经理人、有的人是会计,每个人所面对的事务类型都不一样,所使用的GTD流程自然也不一致。

你在生活工作中所面对的事务类型,决定着你的GTD系统里面每个步骤的顺序,也决定着你所使用的工具。

认清自己的事务类型,是奠定一个属于自己的GTD系统的基础。

那么如何才能知道自己所面对的事务类型是属于哪一种呢?

我建议大家在客制化GTD流程的时候,先不要着急,请先用一到两个星期来观察自己的每天所处理的事务。建立一个Inbox,将自己一天中所处理的所有事务,无论大小、无论何时何地、无论工作生活都记录下来。

然后对这份记录进行归纳总结,找出自己所处理的事务里面存在的规律。

事务类型有很多种,但是无外乎就6个基本要素,这也是国内外流行的6W原则:何事(What)、何时(When)、何地(Where)、何人(Who)、为何(Why)、如何(How)。

请将内容一致的事务贵为一类,并观察它们与哪种基本要素连结,找出连结最多的那种要素,以此出发,以基本要素为划分事务的标准,来对事务进行归类。

这样就能知道,平时处理的事务大多数是哪种内容的,一般会在哪里、哪个时候处理,是委托别人处理还是别人委托自己处理,而且一般会采用哪种方式来处理。

这样做的好处,不仅仅是对自己日常工作的方法进行反思,还在于能找出建立客制化GTD流程的关键——场景、例行事务(当然还有其它,这点请自己多多探索了)。

2、定制自己的GTD流程。

在分析过自己的事务类型之后,应该很清楚自己的事务究竟是与『人』的关联比较紧密,还是与『地点』的关联比较紧密,或是其它。

那么针对这些关联比较紧密的要素,做出特殊的安排,这就是客制化GTD流程的秘籍。

如果与『地点』这个要素联系比较紧密,我们可以设置一个特定的『场景』,将都要在同一场景下完成的事务,结集起来,比如:我经常在家里的书桌前处理公务以及私事,我可以新设定『书桌』这个场景,将有关的事都放进去,在面临相同的场景的时候,只要通过『书桌』这个连结要素,我就可以轻松找到自己接下来需要处理的事务,快速方便。

如果与『时间』这个要素关联紧密,我们可以设定一个特定的『时间区域』,并列出一张在这个时间区域里面需要完成的List,按顺序将特定的事务完成,比如:在早上我喜欢在洗漱过后,写晨间日记,然后去跑步,然后吃早餐,然后安排一天的事务。这样我可以安排早上6:30到7:45分这段时间内,将这些每天必做的事情完成。

以上,仅仅举出了一些例子和写出引导,希望每个人都能客制化出属于自己的GTD流程,在经手不同的事务的时候,不会觉得有多么大的压力,而是觉得轻轻松松,保持一个很好的心情去面对自己的一天!

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在Yibie更新「深入浅出谈GTD」这个系列文章的时候,多得大家的支持与鼓励,令我能有充足的动力就这个话题更新十多篇文章。但是面对这么支持我的读者们,我也感到十分抱歉,因为个人学习生活过于忙碌的关系,「深入浅出谈GTD」系列暂停更新很久了,从上一篇到现在,算下来已经超过两个月没有更新了,Yibie还真是大懒虫啊!

虽然Yibie已经在说明GTD的理念与基本规则的时候,尽力与自己的经验与感悟结合起来,但在说到GTD与实际生活应用结合起来的时候,总是无法说完全,这是因为Yibie现在的人生经历还不够丰富,也还没能见识过所有类型的事务,希望能取得读者的原谅。

★ [投稿]最近的一些GTD感悟

yibie言:本文来自范冰|FanBing.NET的投稿,在这篇文章里面,记录了他近期实践GTD以改造自己的生活中的一点感受与感悟。看了这篇文章之后,yibie也很有共鸣,特此向大家分享一下。原文链接:http://www.fanbing.net/week-summary-015-gtd.html
blackberry_gtd

屡次试图从快节奏的所谓充实生活中挤出空隙进行一些学习充电,但总为不具名的琐事拖累,加之临近期末整个人状态瘫软,战斗力减退,于是对于GTD的践行愈发艰难。尽管如此,还是在此简单总结近期学习和使用GTD进行时间管理的心得。

【1】使用Email交流

IM的好处是信息及时传达,但造成的问题也很明显,你一言我一语漫无目的的相互启发式讨论会耗费大量不必要的时间,同时网络故障、掉线重启、其中一方因故离开也会拖慢整个讨论的节奏。

现在个人非常喜欢用Email交流。它的好处在于:

1.使用Email,要求发送者归纳好自己所要表达的全部内容,一次性整理完毕并且发送,有助于使邮件内容更加精炼准确,一击中的,不必在未经思考周全的前提下像没头苍蝇般乱撞,交流效率更高。

2.大幅度降低交流频率。Email彼此相互的一次往返,信息传递量比IM中的一次交互不知高出多少。并且也不必保证交流双方同时在线,任何一方只在空闲时上线检查邮件,其他时候可以完全离线,避免不必要的IM噪音。

3.通过黑莓使用Google Sync或139邮箱进行联系人和邮件的同步,可以在AFK(Away From Keyboard,离开电脑)状态下处理信息。如果您对此点应用感兴趣,欢迎移步我的同步控深度交流。

继续阅读“★ [投稿]最近的一些GTD感悟”

★ 深入浅出谈GTD:Reflecting,总结昨天规划明天!

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我 们很清楚,在做任何事,不回过头去看看,总结一下经验,是不行的。我们的行动,受限于个人的能力、当时的环境、与之关联的人这几个重要的要素影响,很多行 动,能否取得很好的结果,其实是未知的;比如,有些决策,即使当前看来是很对,但是事后却未必,而这个事后,有可能是很长期的以后;甚至是,我们的决策都 无法两全其美,只能在多个选择中,选取后果不那么严重的。

好像有句话是这么说的,我的记忆不是很清楚,大意如此:每件事情都需要付出代价。

为避免代价,我们人类付出了很多努力去研究身边的事物,我们尽我们最大的努力去了解它们、明白它们的运行规律、探讨它们具有何种性质。我们希望藉由清晰的了解和掌握一种事物之后,能够避免它所带来的伤害,也因了解事物的性质,将其利用在对人类有益的活动上去。

『控制欲』,是人类天生的一种欲望,这是因恐惧而产生的一种欲望,是爲了避免伤害而产生的欲望(我不否认好奇心,好奇心当然是了解事物的一种动力,不过想控制某种东西,恐怕是现在科学研究的最大动力)。

好吧,前面啰啰嗦嗦的一堆话,和本文的主旨有什麽关系?

在此,先了解一下大家究竟是爲了什麽而了解GTD的呢?如果我没有猜错的话,大部份应当是爲了更好的工作、更好的生活;再细细说一下,是爲了能更顺心的去工作与生活,也就是说,希望工作和生活能更听从给自己的意愿。

之前的那篇《深入浅出谈GTD》的文章里面,我提出过一个思维模式:

了解对象针对对象提出解决方案

所以,如果我们想让自己的工作和生活听从自己的『意愿』,那就要了解自己的工作和生活。

也许很多人会说:呀,这有什么了不起的!我每天都在做同样的事情,这还需要怎么去了解的吗?

也许是这样吧!

请问一下,虽然每天都做同样的事情,但是你是否清晰的了解到,你所要处理的事务,究竟是属于那一种呢?

你面对不同的事务,你是否清楚,这些事务的权重究竟有多大呢?哪些事务,对你达到目标,是有帮助的呢?

你面对这些事务的时候,你又是否掌握了里面的要点,使处理起来的时候,能够效果好而又省力?

如果我们,觉得自己已经做得足够好,不用再改进,那么我们永远都没有提升的空间,妄论去掌控自己的生活和工作。我们需要『时时回顾』,清楚自己这一 天、这一周、这一个月、这一季度、这一年当中,哪些事情是该做的,哪些事情是不该做的;有哪些事情我们已经做了,有哪些事情该做而未做;哪些事情处理得比 较好,哪些事情却处理得还不够好;哪些事情虽然取得了比较好的结果,但是下一次是否还有改进的空间。

我们只有时常的去回过头去,看看自己走过的轨道,才知道自己究竟走了一条怎样的路。而最重要的是,由于时常回过头去,检查自己走路是否有走错,是否有走好,我们能明明白白的知道,自己究竟是否偏离了自己要到达的地方,以及知道自己离要到达的地方还有多远。

GTD的创始人David Allen提出了运用六个层次来回顾自己。

下一步行动:也就是跑道管理,主要是在管理好自己的下一步行动。

任务:10,000ft,管理需要一个行动以上才能完成的事情,其中有许多的任务是为了达成更高高度的结果图像,且只一年内可以达成者。

责任范围:20,000ft,工作上的角色,如销售、管理、产品开发等,生活中的角色,家庭、个人财务、精神层面。每一个角色要扮演的好(结果图像),就会有一些任务要执行,以拉近现实和期望的距离。

目标:30,000ft,一年以上的目标(一年半到两年以下),这些目标需要每季和伙伴及家人讨论。

愿景:40,000ft,愿景、3-5年的目标,与工作及家人长期目标的讨论,组织策略、人生与事业的转变等。

原则:50,000ft,人生目的及价值观。

我们平时,检查最多的是下一步行动和任务这两个层次的内容。针对这两个层次,我们应当每一周都回顾一下,然后针对上一周,对下一周进行安排。

如何去做,每周回顾才能全面而高效?

我的建议按照以下几个步骤来做:

1.检查哪些事务是已经处理完毕的,将这些事务移出你的下一步清单、行事历、或其他你存放待办事项的清单。
2.将那些已经完成的事务,好好整理,并归档。
3.检查最近自己需要去做的事情,比如:工作任务、上一周说好的事情、季度规划或其他,然后针对性的将要完成的事务,安排到下一周的待办事项中去。
4.检查自己的愿景,看自己是否做了实现自己愿景的事情,看自己还需要怎么做才能实现愿景,并将这些对实现愿景有帮助的事情放入自己待办事项中去(若下周确实抽不出时间,也不必硬塞,最重要的是常常温习自己的愿景)。

其中,我们在安排下一周的事务的时候,必须设定一个最最重要的任务,并把它调整为最优先级别,这样我们在执行的时候,就不会遗漏对我们来说最重要的事情了。而一周当中,我们能把最重要的部份给做好,那已经是很不错的结果,永远都没有做得完的工作,不是幺?

当然,最重要的是,我们能够定时去回顾,通常我建议每一周的周末,每个月的第一天,每年的3月份(为什幺是3月份?因为我们有春节啊,春节事务那么繁忙,我们无法静下心来回顾吧)去回顾。

我们时常回顾,等于是在全面的掌握来自自己的信息,因此,也等于是在将自身的信息回馈给自身,确定自己需要去做的对象之后,再规划明天。

总而言之,这一步,就是总结昨天,规划明天。

★ 深入浅出谈GTD:组织管理事务的艺术(6)

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不知不觉,Yibie我谈 GTD workflow 中的『组织管理』这一步已经谈了6篇文章之多,实在不知道大家的耐心是否被我这样温吞吞的节奏磨没了。在讲解GTD的这一步骤的时候,我似乎添加了很多不太相关的内容,除了第一篇提到的『场合』之外、第二篇提到的『平衡生活重心的目标设定』、第三篇提到的『四个象限』、第四篇提到的『三种清单』、第五篇提到的『下一步与专案的分别』以及『运用动词描述行动』,究竟我提到这些的东西,有什麽目的呢?

假如我们把整个GTD看成一部『武林秘笈』,那么GTD中的每一个步骤,就是『武林秘笈』中要传授的『招式』,而这些招式也应当有一些『基本动作』以及『基本要点』所组成。

很明显,GTD中的『组织管理』这一步就是一个大招,若我们想把这一招练好,那么基本的『动作』、『要点』肯定都要练好才行。

『组织管理』这一招,我们可以分解来看,就是两个『动作』所组成的大招,这两个『基本动作』就是『专案管理』以及『待办事项管理』,而其中『待办事项管理』其实就是『下一步行动管理』。

然后,每个『动作』都具有一些『要点』,有些『要点』还是共通的,下面我就把这两个动作分别对应的要点写出来:

在看过之前的文章,应该对这些要点都很熟悉了,那么这篇文章要讲的就是如何将这两个动作流畅的组合起来,形成直击生活杂事的必杀技!

让我们从『专案管理』入手,看清其中要点所要起到的作用。

先让我们认清GTD的目的,肤浅的说,其实就是爲了『轻松工作、轻松生活』而已,如果说深一点,那就是爲了『取得幸福』。

不说是否要取得自己的幸福,就是爲了轻松工作、轻松生活,我们都必须针对我们生活工作中一整个需要面对的问题进行管理,因此,我们必须针对自己的工作生活,建立起专案,这就是我爲什麽会提出『平衡生活重心的目标设定』的原因。

建立相对应的专案,我们就能直接掌控我们自己的人生的各个方面,管好自己的生活与工作,就能过上幸福的生活。

但是,在这些专案的下面,是否什麽事情都那么重要呢?有些事情,实际上我们不理也可的,不过因为我们未认清这些事务的性质,因此我们无法做到规避。想要规避一些不好的情况,那么只要做到未雨绸缪就够了,虽然生活工作中,意外时必不可免的,不过如果自己努力一点就可避免,何乐而不为呢?这就是『四个象限』在专案管理中的意义。

前面这两点,比较像是心法提要,而三种清单就像是直接教导你如何发招了。三种清单,其实就是专案管理中的工具,如何运用这三种清单,把专案管理的顺畅,十分重要。

在专案管理中,GTD系统的创始人David Allen创新性的提出了『下一步行动』这个概念,而『下一步行动』也属于『三种清单』中的一种,也是运用得最广泛的一种(也是最不好说的一种XD)。究竟下一步行动与专案之间有什麽区别,这是如何能把下一步行动运用得到的重点,而这就是我提出『下一步与专案的分别』的目的。

而在『下一步行动』中,David Allen同样提出了一个创新性且十分具有实战意义的概念,那就是『场合』,提出场合的原因在于,现代人生活如此忙碌,而每件事情都必须在一定的『场合』下完成,而我们只要把同一场合的事务放在一起,那么我们就可以达到批次处理事务的目的,进而提升我们工作的效率。

而四个象限在下一步行动中,具有怎样的意义呢?其实是爲了在我们安排下一步行动的时候,进行排序,将重要的放在前面,不重要的放在后面,综合权衡的考虑事务的权重,那么我们在处理下一步行动的时候,就不会顾此失彼,头重脚轻了。

在下一步行动中,其实最重要的是,我们将这个行动描述的清晰无比,不必再次经过大脑考虑就能知道自己需要去做什麽,这也是爲什麽我提出了『运用动词描述行动』了。

在专案管理中,我们必须清楚,每个专案的目的,只有在清晰专案目的的情况下,我们才能清晰的知道我们究竟需要怎样的『下一步行动』,然后把它给完成好。

因此,专案目的的描述,也是一个很重要的因素,在这里为大家介绍一下SMART法则:

1、目标目标必须是具体明确的(Specific):具体就是与任职人的工作职责或部门的职能相对应。明确就是目标的工作量、达成日期、责任人、资源等都是一定的,可以明确的。

2、目标必须是可以衡量的(Measurable):可衡量的目标并不等于必须将目标量化,而是应有一定的判定标准。

3、目标必须是可接受的(Acceptable) :是指执行人发自内心地愿意接受这一目标,认同这一目标。

4、目标必须具有现实可行性(Reality);

5、目标必须具有明确的截止日期(Time-based)

如何将SMART法则运用到自己的专案管理中呢?

以我作为例子,我今年最主要的目标是过了大陆的国家司法考试。在这里,我可以细分一下几个方面:

1、明晰评判标准:通过国家司法考试的基本要求就是卷面分起码要过360分,因此我的努力就是爲了将自己的考试分数提高到360分以上。

2、确认需要投入多大的努力:经过了解考试的体例,我可以知道大致上需要考的科目,而我需要的就是温习这些科目,并分配出时间来温习。

3、我接受这个目标吗?很明显,作为本专业必须通过的考试,如果我不通过以后我的就业前景将一片黑暗,因此必须努力通过。

4、截止日期:今年的9月15日开考。

在明确了这几个方面之后,我们就清楚了自己的目的究竟是什麽样子的了,也因此能够针对性安排好下一步行动,将这个专案给完成好。

其实,在组织管理这一步中,说复杂就复杂,说简单就简单。我归纳了一个思维模式,就是:

清晰对象→针对对象进行安排

至本篇文章,组织管理事务的艺术这个小系列文章就完结了,Yibie在行文中,发现了大量的不足,但因个人经历以及能力的原因,未能很好的完善,希望大家不吝赐教!一起分享好的想法,碰撞出美丽的花火!

附录:

深入浅出谈GTD:Organizing,组织管理事务的艺术(5)

深入浅出谈GTD:Organizing,组织管理事务的艺术(4)

深入浅出谈GTD:Organizing,组织管理事务的艺术(3)

深入浅出谈GTD:Organizing,组织管理事务的艺术(2)

深入浅出谈GTD﹕Organizing,管理组织事务的艺术(1)

★ 深入浅出谈GTD:组织管理事务的艺术(5)

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在开篇讨论『下一步行动』与『专案』之间的关係,以及如何才能运用好下一步行动这个工具,使我们一步一步的达到目标之前,我想说一下我对『如何做事』的看法。

在我开始写『深入浅出谈GTD』这一系列的文章之前,我写过一篇名为《我还不够好,必须努力奔跑》的文章,在这篇文章里面,我阐述了我对人生的看法,就是『人生如长跑』。

在我们的人生里面,恐怕会面对无数事务,大的如去签一个几千万的订单,小的如出外买东西,但无论大小,每每去做一件事,我都觉得就像在『登山』。

我觉得我们『登山』的过程和我们『做事』的过程很相似,我可以对比一下。

每件事情的目标,就像是每座山的峰顶,只有到了峰顶,我们才能停下脚步;每件事情,我们都要达到目标了,我们才能说我们完成了这件事情。

而无论每座山的峰顶有多高,我们都要一步一步的走上去;无论事情的大小,我们都要一步一步的来完成。

我们不可能一步就能登到山顶,而很多事情,也不可能一步就能完成。

我在这裡说了『登山』和『做事』的联繫,究竟和本文的主题有什么关联呢?

我认为,『下一步行动』,就是能让我们达到每件事的目标、登上峰顶的那微不足道的一小步。

而『下一步行动』与『专案』之间有什么关係呢?

如果我们把每件『事情』都看成一个『专桉』的话,我们就可以很容易的明白『专桉』与『下一步行动』之间的关係了——就是每个『专桉』其实都是由一个或多个『下一步行动』所组成的。

或者这麽说,『下一步行动』是『专桉』的最基本的组成要素。

而在组织管理事务的过程中,如何运用好『下一步行动』,让我们的每件事都能处理得尽善尽美呢?

记得『下一步行动』的英文原文是什麽吗?Next Action。

请大家将注意力集中在这个英文词上——『Action』。每一个『Action(行动)』其实是由不同的『Act(动作)』所组成的,所以我想说的是,大家在每个专桉中佈置下一步行动的时候,希望能儘量用上『动词』来描述你的『下一步行动』。当然仅仅只有『动词』是不够的,我们只是需要在描述自己的行动的时候,能够加上『动词』,并将这个『行动』之后所能达到的结果一併描述出来。

比如,如果你要与你的合作伙伴商讨一件事情,你可以说:『打电话与某某商讨某事』。

这样做的优点是,可以很『清晰』,只要一看,就明瞭自己该怎麽做。

不像传统的专桉管理,仅仅列出一个目标,比如『与某某谈论某事』,却没有明确的给出需要做什么,我们在看到待办清单的时候,还需要去想想该怎麽做。这样的时间浪费就很没必要了。

那麽,『下一步行动』这个基本的要素,和之前几篇《深入浅出谈GTD:组织管理事务的艺术》有什么关联呢?

关于这部份内容,将会在下一篇进行探讨。

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PS:本文正好是《深入浅出谈GTD》系列文章的第十篇。特此纪念一下!

★ 深入浅出谈GTD:组织管理事务的艺术(4)

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在前三篇文章中,我谈到了运用『场合』来批次处理事务、运用平衡的『分类』来整理事务、运用『四个象限』来辨明重心事务,然而还有缺憾的是,我还未能谈到组织和管理我们具体事务的工具。所以这篇简单来说就是『由道入器』。也许有人会疑问,『道术器』这三个层面缺一不可,为何跳过『术』,而直接『由道入器』呢?

我的答案是,运用工具的过程,也就是讨论『术』的过程,『术』在一定程度上是因为『器』而存在的,虽然『术』的根源在于『道』。

因此这一篇向大家介绍在组织管理事务的过程中所使用的几种容器,这几种容器的功能就是让你的事务都能各归各所,整整齐齐。当然,事务管理系统的完备程度,也代表一个人对事务的处理能力。

閒话休提,先介绍一下这几种容器分别是什么以及这几种容器分别对应何种类型的事务:

◆行事历

首先要明确一个概念,就是任何一件放置在行事历的事务,都是必须执行的,无论用什么方法。因此所有放置在行事历这个容器里面的事务,重要程度都是最高的。

而一般在行事历里面安放的事务,永锡之前提过,分为三类:

1.在某一个确切时间里面採取的行动;
2.在某一个确切日期里面採取的行动;
3.在某一个确切日期所需要知道的资讯。

永锡的说法虽然没错,但是每一次在行事历添加事务都需要思考这三个标准,似乎又不太必要,不过大家可参考一下永锡的说法,思考一下自己平时放进行事历里面的事务是否都是这些必要的事务。

而我觉得,这裡只要一个标准就可以了,那就是『必须在当日执行的』,也可以参考之前提到过的『四个象限』方法,明确自己将什么事务放置于行事历里面。

◆专桉(Projects)清单

专桉清单,在《GTD》一书中,无论是大陆还是台湾翻译的版本,里面都称之为『任务』。我觉得把这个容器称之为『任务』,不太与我们的思维习惯相合,所以我把它改为『专桉清单』,希望这样能更容易被大家理解。

在专桉清单里面,所放置的事务,是那种需要一个以上的步骤才能完成的事务。而个单一步骤,在GTD里面,称之为『下一步行动』,这是一个很重要的概念。

◆将来/也许(Someday/Maybe)清单

顾名思义,在这个容器里面,放置的是那些,你暂时还没办法去执行,但却又因为这些事务对你产生了无比的吸引力,在此时虽然不能执行,但是将来未必就不能执行的事务。简而言之,这裡是你内心的一些追求,存放着的是你心里面浪漫的部份。

在这三个容器里面,行事历和将来/也许清单都比较好理解。

但是,专桉清单与下一步行动之间的关係究竟是如何的呢?

在前面的介绍里面,我已经讲到,每个专桉都是由多个下一步行动所组成的。我们可以将一个大的专桉分为多个小专桉,然后小专桉下面都有好几个下一步行动。

而我们将所有的下一步行动都完成之后,那麽这个专桉就自然完成了。

我在这裡似乎说了很多关于下一步行动的事情,但是下一步究竟是什么呢?我将会在下一篇文章中揭晓。

★ 深入浅出谈GTD:Organizing﹐组织管理事务的艺术(3)

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在上文中,我提到了生活的重心,这个似乎和组织管理事务没有多大的关係。但是,要指出的是,我们生活的重心,其实就是我们 组织管理事务的标准,或者说基础。我们运用时间管理的方法来管理自己的生活,但是却连自己生活的重心在哪裡都不知道,岂不 可笑?

而我上文中所提到的,有什么用呢?其实是爲了让你能分清事务的『轻重』。在《我还不够好,必须努力奔跑》一文中,我已经很明确的说出了我对人生的看法,就是一个不断朝着自己的目标『奔跑』的过程。因此,我们要是想令自己的人生完满,那就要弄清自己跑去的地方究竟是哪裡才行。而提出『轻重』的意义在于,我们能分清究竟哪些行动是能够对我们的目标有直接帮助的。

有关事务的轻重,最着名的是管理学家、《与成功有约-高效能人士的七个习惯》的作者Stephen R. Covery所提出的『四象限法则』。而这个法则用来划分事务的标准是根据,事务的紧迫以及重要的程度,以此分出四个象限裡面的事务。

第一象限:重要而且紧迫
第二象限:重要但不紧迫
第三象限:紧急但不重要
第四象限:既不紧急又不紧迫

不知道大家看到这四个象限的分类之后,会认为哪种事务比较重要呢?

我猜大多数人会觉得第一象限的事务比较重要,我猜大家的根据是:这裡面的事务是又重要又紧急,有双重权重啊!当然是相对其 它三个象限来说比较重要啦!

那请大家回答一下我的问题:如果我们的生活中充斥着那些又重要又紧迫的事务呢?那该怎么办?

就我而言,我觉得如果我们的生活裡面要处理的事务都是又重要又紧迫的,那我们的生活肯定是一团糟,因此常常顾此失彼,焦头烂额。
借用大陆的GTDer写的《小强升职记》裡面的比喻,这种生活就像是在扮演一个救火员的角色,哪裡失火就扑向哪裡,手忙脚乱,一点閒暇都没有,不单单是一点閒暇都没有,甚至连自己想做的事情都抛之脑后,终日忙碌却离自己的目标越来越远。

如果才能从这种局面裡解脱出来?

有个成语大家都知道,那就是未雨绸缪。而哪一类象限的事务就是在做着未雨绸缪的事呢?那就是第二象限的事务了。

重要而不紧迫的事务,是我们最应该投入大量精力去完成的。这类事务虽然不紧迫,但是只是针对当时而言,不是说当时不紧迫的事务以后就不紧迫了。很多时候我们都会看到,如果某些事情能够早点完成,我们就不会在当时手忙脚乱、手足无措了。

所以,儘量投入精力到重要而不紧迫的事务上去的意义在于,能够提早完成事务;能够提前分配自己的时间;控制自己的时间流向;甚至会因为提前的准备,我们的反应能力也得到了提高,最终达到一切操之在我的境界。

而第二象限的事务,希望每个人在每天都能固定的抽出一点时间来搞定,也许是一小时,也许是半小时,时间上的要求并不需要多,重要的是『每天都做』,最终这些我们每天都投入进去小小的时间成本,在最后都能转化为值得高兴的成果。

古人云:不积跬步,无以至千里;不积小流,无以成江海,就是这个道理。

但是生活是不可预测的,所以才会有第三象限的事务出现。如果遇到这类事务,当真很无奈,因为这些事务出现得很突然,大都是要花费一些时间才能搞定,因此不得不打断现在的工作,将精力转移。但是,每个被你归类为第三象限的事情,真的是这么无法预测吗?

我想,如果遇上这类的事情,其实都应该自我反思一下,因为第三象限的事情,有很多其实是自己没做好或是有疏漏才会出现的。比如说,我妈妈突然打电话来问我电脑的问题,每次妈妈打电话过来都不是时候,我只好花很多精力去把它搞定,而搞定这个问题之后又很难再次专心于手头的事情上去。

实际上针对这个问题,我可以有几个办法:

1.约定与妈妈打电话的时间。
因为我会在固定的时候学习,所以我可以和妈妈说清楚自己的时间安排,好让她在我一般空閒的时候打电话过来,比如说午休或是晚上10点过后。
2.约定过后找个时间回拨。
因为其实电脑出问题并不是什么很重要的事情,妈妈也只是用来玩游戏而已,如果不用电脑她还可以看书看电视出去逛街,所以也不一定要马上回答,跟妈妈说清楚我现在忙,过后回拨就好。不过,一定要记得回拨哦!
3.在回学校之前,和妈妈说好解决方桉。
如果我在家的时候,电脑有问题我都能帮忙解决,但是如果我不在家,我也没有办法。那么就和妈妈说好,如果电脑有问题,直接打电话找人修理就是。那么我就不必为这种事情烦恼了。不过如果妈妈是打电话过来诉苦的,那就听着吧!
4.在回学校之前,将电脑每个部分都检查一遍,确保不出问题。
如果电脑不出问题,妈妈也不会打电话来找我了,所以只要搞定电脑就好。

可以看出,其实很多紧迫而不重要的事情,其实是自己之前没有安排好的关係出现的。所以,大家一定要把第二象限的事务给做好,才能避免手忙脚乱的局面啊!

但是有些事务,确实是很突然,又不得不去做。遇上这种情况,先不要急,冷静下来,把手头的事务另作安排,安排好之后,儘量且儘快的把第三象限的事务搞定,然后再静下心来把原本的事情完成。这样,就不会手忙脚乱,并且在做好安排的情况下,在处理事务的时候也不会分心,无形中又提高了自己的效率。

★ 深入浅出谈GTD:Organizing﹐组织管理事务的艺术(2)

在上一篇文章裡面,我提到了『场合』这个概念,『场合』简而言之就是给事务打上标籤,让自己能够在一些特定的环境下批次处理事务,从而将效率提高。

但是光是这样还不够!仅以『场合』为标籤来进行事务的分类,这样是看不出我们生活的重心放在哪裡的!『场合』只不过是一个提高效率的工具,然而想让自己在生活与工作之间达到『平衡』,就必须给自己的事务进行分类。

在这裡,说一点题外话,最近我在阅读《少有人走的路(The Road Less Traveled)》,忽然觉得所谓的『完美主义者』,其实并不完美。因何而言?

就我自己的观察,大部分自称为『完美主义者』的人,总是沉迷与对某样事物或是对处理工作上的尽善尽美。我不是说把一个东西弄得好看或是把一个事物、专桉弄得perfect不对,但是我们不能以『完美』来逃避生活其他方面的挑战。比如说,爲了将工作处理得『完美』而忽略了妻子儿女的感受;爲了自己能拥有『完美』的高尔夫球技而不再探亲访友、也拒绝阅读社会资讯等等。

很多人的口上总是说自己忙忙忙,可是真的这么忙吗?忙到除了工作就没有任何时间?

其实就是爲了逃避除了工作以外的问题而已。所谓的『完美』,原来也是一个『藉口』。

不管大家的心裡感受如何,我只是觉得这样的『完美』只会摧毁我们自己,逃避问题永远都不是解决办法。问题不会因为一时的逃避而消失,反而会因为时间的关係变得愈加严重,如果到了一个无法调和的地步,亡羊补牢也为时晚矣。

我想,追求『完美』是没错的,只是不能把完美作为『藉口』。

也许,我们应该成为的是『完美生活者』,我们要尽力追求的是拥有一个『完美』的生活。而这样的生活,肯定是各个方面都能达到『完美』才行的。

而这种『完美』,就是一种『平衡』。

因此,我们在组织管理事务的时候,一定要标出生活中各个方面的需要,并尽力在各个方面都有所要求,达到『平衡』。

关于分类,最近在阅读我的RSS快讯的时候,看见大陆的blogger旅程无限分享了组织管理事务的分类:

01事业
02家庭生活
03学习成长
04人脉联络
05理财规划
06健康规划

不知道大家有没有看到,在每项分类之前,他都用了01、02这样的数字来标记,这些数字代表了什么呢?

我去了他的blog观摩并学习之后,才知道原来这些数字代表的是优先次序,而这种方法是借鉴了《仓鼠革命》一书裡面的『COTA』的方法来划分文件夹。而我认为裡面有三点是值得大家借鉴的:

1、用数字给文件夹或是E-Mail等等其他需要整理归类的资料分出优先次序
2、这一点是对第一点的补充,在每个分类下面,如果需要细分,可以保持原文件夹名字的命名,然后采用语文作文中『小标题』的方式来命名文件夹
3、预设一个已经归类好的文件夹,方便自己以后新建文件夹的时候保证分类的连续性

以上,是一点点技巧。让我们将目光转回组织管理事务的分类上来。

我认为旅程无限的分类已经十分的均衡,无论是对于个人还是对于家庭、或是对于社会都承担了自己相应的责任,均提出了自己的目标,如果我们在生活的这几个方面都要求自己,『完美』的生活一定会早日到来!