★ 深入浅出谈GTD﹕Organizing﹐管理组织事务的艺术(1)

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为什么称这一动作为艺术﹖因为在GTD裡面﹐涉及到这个动作的内容值得探讨的问题最多﹐而能把这动作能做好的人﹐他的生活在我们的眼裡就是一种『艺术』﹐你可以看到他们无论生活﹑工作都能处于一种『行云流水』的状态﹐什么事情到了他们的手上好像就会特别顺利。

我们禁不住想问﹕究竟他们有什么秘诀﹐能让生活看起来是这么的『滑』﹖

(题外话﹕我认为GTD裡面﹐所提倡的管理组织的方法﹐即使是不喜欢GTD的人也可以体会裡面的好处﹐建议大家在读《搞定﹗2分钟轻鬆管理工作生活》的过程中﹐好好地了解一下这一章的内容)

在回答这个问题之前﹐也许我们应该问一下自身﹕为什么我们的生活这么『困难』﹑『不顺利』﹖

我觉得﹐当大家觉得事情『困难』﹑『不顺利』的时候﹐应该都会在心裡呐喊﹕好『乱』﹗都不知道该怎么办﹗

『乱』就是效率低下的根源﹐『乱』就是让你心烦意乱的原因﹐『乱』就是让你无法解决生活中﹑工作上的问题的障碍。

所以﹐如果想让自己的生活『顺利』﹐就要『理顺』我们自己的生活﹐简言之就是 两个字『治乱』。

如何『治乱』﹖

其实只要好好地把自己的事务都『归类』就行了﹐这就像是把原本属于什么地方的东西就放到什么地方去﹐同时你还要有相对应的『容器』把这些东西放好﹐像打理自己的家一样﹐应该装书的地方装书﹑应该放衣服的地方就放衣服﹑应该放鞋的地方放鞋……

在GTD裡面﹐提出了一个具有创新意义的做法∕概念﹐就是Context﹐台湾地区翻译为『场合』。

(Context这个词﹐中文的翻译尚未统一﹐大陆的《GTD》一书裡面﹐翻译为『提示信息』﹔而台湾这边的《GTD》我没看过﹐但是我看见永锡翻译为『场合』﹐我而参照我日常的做法以及自己的理解﹐认为台湾的翻译『场合』更能方便我们理解这个概念的意思。)

『场合』的概念﹐我引用永锡的话﹐因为我觉得永锡已经写得足够好﹐而我也不能写出比永锡更好的解释﹕『场合,就是一般所说的工具及场地,有电脑的地方才能处理文书打字,有电话时才能打电话,当面沟通通常需要我们移动到特定地点,在吵杂的地点就未必是好好阅读书本的环境。我们的下一步行动,若是依照场合来整理,就可以很有效率,依照场合处理,就是一种批次处理的概念。』

大家可以看到﹐『场合』的设定很重要﹐尤其是它可以将使用同一个工具处理或是你需要去到同一个地方处理的事务放在一起。当你用查看『场合』下的事务 ﹐你可以完整的浏览同一个『场合』下需要执行的事务然后一次性的把这些事务都处理掉﹐这样既可以达到提高效率的目的﹐也可以保证我们不会遗漏。

如何分好自己的『场合』﹖先对自己问几个问题﹐来帮助自己了解自己的工作生活的习惯﹕

1﹑平时﹐我多用什么工具来处理自己的工作﹖(提示﹕是纸笔﹑电脑﹑还是其他)
2﹑平时﹐我多用什么来联络别人﹖(提示﹕电话﹑电邮﹑即时通信软体还是其他)
3﹑我是在家工作﹐还是要到办公室工作﹖

以上几个问题仅仅是一个示范﹐若有不足﹐请自己补足。

想设定好『场合』﹐就一定要从了解自己的习惯入手﹐要仔细的观察自己的工作生活的方式。建议大家不要设定过多的场合﹐一般5到6个即可。

『场合』如果设定过多﹐在一定程度上会造成溷乱。在我们『归类』事务的时候﹐如果面对过多的『场合』﹐有时候会感到迷惑﹕究竟这个事情是在什么『场合』下做才合适﹖

如果陷入了这样的思考﹐会花我们很多的时间去分辨『场合』而不是将注意力放在事务『归类』上﹐这样的时间花费﹐是毫无意义的。

当然﹐如果想马上就上手『场合』概念﹐也可以参照永锡的『场合设定』﹕

1﹑自己动手做
2﹑当面沟通
3﹑打电话或传简讯
4﹑规划与思考
5﹑电脑前的工作
6﹑阅读及写作

大家可以参考永锡的这篇《twhsi时间管理 线上课程 (7) 组织依照场合分类的行动清单 时间管理健身房》﹐链接我就不放出来了﹐请大家自行Google之。

★ 深入浅出谈GTD:Clarifying,其实就是认清『杂事』的本质而已

上文中我和大家谈到了Clearing这个GTD workflow中第一步是什么,以及是 怎样的问题。今天就和大家说一下,继第一步之后,GTD workflow的第二步 Clarifying是什么以及怎样的问题。

GTD的workflow,是一个紧密揉合在一起的,没有了之前的Clearing这个步骤,Clarifying这一步就没有了执行的基础。

不过,Clarifying这一步究竟是怎样的呢?让我细细的解释一下。

『杂事』从你的『容器』(Inbox)取出来,你就要清楚,这个『杂事』究竟具备怎样的价值。

我也学习一下西方人的书,首先,向自己提出几个问题吧!

1、这件事值得我去完成它吗?
如果回答不是,请转到问题2
如果回答是,请转到问题4

2、这件事,是不是虽然不必现在或近期内完成,但是我希望将来有一天我去完它?
如果回答是,请将这件『杂事』从『容器』中取出,放到你的Someday/Maybe清单里面
如果回答不是,请看问题3

3、这件事是对现在虽然没有什么实现的价值,也无实行的必要,但是也可以先保留,对以后的某些事情,或某些时候,会有参考的价值,是这种事情吗?
如果回答是,请将这件『杂事』放到你的另一个『容器』里面,以备查看
如果不是,那就不用说了,一个连以后会不会去做,甚至没有参考价值的『杂事』,就真的是一件杂事而已,狠狠的把这件『杂事』Delete掉,不要再去想它,不要让它成为你脑中回响的『杂音』,更不要给它成为『唐僧念』的机会。

4、这件事需要马上完成的吗?
如果回答是,请看问题5
如果回答不是,请看问题6

5、这件事在两分钟之内就可以完成吗?
如果回答是,那还犹豫什么?马上行动吧!Action!
如果回答不是,请看问题6

6、这件事,是否只需一步就能完成?
如果回答是,那么就安排好一个时间、确定一个地点、弄清这件事是否需要别人的协助,把它写进你的『行事历』,到了那个时候,到了那个地点,找到相关的人,去把它完成吧!
如果回答不是,请回答问题7

7、这件事,要完成它,需要分成哪些步骤?
比如,我要准备去旅游,那么这就不是我一步能完成的事情。我必须事前规划路线,准备出游的东西,购买去目的的车票等等,这些都需要全部完成了,我才可能去旅游。简单的说,就是把一个项目,拆分为一个个小任务。
当你把这件事规划好了之后,请看问题6。

以上这些问题的设置,其实就是为了让你认清你收集的那些『杂事』的性质。总的归纳来说就是三个问题:

1、是否需要完成?
2、是否可以立即完成?
3、是否一步就可完成?

回答了以上三个问题,针对你对这件事的理解,作出不同的安排,这就是Clarifying这个步骤的本意。

Clarify的中文意思,我查了一下字典,是【澄清,阐明;使明晰】的意思。

我觉得这个英文单字作为这个步骤的命名,十分贴切。

因为,这个步骤,就是让你去认清你收集来的那些『杂事』的属性,然后针对事情的属性,作出安排,以免让自己注意力无法集中、无法专新在当前的事情上。杜绝在大脑里面响起『唐僧念』的可能。

如果,让我来给这个步骤起一个中文名字,我觉得用『辨识』会很贴切。

不知道大家觉得怎样?:)

★ 深入浅出谈GTD:Clearing!开始清理『思维杂物』吧!

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我们的大脑,是我们的思维载体。我们运用它来思考,不单单包括思考,还用来记录我们的点点滴滴。

我们的大脑是CPU的同时,还是用来存放资料的硬碟。确实,人脑是已知的最强大的『电脑』,即使是3、5岁小孩的大脑都比现在的电脑强劲。

这么强劲的性能,为什么我们还是感觉到压力重重,时常感到大脑『过载』了呢?

在这里我想问一下,大家有没有想过:大脑是一个怎样的作业系统?

(写到这里,可能各位读者开始不耐烦了:『你在鬼扯些什么呀!不是说GTD Workflow 的第一个步骤吗?』别急,我说的这些都是为了让你奠定培养一个好习惯的决心,即使你不赞同GTD的方式,但是GTD Workflow的第一步,绝对是有价值让你持之以恒的一个习惯,现在让我们回到主题)

世界上的作业系统多的是,但是大多数的作业系统处理事务的方式都是一样的,那就是多任务处理──可以同时执行多个任务。然而,我们的大脑,并不如此。

要找出一个最与我们大脑作业方式相似的作业系统,应该是美国Palm公司所推出的PalmOS系统──这是一个单任务处理系统。

我们的大脑也一样,就是一个单任务处理系统──一时只能做一事。

注意到了吗?一时只能做一事,你们明白是什么意思吗?

就是每当我们处理一件事情的时候,就只能先把这件事处理完了,才能再去处理第二件事,否则就会手忙脚乱、应接不暇,做不好一件事的同时还做不好另外一件事。

之前我在订阅Mr.6所写的文章《「微专注」让人立即加快思考速度?》,看到一篇文章介绍了科学家为了找出老人与年轻人的差别做了一个有趣的实验:

科学家分别让年轻人与老人做一些拼图片测试,然后用仪器来观测他们大脑的反应。测试成绩是,成年人比老人要快而且准确多了(忘记了数据)。

然而通过仪器观察到的结果让科学家们大吃一惊,因为他们发现,实际上老人的大脑与成年人的大脑反应速度其实是一样的,那么差异在哪里?

其实就在大脑接受图像的那一瞬间(200毫秒的时间),老人们的大脑非常的凌乱,无法挡著那些无效的信息涌入大脑,因此注意力很快丧失,而本来已经得出的答案也因为这些无效的信息被打乱,因此老人们对比年轻人需要更多的时间。

这个实验给出了一个有趣的结论:原来老人与成年人的区别其实就在于『专注力』!

老年人的一些迟钝的反应不代表他们的思维速度有多慢,而是反映了他们无法将注意力集中在同一时间同一个事情上。

那些影响老人大脑的无效信息,其实就是一些『杂音』,让你无法专注的去做好一件事。

如果平时,我们不对自己的大脑执行『清理』这个动作,那么我们的大脑里面存在的『杂事』就会越来越多,而当这些『杂事』多到一个程度的时候,就会发出强大的『杂音』,给我们的神经系统造成严重的负担。

因此,我们要经常『清理』我们的大脑。这又有一个问题,该怎么清理?

先别着急,让我先说清楚,该『清理』些什么吧!

在David Allen的著作里面,他把要清理的对象称之为Stuff,中文翻译成『杂事』。

我把这个简称为『烦心事』,在之前写的《打倒『唐僧念』》一文中提到过,在这里我把这个『烦心事』解释一下:

烦心事,就是那些挂念在心,需要得到解决,但是还未得到妥善解决的事情。

也许这个解释过于感性,难以界定,那么容许我再次引用永锡的话:

杂事(Stuff)就是引起我们注意,但是还没有妥善处理的事情。

知道了『清理』的对象之后,现在就来说一下该如何『清理』问题。

『清理』,实际上就是把这些『烦心事』,从我们的脑子里移出来,然后放进一个我们信得过的『容器』里面。

这个动作要求我们能够即时完成,毫不拖延──引申而论,就是随时记、随处记。

因此,我们的容器相应的也要求:

1、便携,能够随身带,去到哪,带到哪。

2、快速,要马上就能记录下我们的『烦心事』,否则因为速度『慢』而让我们忘记;或因为不够快,而让我们在记录『烦心事』的时候感到烦恼;或因为记录『烦心事』而干扰到当前要处理的事情就不好了。

可以符合以上要求的『容器』有纸笔、PDA、录音笔等等,对应个人的喜好,自己选择。

有的人在『清理』的时候,会把这些『烦心事』分门别类放好,以利于后续步骤的开展。我自己虽然并不这样,但是觉得这样做也不错。

而我不采取这样的做法是因为,我比较注重能够『马上完成』,因为如果在记录之前还要有一个挑选类别的动作,会拖慢录入的速度,而如果在录入之前还要多一个步骤出来,我会觉得烦恼,因此我没有采取这样的做法。

而其实,无论哪个做法,都有自己的一定的道理,完全是看个人喜好,只要自己觉得方便就好。
因此,如果你看到有人会用一些 你觉得奇怪的方法来『清理』自己的『烦心事』,不要惊讶,也可以相互交流一下,说不定你会有所收获呢!

在我们『清理』了『烦心事』,让我们的大脑开始感到放松之后,我们还需要对这些『烦心事』进行处理,达到『解决』的目的,这才是让我们一劳永逸的方法。

因此,下一篇文章,我会说一说GTD Workflow的第二个步骤:Clarifying,敬请期待。

★ 深入浅出谈GTD:GTD五步走,让你放轻松

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在David Allen所创造的这个叫GTD的方法里面,最能与其他的时间管理方法区别开来的是:GTD不仅是一套理论,还是一个行之有效的方法,能让你一步一步的从事务繁忙的局面里面解救出来。

GTD提供了一个完整的workflow,只要你不断持续的将这个workflow应用在处理个人的事务上──每年每月每周每天,那麽你的生活必定有很大的改观。

这五个步骤是:

收集(Colleting)

整理(Processing)

组织(Organizing)

回顾(Reviewing)&检讨(Checking)

执行(Doing)

实际上,David Allen一直在不断发展GTD理论,因此这五个步骤现在不再是这样表述的了,变成:

Clearing

Clarifying

Organizing

Reflecting

Engaging

我们可以看到,Clearing取代了Colleting,Clarifying取代了Processing,Reflecting取代了Reviewing以及Checking,Engaging取代了Doing。

使用了新的用词来表述GTD五个流程,这其中有什麽不同呢?以下,我说说自己的看法,一部分引用永锡的解释:

Clearing--清空杂事

Clearing,意思是要捕捉那些引起我们注意的事情,而每一件引起我们注意的事情,都应该受到足够的关切。                                                                                                                                       --张永锡

我觉得永锡的解释,看起来和《Getting things done》里面对collecting的解释差不多。可能collecting与clearing在动作的时候,是差不多的。但是表述的不同,可以看出看待问题的角度已经变得不同了。

Colleting给我的感觉是要将注意力放在自身周遭的事务上,带着一点点的强迫的意味在里面,而且colleting这个词没能直接道出『何时』才收集完了。用colleting这个英文单字,如果我们理解错了,很容易就陷入一种『资讯焦虑』中,像一头猎犬,总是东闻西闻试图找出那只逃跑的兔子,但是我们并不是要这样。我们不必时时刻刻都保持着一种紧张地状态,我们需要的是把我们的精力集中在更有意义、更有创造力的事情上去──比如思考、抑或企划,而做这种事情的时候,身心放松才能达到比较好的效果。

对比Colleting,Clearing很直接,只要你的大脑里面,不再存放着那些影响你注意力的杂事,你都把这些『杂事』从你的脑袋清理了出去,你的脑袋保持着一种『清空』的状态,那麽你的这一步,就已经完成。

Clarifying

这个英文单字,永锡没有翻译,可能他觉得用中文不能如实的表述这个步骤的含义吧。我对比了永锡所阐述的,以及书本上所说的,还有一些其他的资料。发现这个步骤其实要做的就是两件:

一、弄清楚被我们清理出大脑的那些『杂事』的『属性』

也许这句话还是太长,那麽就把这句话精简一下,那麽答案就跃然纸上了:

弄清『杂事』的『属性』

也许这句话还是说的不是很明白,虽然书本上用了『这件事情是什麽?』这样一个问题来概括我所想要阐述的,但是我觉得这样的问法,并不是很好,因为这样问,很容易将人们的注意力集中在杂事的『内容』上,但是实际上这个步骤,不单单需要清楚杂事的『内容』,还需要清楚这件事属於什麽样的杂事,也就是说这个事情是一个什麽『类型』的杂事。

而这就是我所说的『属性』了。

而在GTD里面,『杂事』被分为两种类型:

第一种是『需行动的』

这种杂事,如果你想把它做好,做得漂亮,第一步要做得是:

清楚你所想要的结果。

永锡在美国听课的时候,接触到一个有趣的『概念』,那就是『结果图像(Outcome)』。

在检视责任范围丶目标丶愿景丶原则层次时,我们想到达成的想法,就是我们的结果图像(Outcome)
--张永锡

这就是『结果图像』。也许就这麽说,大家还是不明白,我举一个例子,比如我想把我的《公司法》温习完毕,於是我对自己说,今天我要把有关公司组织结构的内容弄懂,而弄懂公司组织结构就是一个『结果图像(Outcome)』。

『结果图像(Outcome)』其实就是描述你向往的结果,然後把它『清晰』的表达出来。

我们可以利用画图丶或是心智图丶或是自己用一些量化的标准,使我们的『目标图像(Outcome)』变得清晰。

在清楚了我们的『结果图像』之後,第二步就是:

弄清为了达到『结果图像』,我们需要做些什麽。

在GTD系统里面,这个动作都会放进一个清单里面,称之为『下一步(Next Action)』,我们也可以称为『下一步清单』。

有关『下一步清单』的说明需要比较多的文字,虽然不是很复杂,但是为了能更好阐明,我会在後续的章节里面专门解释,现在只要大家清楚这是什麽就好。

第二种是『毋需行动的』

毋需行动的『杂事』,一般分为三类:

1、垃圾

这些『杂事』,毫无用处,对自己对他人,於现在於以後都没有一点点帮助,应该丢弃。

2、参考资料

这些『杂事』的价值,一时还不能体现出来,但是以後也许会利用上,因此予以保留。

3、孵化资料

这些『杂事』,虽然现在并不进行处理,但是基於兴趣或是其他因素以後在某个时段,有可能处理,因此也予以保留。

当『杂事』经过Clarifying这一阶段的初步处理之後,大家就知道什麽是需要去行动而什麽是不需要行动的了,这样我们就能把自己的精力与时间集中在需要行动的事情上,我们可以把这个阶段称之为『认清目标』的阶段。

Organizing──组织管理

实际上,在这个阶段,我们需要明白的问题是:

如何把我们的『杂事』安排好?

而把『杂事』安排好,其实就是让我们在行动的时候,能够快速的找到我们需要的资料。

因此,在组织管理的阶段,我们将『杂事』进行分类,我们也可以把这个动作称之为『贴上标签』。

第一步,根据『2分钟原则』分出立即行动便可处理完毕的事情,以及需要分为多个步骤,因而需要规划的事情。

对判断能在2分钟之内能够处理完毕的事情,马上行动。

不能在2分钟内完成的事情,放进『下一步清单』里面,进行分解,分清哪些是需要自己亲自处理,哪些是需要委托给别人处理,哪些是以後才能处理的。

以後才能处理的事情,需要你安排出具体的时间,以及行动,以尽早达到目标。

这一阶段所需要的动作,大概就是这麽多,但是这一环节还有很多地方值得探讨,在後面的章节里面,我会单独分出几个小章节,讨论在这一环节里面,所要面对的种种问题,而我也会尽力的给出自己的意见。

Reflecting--反馈

永锡基於习惯,还是把这一环节翻译为检视,我不是很赞同。我觉得使用『反馈』这个词会更好。

因为,虽然在动作上,还是进行不断的『Review』,但是我们应该重新理解一下这个环节的动作所带来的意义。

『Review』让我们看清昨日、上个星期、上个月、上一年,自己究竟做到了多少事情,我们可以把每件事情都视为『承诺』,无论是对别人的『承诺』,还是对自己的『承诺』,我们完成了多少,完成得怎样,我把『Review』的这个效果称之为『总结昨天』。

在『总结昨天』的基础上,我们『规划明天』,在每日检视里面,我们对第二天作出安排;在每周检视里面,我们对下一周作出安排;在每月检视里面,我们对下个月作出安排;在每年检视里面,我们对下一年作出安排。

我们基於不同的高度来进行检视,这让我们清楚的了解到我们现下的状况。这就是为什麽我要把Reflecting翻译为『反馈』的原因,我们所检视到的就是我们在过去的日子里面的所作所为而反馈回来的信息。

而我们通过Reflecting这一阶段,根据反馈回来的资讯,对自己的未来进行展望,作出决定。

Engaging──执行行动

这一环节,就是最具有实质性的环节,前面做出的所有努力,都是为了能在这个环节中表现得尽善尽美。
因为我没有听过David Allen讲课,因此Engaging与Doing有何不同,还是引用永锡的解释较为妥当。

以前的Doing被现在的Engaging所代替,一样是行动却有更深入的意含,在策略面,代表了为了达成结果图像采取的行动,另一个角度场合看,场合丶时间及精力状况,则是限制的因素。由於Engaging(有齿轮啮合的意思),兼顾长期及短期的想法,我用齿轮的图像来代表这一个术语的新内涵。
--张永锡

我们可以看出,其实Engaging强调的是一种『恰当』的行动。不单单照顾短期内的利益,还要照顾到长期的利益;不单单要看时间,还要分清场合,以使我们的行动发生最好的效果。

至此,我对GTD轻松五步走的简略介绍就到此完毕。大家看了这麽长的简介也许觉得有点沉重,而不是轻松。

但是请不要光看文字,我说了那麽多,也是为了你在处理事务的时候,能够快速的找到自己的标准,然後快速的规划完毕,然後集中精力与时间,快速的事务处理完毕。

那麽剩下的时间,你就会感到轻松了。

★ 深入浅出谈GTD﹕打倒『唐僧念』

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在写这篇文章之前﹐我突然想起我看过的经典香港电影《大话西游》来。我对电影里面周星驰饰演的孙悟空﹐以及罗家英饰演的唐僧印象深刻。

在电影里面﹐罗家英索饰演的唐僧极尽啰嗦之能事﹐所以当孙悟空面对菩萨的时候﹐他终于将内心中的怨气抒发出来﹕

『这个家伙没事就长篇大论婆婆妈妈叽叽歪歪,就好象整天有一只苍蝇,嗡……对不起,不是一只,是一堆苍蝇围着你,嗡…嗡…嗡…嗡…飞到你的耳朵里面,救命啊!救命啊!』

有时候﹐我们就像可怜的悟空一样﹐即使是想清静一会也不能。就算我们正在做着自以为是放松的事情﹐也不见得我们真的轻松。因为﹐在我们的脑海里面﹐还是有一个声音像唐僧一般不厌其烦的跳出来提醒自己﹕『嘿﹐你怎么还在泡澡﹖你有XX事没干呢﹗』

『唐僧念』﹐不管你想不想﹐总是会跳出来呱噪一番﹐令你头痛不已﹐却又无可奈何。

究竟有没有一种方法能让我们摆脱这样的困境﹖当然是有的。

我即将开始介绍的GTD就是这样的一种方法。可能大家对GTD这三个英文字母所代表的意义﹐还不清楚﹐因此我简单的说一下。

GTD=Getting things done

这是一个叫David Allen的美国人想出来的一个方法﹐目的在于让每个人都能解除压力﹐轻松生活﹐轻松工作﹐然后达到人生的目标。

怎么轻松生活﹐轻松工作﹐然后达到人生的目标﹖

这就要回到前面谈到的『唐僧念』了。想让自己的生活更加轻松﹐首先我们得解决掉这个讨厌的『唐僧念』。如果放任这种声音不断在脑里面回乡﹐最后我们肯定也会变得像孙悟空一样歇斯底里。

让你放松第一步﹕将『唐僧念』记下来

不管你是写在纸上或者其他什么地方﹐反正记下来就是了。为什么要记下来﹖你想把『唐僧念』打倒﹐就得知道『唐僧念』究竟念的士什么﹐这个和『想打倒敌人﹐就得清楚敌人的情况』的道理是一样的。

让你放松第二步﹕将『唐僧念』分门别类

敌人中间﹐也有存在『重量级选手』﹑『轻量级选手』以及『跳梁小丑』的分别﹐哪些是你需要花费大量精力去对付﹐哪些是不需要多少努力就可以打倒﹐又有哪些实际上是不用管的﹖

让你放松第三步﹕确定好与『唐僧念』决战的时间和地点

人﹐固有一死﹐但是绝不能死得窝窝囊囊的﹐既然确定了打倒的对象﹐就不能逃避它。因此﹐不管心里面有多么不情愿﹐还是赶紧定个地点定个时间与『唐僧念』决一死战吧﹗如果你连这一步都是拖拖拉拉﹐『唐僧念』就会一直在你耳边重复又重复的说那些你早已听腻的话﹐你永远的不得安生。

让你放松第四步﹕解决掉『唐僧念』

这一步﹐很简单﹐让我们用破釜沉舟的勇气把『唐僧念』给干掉﹗

让你放松第五步﹕回头看看﹐自己的成果如何

干完了一架﹐但是还不到放松的时候﹐回头看看﹐『唐僧念』是否仍然在那里装死。是否还没有死透透﹐检查一下﹐没有坏处。

好了﹐当以上五步都做完了﹐当所有的『唐僧念』都解决了﹐你的内心是否终于感到一种久违的宁静﹖

坐下来﹐喝上一杯清茶﹐或者泡上一壶香浓的咖啡﹐好好的品味这一种心情吧。

yibie言﹕本文没有按照传统的写作方法来写﹐所以有点担心大家看不懂我写的是什么。
本文里面的『唐僧念』所指的就是平时我们常常挂念在心的那些烦心事﹐这些事情﹐如果不去解决﹐就永远会压在我们的心头﹐随着这些事情的增多﹐我们心灵的负重也会增大﹐到了最后﹐就是不堪重负。

解决掉『唐僧念』﹐让我们放下重负﹐真正的享受生活。

GTD﹐就是这么用的。

Ps﹕其实﹐本文里面也只是把GTD中﹐大体的步骤写出来而已﹐下一篇将会给大家详细解说。

★ 深入浅出谈GTD:GTD有助于你更好的『奔跑』

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上个星期,我写了一篇文章──《我还不够好,必须努力奔跑》,裡面谈及我的一些对人生的思考。无疑,『奔跑』这个是一个我自认为很好的比喻。就在《当幸福来敲门》这个电影裡面,男主角这一个追求幸福的人,表现得最多的就是『奔跑』。

『奔跑』也许就是有着追求,并不断追赶的人的常态。

现在市面上有着这么多关于『做人做事方法』的书籍。那么多人,讲自己的人生感悟,有些东西已经是讲到『烂掉了』,可是为什么还有这么多人对这些话题乐此不疲呢?

因为,追逐『好地方』,是我们的本能,我们天生如此!

无论是好人坏人、名人政客、扫地阿姨还是在校学生,没有一个会说,『我不希望我的生活过得更好』。我们为了能更『好』而不断奋斗,不断作出这样那样的行动,说出这样那样的话,也经历了这样那样的事情。

只是在这个过程中,有些东西变了味道,你对事情的看法,对世界的了解也许都改变了。于是,你处理事情的方法,也随之改变。有的时候,好人坏人,就是这样产生的。也许你的目标仍然与以前一样,但是你追求这个目的的过程变得不一样了,你用了不正确的手段来追求你的目标,觉得这样才能比较快。

可是,这样做了,你的内心真的不会后悔吗?在当你晚年不断后悔,揹负着沉重的压力的时候,你的内心,真的会感到幸福吗﹖也许,在一段时间裡面﹐你真的觉得自己到达了你的『好地方』。可是,在之后回过头来看,其实,你离你的『好地方』更远了。

在人生跑道上,你会看见各种各样的人,有些人你真的是羡慕他们,因为他们看起来跑得很快,还不单单跑得快,还跑得很优美,跑得很开心。内心可能还有有一丝的嫉妒,为什么他们能跑得这么好还这么开心呢?

人生长途跑,漫漫。怎样去『跑』,其实有着很大的区别。

最近看了永锡的《让我们一起成为幸福行动家》,有一段读了让人感动:

自己走路,永远是辛苦的,但是只要有梦想,有目标,筑梦踏实,一定能够走到目的地。我常常对自己说,如果我的时间管理方法,不能够印证在自己身上,为自己走出一条幸福之道,我就没有资格站在台上担任幸福行动家的讲师。所以,我每天起床,就很认真的过好每分每秒,做一个良师、益友及好爸爸。

这一段话,写出了GTD的目标:就是要让人『幸福的活着』。我自己也曾经写过,GTD目的是让人能轻鬆的生活、轻鬆的工作,然后完成自己的人生目标。现在来看,显然永锡的理解比我的更加深刻。

没错!GTD,就是为了让你更快的更好的『奔跑』,早日达到『好地方』的方法。

★ 团队最大的障碍——缺乏“共同愿景”

越来越发现《第五项修炼》是一本伟大的书,伟大的书在于,它能很精确地说出了你身边事物的本质,从而提供应对的方法。

yibie发出这个感触是因为,最近参加了一个团队。而这个团队在不久之前,发生了一次争吵。这个争吵的双方一个是团队的创建者,一个是团队里面的成员。争吵的原因是,这个创建者觉得这个成员在工作上态度不积极,没有前沿的去思考问题,工作的成果不明显,;而这个成员觉得,交给自己的任务已经完成了,其他的不属于自己的工作范畴,何错之有。于是,一时间群里的气氛火药味十足。

在《第五项修炼》里面,一个团队,最重要的是贡献者,第二才是遵守者。而”奉献”与”遵守”有着极大的不同,但在表现上,两者有时候表现得极为相近。

奉献:衷心向往之,兵员以创造或改变任何必要的”法则”(结构性的),以全心全意地实现它。

投入:衷心向往之,愿意在”精神的法则”内做任何事。真正遵从:看到愿景的好处。去做所有被期望的做的事情,或做更多。遵从明文规定,像一个”好战士”

适度遵守:大体上,看到了愿景的好处。作所有被期望的事情,但仅此而已。是个不错的”战士”。

勉强遵从:为看到愿景的好处,但是也不想打破饭碗。不得不作刚好符合期望的事,但也会让人知道,他不是真的愿意做。

不遵从:看不到愿景的好处,也不愿作被期望的事情。”任你苦口婆心,我就是不干。”

冷漠:即不支持也不反对愿景。既不感兴趣,也没有干劲。”下班时间到了吗?”

这个就是每个人在不同程度上不同的表现,在”投入”与”奉献”之间,人们很难分清它们的区别,因为两者在行为上都有相似之处。但有一个最大的不同,那就是”奉献者”会勇于改变”规则”,只要这个”规则”妨碍他的愿景的实现,他就毫不留情地改变;而”遵从者”只会利用”规则”,并在这个”规则”下面达到最高,但是一旦”规则”不符合愿景的要求,他就不会去改变了。

为什么强调愿景?有很多人都觉得我做到就是了,何必讲究那么多呢?

如果人人都觉得”做到就好”而不是”做多一点,做好一点”,很多史诗般的事情就不会发生。

比如,我国当年研发出第一个原子弹,以钱学森、邓稼先为带头的那一批研究员,在我国没有器材,没有基本知识,只能通过那些影印下来的一些外文资料来研究,他们是通过了多么大的毅力来完成这件事情。

假如当时这些科学家,只想着”做完就好”,你觉得这件事情会成功么?

而这就是”愿景”的力量,”愿景”就是团队内部的动力。如果缺乏”愿景”那么,团队会面临很多的问题,无论是人事、还是管理。

这是因为,大家内心”不认可”你的”想法”,管理者更应该让人知道,大家在一起做这件事情,究竟有什么意义?

纵观国内现在的企业,大多数都是这种情况,有目的,无”愿景”,所以往往被人谴责为短视、急躁、冒进,也不能为国内人民带来优质的服务。

一切朝”钱”看,请问这么一个”愿景”,究竟能给人带来多大的动力?为了钱放弃自己真正想要做的事情,为了钱不得不刻意奉承,为了钱出卖亲朋好友,为了钱什么都做,失掉自我(这一段话有点偏激,但就我的观察,就是这样)。这样以用钱来衡量一切是否就有强大的动力让我们成功?

以单一的愿景,来取代所有人的想法,这是极其有害的。一个团队的”愿景”应该是在尊重所有人的想法的基础上所提出来的。

虽然我们不能要求所有人都这么想,但是至少是大部分人能这么想,其他人就要求积极配合。

团队能走多远,我觉得很大一部分是:团队中有多少人是认可这个”愿景”的。假如一个愿景提出来了,但是无人认可,那么这个愿景就不能称为”愿景”,只能称为”想法”。

了解过系统化思考的人应该知道,部分永远都不可能大过整体。想法仅仅是个人的,愿景是大家的。

因此,很多团队都会犯这个错误,领导者或者管理者,经常会将自己的个人意愿加诸于团队的每个人身上。

导致团队的成员有这样一种感觉,我不是为自己奋斗,我是为别人奋斗。缺乏动力,便消极怠工,工作效果不突出,思考问题也极其被动,像一个球,要踢一下才动,不踢就不动。

假如团队里面人人都抱有这样的想法,这个团队到了最后肯定无以为继。团队的消失,那就是必然的事情了。

PS:本文的观点也许并不全面,不过这是这个阶段yibie的思考,有意见的,多提阿!