★ 信息碎片系列之三——BooguNote碎片化工作(完)

感谢BooguNote的投稿

一、 碎片化工作

    你是否遇到过这样的情形:

     1)你想一下子同时做很多件事情。

     2)但是对每一件事情都不能集中精力超过半个小时。

     3)或者容易被其他新鲜的事情打断工作。

     如果你遇到过。那我就建议你尝试一下BooguNote辅助下的碎片化工作。

     这种碎片化工作最大的挑战就是当你重新开始中断的任务时,不能回到被中断时的状态。这个时候就需要一个工具能够尽量轻松的记录下你的思维。

      BooguNote的停靠侧边栏的特性能够让你轻松的记录下工作时的思维。树形结构的特性能够让你的思维自由的发挥。其实BooguNote的树形结构跟思维导图的结构非常类似,只不过思维导图是二维伸展的树,BooguNote是一维的树。其实二维树的操作一维的树更麻烦。在这两个特性的保证下就算你被打断,也容易从记录下的思维中重新开始。

      在BooguNote的辅助下你可以做到:

       1)多个任务间快速切换。

       2)不给工作任务制定严格的时间计划。一个任务做到有些不太容易进行下去了。就马上切换到另外一个工作。过一会儿再切换回来就觉得又可以进行下去了。就像CPU的多线程一样,让自己尽量少的出现发呆和刷网站这种浪费时间的情况

二、碎片化学习

最开始接触一个领域的知识的时候是碎片化的。当接触多了之后自己会形成体系化。

就像大航海时代刚登陆一个新大陆一样,只在岸边建立了一些据点。这个时候你对新大陆的了解是很零碎的,不系统的。在不断的开拓中这些据点逐渐联系起来了。对大陆的认识也越来越完善了。

刚开始的时候在BooguNote里面记录下知识碎片,随着学习的深入,把这些碎片整理成系统的知识。同时跟碎片化工作类似,在BooguNote对记忆进行支撑的情况下,学习的时间可以是碎片化的。

三、碎片化写作

    使用BooguNote进行碎片化写作时,一开始只需要有一个想法,写在BooguNote中。然后不断地添加枝叶,完善内容。慢慢增长到文字比较多了,就Alt+S提取出来独立成篇。然后再继续完善,最后成篇。

    很多时候灵感不是一直思索就能出现的。而总是在做其他事情或者发呆的时候出现的。所以让你的文章在BooguNote里面打开着,BooguNote停靠在屏幕边上。有灵感的时候迅速写下两句。到最后成篇的时候你会发现用自己的灵感写出来的文章比以前的质量高很多,而且用的总时间也少很多。

    创造性的工作思维常常是间断爆发性。每次爆发持续时间短,而且不连续。产生的都是一些碎片化的信息。需要有一个方便的工具来组织这些碎片化的微信息。 BooguNote的树状结构能够提供这样一个良好的碎片信息组织方法。你可以不用管以前写的内容,随手新建一个文字块把自己的灵感记录下来。然后与以前的内容整合。

四、碎片化阅读

常见的阅读问题:

1.因为长时间阅读一本书而产生厌倦情绪。

2.在读一本书的时候常常被打断。比如:要做其他事务,或者要查其他的书

3.读书笔记保存和增改比较麻烦。比如:如果是纸质读书笔记要在第一次读书笔记上进行增改是一件麻烦事。往往需要重新誊抄。

这里我对读书笔记多说两句:

        1)读书笔记如果直接记在书上则容易遗失而且携带不便。一本书读到最后其实不太需要这本书本身了。你读书后产生的读书笔记比书本身更重要。这是你内化的知识,这才是你宝贵的财富而不是书籍。前人在书本上做笔记只是受技术条件所限,不得已而为之。

       2)在电脑上看书必须记录读书笔记。因为受到显示器的局限,不能够快速翻到想要的那一页,常常看了前面忘了后面。笔记帮助对书建立完整的认识。

在BooguNote的协助下一本书不用一次读完。在BooguNote中记录笔记,可以做到多本书可以穿插阅读,这样就不容易感到厌倦。

当你被其他事务打断后重新开始阅读时,可以轻松的从BooguNote 中拾起上次阅读时的思维。BooguNote中停靠侧边栏和易于操作的文字块,不会让你因为记笔记而影响阅读时思维的连续性。

BooguNote的树状结构文字块,非常易于增删修改。

个人意见:Wiz、EverNote和OneNote适合用来做收集信息。用来做碎片化工作力不从心。

★ 摆脱鼠标浏览网络的另一选择——Firemacs

  • 简介:Firemacs 和 Vimperator 一样,是让你在浏览网络的时候能够摆脱鼠标的 Firefox 附加组件。和 Vimperator 不一样,Firemacs 模仿了另一个伟大的编辑器 Emacs 的按键风格,但是缺乏 Vimperator 那样高的自定义性。缺乏高度自定义性的好处在于,Firemacs 摆脱了麻烦的配置,让使用变得简单。在平时使用中,只要记住几个常用的快捷键就可以了。需提醒的是,Firemacs 会改变整个快捷键设置,因此在 Windows 下习惯的用 Ctrl+C/V 来复制粘贴是不行的。与 Vimperator 相比,Firemacs 能让你文本框中编辑的时候,也可以同时按下 Ctrl+f/b 来控制光标的移动。Firemacs 不会影响 Gmail、Google Reader 的快捷键,相当方便。
    • 主页:http://www.mew.org/~kazu/proj/firemacs/en/
    • 下载:https://addons.mozilla.org/zh-CN/firefox/addon/firemacs/
    • 使用(说明,C=Ctrl、M=Alt;快捷键举例:如果是 C-p,对应现实中则是同时按下 Ctrl 和 p 键;如果是 H,则是 Shift+H)
      • 浏览
        • 页面上下移动:C-p/k、C-n/j
        • 页面左右移动:H、L
        • 转到前后标签页:C-f/l、C-b/h
        • 页面上下快速移动:b、u
        • 前进后退:F、B
        • 刷新:R
        • 移动到页面顶部、底部:<、>
      • 编辑
        • 游标上下左右移动(方向键亦可):C-p、C-n、C-b、C-f
        • 跳到句子顶部底部:C-a、C-e
        • 删除前一个字母:C-d
        • 删除后一个字母:C-h
        • 删除前一行:C-k
        • 删除后一行:C-u
        • 撤销:C-xu
        • 移动到前后一个词:M-f、M-b
        • 删除前后一个词:M-d、M-DEL
        • 游标移动到顶部底部:M-<、M->
      • 命令(这里有几个命令不是很明白意思,请试用过的网友回复解答)
        • 向前向后搜索:C-s、C-r
        • 页面向上向下移动:M-v、C-v
        • 跳转到地址栏:C-xi
        • 跳转到搜索栏:C-xg
        • 回到页面:C-x.
        • 跳到第一个输入框:C-xt
        • 跳到第一个按钮:C-xs
        • 跳到下一个按钮:M-n
        • 跳到前一个按钮:M-p
        • 关闭标签页:默认C-xk,自定义为 d
        • 打开文件:C-xC-f
        • copies the region:M-w
        • generates return key code:C-m
        • 复制页面链接:C-M-u
        • 复制页面标题:C-M-t
        • 复制页面链接与标题:C-M-b
        • 全选:C-xh

         

 

 

★ 顶级知识管理工具Evernote的GTD应用详细指南

Yibie 言:感谢塞壬兄的信任,以及好友善用佳软的许可,现将这篇精彩的美文发布在学无止境@一点一滴上。希望每个着重时间管理和知识管理的人能够在本文中获得更多的启发。

目录:

序章:GTD工具Evernote

第一章:搜集

1.1 Evernote软件端收集法

1.2 浏览器插件极为便利的网络撷取保存法

1.3 招之即来挥之即去的ALTRun或者Launchy工具:量身定制的收件匣(Email接收法)

1.4 无网络情况下的杂事收集

1.5 手机端的收集

1.6 外出无手机情形下的收集

第二章 加工和组织

2.1 Evernote的GTD加工和组织方法

2.2 使用Evernote区隔GTD的八大容器清单

2.3 核查清单(Checklists):创造性的提示

第三章 检视回顾

3.1 检视

3.2 回顾

第四章 执行行动

第五章 使用Evernote实践GTD的优劣之我见

序章:GTD工具Evernote

笔者曾在GTD系列教程首篇文章提出,GTD的核心理念是“迁出大脑内所有杂事,纳入一个可靠的外在体系(行动提醒系统 + 资料归档系统)直接管理”。换言之,就是把所有杂事控制在“手边”,而非“脑海”里。

实践发现,在两大系统中,快速高效有趣的资料归档系统是践行GTD的先决条件。如此一来,若能找到一个知识管理工具整合行动提醒系统和资料归档系统,合二为一,实践GTD就会更加便捷容易。

探寻许久之后,发现拥有网络端、电脑软件端、手机端的顶级知识管理工具Evernote介绍)颇为得心应手。

本文将介绍如何使用神奇的Evernote实践GTD的五大流程。

为方便不熟悉GTD的读者起见,此篇教程的目次结构和本系列教程开篇文章《GTD系列教程1:GTD精义和待办事宜服务Toodledo实践》大体相类,略作增减归并,以飨读者。另外GTD是因人适用的体系,请有意将Evernote作为GTD工具的读者根据自身实际情形裁剪使用。

第一章:搜集 [返回目录]

Evernote收集功能超级强大,提供了软件端快速截取、书签式网络撷取、Email接收、文件导入等诸般功能,搜罗资讯极为便利,可以很方便的收集各种资料和任务。

1.1 Evernote软件端收集法

Evernote软件端的全局热键:

▪ 复制所选快捷键Win+A键(可设定使用其它键)可选中一段文字即刻新建任务笔记资料。

▪ 新建笔记快捷键Ctrl+N(同时支持设定第二个快捷键)快速输入任务,按Tab键或者Shift+Tab迅速切换一则笔记条目的笔记本属性和标签属性处快速输入任务属性。

▪ 捕获屏幕快捷键PrintScreen键(可设定使用其它键)直接截屏收集资料。

除却全局热键快捷键之外,使用鼠标也能达到同样的目的。

1.2 浏览器插件极为便利的网络撷取保存法

Chrome、Firefox、IE等浏览器上的Evernote插件或扩展悉数支持快速收集网摘内容。

1.3 招之即来挥之即去的ALTRun或者Launchy工具:量身定制的收件匣(Email接收法)

杂事的搜集是实践GTD的一大瓶颈,使用ALTRun或者Launchy工具可以制造出无需开启Evernote软件的无敌收件匣。

这个方法的前提条件是先在Evernote里头设定一个诸如名为0@@Inbox之类的默认笔记本,如下图所示:

(图:设置Evernote默认笔记本示意图)

接下来以ALTRun(Launchy也能用)为例,需新建一个ss.vbs实现(实质上是个文本文件另存为vbs后缀的脚本文件即可),语句如下:

Set iMsg = CreateObject(“CDO.Message”)

Set iConf = CreateObject(“CDO.Configuration”)

Set Flds = iConf.Fields

schema = “http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/”

Flds.Item(schema & “sendusing”) = 2

Flds.Item(schema & “smtpserver”) = “smtp.gmail.com”

Flds.Item(schema & “smtpserverport”) = 465

Flds.Item(schema & “smtpauthenticate”) = 1

Flds.Item(schema & “sendusername”) = “EMAILADDRESS”

Flds.Item(schema & “sendpassword”) = “PASSWORD”

Flds.Item(schema & “smtpusessl”) = 1

Flds.Update

With iMsg

.To = “Evernote-EMAIL”

.From = “EMAILADDRESS”

.Subject = wscript.arguments.item(0)

.TEXTBody = message

.Sender = ” ”

.Organization = ” ”

.ReplyTo = ” ”

Set .Configuration = iConf

SendEmailGmail = .Send

End With

set iMsg = nothing

set iConf = nothing

set Flds = nothing

其中需要注意的是:

Flds.Item(schema & “sendusername”) = “EMAILADDRESS”

Flds.Item(schema & “sendpassword”) = “PASSWORD”

需要将EMAILADDRESS改成自己的常用邮箱(比如Gmail),PASSWORD改成邮箱密码。

而下面的两行语句:

.To = “Evernote-EMAIL”

.From = “EMAILADDRESS”

EMAILADDRESS和上面一样改为同一个常用邮箱(比如Gmail)。而Evernote-EMAIL需要到Evernote网页右上方点击【Settings】进入账户设置页面,复制【Settings】页面底部的Evernote私密邮箱地址(类似账号名.一串数字**** @m.evernote.com的形式)填入即可。如下图所示:

(图:Evernote私密邮箱所在网页位置)

将此ss.vbs右键发送到ALTRun中制成一个快捷项目,参数类型选择第二项参数无编码便可告成功。

使用时热键呼出主界面,敲入ss,即可打开一个小巧玲珑的输入框直接向Evernote网络端中添加任务和灵光一现。

(图:ALTRun的收件匣)

Launchy的设置大致相仿,也能实现灵感和任务的快速收集。

(图:Launchy的收件匣)

技巧小贴士:利用ALTRun软件的记忆功能,可以设定多个任务输入模板。

例如下一步行动清单细分的情境标签Tag和其他预设标签Tag等也可直接附加处理输入:

早上十点开会#office

整理衣柜#home

买鞋#shop

写博客#pc

看报表#read

摘录箴言警句和灵感速记#z

如果你设的情境标签Tag只取首字母,比如O(Office)、H(Home)、E(Errand)、S(Shop)、C (Call)、P(PC)、I(Internet)、B(Boss)、R(Read),那么直接添加情境标签等就更加简便:

早上十点开会#o

整理衣柜#h

买鞋#s

写博客#p

看报表#r

摘录箴言警句和灵感速记#z

此外还可以添加语句直接指定笔记本属性和多个标签@笔记本名#标签名1#标签名2……#标签名N(例如:文章的灵感@bolg#p#z)

1.4 无网络情况下的杂事收集

请参见拙文《神逸之作:国产快速启动软件神品ALTRun》第四章4.5小节ALTRun随手记的内容。具体实施步骤如下:

第一步: 新建一个suishouji.vbs(实质上是个文本文件),填入语句:

Const ForAppending = 8

Dim strTextFile

Set objArgs = WScript.Arguments

strTextFile = “D:ssjlzaqizaba.txt”

Set objFSO = CreateObject(“Scripting.FileSystemObject”)

If objFSO.FileExists(strTextFile) Then

Set objFile = objFSO.OpenTextFile(strTextFile, ForAppending)

Else

Set objFile = objFSO.CreateTextFile(strTextFile)

End If

objFile.WriteLine objArgs(0)

objFile.Close

语句中 strTextFile = “D:ssjlzaqizaba.txt” 的 D:ssjlzaqizaba.txt 是信手记录的文本文档,不用特意新建,运行时会自动创建。

第二步:利用Evernote文件导入功能实现D:ssjlzaqizaba.txt的自动导入

首先点击菜单栏上的工具,选择导入文件夹,进入界面后照着标注的红色长方形方框设定即可,如下图所示:

(图:Evernote导入文件夹设定)

1.5 手机端的收集

可以应用手机上的Evernote客户端软件。

例如iPhone上的行云流水一般的信手涂鸦收件匣Getideaz,能很好的契合Evernote的搜集。

Getideaz由时间管理领域领袖群伦的幸福行动家张永锡亲力亲为组织开发团队打造,数年磨一剑终告成功。此外,张永锡曾发大宏愿矢志欲要影响一百万人,言传身教,深耕细作,高山仰止,令人钦服感佩。作为知行合一的幸福行动家打磨推出的Getideaz收件匣,精绝灵便,已臻完美之境。君(孝)子不匮,永锡尔类,永锡出品,必属佳品。

关于张永锡这段经历请参见他撰写的文章《Why我想创作Getideaz?兼写创业历程》。

1.6 外出无手机情形下的收集

建议使用一张A4纸制成的随身纸笔GTD系统,随时随地都能很方便搜集杂事和任务。据笔者所知,下面的两种A4纸GTD系统极为便利:

第一种A4纸制成的随身纸笔GTD系统(Gweeksheet),如下图所示:

(图:A4纸GTD系统Gweeksheet)

第二种A4纸制成的八页小书GTD系统(张永锡设计的三日计划小册子),如下图所示:

(图:A4纸GTD系统八页小书用剪刀把中间一道折痕剪开翻叠成八页小册子可放入钱夹中随身携带)

两者相较,集收件匣、行事历、情境清单、等待清单、项目规划甚至还有简洁直观的Todo时计等诸多功能于一张A4纸八页小书GTD系统(便携小册子)显然更胜一筹,令人叹为观止!其实眼前的八页小书也是张永锡在实践中不断改进和完善的成果。八页小书的详情介绍请阅看张永锡撰写的文章《时间管理必杀技 八页小书三日计划》。

收集完毕之后,可以将八页小书上的书写记录和心智图用Evernote的摄像头功能摄入Evernote里保存为数位信息,使用Evernote强大的OCR(光学字符识别)功能还可随时搜索摄入其中的印刷和手写信息。

第二章 加工和组织 [返回目录]

加工和组织是GTD五大水平流程里的第二和第三个,一般来说使用数字工具实践GTD时,加工和组织两流程可以并行不悖的同步进行。

2.1 Evernote的GTD加工和组织方法

加工主要是利用Evernote网络端和电脑软件端的进行Stuff材料的加工处理,可以设置Evernote网络端和电脑软件端自动同步的时间间隔,也可以直接按电脑软件端的同步按钮或者快捷键F9实现快速同步。

打开Evernote电脑软件后,可按Tab键或者Shift+Tab迅速切换到Inbox笔记本的一则笔记条目的笔记本属性和标签属性处输入信息,回车确认。

加工和组织实例和处理步骤:

0@@Inbox里头所有杂事中的第一条是“早上十点开会”

首先阐明实质并厘清行动叙述如下:

※加工步骤:按Tab键迅速切换到笔记条目的标题,将“早上十点开会”,修改为 “早上十点到十点半 召集小陈小刘小张 开重要紧急碰头会 择定营销方案”。

加工完毕接下来迅速组织,方法如下所述:

※组织步骤(先处理标签也行):然后按Tab键(或者单击鼠标),迅速切换到笔记条目的笔记本属性处,输入数字1回车,就可以把这条笔记移转到 1@Action_Work 内。按击Tab键(或者单击鼠标),就切换到笔记条目的标签属性处,输入英文字母O回车,就可添加上Office情境标签(当然也可以依事务重要程度的高低或者四象限法加上标签1、2、3、4)。随后按击Shift+Tab后再按击向下↓方向键,便可切换到下一条笔记条目。其余条目均可以此类推。

2.2 使用Evernote区隔GTD的八大容器清单

Evernote的笔记本和标签功能极为灵便,可以灵活运用安排GTD任务清单。

2.2.1 日程表(行事历Datebook)

日程表是不可侵犯的圣域,只能记录特定时日的行动,宽松安排弹性最佳(机动灵活地安排其它事务)。例如定时的会议、某日必须完成的事务或者要用到的提醒信息。

2.2.1.1 Evernote行事历应用实践

第一种情况:每日例行事务和固定任务的处理

在4@Project/Datebook笔记本中建立一则笔记命名为!!每日例行事务和固定任务(标签设为ActionDay),记录每日习惯和定期惯例任务。完成每个行动之后在前头打勾,轮回打钩和取消打钩。另外特殊的周期性任务比如图中的1月1日(每隔70天更换一把新牙刷)的处置方法是更改或者增添下一个到期日(比如今天是12月4日,处在更换新牙刷周期内,而下一次更换日期是来年的1月1日填写截止日期1月1日即可,1月1日更换新牙刷后打钩,以后更改日期把再下一次的日期3月10日填入。)如下图所示:

(图:一个行动日Actionday标签的两大作用)

第二种情况:今日必须完成的其它事务

如上图所示,把记录今日必须完成的其它事务(主要在1@Action_Work和2@Action_Personal笔记本里)的几则笔记的标签都设为ActionDay,表明今日就是行动日。

第三种情况:未来一年中的某些指定时日必须完成的其它事务

主要利用标签功能,为这些事务的笔记条目(在 4@Project/Datebook 笔记本里)分别按月份在父标签Bv.Calendar(Datebook)下面设置以下12个子标签以便归类: 01January   02February   03March   04April   05May   06June   07July   08August   09September   10October   11November   12December

(图:未来一年的行事历标签设定)

具体运用的时候,在杂事0@@Inbox里头切换到笔记本属性处输入数字4就可以把这条笔记移转到4@Project/Datebook笔记本中,然后再按击一下Tab键(或者单击鼠标)就切换到笔记条目的标签属性处输入数字01~12回车即可。

例如:12月25日赠送家人圣诞礼物,按Tab键(或者单击鼠标)切换到笔记本属性输入4回车后自动移入 4@Project/Datebook 笔记本,再按Tab键(或者单击鼠标)输入12回车即可设定12December标签。

2.2.1.2 Evernote结合谷歌日历(Google Calendar)的应用实践

第二种方案需要结合Google Calendar实现提醒。

首先设置在Google Calendar中设置一个默认的邮件提醒,然后在邮箱中设置一个过滤器,将所有来自 calendar-notification@google.com 并且标题为Reminder转发到你的Evernote邮箱 (****@m.evernote.com) ,然后在任务到来那天的时候提醒邮件就会被转发到Evernote邮箱中,此时在Evernote中用Created:day source:mail.smtp搜索,很容易就能找到预先设定的任务提醒了。

此外还可以利用Google Calendar提供的邮件提醒或者短信提醒等功能。

2.2.2 “下一步行动”清单:根据情境分类

下一步行动的主体容器的构建笔者主要依据前贤圣哲所说的“君子三立”立功、立德、立言,权且见贤思齐设立了三个笔记本,分别如下:

(图:下一步行动清单的容器)

1@Action_Work:工作事务的行动内容,主属于立功范畴。

2@Action_Personal:私人事务的行动内容,主属于立德范畴。

3@Action_Blog:个人创作时的所需资料和行动,主属于立言范畴。

下一步行动根据情境归类主要使用Evernote的层级标签(父子标签)功能实现,如下图所示:

(图:下一步行动细分的情境标签和其它标签设定)

◆ 固定地点(特定地点才能进行的活动):Home、Office

◆ 移动跑腿(外出或购物活动):Errand、Journey、Shop

◆ 依赖工具的活动:Call、PC、Internet

◆ 人际沟通和议程活动:Boss、Mate、OthersPeople

◆ 阅读活动:Read

◆ 思考规划活动:Think

标签的设立原则是越简短简单越好,同时要尽量避免首字母重复出现,这样操作更便捷快速。

另外还可以给所有的下一步行动清单添加统一的标签next,批量设置next标签的方法如下:

例如选中1@Action_Work里面的一条笔记后,按Ctrl+A全选此一笔记本里头的所有行动,再按Ctrl+Alt+T会弹出一个指派标签界面,如下图所示输入next后连击两次回车即可。

(图:标签next的批量处理方法图示)

2.2.3 一个“等待”清单

等待别人完成的任务也需要组织成清单以提醒自己(最好标明委派日期),以便追踪和跟进交办事项的进度。等候期间可审时度势选择是否采取行动推动事态的发展。

等待清单条目笔记可以保存在Evernote里5@Wait/Someday笔记本里头,设置标签为Wait即可。相比需要时常查阅的“下一步行动”清单,等待清单只要根据需求隔段时间查看一下。

2.2.4 “项目”清单

一个下一步行动(单步行动)无法完成的任务都是项目(多步行动才能达成),需要列入项目清单以备提醒。

要理解项目清单只需厘清下面几个概念:

* 下一步行动=单步行动的任务

* 项目=愿景+目标+多个下一步行动的分步骤任务

* 项目清单=备忘的多个愿景目标的集合目录

Evernote笔记里头可以组织树形大纲结构的规划,还可以连接思维导图档案,极其方便。

另外还提供手写笔记功能,从某种意义上来说Evernote应该是最接近纸面规划感觉的GTD工具之一了。

(图:项目任务规划示意图)

“项目”清单和行事历任务都保存在4@Project/Datebook笔记本里头,可能有人会问是否会混淆不清难以一目了然呢,其实可以按一下标签栏位依次排序就很清楚了。另外,更好的方法是利用下一章检视搜索的技巧实现这一目的。

2.2.5 项目支持资料

项目支持资料只是支持项目行动和决策的辅助信息,不是项目的行动,也不是项目提示。

项目支持资料可以和下面提到的参考资料一起存储到Evernote里,可按主题或题目加以分类组织整理(此时项目就成了索引)。较之参考资料,用于保障项目正确顺畅进展的项目支持资料需要更为频繁的适时查阅。

Evernote的标签可以多维度多视角的描述内容,可以标注小分类,也可以很方便的将大分类中的不同资料联结到一起。

例如笔者撰写这篇教程时,把几个关于Evernote和GTD方面标签的参考内容一起移动到3@Action_Blog里,缩小范围便于搜索和查阅。

2.2.6 参考资料

不需要执行任何行动的具有潜在价值的纯粹资料(备查效用),可以归档到各种资料存储系统:

通过主动阅读、评估价值、收集重点的方式将一些有用的资料归置Google Reader、Evernote、Wiz之类的资料归档系统,以便日后含英咀华。三者均有强大的Tag功能可以使用,此外,善用Google Reader的“发送到Send to”功能可以很方便的将重要资讯移转到Evernote中加以精细批览札记。

参考资料的分类标准因人而异,于此介绍一种从知识使用角度纳为四种类型的知识分类法(如下图所示):

(图:参考资料归档方法图示)

■ 事实知识(Know-what):笔者细分为Applications应用资讯、Blog资讯、Health健康资讯、Literature文学知识、Contact & Diary晨间日记和人脉管理信息(其中收到的名片可以直接用Evernote拍下来保存以便检索)

■ 原理知识(Know-why):Productivity生产力资讯知识

■ 技能知识(Know-how):Skill自我和组织机构积累内化的技能经验知识

■ 人力知识(Know-who):KnowWho他人的隐含经验类知识

事实知识(Know-what)和原理知识(Know-why)两大类属于可确知显性知识,技能知识(Know-how)和人力知识(Know-who)属于不易察知挖掘、难以估值掌握的隐性知识。笔者认为个人能力的提升和社会的进步关键取决于由后者即隐性知识。

对于参考资料Evernote里头可以设置两个保存搜寻条件:

♢ 尚无标签的笔记名称No Tags:查询语句-tag:*

♢ 妙文摘要笔记名称z(摘录妙文或灵感札记):查询语句tag:”z”

信息时代资讯为王,摒弃被动接受信息的疲劳轰炸转而主动抓取于己有利的资讯必将成为现代人益发重要的一项关键性技能。掌握资讯,也是培养洞察力的一个重要途径。

关于如何掌控提炼资讯可以参详GTD Life博主邹鑫所撰的浅阅读时代的知识管理系统系列文章。

GTD Life博主邹鑫也是风行国内、洛阳纸贵的《小强升职记》的作者,一名可钦可敬的时间管理达人。

《小强升职记》一书的出炉也是邹鑫应用GTD方法于工作之余抽时间写成的,《小强升职记》个人观感是虽无突出创见,不过这种目标客户样板式的写作手法从颇为独特的视角切入,深入浅出的阐释了GTD的理论和相关实践。此书娓娓道来的鲜活笔触将枯燥的GTD理论轻松解构,可以称得上是“本土化”最为成功、实战性超强的事务和时间管理学教材(就是书名有点让人摸不着头脑,哈哈)。

2.2.7 一个“将来/也许”清单

这是你的梦想清单,即当前不能采取行动但日后可能会有所行动的资料和提示信息,其内容来源于收件匣、创造性的想象力、提升高度重估当前进行中的项目清单(项目停滞不前或限于精力暂时割舍)。

可以保存在5@Wait/Someday笔记本里头,可以使用下一章提到的六个高度愿景规划来实现你想要达成的梦想,倾听内心的声音,立足现在,放眼未来。

(图:六个高度的愿景规划设定和晨间日记以及人脉管理)

图中Contact & Diary笔记本主要记载人脉管理和晨间日记

人脉管理的标签主要是Friend(朋友以及联系人资料)和Keyman(关键的伯乐人物) 。

晨间日记有助于每日检视自己的所作所为。

六个高度的愿景规划如下:

▪ 5万英尺+:人生终极目的和原则(面临重大变化和转折时检视Life)

▪ 4万英尺:3~5年的展望(建议每年检视Vista)

▪ 3万英尺:1~2年的目标(建议每季检视Year)

▪ 2万英尺:责任范围(建议每月检视Duty)

▪ 1万英尺:当前的项目(建议每周检视Goal)

▪ 跑道:下一步行动(建议每日检视Quotidian)

数字1、2、3、4标签主要用来表明事务的重要程度或者四象限划分法,也可以使用MITs(Most Important Tasks)等英文替代1、2、3、4加以细分。

除此之外,将来和也许略有差别,将来清单更倾向于志向,需要做的成分多,也许清单则偏重于兴趣(有些内容的性质比较接近于参考资料),可以使用Maybe标签标注也许清单的内容。

2.2.8 垃圾桶

Evernote所有已然完成的行动或者可能不再需要的笔记条目都可按Delete键丢到Evernote的废纸篓里。丢入废纸篓里的条目便无法通过搜索Tag等属性找到丢弃的行动或者条目,这对GTD来说简直是妙不可言的功能。当然废纸篓里的条目也可以加以清除。

(图:Evernote的废纸篓即是GTD里头垃圾桶图示)

2.3 核查清单(Checklists):创造性的提示

根据你的需要大胆地创建各种类别的核查清单(查漏补缺的列表),主要用于核查缺漏以及保持控制。

详细核查内容可以记录到Evernote任意一则事务笔记内文里头,是否需要设立可视情况而定。

第三章 检视回顾 [返回目录]

3.1 检视

检视其实是信息反馈能力的表征,可以是一般意义上的查看还可以是深层次的洞察。

3.1.1 Evernote自带的检视三大法宝笔记本和标签以及搜索框

检视最为简单当然是使用上文提到的Evernote的笔记本和设定的标签。

除此之外,也可以利用Evernote软件端和网络端提供的搜索框实现。

例如Evernote软件端可以按一下快捷键F6快速进行搜索,如下图所示:

(图:Evernote自带的搜索框)

Created:day tag:next(今日创立的带next标签的任务)

还可搜索:

tag:home(所有带home情境标签的下一步行动)

tag:office(所有带office情境标签的下一步行动)

intitle: 搜寻标题(快速查询包含所搜寻标题字眼的笔记)

……

上述的搜索内容除了搜索全部笔记之外,还可以切换到个别笔记本里查探搜索。

诸如此类的笔记标题、标签或者内容,而这些语句都可以利用Evernote创建保存搜索的功能保存下来,下次就不必输入直接点击保存的搜索即可。

Evernote搜索语法的详细情形请参照Evernote的帮助文档。

另外,Evernote的网络端也支持此类搜索。

3.1.2 Evernote借力Google打造的个性化搜索

安装Evernote推出的Clip to Evernote官方扩展即刻实现。

https://chrome.google.com/extensions/detail/pioclpoplcdbaefihamjohnefbikjilc

例如搜索所有的下一步行动只需在图中Google搜索输入框里头输入tag:next,如下图所示:

(图:Evernote借力Google搜索)

3.1.3 ALTRun配合Evernote网络端实现检视

ALTRun快捷项设定如下:

命令行语句https://www.evernote.com/Home.action?hash=#v=t&b=0&x={%p}

参数类型选择最后一项

(图:ALTRun配合Evernote网络端快捷项目设定示意图)

使用时候可在小巧的关键字输入框内输入tag:pc,tag:boss等语句。

(图:带自动记忆和匹配功能的ALTRun关键字输入框支援Evernote网络端搜索图示)

3.1.4 ALTRun配合Evernote软件端实现检视

ALTRun除了能配合Evernote网络端实现检视,还能使用Evernote软件端的脚本功能实现快速检视。

ALTRun快捷项设定如下:

命令行语句@g:Program FilesEvernoteENscript.exe showNotes /q

参数类型选择最后一项

(图:ALTRun配合Evernote软件端快捷项目设定示意图)

使用时可以利用ALTRun的记忆和自动匹配功能免去一些繁琐的输入,如下图所示:

(图:带自动记忆和匹配功能的ALTRun关键字输入框支援Evernote软件端搜索图示)

ALTRun的记忆和自动匹配功能可以帮助Evernote实现快速搜索情境等标签

3.1.5 Launchy配合Evernote

Launchy配合Evernote实现检索的缺点在于没有记忆功能,相比ALTRun效率稍低。

Launchy配合Evernote的配置如下图所示:

(Launchy配合Evernote的配置设定图示)

3.2 回顾

回顾其实是检讨和审查生活的反馈自省活动。

Evernote里头可以借助保存搜索功能实现,如下图所示:

(图:Evernote保存搜索功能有助检视任务和资料)

名称@NextAction

查询语句 created:day tag:next

名称@本月回顾检视

查询语句created:month

名称@今日回顾

查询语句 created:day

名称@每周回顾检视

查询语句 notebook:” 4@Project/Datebook” created:day-7

名称@三个月回顾

查询语句created:day-90

名称No Tags

查询语句-tag:*

名称Z(摘录妙文或灵感札记)

查询语句tag:”z”

第四章 执行行动 [返回目录]

常言道:磨刀不误砍柴工。不遗余力、精益求精的磨练GTD工具固然无可厚非,只是不要过于耽溺其间,以免舍本逐末,变成只磨刀不砍柴。

须知GTD是实践性极强的活动,讲求的是知行合一,关键在于执行行动。绝不可磨断了“刀”,“柴”却没砍几下。

千万记得GTD的精髓在于持之以恒的关注积极的结果并不断采取后续行动。

聚焦行动,尽管去做!

第五章 使用Evernote实践GTD的优劣之我见 [返回目录]

使用知识管理工具Evernote实践GTD的最大好处在于:可以将所有杂事整合汇聚到一个工具里头,不必另外寻求其它软件。以简驭繁,操控如意。

另外Evernote的诸多强大功能可以灵活多变实现各种需求,譬如Evernote具备加密任意内容功能、OCR(光学字符识别)辨知图片中的文字功能、强悍的拖曳和分类管理功能等,简单的例如复杂任务的规划等方面都令一般的GTD工具难以望其项背。

使用Evernote实践GTD的劣势在于定时提醒的实现比较麻烦,另外Evernote2.x版本已然具备的复制笔记功能被取消实为憾事殊属可惜,这个功能对于实现多样化的任务模板颇有助益,目前只能借助ALTRun的记忆功能或者Evernote自带的导放功能变相实现。

附:文章更新历史

2010-12-20: 经两次修订,首次发布。

2010-12-04:初稿。

★ 有趣的微博应用,方便的晨间日记

在日本人佐腾傅出了本《晨间日记的奇迹》之后,很多喜欢记日记的朋友就喜欢上这种别具一格、新颖方便的日记形式。

晨间日记的特点在于利用了九宫格这种高效的形式,在不同的格子里面记录不同方面的内容,得以全面的回顾一个人一天以内的生活内容。另外值得一提的是佐腾傅十分强调日记的回顾,随时拾起往日的点滴,不让过往的日子随着记忆的褪色而风化。所以就要求每篇日记都要与上一年、上上年、乃至之前很多年的日记对照。我想第二点,不是每个人都可以做到,但是第一点确实可以提高自己写日记的效率。

我发现很多人都是用 Excel 来记录晨间日记,Excel 没有什么不好,惟一不好的地方在于随着文档体积的变大,打开文档的速度直线下降,会影响使用的心情。后来找到一个到 9diary 的网站,虽然不错,但是操作还是繁琐了一些。

今天,看到新浪微博上有一个叫九宫格日记的应用,然后发现这个应用简单而有用:

  • 所有填写都在一个页面完成,书写方便不必切换。

撰写九宫格日记 - 九宫格日记_1291383622961

  • 自动生成日记图片,保存在微博上,不必浪费硬盘空间。

2010年12月3日 - yibie的九宫格日记 - 九宫格日记_1291385350634

  • 随时检查自己闯过的日记。

yibie的九宫格日记 - 九宫格日记_1291385335427

  • 同步发布到微博上,与好友分享生活的点滴。

我的微博 新浪微博-随时随地分享身边的新鲜事儿_1291385544245

九宫格日记里面的九个格分别填写的内容是:

  • 开心的事。
  • 为他人做的事。
  • 工作/计划/备忘。
  • 比昨天的进步。
  • 日期/天气
  • 心情/感悟/灵感。
  • 关注/八卦/新闻。
  • 健康/饮食/体重。
  • 梦。

当然,九宫格日记不是没有缺点,比如填写的框过小,每个日记格子的标题不可以定制等等。不过九宫格有 Execl 不具备的优势,就是操作简单方便,容易上手。用户不会因为繁琐的操作而吓倒,更加容易把这个好习惯坚持下去。

人没有可能时时刻刻都可以爆发性的成长,进步总是点点滴滴的。九宫格日记虽然无法涵盖方方面面,不过坚持记下去的话会对自己产生巨大的作用。抱着“日拱一卒,不期速成”的态度就会有好的收获。

九宫格日记的主页:http://grid.sinaapp.com/ (记得你要注册一个新浪微博的账号才能使用这个应用)。

大家也可以查看过往我写的关于晨间日记的文章:

以下分享一些我搜集的关于“晨间日记”的资料:

最后,欢迎大家关注我的微博

★ 我必用的 Firefox 拓展,庆 Firefox 已经 6 周年(更新)

添加“附上两款优化 Firefox 速度的辅助软件”一节

突然听说 Firefox 已经6岁了,作为一个使用 Firefox 超过了 4 年的老鸟,我应该写点什么来庆祝,想了一下,不如谈谈那些让我无法离开 Firefox 的拓展应用吧!

虽然现在 Chrome 流行,但是我一直都无法迁移,原因是 Firefox 上面有的拓展是我一直都依赖的,少了它们我都不知道如何上网。希望喜欢 Chrome 的人不要喷我,我用过 Chrome,而且我很多朋友也用 Chrome,所以我认为 Chrome 同样是一个很优秀的浏览器。喜欢 Firefox 的原因是因为上面有符合自己心意的拓展应用,如果 Chrome 有同样的应用,说不定我就马上迁移到 Chrome 上去了,:)

注意,以下介绍的 Firefox 应用极易让人染上 Firefox 上瘾症,请谨慎试用。

Vimperator——无敌的全键盘操作

如果是一些老读者,应该知道我之前折腾过 Vim,而且还给 Vim 上优秀的插件 Vimwiki 写过上手教程《个人知识管理:Vimwiki工具》(此教程的后续更新已由知名的博客作者 xbeta 负责更新),虽然后来我迁移到 Emcas上去,但是我还是对 Vim 那种单键就可以完成操作的方式留下了深刻的印象,的确是很快捷。

所以,当我发现 Firefox 上面有牛人开发了这个可以在 Firefox 上面模拟 Vim 操作的拓展之后就立马装上了。Vimperator 作为一个模拟 Vim 操作的 Firefox 应用确实保留了 Vim 的优点:

  • 全键盘操作,形成肌肉记忆之后可以有效的提升效率;
  • 完全自由的自定义配置,虽然上手的难度高,但是正是这种复杂让 Vimperator 可以达成所有你对浏览器的愿望。

如今,我用 Vimperator 主要用的快捷操作有:

  • 按下 j/k 两键上下翻页
  • 按下 H/L(注:是大写),快速的前进后退
  • 输入斜扛然后再输入自定义的命令,快捷打开常用网站

我的好朋友老杨也写过很多利用 Vimperator 完成的快捷操作:

当然,实际上 Vimperator 可以做到的还有很多,有很多高手就贡献了他们自己的经验,希望大家按照顺序看看以下的文章,以增加对 Vimperator 的理解:

附上我的配置文件,里面都是一些很简单的设置:

点击下载

另外,老杨还自己建了一个关于 Vimperator 的 Wiki,如果你正好是 Vimperator 的粉丝,想找到同好又可以为推广 Vimperator 贡献力量,加入吧:

Vimfox

Scrapbook Plus——超轻便的笔记软件,上手无需学习

我之前一直用 Zotero,不过在经历了数据完全丢失之后,就完全转用 Scrapbook。原因是,Scrapbook 的操作很简单,要比 Zotero 省事不少。

这个简单体现在:

  • 收集只要选中网页上自己喜欢的内容,按下鼠标的右键就可以抓取网页上的内容了;
  • 支持拖拽,而且还提供了专门的管理工具,整理网页超方便;
  • 支持全文搜索,只要有关键字,没有找不到的内容。

虽然有人说 Scrapbook 不支持标签,不过我发现如果是要建立自己的知识脉络,其实还是传统的树状列表最有用。树状列表会强迫你思考你收集的内容与什么是最有联系的。这样就要求自 己对收集来的资料有清晰的理解。如果是利用标签的话,很容易就缺乏思考,一下就给内容贴上几个标签,但是还没有来得及理解其中的内容,以后还是会碰上找不 到的问题。

另外值得一提的是,Scrapbook 的笔记功能相当完整,它支持 5 种标记样式,可以按照自己的用法来定义不同标记的意义,而且也可以在上面写备注。

关 Scrapbook 更多的介绍可以看如下的资料:

如果想看看用 Scarpbook 如何收集/整理自己的资料,可以看看以下由 Zoom.Quite 所共享的知识库:

Easy Drag and Go——有时候还是要用到鼠标的

在阅读网页上的资料的时候,有一些提到的字词自己无法理解,可以利用 Easy Drag and Go 提供的字句拖拽功能,把这些内容交给搜索,就可以方便的查阅自己想知道的内容了。

Easy Drag and Go 还让你在拖拽了图片之后,自动下载图片,方便。不过,我自己用的功能不是很多,大家可以装了这个拓展之后,看看其中的设定。

Firefox Sync——无须操心的自动同步工具

当 Xmarks 被特殊国情所决定了之后,我就换用了这个由 Mozilla 基金会所推出的书签同步服务,当时它所具有的同步密码的功能是 Xmarks 所没有的,因此使用下来十分满意。

不过,Firefox Sync 是一个很单纯的书签同步服务,没有 Xmarks 这样可以给自己的书签打标签以及查看相似网站的功能。不过当我用 Delicous 之后就觉得这个功能其实也是可有可无的。

Firefox Sync 的使用简单,只要你去注册一个账号,就可以使用了。大致的教程可以查看以下的文章:

附上两款优化 Firefox 速度的辅助软件

  • Speedfox

这个软件可以整理 Firefox 的数据库,缩减其中的体积之后,Firefox 的启动速度会得到提高。

  • FirefoxPreloader

这个软件会自动将 Firefox 的拓展应用预先载入到内存中,提高拓展应用的响应速度。使用之后,我意外的发现,使用 Scrapbook 抓取网页之时出现的 js 错误不再出现,而且抓取网页的速度快了很多。内存的占用方面,其实 2G 的内存里面加 25MB 左右东西不算多,还在可承受的范围之内。

附上下载地址:

http://dl.dbank.com/c08odpifog?action=edit

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更新记录:

11月15日初稿发布

11月22日添加“附上两款优化 Firefox 速度的辅助软件”一节

★ 投稿:ToDoList 使用简要教程

Yibie言:感谢 wlw 的投稿,本篇教程堪称史上最全的 ToDoList 教程。欢迎大家到他的博客坐坐。

ToDoList简介:绿色小巧但又异常强大的开源任务管理工具,支持多列表、多层级、多种属性、任务计时、多人协作以及与多种软件互转数据…

官网及下载地址,目前最新版为6.1.b4(英文),另有边城、天毅等人汉化的6.08版。
ToDoList_Menu2ToDoList软件主界面flash动画演示 1.54M(F11全屏观看,Esc或F11退出全屏状态)软件界面为简单的列表形式,非常容易上手,一般只需要尝试着新建几个任务,然后稍微摸索个几分钟,就可以掌握软件的基本操作了,

就任务管理而言,日常需要做的也就这么几步:新建任务(标题、备注、属性…) – 查询任务 – 修改任务(状态、内容…) – 完成归档;

而在ToDoList中你可以通过如下简单的快捷键操作,完成上述过程:

——————–第一次使用时——————–

1、新建任务列表:     Alt + F -> 回车;

——————–平时常用操作——————–

2、打开任务列表:   Ctrl + O -> Shift + Tab (聚焦至文件夹对话框中) -> [ Backspace (向上一层) ] -> <选择*.tdl文件> -> 回车(一般默认会自动上次软件关闭前打开过的任务);

3、新建任务:         Ctrl + N -> <输入任务标题>  ->回车 (Ctrl + Shift +N -新建子任务);

4、编辑任务属性及备注: Tab -> <输入或选择相应内容>(含分类、状态、预计开始结束时间、指定/委派人、设置提醒、备注等);

5、保存任务列表:   Ctrl + S;

6、查找/筛选任务: Ctrl + F – <输入查找条件> ->回车;

7、选择相应的任务: 方向键向上或向下;

8、修改任务列表:(设置完成进度,开始计时等) F2 -> <输入新的标题> -> 回车 -> Tab -> <修改相应的任务属性>  (Ctrl + 方向键,调整任务位置或层级);

——————–以下为可选步骤——————–

9、将已完成任务归档: Alt + S -> 向右 -> H;

10、共享/分享任务: Ctrl +E (导出) / Ctrl +I (导入)……

从上面可以看出软件的操作并不复杂,但如果你想充分的发挥ToDoList的作用,

建议尝试下以下几个实用的小技巧,也许它们可以帮你让日常的工作更轻松、更有效率:

Ⅰ、闹钟提醒

Ⅱ、预设属性参数

Ⅲ、自动格式化

Ⅳ、自定义显示内容

Ⅴ、命令行使用

Ⅵ、桌面显示待办任务

Ⅶ、ToDoList常用快捷键

注:正文中每一个小技巧将被分解为3-4部分来介绍:1、功能需求背景 2、功能效果演示/需求预期目的 3、软件操作方法 4、个人心得

Ⅰ、闹钟提醒

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一、功能需求背景:

列表中有些事务/计划对时间要求比较严,指定了明确的开始或结束时间(如会议)。而在执行该任务前,我们不可能去时刻惦记着它,当然更不能忘记疏忽了,此时就需要让电脑能在到点前自动提醒一下自己,而这就可以用到ToDoList中的提醒功能了。

二、功能效果/需求目的:

Todolist中当任务到期时将自动弹出图1所示的提醒对话框,并播放指定的闹铃:

ToDoList_Remind_over
图1:任务到期提醒对话框三、操作方法:

1)、选中需要设置提醒的任务;

2)、通过菜单“Edit”或右键点击该任务,然后选中“Set Reminder…”,如下面图2所示;

3)、设置预定提醒时间:开始/到期前__时间(可以设定0分钟-4周),或具体的提醒时间;

4)、指定提示声音文件(必须为WAV格式),然后点击“OK”(建议不要使用过大,过长的声音文件);

5)、此时设置工作结束,但如果要让提醒有效,还需要保持ToDoList处于打开状态,详见下方附注的小技巧;

6)、当指定时间到点时,系统将自动弹出图1中所示的提醒对话框,并播放指定的闹铃,此时我们可以按照预期计划处理执行该任务,也可以选择延迟提醒(可以设定5分钟-6小时);

7)、另外如果您想提前取消该闹钟提醒,可以通过菜单“Edit”或右键点击该任务,然后选中“Clear Reminder”;

ToDoList_Remind
图2:闹钟提醒设置,点击后放大查看注,版本区别:

6.0.8版(有中文版)中可以实现任务到期或开始前__分钟自动弹出提示对话框,并播放指定声音,此功能对于循环事件依然有效;

6.1Beta版(只有英文版)中则又另外新增了直接设定具体提醒日期及时间的功能。

********************保持ToDoList处于打开状态的小技巧分割线********************

打开ToDoList后,依次点击:菜单“Tools” -> “Preferences…” -> “General” -> 勾选第三项“Minimize ToDoList to the ‘System Tray’When:”(最小化ToDoList至系统栏) -> 选择下面下拉条中的“the Minimize or Close Button is Selected”(最小化或关闭时) -> 同时也可以继续勾选下面的“Toggle Visibility on clicking the tray icon”(单击系统栏图标是切换显示或隐藏ToDoList)。

另建议:勾选该页中的Global Hotkey(全局快捷键),并指定相应的调用快捷键,如我设置为:Ctrl + T ,以方便随时快速的重新打开ToDoList 。

Ⅱ、预设属性参数

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一、功能需求背景:

一般受工作、个人习惯的限制和影响,在添加新任务时,很多任务属性的内容可能都是固定的。此时,如果能预先定义好相关字段,以后直接点击选用的话,那就可以非常有效的节约输入时间,方便筛选及后期数据汇总分析…

二、功能效果/需求目的(对所有的任务列表有效):

1、分类、状态、制定人、委外人等变化比较少,可以直接预先设定好常用内容,后期点击选用,而对于不常用或在没有预设的内容,则直接在任务列表中单独输入;

2、新增任务时,由ToDoList自动补充填入预设属性;

3、新增子任务时,自动继承上一级(父级)任务的属性;

三、操作方法:

1、依次点击菜单“Tools” -> “Preferences…” -> “Default Task Attributes”打开如下图3所示:

ToDoList_Default_Task_Attributes
图3:预设属性字段设置,点击后放大查看2、分别设置:“默认属性”、“继承属性”、“默认下拉列表”

1)、默认属性:针对上述需求2,作用是在输入任务标题后自动填入部分其他相关属性,此处直接输入相应的内容即可;

2)、继承属性:针对上述需求3,自动继承上一级任务属性,先勾选“创建子任务时,继承父级任务的如下属性”,然后选择下面相应需要继承的属性;

3)、下拉列表:针对需求1,预先定义,后期直接点击选用,在右下角的下拉列表区域内包括:Category(类别)、States(状态)、Allocated By(指派人)、Allocated To(接收人),输入方法:输入完一条内容后,直接回车,然后继续输入第2条内容,回车,…….(如果需要删除某个预设内容,可以选中该内容,然后按Ctrl + Delete键)。

(注:以上设置是针对所有的任务列表有效,如果想不同的列表使用不同的预设效果,可以参见正文下面的”多配置文件灵活应用”,
如果只是想在个别列表中实现“输入属性后,后期选用”的效果,就不需要单独设置,ToDoList默认就带有此功能,你可以自己现在就输入看看. ^.^)

四、个人小建议:

上图右下角的下拉列表设置中,我们需要认识到设置分类的目的:是为了能在最短的时间里找到Next Action(下一步行动)。所以这里无所谓权威,结合个人实际设置就好了,以下分类仅供参考,请勿生搬硬套,但强烈建议在分类前加上数字序号,方便排序后更容易找到。同时需要预先提醒的是:同步数据(如导出通用“*.Ics”格式文件)时,在其他软件中一般默认只认可”Category(类别)”分类(这个只能怪其他软件都是粗线条管理 ^.^)。

1)、Category(类别)的设置可以参考学习GTD中常用设置,如:

收集/待整理:@Inbox(收集箱);

需要行动:@Next Action(下一步行动,马上要做的),@Calendar(安排至日程表,特定时间再做),@Waiting For(已经委派给他人做了,现等待结果);

无需行动:@Someday/Maybe(将来也许会做),@Reference(灵感或参考资料);

或者单独以场景来分类:@Computer(在电脑上),@Call(在电话里),@Home(在家),@Work(在公司),@Errands(在外),@AnyWhere(随便什么位置);

2)、States(状态)

可以设置为人的状态,即任务对精力、体力的要求:巅峰、旺盛、一般、疲惫;

也可以设置为任务状态:#Doing Now(正在做),#Do it ASAP(尽快做),#In Calendar(放入日程表中,将来做),#Waiting(暂定/等待),#Done(已经完成),#Review(待回顾);

3)、Allocated By(指派人),可以设置为:上级领导、同事、客户、供应商、常打交道的一些联系人、朋友、家人、自我…

4)、Allocated To(接收人),可以设置为:同上,也可以将此字段看做一个任务的预期目的,进一步细化,如:个人-健康,个人-情义,个人-理财,个人-学习,个人-兴趣……

********************特别说明:多配置文件灵活应用********************

以上预设是对所有任务列表均有效,默认配置文件保存在ToDoList文件夹下的ToDoList.ini文件中;

如果想仅仅针对某些单独列表有效的话,可以灵活的利用上述的ini配置文件,操作如下:

1、关闭ToDoList,复制ToDoList.ini文件,原地粘贴,并改名(本例中更名为new.ini);

2、右键ToDoList.exe,发送至 -> 桌面快捷方式 -> 回到桌面 -> 右键刚才新建的快捷方式 -> 属性 -> 修改“目标”,在ToDoList.exe后添加上引号中的内容:” -i new.ini” -> 点击“确定”;

3、双击打开刚才修改完毕的快捷方式,修改相应的选项属性,此时修改后的配置将自动保存至new.ini;

4、以后双击此快捷方式后,ToDoList将加载new.ini配置中的设置用于某些特定任务列表管理;

5、类似的,我们可以创建多个ini配置文件用于实现特殊的个性配置要求,当然也可以不用建快捷方式,直接以命令行的方式加载不同的列表,具体方法后文中再继续讲;

********************补充说明:如何删除单个列表中无用的非预设字段********************

当我们在ToDoList中输入一些任务属性时,ToDolist会自动记忆之前输入过的内容,并保存在该任务列表文件(*.tdl)中,作为可选项提供给后期任务选择输入。这是一个非常方便的功能,但也有个小bug:当之前输入错误,重新输入更正后,我们会发现原错误数据依然会保留在该文件中,成为无用的垃圾数据,且无法直接删除。此时如果想清除掉他们,我们需要这样做:

方法1、在列表属性区,点击欲修改属性字段后的小三角,展开显示所有的内容后,鼠标移至欲删除的内容上,不要点击,在展开状态直接按Ctrl + Delete键即可删除。

方法2、右键点击该任务列表文件(*.tdl),选择用记事本之类的软件打开,在文件的最底端可以找到该错误数据,直接删除相应内容。

Ⅲ、自动格式化

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一、功能需求背景:

当列表中的任务越来越多,而我们又不想通过筛选来查看某些任务的时候,此时就可以使用ToDoList的自动格式化功能,以色彩视觉来区分不同类型的任务。

二、功能效果/需求目的(对所有的任务列表有效):

1、当给任务设定不同Category(类别)的,该任务字体颜色(或背景色)将自动变为预先设定好的颜色;

2、同上,只是设定依据为优先级或分配人;

3、到期的任务/今日到期任务/已完成任务/已标记任务 与正常待处理任务通过色彩自动区分;

三、操作方法:

1、依次点击菜单“Tools” -> “Preferences…” -> “Fonts and Colours”;

2、选中“Colour Task Titles by Category”(按分类自动设定任务颜色),然后输入Category类别名称,选择相应的颜色,回车添加后继续设置其他Category的颜色;

ToDoList_Fonts_and_Colours
图4:自动格式化设置(点击放大查看)3)、其他设定可以参照上图中的说明,除了按分类设定颜色外,你也可以勾选使用优先级或任务分配人来定以任务的颜色;

4)、此外,您还可以同时设置到期/今天到期、已完成、已标记的任务颜色;

个人建议:勾选“Use a Task‘s Colour for its title background”(将字体颜色设定为其背景色),以加强视觉刺激效果;

Ⅳ、自定义显示内容

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一、功能需求背景:

想添加or隐藏部分任务属性,或者想修改某些栏目的显示效果,或者不习惯当前默认的界面……

二、功能效果/需求目的(对所有的任务列表有效):

1、显示/隐藏备注&属性栏;

2、调整备注显示位置;

3、调整任务标题显示位置;

4、切换任务显示树形/平行结构方式;

5、显示隐藏某些任务属性;

6、调整任务属性显示方式;

继续阅读“★ 投稿:ToDoList 使用简要教程”

★ TIps:优化软件 Advanced SystemCare 现在可以免费获得 Pro 版

Advanced SystemCare 是一个著名的系统优化软件,它不仅可以自动优化你的系统,还提供了一系列免费软件让你在使用 Windows 的时候更加舒心。这些套件包括了:磁盘碎片整理、注册表优化、优化网络速度、游戏模式、查找重复文件、磁盘医生、备份、管理右键菜单、管理自动启动程序等等。

Advanced SystemCare 还是著名的电脑软件博客电脑玩物大力的推荐的系统优化软件。一直以来,Advanced SystemCare 提供了免费版本供大家使用,但是现在可以免费升级到 Pro 版的话,当然再好不过。

要升级的话,按照以下几个步骤做:

  1. 打开 http://db.iobit.com/license-free/pcadvisor-asc-free-license.php
  2. 输入你的电子邮箱,验证码
  3. 然后就可以看到注册信息,把这些信息复制下来
  4. 打开 Advanced SystemCare
  5. 在软件的标题 Advanced SystemCare 这几个大字上面旁边的 Free 上点一下,就会出现升级窗口
  6. 输入注册信息,按下升级
  7. 经过验证之后,就升级完毕了

好了,大家开始享用这个好用的软件吧!

★ Emacs 普通人的编辑利器

现代生活中,文档越来越重要,电脑已经成为编辑文本最主要的工具,程序员的工作其实就是编辑文档,选择高效的文本工具,自然要考虑程序员用的工具。而 Emacs 就是一个是适合普通人使用的高效文档编写工具。

谈及 Emacs,很多人第一个感觉就是很复杂,随之而来就有一个疑问“很难用的吧?”。但是,我虽然不是程序员,现在使用 Emcas + Org-mode(Emcas 上的插件) 的组合,感觉行云流水,毫无碍难。心中想到,为什么就算是程序员也觉得 Emcas 难用,而我作为一介 非程序员 却觉得 Emacs 好用呢?我觉得,这不过是以讹传讹罢了。

为什么不是程序员的你也能运用 Emacs?

说实在话,就一个普通人而言,在没有接触过 Emacs 之前,是没法想像原来文本可以玩出这么多花样(Vim也很强,不过本文只谈 Emacs)。但是在网上,却有很多人在说 Emacs 难用,不得不说这是对 Emacs 的妖魔化。文本编辑器多种多样,Emacs 作为一个发展的40多年的编辑器,如果它真的要这么差的话,它早就应该成为历史的淘汰者,再不被人提起。而事实正正相反,Emacs 不但流传广泛,而且还被誉为世界两大编辑器之一,被人称之为“神的编辑器”。所以,以下的文字算是为 Emacs 辩解,要注意的是本文 并没有贬低别的编辑器 的意思。

不要妖魔化 Emacs !

  • 妖魔化 Emacs 之①:Emacs 的操作效率不高。
    • 大多数这么说的人,都是使用 Vim 的程序员。也就是说,他们的这种评语,是从他们的职业特性出发,他们的判断并没有从其他的职业来出发考虑。事实上,就算 Emacs 的操作效率再怎么差,比起 Windows 下的记事本/Word 来说,那全键盘的操作下效率还是要高多了。
  • 妖魔化 Emacs 之②:Emcas 的操作复杂,不易学习。
    • Emacs 没有“颠覆”人们的操作习惯,仅仅是增加了一些快捷键,使 Emacs 做到全键盘操作。对比起 Vim 来说,Emacs 的输入无需转换“模式”,上下左右还是上下左右,没有 变化,不会让人在理解上发生困难。
  • 妖魔化 Emacs 之③:Emcas 的配置复杂。
    • 有很多人上网查看 Emacs 的配置文件,会被长长的配置文件吓倒。但是,不要忘了,写这些配置的人,都是一些程序员,他们对文本编辑器,由于他们要编写的文件,需要一些提示,免得他们在编写的过程中犯错,所以在给配置的时候,就会加入一些自已的要求。而经过我的实验,像我这样的普通人,如果没有特别的需求,Emacs 基本不用配置,而且就算要配置,只要通过 Emcas 的功能菜单就能配置好。所以,实际上并不复杂。

总结

  • Emacs 没有“模式”之分,内容即敲即输符合人性直觉;
  • 有可视化的配置选项,没有特别要求无须修改配置文件。

为什么你应该用 Emacs?

轻松进入“无念编辑”境界,编辑文档高效随心

  • “无念”是什么意思?
    • 对于佛经来说:”无念”就是,”于念而无念”,”于诸境上,心不杂”,即在一切境上、心不被外境所染,在自己的心念上。常能远离一切外境,不在所遇境上起妄念。但不是百物不思,不是无思维存在,不是心中一片死寂,而是”心不染境”,在念念之中排除一切杂念妄想、排除”尘劳邪见”。
    • 简单来说:“无念”是一种极度专心的状态,而人处于这种状态的时候可以最大限度的爆发出自身的潜能,自然而然的达到了自已目的。有的运动员在比赛中因极度的专心,会让人好似进入另外一个世界,而在这个世界中,他什么都感觉不到但又对一切变化都能了然于胸,什么也想不到但又对自已接下来要做的事十分笃定。最后,他就有如神助般,在不知不觉中打败对手。
    • 总而言之,“无念”就是一个人状态最好的时候。
  • 为什么用 Emacs 可以帮助你进入“无念”境界?
    • 因为用 Emacs 来编写文档的时候,在编写文档的过程中 你不会考虑到除了文档内容之外的问题,你所要做的就是把眼前的文档编写完毕。你不会像使用 Word 那样要不停考虑排版问题。在编写文档的过程中,一会加粗一下这个字,一会搞搞标题,这样分心反而无法让你好好地完成眼前的工作。

使用文本记录一切,最绿色便携、兼容性最最强的方案

  • “文本”是所有系统里面都可以使用的格式,在任何系统下你都可以读取/修改它
  • “文本”什么编辑器都可以读取/修改,不需要重新安装软件,不会向系统里面添加更多东西
  • “文本”的体积最小,里面只记录内容,没有多余的东西

Org-Mode,令 Emacs 变成“文本魔法师”

如果 Emacs 没有 Org-Mode 这个插件,我绝对不会推荐 Emcas 给大家使用。但是,由于有了 Org-Mode, Emacs 处理文本的能力得到了大幅度的提高,也使我可以从容的向大家推荐使用 Emacs 来编写文档。

“设置标题”可以让你在编写文档的时候更显轻松

  • 有的人用 Word,会很怀念里面的大纲视图,因为在大纲视图里面可以很方便的浏览文档里面的每个小节,可以从总体上把握文档的内容。而在程序员的世界里面,他们同样有这样的需求,因为他们的工作也要写大量的内容。不过,他们是如何检阅自己写的内容的呢?答案是,他们会把自己写的内容分成很多个段落,然后他们会用到一个叫 代码折叠 的功能,把不需要编辑段落收起来,等要编辑的再把这个段落展开。这样就可以变相的有了“大纲视图”的功能。
  • 在 Org-Mode 设置标题,需要标记一些文本,而做标记很简单,在标题的前面加星号就可以了。
  • 具体是这样:
    * 这是标题一
    ** 这是标题二
    *** 这是标题三
    注:最多可以支持10层标题
  • 究竟妙不可言之处在哪,可以看看这个介绍视频(以后有机会,我会自己亲自录制一个视频):http://orgmode.org/worg/org-tutorials/org-screencasts/org-series-episode-1.php

运用“标记语法”,不用鼠标也能丰富文本效果

  • 有人会疑问,不用鼠标该如何让文字变粗、倾斜、加下划线呢?很简单,只要按照下面的示例来做:
    标记语法 效果
    *加粗* 加粗
    /倾斜/ 倾斜
    _下划线_ 下划线

运用“结构化文本”多格式输出,不再为文档转换而烦恼

  • Org-Mode 支持多种文档的输出,所以只要会用 Org-Mode,就可以随心的把的文档转化成自己想要的格式。这等于“一份文档,多种拷贝”,省心省时省力。
  • Org-Mode 支持转化的格式有:
    • 文本
    • 网页
    • PDF(需要 Latex 支持)
    • XOXO
    • Freemind
    • Docbook
    • iCalendar(苹果 iCal 文件)
    • ……

各种资料

Emacs 的快速教程

Org-Mode 的快速教程

各大中文 Emacs 网站

更新记录

  • 10月3日初稿,更正水木社区 Emacs 版块的链接(感谢 xbeta);更正 Emacs 是编辑器之神的错误,感谢水木社区的网友 anhnmncb

★ Tips:备份三步走,资料全无忧

才九月中旬,笔者就经历了一次惨痛的损失,在一次开机之后就发现硬盘上所有的个人文档、电子书、电影、音乐统统都不见了,整个硬盘就好像是全新的一样,干 干净净。一点渣滓都没有给笔者剩下。不过,幸好笔者一直知道狡兔有三窟的道理,绝大多数的资料还是通过不同的途径寻找来了。不过,这件事也提醒了笔者,资 料很重要,平时一定要做好保管的工作,否则一旦不见自已哭都来不及。

第一步:把系统文件定时搬到安全的地方

操作系统是最容易出现问题的地方,同时也是最花精力去维护的地方。如果把系统备份好,就不必每次系统出现问题就重装,软件以及很多设置又要重新弄过了。

应用 Windows 系统还原来备份系统文件

不知道为什么有的人就是一定要用别的工具来代替 Windows 原本就有的功能。其实,如果没有太多的要求单纯追求资料可以定时备份,系统还原就够简单好用。因为系统还原很简单,备份之前没有太多的设置要做,而且每次 备份静悄悄地在后台进行,所以只要启用了备份功能,以后就根本不用花费心思来管它。而还原也很简单,你可以任意选择一个还原点来恢复你的文件,把系统返回 到没有问题的状态中去。

启用 Windows 的备份功能也很简单,只要遵循以下步骤就可以了(由于笔使用的 Win7,所以以下描述也以 Win7 内部的设定为准,不过 Windows 系统变化不是很大,很容易就可以猜出来):

  1. 进入 控制面板
  2. 点击 系统与安全
  3. 打开 备份与还原
  4. 之后跟着系统的提示做/选择就可以了

创建系统映像

系统映像是一个特殊的文件,这个文件以 保持原样 的方式,把系统文件都以一种特殊的方式压缩成一个文件,当要恢复系统的时候,只要把该文件解压到相应的分区上就可以了。而且,恢复之后一切保持当初备份的原样,不必再重新设置,很方便。

GHOST 一直很流行,因为用它创建的系统映像可以很方便的备份系统,把系统的文件都放到一个文件里面,要恢复的时候只要用 GHOST 就可以把文件全部恢复了。但其实在 Win7 里面就集成了这个创建系统映像的功能(我不清楚 XP 里面是否自带,XP 的朋友可以自已找找看)。这项功能,同样是在控制面板的系统与安全下,很容易就可以找到。

当你打开 创建系统映象 之后,系统首先会帮你找备份系统映像的地方,然后你就可以自已选一个地方备份你的系统映像,可以是你硬盘上的一个分区、也可以是你的 U 盘/移动硬盘、也可以把系统映像刻在光盘上。在这里,我推荐大家把系统映像刻在光盘上,这样可以最大限度的保证系统映像这个文件本身不会损坏。不过,你也 可以在多个地方创建系统映像,比如刻录系统映像光盘,也在移动硬盘上创建系统映像。

第二步:妥善保管个人资料

这次笔者损失最多的地方,莫过于个人文档部分了,也幸好笔者一直有把资料保存在移动硬盘上的习惯,也因此损失没有这么严重。另外,由于有很多个人写的文档都保存在网上,所以也容易就可以找回来,算是不幸中的大幸。

按年份整理个人的资料,刻录光碟

记得在一次实习的时候,我的指导老师向我展示了他整理的文档,所有的文档都按照先按照年份归类,然后在下面分为工作、生活、娱乐这文件夹,里面又按照月份 将自已工作/生活/娱乐方面资料归档。十分整齐,没有一个文件是没有归属的。他每年还会定时把这些个人的H资料刻成光碟,并在光碟的表面标注年份。记忆中 他说过,每年的资料整理过后,刚好就是 600MB 左右,刚好就是一只刻录碟的容量。

所以,一旦他的数据发生什么意外,他就一定有办法可以恢复。其实,就一个好习惯这么简单。如果一个人,连自已硬盘上的文件都不整理的话,他就连自已硬盘哪些文件需要保存都不知道,就不要谈如何去备份个人的资料了。

把文档同步到网络空间

这次数据损失不大,是因为我有使用网络硬盘的习惯。当我把网络硬盘的客端下载下来之后,一同步就可以把以前的文件找回来了。只不过一些电影、音乐因为体积太大没有同步到网络硬盘上,没法恢复。

Dropbox :国外的优秀网络空间
  • 简介 (资料来自同步控):
    安装完Dropbox后,在“我的文档”中将会显示一个名为“My Dropbox”的文件夹。
    任何你放入该文件夹的东西都会被自动同步到你的Dropbox账户。
    你可以同步文件、分享文件(将文件夹权限设置为公共)、恢复文件——Dropbox会保存30天的文件更改记录。
    您的所有文件也将可以通过在线网站访问,这样即便在没有安装Dropbox的电脑上也能使用。
  • 更加详细的资料可以参考:

DropBox 超实用的免费文件网络同步、备份、分享工具

由于国外优秀的网络服务 Dropbox 已经无法访问,虽然可以通过修改 Host 文件的方法来恢复访问,但还是不大方便。

不过,Dropbox 胜在玩法多样,有很多有用的小技巧给你惊喜,大家可以参考以下文章:

Dropbox网盘的15个应知必会的高级使用技巧(5) (在该文章的后面已经附上了前几篇的技巧)

  • 邀请链接

喜欢折腾的人可以通过我的 邀请链接 来注册,这可以给我的 Dropbox 增加 250MB 的空间,多谢。

数据银行
  • 简介:
    数据银行是国内新兴的网盘服务提供商,它面向所有注册用户,提供多种文件类型的存储、传递、共享服务;
    “安全”、“快捷”、“稳定”、“易用”是其的服务宗旨。
  • 更加详细的应用评测,请参考以下文章:

云存储服务“数据银行”PC客户端评测(组图)

  • 我的使用体验

数据银行安装方便,同步的速度也较快,而且提供了文件外链服务,可以一个性的分享多份文件给他人,十分方便。而且数据银行是中国企业巨头“华为”推出的,所以可以安心地把文件放在上面。但是在第一次同步资料的时候,一定要记住 等数据同步完成之后再关机 ,否则之后的同步将无法完成。

  • 邀请链接

如果通过我的 邀请链接 来注册,会为我的数据银行增加50分积分,多谢。

快盘
  • 简介

可以参考:金山快盘初体验

  • 我的使用体验

快盘,使用起来十分贴心,如果关机的时候有文件没有同步完成,它就会在你关机的时候,弹出一个选项框给你选择是否“立即关机”。而且,文件是否同步 完成可以通过文件的图标上直接反映,这点和 Dropbox 一样。而且,快盘提供的文件版本管理功能,你可以通过快盘的“文件时光机”的功能找到该文件的上一个版本,很方便。

但是,文件的传输速度就不如数据银行快。

  • 邀请链接

通过我的 邀请链接 注册可以给我的快盘增加 1G 的空间,谢谢!

第三步:文件夹同步工具帮你自动搬文件

第二步中介绍了很多网络空间服务,不过这些服务的特点是要在硬盘上新建一个文件夹,用以放下你要同步的文件。有时候,我们的个人资料都以自已习惯的方式放 到别处,如果每次备份都要自已把文件搬到同步用的文件夹,这很费时费力,所以就需要用到一个文件夹同步工具,来帮你把要备份的文件自动同步过去。

当然,你也可以直接把你个人的资料都放到同步用的文件夹中去,只不过如果全部都放进去的话,恐怕网络空间不够大。

SyncToy

  • 简介

微软出品的小工具。功能简单,使用方便。

  • 我的使用体验

安装了 SyncToy 之后,你可以马上设定同步的任务,并选择三种同步方式:

①Synchronize:双向同步。同时把两个文件夹里面的文件都更新到最新。

②Echo:单向同步。只把负责把一个文件夹里面的内容更新到另外的一个文件夹。

③Contribute:更安全的单向同步方式。会保留所有文件。

  • 详细介绍

可以参考(需翻墙):SyncToy 2.1 微軟出品易用型檔案同步工具詳解,兩端工作資料快速同步備份

更多资料可参考