★ 拯救我们的注意力

前言:这篇东西是两个月前去 TEDxSYSU 演讲所准备的演讲稿,所以语气上和一般的博客不一样。在这次演讲中,我谈及注意力的问题,以及如何集中注意力的方法。自认谈得比较浅,希望大家多提提意见。稿子和当晚演讲的内容有很大的出入。

引子

大家好,我是本次演讲嘉宾陈一斌,毕业参加工作一年,我在网上有一个不错的博客,名字叫“学无止境@一点一滴”,超过6000个人订阅。今天,很高兴也很荣幸能够站在大家面前谈谈有关“学习2.0”的问题。我所演讲的题目是:《连线时代,拯救我们的注意力》。

这18分钟的演讲时间,我要怎么安排呢?首先我要谈一谈学习2.0所处的时代背景,继而谈一谈这样的时代背景会对我们造成怎样不利的影响,最后谈谈用什么方法消除这样不利的影响。

我们身处连线时代

大家可能注意到我的演讲标题上,这两个橙色的,用中括号框起来的字,连线。那么我为什么要突出强调这两个字呢?因为这两个字就是我们现在的时代背景。我们现在所身处的时代就是连线时代。

连线时代的特征就是信息如影随人。不知道大家有这样的感受没有?以前都是人追着信息跑,如果你想知道点什么东西,你必须翻开书本,或者直接上网查找才能找 到;而现在是信息追着人跑,比如说,手机上的新浪微博这个应用,它总是会提醒我后多少条信息多少条信息没有看过。这就是连线时代的特征,网络上的信息和手 机上的应用结合在一起,就让人沉浸在信息的海洋里面。

这样有好处,也有坏处。好处是,我们的确消息灵通了,我们的人生可以拥有更多的可能性,我们不会因为消息闭塞而错过机会。然而坏处是,当我们习惯了无时不刻都有信息传递的话,我们就会陷入信息焦虑之中,从而影响我们的注意力,进而降低我们思维的质量,降低我们的效率。

连线时代让我们丧失注意力

我从我自己的生活中,就深深的体会到身处连线状态下,注意力是如何被影响的。我有一个习惯,那就是我喜欢为自己作计划。大家可以看看,这是我某天上午的工 作规划。我期望,8点半到公司整理报销单据,9点到11点制作电子表格,11点询问公司名片打印情况,11点到12点整理公司文件;12点下班。然而实际 情况是,8点半到9点我整了一下报销单据之后,我就在浏览新闻了;9点到11点中间,除了制作电子表格之外,我还花了5分钟查看自己的邮箱,5分钟回复邮 件,10分钟和朋友聊天,10分钟看新浪微博。需要提醒的是,我不是连续10分钟或5分钟做这些事情,而是偶尔看一两分钟这样积累下来的。

可以看得出来,我的注意力总是在转换。从这一处,跳到那一处,总是不能静下心来。这就是我认为连线时代的坏处。当一个人总是对信息感到饥渴的时候,他就无形中产生了一种信息焦虑。而这种焦虑会让人难以集中注意力。

张五常说过,思维集中才有兴趣。注意力是学习的基础。学习某个知识的时候,必须集中注意力,让自己不断的了解这个知识节点。只有了解够深入才能加深自己对 知识的印象。这样才能学习到东西。如果注意力不集中,就难以对某个知识点有深刻的印象。但是,注意力不是那么容易集中的,这需要一个准备的时间。经过科学 家的研究,一般一个人需要15分钟才能进入“全神贯注”的状态。但如果好像我刚才那样的工作方式,我是永远都无法集中自己的注意力。

所以,连线时代,我们一定要警惕,不让自己的注意力成为网络经济的牺牲品。

我们应当如何解决连线时代注意力丧失的问题

有一句话说得好,方法总比问题多。面对连线时代,我们还是有方法拯救自己的注意力的。题目是一般解决问题有两个角度,一个是从外部,一个是从内部。

断网

从外部来说,有两个方法。第一个是断网。隔绝网络,不让网络找到自己。这又分为两个方法。一个是自己找一个没有网络的环境学习。这点在大学校园里面很简 单,去自习室、图书馆、或者带本书到随便一个地方就可以好好的学习了。第二个方法,就是在自己的电脑上安装断网软件。这类软件我推荐苹果上的 SelfControl 和PC机上的 K9。为什么呢?因为它们有一个很好的特性,那就是一旦设定了断网时间,那你在规定时间内就只能与网络绝缘。只能等到规定时间过去之后,才能重新上网。

早起

基于张五常那句“思维集中才有兴趣”,很容易就知道,高效的学习的前提是一个不被打扰的时间或环境。早起,恰恰能够让我们拥有不被打扰的时间。我相信没有 人会无端端在早上6点到7点的时候给你电话,发短信给你;更不会有人无端端地在早晨就叫你去干嘛干嘛。原因是什么?因为不是所有人都这么早起床。所以,如 果你比别人早起一个小时,那么就等于你今天多拥有一个小时的不被打扰的时间。这是很可贵的。

实际上,在为本次演讲准备资料的时候,在2007年的《财富》杂志里面,有一个专栏叫《我是如何工作的》,在里面介绍13名来自不同公司、组织的高层他们 工作的方法。这些人包括了Google 的高级经理、星巴克的董事长、投资银行的合伙人、美国联邦法院的法官、参议院的议员。经过统计,我发现其中有5个人明确的提到了自己有早起的习惯,其中太 平洋投资管理公司的高管起得最早,4点到4点半就起床了。可见,早起是一种提高效率的手段。

练字

上面两个方法,都是从外部着手,为自己提供一个容易专注的环境。从现在开始,我就从内部着手,谈如何提高自己的注意力。练字就是一个相当不错的锻炼自己注 意力的方法。为什么呢?因为,要写好一个字,其实很不容易。需要凝神屏气,需要思维上的高度集中,才能练好字。无形中,就为自己创造出心无旁骛做一件事的 环境。如果长期坚持,就能够锻炼自己的注意力,让注意力集中的时间变得更加持久。

跑步

如果一个人感到疲惫,那么他的注意力就不容易集中。所以,提高自己的精力,也同样可以增强自己的注意力。另外,在跑步的过程中,也很容易的形成心无旁骛的 环境,一个人跑步,他不可能同时注意到其他的东西。所以,如果你一天跑一个小时的步,就等于锻炼自己的注意力一个小时。对提升自己的注意力是大有裨益的。

★ 信息碎片系列之二——BooguNote信息碎片管理

投稿:BooguNote

一、BooguNote概述

1. 定义:

1) BooguNote是一个用于信息碎片收集和整理的树型笔记软件。
2) BooguNote是一个信息加工工具。把碎片信息加工成有条理的信息。
3) BooguNote 也利于用户产出知识。BooguNote天然的树状结构能够让信息非常有条理。一棵树拎出来稍微休整一下就是一篇文章。

2.与其他软件的区别:

1)GTD软件。比如,doit.im和Remember The
Milk。GTD软件是进行时间管理的,记录待办事项的。待办事项是信息碎片的一种。BooguNote是设计来记录所有信息碎片的。

2)知识管理软件。比如,Wiz,EverNote和OneNote。知识管理软件的功能有,抓取信息,保存信息实体,利用目录方式、时间线、tag和全文搜索方式管理信息。BooguNote本身不提供信息实体的保存,只保存访问信息的途径,比如URL地址或者文件路径。

二、BooguNote日常使用

1) 写下自己的目标   (第一天)

2) 写下自己的想法,内容开始增长
(第二天)

3) 内容越积越多
(几天后)

4) 使用“组织”功能。
(一个星期后)

这个时候信息就增加得很多,界面显示比较混乱了。就需要通过组织功能把这些信息保存到新的boo文件中

保存完毕后,新boo文件的快捷方式自动建立在原boo文件中

5)
回到1)开始新的循环

三、BooguNote设计的奥妙

1.
一定要让碎片信息有结构。没有结构的信息不容易记忆,也很容易丢失。BooguNote可以让零散信息结构化。以前从来没有让零散信息结构化的应用。零散信息被结构化了,组成了文件,这样就不容易丢失了。以前容易丢失是零散信息没有组织起来。BooguNote与EverNote的区别就是碎片信息的结构化。容易被组织和记忆。而全局搜索和tag不容易被记忆。

2.
boo文件窗口用于展示当前正在使用按照任务来分类的信息,文件目录窗口用于展示按照自然属性进行分类的信息。两个分类体系这样就避免了按照任务分类和按照自然属性分类的矛盾。

3.信息刚生成的时候是我们使用这个信息最活跃的时候,也是信息所处位置最容易变动的时候。这个时候信息存在于boo文件中。boo文件中文字块易编辑的特性使信息容易调整在树状结构中的位置。随着该信息所属任务的结束,这个信息逐渐处于不活跃状态,这个时候信息所处的位置就比较稳定了。这个时候就通过Alt+S把长期保存到一个boo中。

4. BooguNote兼有wiki式结构和树状结构的好处。
1)boo文件实体以树状文件夹结构存放。这样能保证文件只有一份,而且能够以不容易变化的自然属性分类方式进行分类管理
2)boo文件之间通过文件快捷方式以网状的方式进行连接,方便用户的使用。文件快捷方式可以高效的建立知识之间的关系,而又不用到处拷贝boo文件的副本。

示例:

四、BooguNote使用技巧

1. 日常笔记文件的分区。分为三个区:缓冲区、todo区和分类笔记区。

1)缓冲区。主要用于记录突发的一些信息,比如接电话时候的记录。突然得到什么信息而有没有现成的存放地点。

2)todo区。主要存放一些待办事项。放在最顶部容易看到

3)分类笔记区。在下面用户存放各个工作任务相关的信息

2. 文件管理窗口的使用。分为三个部分:当前笔记.boo、分类笔记、时间线笔记

1)当前笔记.boo。日常使用的boo文件。基本上所有笔记都先记到这个 boo
中。信息逐渐孵化形成结构后通过Alt+S保存到“分类笔记”目录下。

2)分类笔记。按照信息的自然属性进行分类。

3)时间线笔记。按照日期保存的“当前笔记.boo”的副本。主要用来做备份用。防止误删信息。

3.
合理遗忘机制。我有一个名叫“当前笔记.boo”作为日常的主笔记。在“当前笔记.boo”中记录了几天的信息后我就需要删除一些我不再使用的信息。我不是简单的删除这些信息。而是先把“当前笔记.boo”拷贝一份副本到“时间线笔记”目录下对应年份和月份的文件夹中,命名为“2011_03_08.boo”。然后在“当前笔记.boo”中删除我想删除的信息。如果我想找到这些删除的信息,可以通过全局搜索功能搜索“时间线笔记”这个文件夹。这样既清理了我的笔记区域,又没有丢失任何信息。这就是合理遗忘的机制。

 

 

 

★ 征集:时间管理书籍思维导图

本站www.gtdstudy.com与战隼www.write.org.cn、邹鑫www.gtdlife.com共同发起时间管理主题阅读活动,并征集相关的读书笔记和思维导图。

学习或研究一门新的知识时,最好的办法就是去学习这一方面成功人士的方法或系统,然后根据自己的情况进行调整,形成自己的系统,再不断实践并改进。

这个列表里面的图书,提供了20种以上成熟的时间管理系统,包括了市面上9成以上的同类书籍,当你把下面的内容都阅读一遍了,你在理论上已经足够了,剩下就是去实践,看看哪个更适合自己。

如果你已经把列表里图书做成思维导图,请发给gtdstudy@googlegroups.comwarfalcon@gmail.com

我们会不断在这里更新思维导图和读书笔记的链接,如果你读过里面的书籍,并分享过笔记或思维导图,非常希望你来投稿,跟大家分享你学到的内容,分享能使我们获得更多东西。

 

豆列地址:http://book.douban.com/doulist/1125026/

 

序号 书名 思维导图 读书笔记链接
1 尽管去做 1
2 时间管理幸福学 1 2
3 第五代时间管理
4 杠杆时间术 下载地址
5 奇特的一生
6 精力管理 1 2
7 人生审计
8 结果第一
9 时间投资法 下载地址 1
10 平衡的智慧
11 番茄工作法 下载地址
12 要事第一
13 小强升职记
14 晨间日记的奇迹 1 2
15 简约工作
16 时间管理
17 A4纸工作法
18 用好时间做对事 1
19 如何掌控自己的时间和生活
20 拖延心理学 下载地址
21 战胜拖拉 1 2 3 4 5
22 时间舵手
23 吃掉那只青蛙 1
24 24小时改变你的一生
25 时间检索 下载地址 1 2 3
26 津巴多时间心理学
27 记事本圆梦计划

 

使用哪种工具或者如何使用都不要紧,重要的是制定一份个人使命陈述,定期评估时间利用效果,找一些办法来坚持不懈地努力实现目标。个人使命陈述制定好以后,用任何一种方便的时间管理工具都能很容易地安排好优先顺序 —《平衡的智慧》 这句话是我研究“时间管理”之后,学到最重要的心得之一

★ 如何提高效率

Yibie 言:感谢读者桃雨的投稿。桃雨是中科大计算机系大三的学生,他自行编写了名为Magicblog的博客引擎,还翻译了 Aaron Swartz 的《HOWTO:Be more productive》。Aaron Swartz是个牛人,14岁时参与了RSS1.0的制定,在Stanford读了一年就主动退学去创业,他的公司成为YC的一员后来与reddit合并了,他还是web.py框架的创始人。桃雨的译文原址在此

以下是译文:

肯定有人跟你说过这样的话“你有看电视的那么长时间,都可以用来写一本书了”,不可否认写书肯定比看电视更好的利用了时间,但是这个结论的成立需要一个假设:”时间是可互换的”,也就是说看电视的时间可以轻松的用来写书。但是很遗憾,事实并非如此。

不同的时间有不同的质量等级。如果我在走向地铁站的路上发现自己的笔记本忘带了,我就很难集中注意力写文章。同样,当你不停的被打断的时候,你也 很难集中注意力。这里还有一些心理和情感上的因素,有的时候我心情很好,愿意主动去做一些事,但还有一些时候我感到很抑郁和疲惫,就只能看看电视了。

如果你想变的更加有效率,你必须意识到这个事实,并且很好的处理它。首先,你必须很好的利用不同种类的时间。其次,你必须让你的时间更有效率。

更有效的利用你的时间

选择合适的问题

生命是如此的短暂,为什么浪费时间做一些没意义的事呢?做一些让你感到舒适的事很容易,但是你应该问问自己为什么要做这些事呢?有没有一些更重要的事等着你去做?为什么你不去做那些事呢?这些问题很难回答,但是每解决一个都会让你更有效率。

这不是说你所有的时间都应该用来做那些最重要的事。我的时间就肯定不是这样(否则,我现在就不会在写这篇文章了)。但是,这是我衡量自己的生活是否充实的重要标准。

收集很多问题

另一个很多人都知道的秘密是:如果你认准一个问题,投入全部精力去解决它,这样你的效率是最高的。我发现这却是很难实现的。以现在为例,我正在锻 炼身体,喝橙汁,整理桌面,和我弟弟聊天,同时在写现在这篇文章。今天一整天,我写了现在这篇文章,读了一本书,吃了点东西,回复了几封邮件,和一些朋友 聊了聊天,买了点东西,改了改其他几篇文章,备份了硬盘,还整理了一下图书列表。

有很多不同的项目让我能够在不同质量的时间下做不同的工作。更重要的是,在你卡壳或是厌烦的时候有其他的一些事可以做。

这同时会让你变得更加有创造力。创造力就是你把自己从其他地方学到的东西能够用到你的工作中。如果你同时做许多不同方向的工作,那你就会得到更多的想法和创意。

列一个清单

找一些不同的事同时做并不困难,大部分人都有很多很多的待办事项。但是如果你想把它们全记在脑袋里的话,它们就会慢慢消失。要记住所有这些事所给你带来的心智上的压力会把你压垮。解决办法仍然是很简单:把它们写下来。

一旦你把要做的事列成了一个清单,你就可以更好的分类组织它们了。比如说,我的清单包括:编程,思考,差事,读书,娱乐休息。

大部分项目都包括很多不同的任务。以写这篇文章为例,除了真正的写作过程,还包括了阅读其他关于拖沓的文章,考虑文章的各个部分,整理语句,向别人请教问题等等。每一项任务都属于清单的不同部分,所以你可以在合适的时间才去做某一部分。

把任务清单和你的生活结合起来

一旦你有了这样一个任务清单,你需要做的事就是时常记得它,而记住它的最好方法是把它放在你能看到的地方。比如说,我总在我桌子上放一摞书,最上面的那一本就是我最近在读的。当我想要读书的时候,我就直接从上面拿一本书来读。

对于看电视/电影我也这么做。当我对某一个电影感兴趣的时候,我会把它放在电脑中一个特殊的文件夹内。每当我想休息一下,看看电影的时候,我就会打开那个文件夹。

我也想过一些更深入的方式,比如说我把一些想看的文章标记为”待读”(to read),当我想要上网的时候就看看那些从前积累下来的未读文章。

提高你时间的质量

像上面那样最大限度的利用时间还远远不够,更重要的是提高你自己的时间的质量。那你究竟该怎样做呢?

减轻身体上的约束

携带纸和笔

我认识的很多人的口袋里都有记事簿之类的东西。纸和笔在很多时候都是非常有用的,你可以随时随刻的记录自己的想法,我甚至通过这种方法在地铁上写过整篇文章。

避免被打扰

对于那些需要集中注意力的任务,你应该尽量避免被打扰。一个很简单的方法是去一个没人能打扰你的地方,另一个方法是告诉周围的人未来一段时间不要打扰你。

关于这点不要过犹不及。当你在浪费时间的时候你反倒应该被打扰一下,帮助别人解决问题肯定比坐在那里看新闻更好的利用了时间。

减轻心理上的约束

吃,睡,运动

当你感到很饿,很累,很焦躁的时候,你的时间的质量会很低。解决这个问题很简单,就是:去吃,去睡,去运动。对自己说“虽然我很累了,但我不能休 息,因为我必须要工作”会让你感到自己很努力,但事实上休息之后你的效率会更高。既然你迟早都要睡觉,还不如先休息好,来提高剩余时间内的效率。

与快乐的人相处

跟快乐的人相处会也会让你变得快乐,也会让你心态更放松。也许很多人愿意躲在屋子里,不与其他人接触,埋头干活,他们觉得这样的话时间才没有被“浪费”,但事实上这会让他们变得情绪低落,工作效率也会大大下降。

与朋友分担你的压力

即使你的朋友并不是能够感染他人,给你带来快乐的那种人,和其他的人一起解决复杂的问题也会让问题变得简单。一方面,精神上的压力大家可以互相分担,另一方面,和其他人在一起可以让你专注于工作而不是时常分心。

拖沓

上面所说的那些并不是问题的重点,关于效率大家最大的问题还是“拖沓”。虽然很多人不承认,但是几乎所有人都或多或少的会拖沓。那又该如何避免呢?

拖沓是什么?从旁观者来看,你在做好玩的事(如玩游戏,看新闻)而不是做真正的工作。但问题的关键是:你究竟为什么会这样?你的脑子里究竟是怎么想的?

我花了很多时间来研究这件事,我能给出的最好解释是在你的大脑赋予“脑力场”给每一项任务。你玩过两块磁铁相互作用吗?如果你让它们异极相对,他们就会相互排斥,你会感到他们之间的磁场力。你越是想要把它们和在一起,越会感到它们之间的排斥力。

心智和精神上也是类似的。它是看不见摸不着的,但你却可以感受到它的存在。并且你越是想要接近它,它会离你越远。

你不可能通过蛮力来克服两个场之间的排斥力,相反,你应该做的是调转方向。

那又是什么产生了“精神力场”呢?似乎有两个主要原因:任务是否艰巨,任务是否是被指派的。

艰巨的任务

把任务细分

一个任务很艰巨的原因之一是这个任务很宏大。比如说你想要做一个菜谱构造程序,没有人能一下子完成它,这是一个目标而不是一项任务。一项任务是使你能够朝向目标更进一步的具体概念。一个好的任务是你能够立即拿来实施的,比如”画一个展示菜谱的草图”。

当你完成了上一个任务后,下一步就会变得更加清晰。你将会考虑一个菜谱有什么构成,你需要什么样的搜索机制,如何构建菜谱的数据库,等等。这样你就构建了一个引擎,每一个任务都会通向下一个任务。

对于每一个比较大的项目,我都会考虑我需要完成一连串什么样的任务,并且将这些任务加入到我的待办事项列表中去。同样,当我做完一些任务之后我会把接下来需要完成的任务再加入任务列表中去。

简化任务

另一个让任务变得艰巨的原因就是它太复杂了。”写一本书”这个任务会放你感到无从下手,那么就先从写一篇文章开始吧。如果一篇文章也觉得太多了,那么就先写一个段落的概要吧。最重要的是真正做了一些工作,真正的有进展。

一旦你明确了你的任务之后,你就可以更清楚的判断它,更容易的理解它。提高完善一些已有的东西比从头创建东西更容易。如果你的一个段落写好了,那么一点一点积累,它会变成一篇文章,最终变成一本书。

认真考虑它

通常来说解决一个困难问题需要一些灵感。如果你对那个领域并不熟悉,你应该从研究这个领域开始,借鉴一下其他人的经验,慢慢的研究理解这个领域,并且做一些小的尝试看看你能否搞定这个领域。

被指派的任务

被指派的任务是那些你被要求完成的任务。很多心理学实验都表明:当你”刺激”其他人做什么事的时候,他们反倒不容易做好那个事。奖励,惩罚等外部刺激会扼杀”内在动机”–你对于某个问题发自内心的兴趣。人类的大脑对于被要求做的事有先天的抗拒力。

这种现象不仅局限于其他人要求你做的事,当你向自己分配任务时仍然会出现这种现象。如果你对自己说”我应该好好做X工作了,这是我现在最重要的事”,之后你就会感到X突然变成了世界上最困难的事情了。然而一旦当Y变成了”最重要的事”,原来的那个X又变得简单了。

虚构一个任务

如果你要完成X,那就告诉自己做Y。然而不幸的是,这样欺骗自己却很难,因为你清楚你究竟要做什么。

不要自己给自己布置任务

给自己布置任务看起来很诱人,比如对自己说”我要写完这篇文章才去吃饭”,更糟糕的是让别人假装布置给你一些任务。但是这两种方式都会让你变得更没有效率,事实上你还是在给自己布置任务,你的大脑只会去逃避它。

把事情变得有趣

困难的工作听起来不会令人感到愉悦,但事实上这可能就是最能让我感到高兴的事。一个困难的问题不但能让你集中全部注意力,而且当你完成它的时候你会感到非常棒,非常有成就感。

所以帮助自己完成一件事的秘密不是说服自己必须完成它,而是说服自己这件事确实非常有意思。如果一件事没有意思的话,你需要做的就是让它变得有意思

总结

效率的真正秘密在于”聆听自己”,在你饿的时候吃饭,在你疲惫的时候睡觉,当你厌烦的时候休息一下,做那些有趣好玩的项目。

这看起来很容易,但是社会上的一些观念正在把我们向相反的方向引导。要想变得更加有效率,我们需要做的就是转过头来”聆听自己”

★ 【第十七屆 北京場幸福行動家與時間管理研習會 初階班&進階班】2011/3/26 & 27

【第十七届 北京场幸福行动家与时间管理研习会 初阶班&进阶班】2011/3/26 & 27


觉得时间不够多,恨不得一天能有四十八个小时运用?
生活中事情处理不完,新的任务却不断出现,真困扰?
东奔西跑忙碌了一整天,却发现效率增加但效益不佳?
时间该浪费在美好事物上,时间就是金钱
时间应该用来创造生命中的幸福,创造值得拥有的生命
好消息来了!有个研讨会可以帮您解决您以上的困扰
掌握生活,累积优势,管理人生,成为追求幸福的行动家
即日起开始报名 动作要快喔~~

█主讲者: twhsi 张永锡先生
1. 幸福行动家、时间管理实践者 9年(2002年起)
2. 世界华人讲师联盟讲师、理事
3. 大陆我学网成长顾问
4. twhsi 时间管理 部落格(两百万人次)http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/  http://happytriber.com/
5. 员林国际青年商会 理事、监事等职(1999年至2009年)
6. 举办多场时间管理讲座,包含台北、台中、彰化、高雄、北京、美国矽谷。

█ 初阶班课程大纲:
1. 何谓追求幸福的行动家?
2  时间管理六个流程(搜集、加工、组织、排程、行动、检视)详细讨论
3. 时间管理系统手册操作
4. 时间管理工具分组讨论
█初阶班时间: 2011/3/26 (六) 14:00─21:00 (四小时讲座及用餐、联谊活动)
█活动地点:新东方北京办公室(靠地铁四号线黄庄站)
█课程费用:280元(含餐费) 学到的知识:无价!
█接受报名:50 人

█ 进阶班课程大纲:
1 任务清单:我们将把管理好多个任务的方法及工具做详尽的讨论。
2 深度汇谈:我们藉着思考关键时刻、关键能力、关键问题三件事情,深入了解”我是谁?”这个问题
3 年度计划:我们会专心于建立于制定一个明确的年度计划,作为送给自己2011年最大的礼物。
█进阶班时间: 2011/3/27 (日) 09:00─17:00 (七小时讲座及中餐)
█活动地点:新东方北京办公室(靠地铁四号线黄庄站)
█课程费用:330元(含餐费)之前上过初阶班或本次合并报名只收280元(即两堂课合并报名为560元)
█接受报名:30 人

█缴费方式:现场收费
█报名方式:请连结下面网址填写线上表单,您会收到一封确认信确认报名。 线上报名表单
http://bit.ly/17thbeijing

█活动联络
有任何课程课程问题欢迎询问张强,电话18610056913
E-mail:joechang1020@gmail.com

 

★ 时间武术家上海GTD实践小组活动第五期

上海GTD活动第五期——如何设定新年目标和自我实践

一、活动主题:如何设定新年目标和自我实践-一个GTD实践者的亲身经历

“新年目标”人人会做,但要做一个能够可以实现的新年计划就需要一些GTD技巧。本期活动特邀“现任Toastmasters上海第一国际演讲俱乐部主席”——沈敏吉小姐分享她对这个问题的思考、探索、曾经的失败和成功的实践经验。

适合人群:
制定了新年目标,但是重来没有实现过。
在新年目标实践过程中碰到问题,放弃和拖延者。

所有的分享内容都是一个GTD实践者的亲身经历,和 GTD先行者的实战经验,在您养成个人管理习惯的道路上,能助一臂之力,使您更顺利的达成目标!!

活动时间: 2月27日(周日)(9:30——12:00)

活动地点: 江宁路街道图书馆 (上海市静安区西苏州路71号)

A点位置-西苏州路71号A点位置-西苏州路71号

建议坐地铁1号线到汉中路,然后过普济路桥(不是恒丰路桥!!!)即可到达

活动人数: 25人

活动流程:

9:30 – 9:40 上海GTD实践小组介绍
9:40 – 10:00 破冰互动游戏,相互认识
10:00 – 10:40 主题演讲“如何设计新年目标和自我实践“(主讲人:沈敏吉)
10:40 – 11:30  GTD知识交流分享活动(自下而上地工作——“六层次法”讲解)
11:30 – 12:00 自由探讨 总结 合照

二、报名方式:
1、只接受短信报名(格式:GTD报名–姓名或网名+QQ+职业),短信发送至“朱锐”手机号 189 0178 0827 或137 6120 2998,人满即止!

2、报名人士请提前10分钟入场,我们将准时开始!

3、活动费用:每人20元,(请自备零钞,现场提供瓶装饮用水和小点)

三、注意事项

1、为了使我们活动的举办质量更好,欢迎大家带着各类问题在现场发问,小组成员很乐意与大家一起探讨,“沟通和交流是成长的捷径”。

2、在特邀演讲人的演讲分享中,请尊重演讲人,不要打断对方,有问题可以先记录,并在随后的Q&A时间提出。

3、请参加活动人员务必准时出席,我们将准时开始活动。

四、GTD(个人时间管理)背景:

GTD(个人时间管理)是一种将繁重超负荷的工作生活方式变成无压力高效的时间管理系统。

GTD的具体做法是通过收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤,把头脑中的各种任务移出来,通过这样的方式,头脑可以不用塞满各种需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情,是一种消灭压力的高效工作方法。

五、GTD实践小组介绍

GTD实践小组不是闲聊和浪费时间小组。实践,自然行动高于一切,小组有一个共同的目标就是通过实践来自我提高,通过建立一个激励和督促的环境和氛围,起到自我驱动和互相促进作用。

欢迎大家踊跃报名参加!!!

★ 「每日实践团」发起文

GTD上瘾后,你把事情办成了吗?

不知道你是否有这样的感受:在看了一堆GTD的文章,用了一堆GTD工具,谈了一堆GTD技巧,到最后发现自己还是个「拖延症」患者。GTD到底是有用,还是没用呢?

善用佳软在一篇评论中谈到:GTD是鸦片。鸦片是一种易上瘾的致幻的有害物质。也就是说,在善用佳软看来,GTD 是一种容易令人上瘾的、让人产生幻觉的、有害的东西。然而,GTD 的目的不是让人效率工作,轻松生活的方法吗?怎么会变成一个害人的东西呢?

因为GTDGet Things Done)翻译为中文就是“把事情办成”,原义就是结果导向的,而不在乎你使用说明的流程或工具。鸦片在医学上可以作为麻醉剂或止痛剂使用,但是脱离了这个结果就是毒品了。在GTD里面最重要的是「执行」,是「完成」。

「每日实践团」适合的人群:GTD一无所知或知得太多的人
结合我这半年参加工作的经历,很多「GTD上瘾综合症」患者往往有以下的症状:

1. 不断尝试不同的工具,却苦恼工具不适合自己;

2. 喜欢讨论如何才能把计划做完美,而不是检讨一天做了多少实事;

3. 明知道自己一天内已经紧张到没有时间完成任务了,还要抽时间讨论GTD成效

「GTD上瘾综合症」类似于小孩子沉迷于乐高积木,GTD太像一个玩具,运用不同的工具,运用不同的分类方法,可以打造一个只属于自己的事务系统,人们陷入了无穷无尽的尝试,然而这个组合是可以无限的。

「每日实践团」的游戏规则:让外部监督来强化自制力

其实,只要令自己专注到应该做的、重要的事情上,都可以是 GTD。而让你分散精力、分散注意力的,就不是 GTD。希望大家能够增强自制力,在学习GTD之后,记住里面的精髓,忘记里面的手段,专注到自己应该做的事情上去,这样你才能达到学习GTD的目的

也因此我想借助已经搭建好的 GtdStudy 社区,发起一个小小的团体,叫「每日实践团」。我会在「每日实践团」里面发起「每日实践」的活动,希望借助这个活动,能让团员们能够通过相互监督、相互竞赛的方式培养自制力

规则很简单:
1. 每日睡觉之前,总结当天已经完成和未完成的事情,同时规划第二天要做的事,然后发到 GtdStudy 社区去。
2. 每晚回顾总结的时候,每做完一件事就给自己加 1 分。
3. 每天尽量能够获得 1 分,也就是完成一件事。如果连这个最低标准都达不到,请检讨自己的日常行为习惯,让大家帮助你改进。
4. 每个团员每个星期都计算自己的得分,然后分享出来,比较一下谁是最高分。最高分的可以获得红花荣誉。获得 5 次红花荣誉,可以不必再参加「每日实践团」,相信已经培养不错的自制力了。

连「每日实践团」都不能解决的问题:只能靠自己

即使你成功记住GTD的精髓并忘记GTD的手段,以下的问题仍然没有解决:

1. 你为什么要办成这些事情?

2. 你为什么要先处理这些事情而后处理另外的事情?

3. 对于你来说,什么事情令你感受到压力,什么事情令你感受到幸福?

这些基本问题,本来就是在GTD之前需要考虑的。如果希望通过GTD来回避上述的问题,GTD对于你就是鸦片了。

如何加入社区?请看这里:http://www.gtdstudy.com/?p=2376

★ 顶级知识管理工具Evernote的GTD应用详细指南

Yibie 言:感谢塞壬兄的信任,以及好友善用佳软的许可,现将这篇精彩的美文发布在学无止境@一点一滴上。希望每个着重时间管理和知识管理的人能够在本文中获得更多的启发。

目录:

序章:GTD工具Evernote

第一章:搜集

1.1 Evernote软件端收集法

1.2 浏览器插件极为便利的网络撷取保存法

1.3 招之即来挥之即去的ALTRun或者Launchy工具:量身定制的收件匣(Email接收法)

1.4 无网络情况下的杂事收集

1.5 手机端的收集

1.6 外出无手机情形下的收集

第二章 加工和组织

2.1 Evernote的GTD加工和组织方法

2.2 使用Evernote区隔GTD的八大容器清单

2.3 核查清单(Checklists):创造性的提示

第三章 检视回顾

3.1 检视

3.2 回顾

第四章 执行行动

第五章 使用Evernote实践GTD的优劣之我见

序章:GTD工具Evernote

笔者曾在GTD系列教程首篇文章提出,GTD的核心理念是“迁出大脑内所有杂事,纳入一个可靠的外在体系(行动提醒系统 + 资料归档系统)直接管理”。换言之,就是把所有杂事控制在“手边”,而非“脑海”里。

实践发现,在两大系统中,快速高效有趣的资料归档系统是践行GTD的先决条件。如此一来,若能找到一个知识管理工具整合行动提醒系统和资料归档系统,合二为一,实践GTD就会更加便捷容易。

探寻许久之后,发现拥有网络端、电脑软件端、手机端的顶级知识管理工具Evernote介绍)颇为得心应手。

本文将介绍如何使用神奇的Evernote实践GTD的五大流程。

为方便不熟悉GTD的读者起见,此篇教程的目次结构和本系列教程开篇文章《GTD系列教程1:GTD精义和待办事宜服务Toodledo实践》大体相类,略作增减归并,以飨读者。另外GTD是因人适用的体系,请有意将Evernote作为GTD工具的读者根据自身实际情形裁剪使用。

第一章:搜集 [返回目录]

Evernote收集功能超级强大,提供了软件端快速截取、书签式网络撷取、Email接收、文件导入等诸般功能,搜罗资讯极为便利,可以很方便的收集各种资料和任务。

1.1 Evernote软件端收集法

Evernote软件端的全局热键:

▪ 复制所选快捷键Win+A键(可设定使用其它键)可选中一段文字即刻新建任务笔记资料。

▪ 新建笔记快捷键Ctrl+N(同时支持设定第二个快捷键)快速输入任务,按Tab键或者Shift+Tab迅速切换一则笔记条目的笔记本属性和标签属性处快速输入任务属性。

▪ 捕获屏幕快捷键PrintScreen键(可设定使用其它键)直接截屏收集资料。

除却全局热键快捷键之外,使用鼠标也能达到同样的目的。

1.2 浏览器插件极为便利的网络撷取保存法

Chrome、Firefox、IE等浏览器上的Evernote插件或扩展悉数支持快速收集网摘内容。

1.3 招之即来挥之即去的ALTRun或者Launchy工具:量身定制的收件匣(Email接收法)

杂事的搜集是实践GTD的一大瓶颈,使用ALTRun或者Launchy工具可以制造出无需开启Evernote软件的无敌收件匣。

这个方法的前提条件是先在Evernote里头设定一个诸如名为0@@Inbox之类的默认笔记本,如下图所示:

(图:设置Evernote默认笔记本示意图)

接下来以ALTRun(Launchy也能用)为例,需新建一个ss.vbs实现(实质上是个文本文件另存为vbs后缀的脚本文件即可),语句如下:

Set iMsg = CreateObject(“CDO.Message”)

Set iConf = CreateObject(“CDO.Configuration”)

Set Flds = iConf.Fields

schema = “http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/”

Flds.Item(schema & “sendusing”) = 2

Flds.Item(schema & “smtpserver”) = “smtp.gmail.com”

Flds.Item(schema & “smtpserverport”) = 465

Flds.Item(schema & “smtpauthenticate”) = 1

Flds.Item(schema & “sendusername”) = “EMAILADDRESS”

Flds.Item(schema & “sendpassword”) = “PASSWORD”

Flds.Item(schema & “smtpusessl”) = 1

Flds.Update

With iMsg

.To = “Evernote-EMAIL”

.From = “EMAILADDRESS”

.Subject = wscript.arguments.item(0)

.TEXTBody = message

.Sender = ” ”

.Organization = ” ”

.ReplyTo = ” ”

Set .Configuration = iConf

SendEmailGmail = .Send

End With

set iMsg = nothing

set iConf = nothing

set Flds = nothing

其中需要注意的是:

Flds.Item(schema & “sendusername”) = “EMAILADDRESS”

Flds.Item(schema & “sendpassword”) = “PASSWORD”

需要将EMAILADDRESS改成自己的常用邮箱(比如Gmail),PASSWORD改成邮箱密码。

而下面的两行语句:

.To = “Evernote-EMAIL”

.From = “EMAILADDRESS”

EMAILADDRESS和上面一样改为同一个常用邮箱(比如Gmail)。而Evernote-EMAIL需要到Evernote网页右上方点击【Settings】进入账户设置页面,复制【Settings】页面底部的Evernote私密邮箱地址(类似账号名.一串数字**** @m.evernote.com的形式)填入即可。如下图所示:

(图:Evernote私密邮箱所在网页位置)

将此ss.vbs右键发送到ALTRun中制成一个快捷项目,参数类型选择第二项参数无编码便可告成功。

使用时热键呼出主界面,敲入ss,即可打开一个小巧玲珑的输入框直接向Evernote网络端中添加任务和灵光一现。

(图:ALTRun的收件匣)

Launchy的设置大致相仿,也能实现灵感和任务的快速收集。

(图:Launchy的收件匣)

技巧小贴士:利用ALTRun软件的记忆功能,可以设定多个任务输入模板。

例如下一步行动清单细分的情境标签Tag和其他预设标签Tag等也可直接附加处理输入:

早上十点开会#office

整理衣柜#home

买鞋#shop

写博客#pc

看报表#read

摘录箴言警句和灵感速记#z

如果你设的情境标签Tag只取首字母,比如O(Office)、H(Home)、E(Errand)、S(Shop)、C (Call)、P(PC)、I(Internet)、B(Boss)、R(Read),那么直接添加情境标签等就更加简便:

早上十点开会#o

整理衣柜#h

买鞋#s

写博客#p

看报表#r

摘录箴言警句和灵感速记#z

此外还可以添加语句直接指定笔记本属性和多个标签@笔记本名#标签名1#标签名2……#标签名N(例如:文章的灵感@bolg#p#z)

1.4 无网络情况下的杂事收集

请参见拙文《神逸之作:国产快速启动软件神品ALTRun》第四章4.5小节ALTRun随手记的内容。具体实施步骤如下:

第一步: 新建一个suishouji.vbs(实质上是个文本文件),填入语句:

Const ForAppending = 8

Dim strTextFile

Set objArgs = WScript.Arguments

strTextFile = “D:ssjlzaqizaba.txt”

Set objFSO = CreateObject(“Scripting.FileSystemObject”)

If objFSO.FileExists(strTextFile) Then

Set objFile = objFSO.OpenTextFile(strTextFile, ForAppending)

Else

Set objFile = objFSO.CreateTextFile(strTextFile)

End If

objFile.WriteLine objArgs(0)

objFile.Close

语句中 strTextFile = “D:ssjlzaqizaba.txt” 的 D:ssjlzaqizaba.txt 是信手记录的文本文档,不用特意新建,运行时会自动创建。

第二步:利用Evernote文件导入功能实现D:ssjlzaqizaba.txt的自动导入

首先点击菜单栏上的工具,选择导入文件夹,进入界面后照着标注的红色长方形方框设定即可,如下图所示:

(图:Evernote导入文件夹设定)

1.5 手机端的收集

可以应用手机上的Evernote客户端软件。

例如iPhone上的行云流水一般的信手涂鸦收件匣Getideaz,能很好的契合Evernote的搜集。

Getideaz由时间管理领域领袖群伦的幸福行动家张永锡亲力亲为组织开发团队打造,数年磨一剑终告成功。此外,张永锡曾发大宏愿矢志欲要影响一百万人,言传身教,深耕细作,高山仰止,令人钦服感佩。作为知行合一的幸福行动家打磨推出的Getideaz收件匣,精绝灵便,已臻完美之境。君(孝)子不匮,永锡尔类,永锡出品,必属佳品。

关于张永锡这段经历请参见他撰写的文章《Why我想创作Getideaz?兼写创业历程》。

1.6 外出无手机情形下的收集

建议使用一张A4纸制成的随身纸笔GTD系统,随时随地都能很方便搜集杂事和任务。据笔者所知,下面的两种A4纸GTD系统极为便利:

第一种A4纸制成的随身纸笔GTD系统(Gweeksheet),如下图所示:

(图:A4纸GTD系统Gweeksheet)

第二种A4纸制成的八页小书GTD系统(张永锡设计的三日计划小册子),如下图所示:

(图:A4纸GTD系统八页小书用剪刀把中间一道折痕剪开翻叠成八页小册子可放入钱夹中随身携带)

两者相较,集收件匣、行事历、情境清单、等待清单、项目规划甚至还有简洁直观的Todo时计等诸多功能于一张A4纸八页小书GTD系统(便携小册子)显然更胜一筹,令人叹为观止!其实眼前的八页小书也是张永锡在实践中不断改进和完善的成果。八页小书的详情介绍请阅看张永锡撰写的文章《时间管理必杀技 八页小书三日计划》。

收集完毕之后,可以将八页小书上的书写记录和心智图用Evernote的摄像头功能摄入Evernote里保存为数位信息,使用Evernote强大的OCR(光学字符识别)功能还可随时搜索摄入其中的印刷和手写信息。

第二章 加工和组织 [返回目录]

加工和组织是GTD五大水平流程里的第二和第三个,一般来说使用数字工具实践GTD时,加工和组织两流程可以并行不悖的同步进行。

2.1 Evernote的GTD加工和组织方法

加工主要是利用Evernote网络端和电脑软件端的进行Stuff材料的加工处理,可以设置Evernote网络端和电脑软件端自动同步的时间间隔,也可以直接按电脑软件端的同步按钮或者快捷键F9实现快速同步。

打开Evernote电脑软件后,可按Tab键或者Shift+Tab迅速切换到Inbox笔记本的一则笔记条目的笔记本属性和标签属性处输入信息,回车确认。

加工和组织实例和处理步骤:

0@@Inbox里头所有杂事中的第一条是“早上十点开会”

首先阐明实质并厘清行动叙述如下:

※加工步骤:按Tab键迅速切换到笔记条目的标题,将“早上十点开会”,修改为 “早上十点到十点半 召集小陈小刘小张 开重要紧急碰头会 择定营销方案”。

加工完毕接下来迅速组织,方法如下所述:

※组织步骤(先处理标签也行):然后按Tab键(或者单击鼠标),迅速切换到笔记条目的笔记本属性处,输入数字1回车,就可以把这条笔记移转到 1@Action_Work 内。按击Tab键(或者单击鼠标),就切换到笔记条目的标签属性处,输入英文字母O回车,就可添加上Office情境标签(当然也可以依事务重要程度的高低或者四象限法加上标签1、2、3、4)。随后按击Shift+Tab后再按击向下↓方向键,便可切换到下一条笔记条目。其余条目均可以此类推。

2.2 使用Evernote区隔GTD的八大容器清单

Evernote的笔记本和标签功能极为灵便,可以灵活运用安排GTD任务清单。

2.2.1 日程表(行事历Datebook)

日程表是不可侵犯的圣域,只能记录特定时日的行动,宽松安排弹性最佳(机动灵活地安排其它事务)。例如定时的会议、某日必须完成的事务或者要用到的提醒信息。

2.2.1.1 Evernote行事历应用实践

第一种情况:每日例行事务和固定任务的处理

在4@Project/Datebook笔记本中建立一则笔记命名为!!每日例行事务和固定任务(标签设为ActionDay),记录每日习惯和定期惯例任务。完成每个行动之后在前头打勾,轮回打钩和取消打钩。另外特殊的周期性任务比如图中的1月1日(每隔70天更换一把新牙刷)的处置方法是更改或者增添下一个到期日(比如今天是12月4日,处在更换新牙刷周期内,而下一次更换日期是来年的1月1日填写截止日期1月1日即可,1月1日更换新牙刷后打钩,以后更改日期把再下一次的日期3月10日填入。)如下图所示:

(图:一个行动日Actionday标签的两大作用)

第二种情况:今日必须完成的其它事务

如上图所示,把记录今日必须完成的其它事务(主要在1@Action_Work和2@Action_Personal笔记本里)的几则笔记的标签都设为ActionDay,表明今日就是行动日。

第三种情况:未来一年中的某些指定时日必须完成的其它事务

主要利用标签功能,为这些事务的笔记条目(在 4@Project/Datebook 笔记本里)分别按月份在父标签Bv.Calendar(Datebook)下面设置以下12个子标签以便归类: 01January   02February   03March   04April   05May   06June   07July   08August   09September   10October   11November   12December

(图:未来一年的行事历标签设定)

具体运用的时候,在杂事0@@Inbox里头切换到笔记本属性处输入数字4就可以把这条笔记移转到4@Project/Datebook笔记本中,然后再按击一下Tab键(或者单击鼠标)就切换到笔记条目的标签属性处输入数字01~12回车即可。

例如:12月25日赠送家人圣诞礼物,按Tab键(或者单击鼠标)切换到笔记本属性输入4回车后自动移入 4@Project/Datebook 笔记本,再按Tab键(或者单击鼠标)输入12回车即可设定12December标签。

2.2.1.2 Evernote结合谷歌日历(Google Calendar)的应用实践

第二种方案需要结合Google Calendar实现提醒。

首先设置在Google Calendar中设置一个默认的邮件提醒,然后在邮箱中设置一个过滤器,将所有来自 calendar-notification@google.com 并且标题为Reminder转发到你的Evernote邮箱 (****@m.evernote.com) ,然后在任务到来那天的时候提醒邮件就会被转发到Evernote邮箱中,此时在Evernote中用Created:day source:mail.smtp搜索,很容易就能找到预先设定的任务提醒了。

此外还可以利用Google Calendar提供的邮件提醒或者短信提醒等功能。

2.2.2 “下一步行动”清单:根据情境分类

下一步行动的主体容器的构建笔者主要依据前贤圣哲所说的“君子三立”立功、立德、立言,权且见贤思齐设立了三个笔记本,分别如下:

(图:下一步行动清单的容器)

1@Action_Work:工作事务的行动内容,主属于立功范畴。

2@Action_Personal:私人事务的行动内容,主属于立德范畴。

3@Action_Blog:个人创作时的所需资料和行动,主属于立言范畴。

下一步行动根据情境归类主要使用Evernote的层级标签(父子标签)功能实现,如下图所示:

(图:下一步行动细分的情境标签和其它标签设定)

◆ 固定地点(特定地点才能进行的活动):Home、Office

◆ 移动跑腿(外出或购物活动):Errand、Journey、Shop

◆ 依赖工具的活动:Call、PC、Internet

◆ 人际沟通和议程活动:Boss、Mate、OthersPeople

◆ 阅读活动:Read

◆ 思考规划活动:Think

标签的设立原则是越简短简单越好,同时要尽量避免首字母重复出现,这样操作更便捷快速。

另外还可以给所有的下一步行动清单添加统一的标签next,批量设置next标签的方法如下:

例如选中1@Action_Work里面的一条笔记后,按Ctrl+A全选此一笔记本里头的所有行动,再按Ctrl+Alt+T会弹出一个指派标签界面,如下图所示输入next后连击两次回车即可。

(图:标签next的批量处理方法图示)

2.2.3 一个“等待”清单

等待别人完成的任务也需要组织成清单以提醒自己(最好标明委派日期),以便追踪和跟进交办事项的进度。等候期间可审时度势选择是否采取行动推动事态的发展。

等待清单条目笔记可以保存在Evernote里5@Wait/Someday笔记本里头,设置标签为Wait即可。相比需要时常查阅的“下一步行动”清单,等待清单只要根据需求隔段时间查看一下。

2.2.4 “项目”清单

一个下一步行动(单步行动)无法完成的任务都是项目(多步行动才能达成),需要列入项目清单以备提醒。

要理解项目清单只需厘清下面几个概念:

* 下一步行动=单步行动的任务

* 项目=愿景+目标+多个下一步行动的分步骤任务

* 项目清单=备忘的多个愿景目标的集合目录

Evernote笔记里头可以组织树形大纲结构的规划,还可以连接思维导图档案,极其方便。

另外还提供手写笔记功能,从某种意义上来说Evernote应该是最接近纸面规划感觉的GTD工具之一了。

(图:项目任务规划示意图)

“项目”清单和行事历任务都保存在4@Project/Datebook笔记本里头,可能有人会问是否会混淆不清难以一目了然呢,其实可以按一下标签栏位依次排序就很清楚了。另外,更好的方法是利用下一章检视搜索的技巧实现这一目的。

2.2.5 项目支持资料

项目支持资料只是支持项目行动和决策的辅助信息,不是项目的行动,也不是项目提示。

项目支持资料可以和下面提到的参考资料一起存储到Evernote里,可按主题或题目加以分类组织整理(此时项目就成了索引)。较之参考资料,用于保障项目正确顺畅进展的项目支持资料需要更为频繁的适时查阅。

Evernote的标签可以多维度多视角的描述内容,可以标注小分类,也可以很方便的将大分类中的不同资料联结到一起。

例如笔者撰写这篇教程时,把几个关于Evernote和GTD方面标签的参考内容一起移动到3@Action_Blog里,缩小范围便于搜索和查阅。

2.2.6 参考资料

不需要执行任何行动的具有潜在价值的纯粹资料(备查效用),可以归档到各种资料存储系统:

通过主动阅读、评估价值、收集重点的方式将一些有用的资料归置Google Reader、Evernote、Wiz之类的资料归档系统,以便日后含英咀华。三者均有强大的Tag功能可以使用,此外,善用Google Reader的“发送到Send to”功能可以很方便的将重要资讯移转到Evernote中加以精细批览札记。

参考资料的分类标准因人而异,于此介绍一种从知识使用角度纳为四种类型的知识分类法(如下图所示):

(图:参考资料归档方法图示)

■ 事实知识(Know-what):笔者细分为Applications应用资讯、Blog资讯、Health健康资讯、Literature文学知识、Contact & Diary晨间日记和人脉管理信息(其中收到的名片可以直接用Evernote拍下来保存以便检索)

■ 原理知识(Know-why):Productivity生产力资讯知识

■ 技能知识(Know-how):Skill自我和组织机构积累内化的技能经验知识

■ 人力知识(Know-who):KnowWho他人的隐含经验类知识

事实知识(Know-what)和原理知识(Know-why)两大类属于可确知显性知识,技能知识(Know-how)和人力知识(Know-who)属于不易察知挖掘、难以估值掌握的隐性知识。笔者认为个人能力的提升和社会的进步关键取决于由后者即隐性知识。

对于参考资料Evernote里头可以设置两个保存搜寻条件:

♢ 尚无标签的笔记名称No Tags:查询语句-tag:*

♢ 妙文摘要笔记名称z(摘录妙文或灵感札记):查询语句tag:”z”

信息时代资讯为王,摒弃被动接受信息的疲劳轰炸转而主动抓取于己有利的资讯必将成为现代人益发重要的一项关键性技能。掌握资讯,也是培养洞察力的一个重要途径。

关于如何掌控提炼资讯可以参详GTD Life博主邹鑫所撰的浅阅读时代的知识管理系统系列文章。

GTD Life博主邹鑫也是风行国内、洛阳纸贵的《小强升职记》的作者,一名可钦可敬的时间管理达人。

《小强升职记》一书的出炉也是邹鑫应用GTD方法于工作之余抽时间写成的,《小强升职记》个人观感是虽无突出创见,不过这种目标客户样板式的写作手法从颇为独特的视角切入,深入浅出的阐释了GTD的理论和相关实践。此书娓娓道来的鲜活笔触将枯燥的GTD理论轻松解构,可以称得上是“本土化”最为成功、实战性超强的事务和时间管理学教材(就是书名有点让人摸不着头脑,哈哈)。

2.2.7 一个“将来/也许”清单

这是你的梦想清单,即当前不能采取行动但日后可能会有所行动的资料和提示信息,其内容来源于收件匣、创造性的想象力、提升高度重估当前进行中的项目清单(项目停滞不前或限于精力暂时割舍)。

可以保存在5@Wait/Someday笔记本里头,可以使用下一章提到的六个高度愿景规划来实现你想要达成的梦想,倾听内心的声音,立足现在,放眼未来。

(图:六个高度的愿景规划设定和晨间日记以及人脉管理)

图中Contact & Diary笔记本主要记载人脉管理和晨间日记

人脉管理的标签主要是Friend(朋友以及联系人资料)和Keyman(关键的伯乐人物) 。

晨间日记有助于每日检视自己的所作所为。

六个高度的愿景规划如下:

▪ 5万英尺+:人生终极目的和原则(面临重大变化和转折时检视Life)

▪ 4万英尺:3~5年的展望(建议每年检视Vista)

▪ 3万英尺:1~2年的目标(建议每季检视Year)

▪ 2万英尺:责任范围(建议每月检视Duty)

▪ 1万英尺:当前的项目(建议每周检视Goal)

▪ 跑道:下一步行动(建议每日检视Quotidian)

数字1、2、3、4标签主要用来表明事务的重要程度或者四象限划分法,也可以使用MITs(Most Important Tasks)等英文替代1、2、3、4加以细分。

除此之外,将来和也许略有差别,将来清单更倾向于志向,需要做的成分多,也许清单则偏重于兴趣(有些内容的性质比较接近于参考资料),可以使用Maybe标签标注也许清单的内容。

2.2.8 垃圾桶

Evernote所有已然完成的行动或者可能不再需要的笔记条目都可按Delete键丢到Evernote的废纸篓里。丢入废纸篓里的条目便无法通过搜索Tag等属性找到丢弃的行动或者条目,这对GTD来说简直是妙不可言的功能。当然废纸篓里的条目也可以加以清除。

(图:Evernote的废纸篓即是GTD里头垃圾桶图示)

2.3 核查清单(Checklists):创造性的提示

根据你的需要大胆地创建各种类别的核查清单(查漏补缺的列表),主要用于核查缺漏以及保持控制。

详细核查内容可以记录到Evernote任意一则事务笔记内文里头,是否需要设立可视情况而定。

第三章 检视回顾 [返回目录]

3.1 检视

检视其实是信息反馈能力的表征,可以是一般意义上的查看还可以是深层次的洞察。

3.1.1 Evernote自带的检视三大法宝笔记本和标签以及搜索框

检视最为简单当然是使用上文提到的Evernote的笔记本和设定的标签。

除此之外,也可以利用Evernote软件端和网络端提供的搜索框实现。

例如Evernote软件端可以按一下快捷键F6快速进行搜索,如下图所示:

(图:Evernote自带的搜索框)

Created:day tag:next(今日创立的带next标签的任务)

还可搜索:

tag:home(所有带home情境标签的下一步行动)

tag:office(所有带office情境标签的下一步行动)

intitle: 搜寻标题(快速查询包含所搜寻标题字眼的笔记)

……

上述的搜索内容除了搜索全部笔记之外,还可以切换到个别笔记本里查探搜索。

诸如此类的笔记标题、标签或者内容,而这些语句都可以利用Evernote创建保存搜索的功能保存下来,下次就不必输入直接点击保存的搜索即可。

Evernote搜索语法的详细情形请参照Evernote的帮助文档。

另外,Evernote的网络端也支持此类搜索。

3.1.2 Evernote借力Google打造的个性化搜索

安装Evernote推出的Clip to Evernote官方扩展即刻实现。

https://chrome.google.com/extensions/detail/pioclpoplcdbaefihamjohnefbikjilc

例如搜索所有的下一步行动只需在图中Google搜索输入框里头输入tag:next,如下图所示:

(图:Evernote借力Google搜索)

3.1.3 ALTRun配合Evernote网络端实现检视

ALTRun快捷项设定如下:

命令行语句https://www.evernote.com/Home.action?hash=#v=t&b=0&x={%p}

参数类型选择最后一项

(图:ALTRun配合Evernote网络端快捷项目设定示意图)

使用时候可在小巧的关键字输入框内输入tag:pc,tag:boss等语句。

(图:带自动记忆和匹配功能的ALTRun关键字输入框支援Evernote网络端搜索图示)

3.1.4 ALTRun配合Evernote软件端实现检视

ALTRun除了能配合Evernote网络端实现检视,还能使用Evernote软件端的脚本功能实现快速检视。

ALTRun快捷项设定如下:

命令行语句@g:Program FilesEvernoteENscript.exe showNotes /q

参数类型选择最后一项

(图:ALTRun配合Evernote软件端快捷项目设定示意图)

使用时可以利用ALTRun的记忆和自动匹配功能免去一些繁琐的输入,如下图所示:

(图:带自动记忆和匹配功能的ALTRun关键字输入框支援Evernote软件端搜索图示)

ALTRun的记忆和自动匹配功能可以帮助Evernote实现快速搜索情境等标签

3.1.5 Launchy配合Evernote

Launchy配合Evernote实现检索的缺点在于没有记忆功能,相比ALTRun效率稍低。

Launchy配合Evernote的配置如下图所示:

(Launchy配合Evernote的配置设定图示)

3.2 回顾

回顾其实是检讨和审查生活的反馈自省活动。

Evernote里头可以借助保存搜索功能实现,如下图所示:

(图:Evernote保存搜索功能有助检视任务和资料)

名称@NextAction

查询语句 created:day tag:next

名称@本月回顾检视

查询语句created:month

名称@今日回顾

查询语句 created:day

名称@每周回顾检视

查询语句 notebook:” 4@Project/Datebook” created:day-7

名称@三个月回顾

查询语句created:day-90

名称No Tags

查询语句-tag:*

名称Z(摘录妙文或灵感札记)

查询语句tag:”z”

第四章 执行行动 [返回目录]

常言道:磨刀不误砍柴工。不遗余力、精益求精的磨练GTD工具固然无可厚非,只是不要过于耽溺其间,以免舍本逐末,变成只磨刀不砍柴。

须知GTD是实践性极强的活动,讲求的是知行合一,关键在于执行行动。绝不可磨断了“刀”,“柴”却没砍几下。

千万记得GTD的精髓在于持之以恒的关注积极的结果并不断采取后续行动。

聚焦行动,尽管去做!

第五章 使用Evernote实践GTD的优劣之我见 [返回目录]

使用知识管理工具Evernote实践GTD的最大好处在于:可以将所有杂事整合汇聚到一个工具里头,不必另外寻求其它软件。以简驭繁,操控如意。

另外Evernote的诸多强大功能可以灵活多变实现各种需求,譬如Evernote具备加密任意内容功能、OCR(光学字符识别)辨知图片中的文字功能、强悍的拖曳和分类管理功能等,简单的例如复杂任务的规划等方面都令一般的GTD工具难以望其项背。

使用Evernote实践GTD的劣势在于定时提醒的实现比较麻烦,另外Evernote2.x版本已然具备的复制笔记功能被取消实为憾事殊属可惜,这个功能对于实现多样化的任务模板颇有助益,目前只能借助ALTRun的记忆功能或者Evernote自带的导放功能变相实现。

附:文章更新历史

2010-12-20: 经两次修订,首次发布。

2010-12-04:初稿。

★ 有趣的微博应用,方便的晨间日记

在日本人佐腾傅出了本《晨间日记的奇迹》之后,很多喜欢记日记的朋友就喜欢上这种别具一格、新颖方便的日记形式。

晨间日记的特点在于利用了九宫格这种高效的形式,在不同的格子里面记录不同方面的内容,得以全面的回顾一个人一天以内的生活内容。另外值得一提的是佐腾傅十分强调日记的回顾,随时拾起往日的点滴,不让过往的日子随着记忆的褪色而风化。所以就要求每篇日记都要与上一年、上上年、乃至之前很多年的日记对照。我想第二点,不是每个人都可以做到,但是第一点确实可以提高自己写日记的效率。

我发现很多人都是用 Excel 来记录晨间日记,Excel 没有什么不好,惟一不好的地方在于随着文档体积的变大,打开文档的速度直线下降,会影响使用的心情。后来找到一个到 9diary 的网站,虽然不错,但是操作还是繁琐了一些。

今天,看到新浪微博上有一个叫九宫格日记的应用,然后发现这个应用简单而有用:

  • 所有填写都在一个页面完成,书写方便不必切换。

撰写九宫格日记 - 九宫格日记_1291383622961

  • 自动生成日记图片,保存在微博上,不必浪费硬盘空间。

2010年12月3日 - yibie的九宫格日记 - 九宫格日记_1291385350634

  • 随时检查自己闯过的日记。

yibie的九宫格日记 - 九宫格日记_1291385335427

  • 同步发布到微博上,与好友分享生活的点滴。

我的微博 新浪微博-随时随地分享身边的新鲜事儿_1291385544245

九宫格日记里面的九个格分别填写的内容是:

  • 开心的事。
  • 为他人做的事。
  • 工作/计划/备忘。
  • 比昨天的进步。
  • 日期/天气
  • 心情/感悟/灵感。
  • 关注/八卦/新闻。
  • 健康/饮食/体重。
  • 梦。

当然,九宫格日记不是没有缺点,比如填写的框过小,每个日记格子的标题不可以定制等等。不过九宫格有 Execl 不具备的优势,就是操作简单方便,容易上手。用户不会因为繁琐的操作而吓倒,更加容易把这个好习惯坚持下去。

人没有可能时时刻刻都可以爆发性的成长,进步总是点点滴滴的。九宫格日记虽然无法涵盖方方面面,不过坚持记下去的话会对自己产生巨大的作用。抱着“日拱一卒,不期速成”的态度就会有好的收获。

九宫格日记的主页:http://grid.sinaapp.com/ (记得你要注册一个新浪微博的账号才能使用这个应用)。

大家也可以查看过往我写的关于晨间日记的文章:

以下分享一些我搜集的关于“晨间日记”的资料:

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★ 管理时间的七个好习惯

以下整理自秋叶的忙人时间管理QQ群讨论聊天记录

对于秋叶讲课中的内容进行了归纳和提炼,对部分内容的顺序进行了调整。

第一条:经常预测未来会发生什么,然后提前准备。

不是做事情效率比大家高多少,是我事先就利用零碎时间把一些素材都整理好了,所以真正写的时候就快。

  • 超前判断,超前行动的习惯,我不做事后诸葛亮,我经常花时间想公司的年度规划,领导讲话,国家政策变化,这些变化必然导致一些工作大局重心变化,对于具体工作,必然导致工作方针政策和方法调整,对这些调整如果你有有先见之明,你就可以提前准备素材。
  • 善于管理时间的人往往善于理财呢?从这个角度去看,抓住财富机会也是要有预判能力。

第二条:学一点统筹方法。

一定要养成随时考虑最优次序的习惯,考虑得多了,哪些事情先做,哪些事情后做,哪些需要在无干扰情况下做,哪些可以在有干扰情况下做,这样可以让自己时间利用最有效率。

  • 例如:尽量不要在周末或节假日去理发;
  • 例如:尽量不要在人多时候去吃饭;
  • 例如:尽量不要在高峰期上下班;
  • 例如:尽量不要在节假日去购物;

第三条:紧急和重要。

  • 很多人真正的问题是这一辈子都没明白什么是最自己最重要的,所以紧急和重要的判断他永远都答不好。
  • 紧急的事情往往要优先做到处理完毕,否则就会让你无法做重要的事情。
  • 重要的事情往往要坚持做到一个阶段,否则就永远也做不完。

第四条:养成随时建立索引的习惯。

信息只有结构化才能变成可利用的知识,一旦具备了知识贮备,以后解决问题就可以利用顺藤摸瓜的方式以非常高的效率解决。

  • 把一切活动和信息都结构化,系列化,标准化,可以让你节约大量的时间。
  • 做计划不是最大的习惯,喜欢建立索引才是最大的习惯,一个喜欢归类和秩序的人自然会掌握做计划的方法。
  • 很多书上都提出了这样或那样的技巧,我把他全部归为一个习惯,就是看见一个东西就想把它和某种自己很容易联想的“索引”挂起来,这样你的记忆容量在增加,你的搜索速度会提高,你的解决问题效率会提升,你的时间会变多。
  • 活动索引
    • 每天的工作,生活安排是活动,需要用工作计划、每日备忘录等形式加以管理。
  • 资料索引
    • 所有的纸质资料,电子资料有没有好的电子目录,文件夹目录?甚至包括邮件分类目录?
  • 知识索引
    • 自己知道的东西到了一定程度,一定要找一些时间把它结构化,把一些零散的学问变成有提纲的体系,甚至是个人论著。
  • 资源索引
    • 把你的手机号码合理分组,名片合理分组,QQ合理分组和淘汰,网络社区合理分组,网站收藏夹合理分组,书籍合理分类,都可以让你节约大量零碎的时间。

第五条:最小化你的工作环境

就是尽量减少你启动工作的边界要求,你可以自由支配的时间每天至少增加2个小时

  • 对工作环境要求越低,我可以利用的工作时间越多,我可以启动工作的状态越快。
  • 培养自己用一只笔一个本子就可以开展你需要开展的一切工作的习惯,
    • 尽量不要依赖高科技产品完成工作,他们很多都是浪费时间的设备,而不是真正帮助你的设备。
    • 高科技产品可以用,但不要养成依赖性,不要离开了高科技产品就不能工作
  • 所以看书要想有收获最好看纸质的,比电子书更好,学习更深刻,看起来慢其实快。不过有一个建议,考虑到很多朋友经常掉手机,所以一定要一款可以随时把通讯录输入到网络的手机,这样就不怕手机掉了,节约时间很多。

第六条:一次只做一件事

要想让时间有效率,就得一个一个去做。

  • 很多人在做不喜欢的工作的时候,其实喜欢被干扰的,在他们的潜意识中,这样让他们显得很忙,而且一旦做得不好,也就有了借口。
  • 既然无法回避,不如集中精力去做!

第七条:把事情至少做到80%才结束。

把事情做到一个无法倒退的点, 下次再做才不至于从头再来。

  • 一件事情不是因为专注的做就行,好比学生复习,不管看了多久,要么系统复习完一章,要么系统复习完一个知识点。否则下次继续复习还得从最开始看起。所以有的学生一直到考试,永远还在复习前几章。