★ 个人知识管理:我的流程与工具

继上篇文章,我选择了Vim以及Vim的插件Vimwiki来作为我整理知识库的工具。关于工具与心法谁更重要的争论,已经听过很多,这是个先有鸡还是先有蛋的问题。蛋与鸡都很重要,重要的是,对于当时的你而言,怎样做才是最正确的。而且,我要澄清的一点是,工具与心法互为表里,是一个硬币的两面,不可分割来看待工具的选择,以及应用的方式,体现着你的所运用的心法;而心法上的认识则决定着你使用着的工具,以及你运用工具的方式。我们可以从了解心法开始,来认识心法的内容;也可以从运用工具开始,体悟心法的实质。

一、个人知识管理的流程

这张图认为个人知识管理的过程大致上是:
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收集—》组织—》分析—》总结—》实践—》发表—》对话。

而我个人的知识管理流程则是:

  • 数据采集(笔记,软件,思维导图)
  • 知识提炼(学以致用,用以致学)
  • 加深理解(将自己思考的总结写出来,发布到Blog;或是直接Wiki存档)
  • Wiki存档(最后利用Wiki将这些总结存档,将知识结构化,形成自己的思维地图)
  • 分享(博客评论、论坛回应、QQ群、读者讨论)

二、个人知识管理工具的象限

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这张图从每个工具所属的层次,来说明每个知识管理工具的特性。比如说,Wiki和博客,是完全属于「创造」这个层次的。

在个人知识管理的过程中,知识的内化是尤其重要的。因为个人知识管理的目的,在于通过学习各种知识,形成个人的竞争核心,从而增强个人的竞争实力。这一点与组织内部的知识管理,是完全不同的,所以不能将个人知识管理与组织知识管理的目的、方法混为一谈。

现在来谈谈我的工具选择:

  • 资料管理——针式个人知识管理软件

针式个人知识管理软件,有着一个优秀的特性,那就是它支持管理所有文件类型,而这门功夫只有「针式个人知识管理软件」独有,可谓是独步武林。我测试了这么多的工具,大多数都只是支持单一的格式(Txt、Html),或者有限的几种格式。而如今,知识载体已经变得多样化了,文本、图片、音频、视频都可以承载大量的知识,如果仅仅是支持一两种格式的文件,明显不能满足每个人的要求。另外,它还支持树状列表,支持标签管理,快速搜索(确实很快),颜色分类。

当然这款软件还未成熟,但是已经有众多优秀的特性。我与该软件的开发者谈过,我的建议是,工具不应该承担观念传播的责任,工具仅仅是有助于观念的传播,希望他在开发该软件的时候避免过于理想主义,而专注于工具的本身。

  • 思维导图——Xmind,Freemind

思维导图,是很好的笔记工具,以及思考工具,很多场合都可以使用。思维导图适合横向思维的发散。另外,我正在尝试使用概念图工具,概念图与思维导图相比较来说,概念图适合纵向思维的发散,偏重于每个动作的连接。

  • 笔记软件——CintaNotes

我使用CintaNotes的原因是,它可以一键保存文本,从任何格式,只要是文本,就可以用它来保存。另外它还可以将它保存的内容导出为Txt格式文件,方便与Vim结合。

  • Wiki——Vim,Vimwiki

Wiki是最重要的地方,是知识管理的终点,最终所有信息都要存放在这里。通过关键字,可纵向以及横向的管理知识节点,方便。在使用Wiki的过程中,都会面对一个困惑,就是Wiki该怎么写?因为wiki的思维方式,很多人还没有尝试过。而wiki代表着的思维方式,就是一种结构化的思维方式。

我使用Vim,是因为Vim是最方便的文本编辑工具,可以使用它的内建命令,以简单的步骤实现复杂的要求。最重要的是,Vim里面内建了正则表达式工具,可以用一个命令取代重复的工作。

而Vimwiki的特性,不用我多说,因为Vim是如此强大,而与Vim结合紧密的Vimwiki自然是首选。而Vimwiki在使用上也很方便,基本上是属于所见即所得的方式,虽然实现起来还有点简陋。但是胜在简单,够轻,适合个人使用。而Vimwiki的官方主页上也写着,Vimwik就是专属于个人的Wiki工具。

三、知识管理的公式

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从这张图可以看出,知识管理的要素。虽然这张图是针对组织知识管理的,但是个人知识管理也可从中借鉴。

我理解是这样的:

知识管理等于人通过信息技术组织、管理、创造知识,并通过分享,将知识管理的价值最大化。

PS:文中的图片来源已经不可考,非常抱歉无法引用图片来源,如果谁知道来源,请方便告知一声,我将马上添加图片来源。

★ 个人知识管理:如何运用Gmail成就「个人知识管理」平台?

Yibie言:本文源自于QQ群上的一则讨论,biazil再次共享了他的经验,十分感谢。如标题所示,本文是有关于如何利用Gmail来进行个人知识管理,biazil的用法让人大开眼界,其中的思路也十分值得借鉴。

Gmail,我不能说所有人都喜欢Gmail这个网络服务,有时我在说喜欢,而是它在方方面面的技巧提升了我个人的能力。我很年轻,我如何处理数千RSS列表?又如何在数据的汪洋中自由自在?我坚信一个好的学习的方法能够让人快速成长,在同等年纪的情况下,我却有着比别人更老到的经验。

Gmail,这是一个邮箱,我还想谈到另一个话题,我在电子邮箱的安全方面都有所研究。在电子邮箱情报攻击,我注册了全球大量的电子邮箱地址,测试XSS攻击安全性。当然,也得普及一下邮箱攻击,为什么要研究这个玩意?无论在全球各国,电子邮件的情报信息如窃取都是如此的重要。也分享一下测试结果,国内的电子邮箱安全都非常脆弱,不堪一击。比如网易163邮箱,随便点开一封邮件,无需密码便可直接登陆对方邮箱 。连QQ也是如此,XSS钓鱼攻击可以无缝截取登陆密码 。

但令人沮丧的是,过去一年我无法找出Gmail的漏洞,除了最明显的伪造发件人地址漏洞而已。又由于我是Google的忠实者,从安全的角度最终选择了Gmail 。

至于Gmail有哪些优点呢?

  • 在收集上面,平台之分,即电脑、手机、上网本(Chrome os ) ,都有最基本的功能——电子邮箱。
  • 或从操作系统之分,linux,windows,mac,都有最基本的功能——电子邮箱。
  • 或从智能手机之分,android,symbian windows ce……都有最基本的功能——电子邮箱。
  • 或从上网本,以Google的系统而言,都有最基本的Gmail。
  • 又或从自架SMTP服务器,也能在内网使用电子邮箱

电脑网络、手机网络……任何的通信的网络,电子邮箱都是跨平台的,不像windows一样,exe的不能在mac平台使用。你们都知道的,我们的生活无时不刻已经不能离开网络,它也无处不在,但唯有Gmail,它能做普通邮箱所不能做的事。再从电脑上继续细化,天啊,数之不尽的邮箱应用工具,只要你的电脑能够连接SMTP与POP端口,你就可以使用邮箱 。万一GMIAL被墙了? 没有网络?你可出国。Gmail被墙,你翻墙 。

再谈信息的类别,一是WEB信息,二是硬盘档件信息,三是图书类实体信息 。

如果要把上述信息发至Gmail,我想这并不难的,以图书类,你可CRC扫描再录入电脑再发送Gmail,或是手工录入信息。而对web硬盘档案,这些数据信息总是在增加的,或要发至Gmail,便要做重复的操作。

怎样避免麻烦的操作,有无更快速的录入的方法 ?

以web信息发至gmail,最好装上firefoxchrome浏览器,它们共同点是,都有数之不尽并可定制的扩展。这些扩展中,都有协助浏览器快速处理信息,要么批量把图片存储,要么批量自动下载 。

而对于Gmail的应用,非常多的,比如Google工具栏。在firefox的扩展里,搜索一下mail、gmail都有很多自动将信息发送到邮箱里的,即选定一段文字,点右键,发送至邮箱 。由于我仅使用Google工具栏,googe reader,信息比较集中,倒也不太需要特别牛叉的扩展自动发信息 。

用扩展将信息发送到Gmail,是第一种,第二种是使用toread.cc 。

这个网站,用邮箱注册后,给你一个书签,将书签拖到工具栏上,以后当你看到某一个感兴趣的网页,点击一下,便自动发送到Gmail里面了,很不错的。书签方法是比较简单的,web信息处理完后,便是客户端信息发送。

适合发附件、后台全自动,一切可搞定的软件,比如outlook,这个巨大的东东使用是有点麻烦的,不用担心,还有更加短小精焊的客户端软件。像我最近说的boogunote,它可以以后把粘贴的信息,点个发送,直接发到gmail里去,非常方便的。之前还提到过scott’s这个Gmail的应用软件,也是一个简单发信的东东,粘贴进信息后,点个发送就完成了。至于本地硬盘的PDFDOCTXT,直接当附件上传完全OK的,因为Gmail上都可以直接阅读。xfruits.com,这个网站是rss2mail,看名字就明白了,直接把RSS发送到设定的邮箱里去,根本不用上他的博客直接看文章了。

你还可以运用过滤器,比如「小众软件」,你只想看软件应用文章,而不想看到游戏,设置下标题、内容过滤,便可以只看喜欢的文章的了。对于RSS,现在所有的网站都支持的,至于怎样用,还能天马行空的 。

再做个总结,浏览器扩展、邮箱客户端……这两类的工具是数之不尽的,我们能自己写一个,也能找最适合的,不是吗?发信息发到Gmail是多么简单。

不过,我仍然喜欢最原始的,直接在粘贴到Gmail里。现在chromefirefox都支持gmail离线,一个小插件帮的忙,断网了,我照样发,联网了,它自己自动发。

在Gmail录入仍是简单的,按下“C”,显示写邮件界面,再按下TAB,粘贴下;对于富文本格式,点下plaintext,再恢复,按自己的意愿格式化文字,标出重要点;再点send,一点经过处理的信息就发到分类标签了 。

OK,现在信息录入的方法说完了,很多,就是在手机上,仍有手机邮箱软件,老法子,挑个简单的,或者,直接wap访问也成。

附上Gmail的快捷键:

gmail常用快捷键
    C——–书写新邮件,
    K———移动到更新的对话中,如果是在inbox页面,它的作用实际是向上移动光标,也就是移动到更新的邮件。如果需要察看该邮件,回车好了(也可以用O键)。
    J———-和K相反,它是移动到更早的对话中。
    N,P——在邮件对话线程中移动。当我们打开一个包含多个邮件的对话的时候,可以使用N向下(更新的),也可以使用P向上(更早的)移动光标,如果需要打开光标所在的邮件,敲回车键。
    U———-从对话的查看页面返回到对话列表页面。
    Y———-把邮件或对话存档。
    X———-选中对话(高亮显示,复选框打勾)
    S———-给对话挂颗星星,比如可以挂上星星作为提示。
    !———–把该邮件报告为垃圾信件。
    R———-回信。
    A———-全部回复。
    F———–转发。
    组合键:
    G+I———–进入收件箱
    G+S———-打开标记为星星的对话/邮件列表页面。
    G+A———-进入所有信件列表页面。

★ 个人知识管理:开始知识管理之前的步骤

和上一篇一样,摘录一部分来自《知识管理原理》的内容,这部分内容在《知识管理原理》的第七章,是一个外国知识管理专家 Frid 所提出的一种方法, 名为研究构图法,其实就是实施知识管理之前,按照一定的步骤去思考,从而帮助建立一个合适的知识管理系统。

下面我们看看有什么步骤:

  1. 建立知识管理定义
  2. 明确公司的实体框架和逻辑框架
  3. 识别现有组织报告结构。就是识别组织内部信息粗汗滴的渠道与方式。
  4. 组织的高层识别知识管理问题。从组织高层到各层的管理者,都必须找寻知识管理中无效率的管理问题。
  5. 定义出被认为是最理想化的公司管理模式。不要局限于最初知识管理特殊范围,应该超出公司的长期目标,构思出一个与长期「愿景」同步的知识管理,并要不断地定出知识管理中具体项目详细的范围、时间、预算。
  6. 识别现有的项目管理框架。如果企业中有项目管理模式,那这个步骤就很重要。知识项目管理框架为组织提供了一个企业级的知识传递机制。在知识管理中建立知识项目管理框架时,要根据企业的知识结构、报告机制的结构进行设计,这些设计要考虑到企业的风险、机会、问题和变革管理。
  7. 定义采用何种技术支持知识管理
  8. 识别现有的沟通基础架构。知识管理技术需要解决跨地理的障碍,让人进行面对面沟通,从而促进隐性知识的传递。
  9. 识别现有工作环境中的应用软件、各种电脑的配置
  10. 识别现有的消息平台。确定现有的消息平台的性质和范围。消息平台包括传统的电子邮件系统,也包括消息应用软件系统。电子邮件在信息沟通中起着强大的作用,是沟通的基础,但电子邮件在知识管理中存在两个障碍,一是电子邮件对知识所有者不会提供或很少提供机会,二是电子邮件的广泛传播性为许多人所了解,但对其传播风险估计不足。
  11. 识别目前数据仓储的类型,以及内部网、因特网、外部网。要理解现有的数据仓储和应用软件架构和工具。
  12. 确定现有知识库的位置(内部、外部、结构化、非结构化和作业流)。包括识别计算机、如文件服务器、应用服务器的主要结构和物理位置、制造厂商、模式和配置等。如果能够进一步识别网络上的网段、带段、外围设备等则更好,这些作为知识管理的基本负载和服务架构是十分重要的。
  13. 确定现有的安全模式
  14. 确定个人和成员的需要
  15. 确认目录服务。需要多少目录,是什么类型的目录,以及目录的结构。固定的目录结构十分重要而且有效,它提供了跨企业通用数据的点,为用户或程序员提供了一个通用数据的中心知识库。
  16. 总结以上的发现

以上,就是 Frid 专家的研究构图法。我认为可以借鉴这个步骤,用于个人知识管理方面,在开始个人知识管理之前,便可以考虑一下相关的问题,那么在搭建个人知识管理系统的时候,脑中的想法可变得清晰而明确,而不必再浪费时间在发现问题和解决问题上。

至于,在开始个人知识管理系统之前,需要考虑什么问题,明天阐述我自己的观点,届时希望各位朋友多多发表意见。