★ 我,和我的知识工具们(沙牛)

感谢沙牛的投稿,他是一个很认真的人,大家不妨到他的博客看看。关注个人效率、工具使用。

1. 前言


很早就想写这么一篇文章,介绍自己的知识管理方法和工具,但总感觉有些凌乱,而无从下手。最近看到了GtdStudy上YiBie同学对此类文章的征文,遂响应其号召。另外,此文旨在分享自己在知识管理方面的经验,与大家交流,而并非教程。

2. 获取知识的途径


沙牛接触到的知识,一般都来源于网络,其次是书本,还有一些在路上看到,或者是临时想到的。对于这些知识,沙牛是怎样保存的呢?

  • 网络上的知识。对于这类知识,沙牛主要使用Wiz(为知知识管理软件)来管理。Wiz的好处是:收集网页方便,并可仅收集正文;超快的运行速度和搜索速度;完善的分类管理、标签管理及样式管理功能;可将数据同步到网络服务器中。。。
  • 书本上的知识。在书本上做好笔记,并用不同的符号予以标记。然后再在Wiz里列个提纲。
  • 来自其他地方的知识。这一类的知识,随时随地都可能冒出来,沙牛采取的办法是用手机记录。

下面,对这三类知识的整理方式做一个详细的介绍。

3. 网络上的知识


这部分的知识,占据了沙牛知识总量的60%以上,因此,对于沙牛而言,管理好这部分的知识,也就完成了一半的知识管理工作。但这并不容易,经过长期的摸索,总结出了以下经验。首先,是网络知识的来源。沙牛使用了GoogleReader来阅读感兴趣的博客,这样做的好处是将很多网站集中到一起阅读,并做标记。当看到感兴趣的文章时,沙牛会使用Wiz将其保存下来,当然,前提是在自己的电脑上。如果是在其他的电脑上,沙牛会把这篇文章添加一个todo标签,并在下一次打开Reader时马上查看todo标签下的文章,如果有,马上保存下来。

虽然Wiz有同步到网络的功能,但现在并不太完善,所以沙牛并不在网络里使用Wiz。那么如果有些文章需要随处使用怎么办呢?沙牛是直接将Reader里的条目发送到自己的Gmail,然后在Gmail里做分类管理。

沙牛仅在Gmail里保存经常需要用到的文档,而其他大部分的文档,沙牛都是使用Wiz进行管理的,界面如下:

另外,沙牛Wiz数据库文件夹,是使用金山快盘同步到云存储中,这样一来,如果在其他地方需要使用,只需要登录快盘网页版中,将其下载下来,然后用Wiz的阅读器就能轻松阅读了,当然,Wiz的阅读器也在沙牛的快盘文件夹中。

提示:尽量不要使用多个系统去管理知识,并且,在选择知识管理工具时,一定要看一下网友们的评价,以免在使用过程中出什么问题,换软件时费劲是小,资料丢失是大啊。

4. 书本上的知识


对于书本上的知识,沙牛有着另一套管理方法。首先,在看书的时候,在书上做好笔记。沙牛向来是不喜欢用笔记本单独记笔记的,如果书上实在写不下,我更喜欢用便利贴。这样的好处在于笔记和书是一个整体,查找起来比较方便。而在记笔记时,沙牛有一套自己的标记约定:三角形表示重要,字母I表示某个词语的定义,字母T表示提示,叹号表示提醒,问号表示问题等。除了在书的内容里做笔记之外,沙牛认为还有一点也是非常重要的,那就是给书的目录做笔记。其原因在于,一本书中,肯定有很多重点,那么在复习时,怎么去查找这些重点呢?一页一页地去翻?不行,这太费事了。而沙牛则是在目录里的对应标题上画一个三角星,代表这一节很重要,需要温习巩固。

以上是沙牛在书本上做笔记的方法,除此之外,沙牛还会按天为单位,将学习到的知识点记录到Wiz里,此时的记录没什么格式可言,胡乱敲上去,只要自 己能看懂就行。然后对这些笔记加上一个todo标签,代表要处理,对于这些项目,沙牛会在一周后去整理它,整理的时候将这些笔记规范化,以此达到巩固的目 的,如果在巩固时忘记了,没办法,看书上的笔记吧~

5. 来自其他地方的知识


以上所说的知识,都是在有记录环境的条件下发生的,那在没有任何准备的情况下,如果发现有用的东西怎么办呢?

相信很多人都会想到手机,没错,沙牛也是这样做的,使用手机将临时的想法或者知识记录下来,回去再做加工处理。

在使用手机记录知识时,沙牛有以下建议:

  • 简明扼要。笔记嘛,只要自己能看懂就行,不需要太详细。
  • 善用手机的拍照和录音功能。看到一段好的文字,不用一字一句的将它摘录下来,直接拍个照,多省事?有一个很好的想法,但用手机录入太慢,非常麻烦,何不直接口述,然后用手机录下来呢?
  • 当天记录的东西,当天清理。

6. 知识碎片的保存(2011-02-15 新增)


和网友青橄榄树交流时,谈到了知识碎片的问题,所谓知识碎片,沙牛的理解是很零碎的东西,比如很小的知识点,或者一个没来得及整理的想法。 沙牛认为比起上面的长篇大论,知识碎片的保存更加棘手—-你得建立一个适合自己的体系结构来保存它,否则在需要的时候会很难找到。我们不可能记得每一条碎 片知识,所以需要一个强大的工具来记录,这样的好处是在用的时候可以快速搜索(之前沙牛是建立了一个文本文档来记录,后来发现并不利于管理),沙牛选择的 是Evernote。青橄榄树问道:为什么碎片用EN(指Evernote),而大型文章用wiz呢?

沙牛认为,这是由两个软件自身的特性决定的,En简单,收集更高效,且随时随地同步,但不支持多级目录等功能。 Wiz在保存长篇大论时则更有优势。

青橄榄树问道:为什么碎片用EN(指Evernote),而大型文章用wiz呢?

沙牛认为,这是由两个软件自身的特性决定的,En简单,收集更高效,且随时随地同步,但不支持多级目录等功能。 Wiz在保存长篇大论时则更有优势。

7. 写在最后


知识管理,是一个永远不会过时的话题,只要善于学习并管理自己的知识,我们才能在社会中立足。以上仅为沙牛对于知识管理方面学习+摸索出来的一些经验,希望与大家分享。

8. 本文历史


  1. 本文创建于 2010-11-30 日。
  2. 根据最近的使用方式变更进行更新。

★ 投稿:我,和我的知识工具们(来自小豹)

感谢小豹的投稿,这篇文章里面总结小豹他自己使用知识工具的方式,值得参考,小豹刚刚有自己的博客,态度认真,希望能好好坚持。

今天才看到Yibie《我,和我的知识工具们》的征文,小豹也来写一些作为学生,我的一些GTD实践方式。

小豹一直认为GTD不只是一种时间管理的方式,更应该是一种态度,更像是海德格尔的“诗意的栖居”一样的一种生活哲理。

小豹现在大三,课程难但并不算多。所以在完成日常的学习任务以后,通常都学习一些课本之外的东西,这就来说说我的知识工具们吧。

  • 笔、笔记。学生最离不开的两样东西,做笔记对于小豹而言一直就算是一种难以克制的冲动,所以对于每一门课程我理所当然都会有一本笔记。我的笔记本属于那种很特殊的那种,是完全的牛皮本,没有封面,更像是手绘本。我在写笔记的时候往往很有自己的灵感,一段诗句,甚至是一句话,一个单词,一个想法,或者是一个小的手绘,都可以留在笔记本的空白处。这样在回头看的时候,更能够体会当时的自我的感觉。不需要太多,两本三本,足够记录所有点滴。
  • 书、图书馆。我不爱学习,我只爱图书馆。喜欢那种气氛,即使不算安静(还不如教室自习安静的些),但是图书馆方便在我随时可以找我想要的书。图书馆的论文数据库资源也是很有用的资源。我自习习惯是,4小时的晚自习,2小时看专业,2小时去搜罗自己感兴趣的书。现在我一周能够完成一本300页左右的中篇小说的阅读量,也就是一周一本书。
  • ToDo和Stanza。时间管理上,我实践的基本上不算是严格的GTD,但是每天的任务清单会有,回顾也会有,这个过程我使用的就是iphone上的ToDo应用,它本身就是一个为GTD设计的系统,我的习惯是,有想法和任务了,就记录下来,每天总结回顾。至于GTD其他的细节,太繁琐,对学生也不适用,舍弃。Stanza是一个电子书应用,epu和pdf的都支持,我通常在里面放几本自己喜欢的小说和一些可以随手看的东西,比如单词表。这样,晚上熄灯睡觉前,在床上看一段小说,吃饭时背几个单词,不知不觉啃完了无数大山。
  • 邮箱订阅谷歌快讯新闻不可一日不看,观点采撷百家,去网站看,往往是繁杂,或者不知不觉中就被其他的内容吸引,偏离目标了,所以我用的是rss和邮箱订阅FT中文褪墨Nature physics邮箱订阅,谷歌快讯也是一个好的应用,选择自己感兴趣的主题,每天谷歌都会发送最新的更新到你的邮箱,这样快速浏览就能够了解最新情况。(当然,我也在用iphone的google reader应用)
  • 杂志。一本有意思的杂志在闲暇的时候可以拿出来看看,等地铁时,坐长途大巴时,等医生时,都可以拿出来看看。我的每月杂志是《南风窗》,不偏不倚,温和的解决问题,这是我一直很喜欢它的原因。
  • 爱好,技术,博客。每周都给自己一点时间写代码,不论是什么,只要喜欢就好,ps学通了,C学通了,C++通了,CSS基本会用了,sql会了,matlab也会用了,单片机C51也学懂了,php在学中。其实并没有花太多的时间来做这些事情,只是周末给自己一点时间研究自己喜欢的代码,写一点实用的东西,抛开那学繁杂的书本,学那些需要的东西,这才是重要的。
ToDo ToDoliststanza
ft中文naturemifeng

★ 投稿:个人知识管理怎样做才能更快看到效果?

Yibie言:本文来自针式知识管理工具开发者的投稿,他对个人知识管理有着系统的看法,值得和大家推荐。

DIKW体系是个人知识管理的核心思想,不明白DIKW、知识、个人知识、个人知识管理、个人知识管理软件工具等概念,是很难从“个人知识管理”的过程中快速收益的。

比个人知识管理更重要的是“搜索引擎的使用能力”和“思维导图”,所以上述的概念不会在此重述。关于“搜商”、“思维导图”和个人知识管理的关系,可以参考此文:提高个人竞争力的三件法宝

通过Google或百度等找到上述的“资料”后,还只是浪费了搜索资料的时间;将这些资料转化为“你的”知识才是重点,知识的积累过程,才能增长“你的”智慧。这样,除了天赋之外,加上后天的智慧,你才有可能“创新”,而不是机械式地解决问题。

能否创造性地解决问题?更轻松地解决问题?甚至在问题发生前发现它、避免问题产生?就需要阅读大量相关的资料。有了互联网,现在获取大量的资料,已经不是难事。难的是

1、在什么时候收集什么样的资料?
2、如何快速收集和管理所收集的资料?
3、资料如何变成“你的”知识?

第一个问题:在什么时候收集什么样的资料?

对学生来讲,收集那些有助于考试及格的资料为第一要务;对于职场人士来讲,则应从“生涯规划”和当前的工作需要的角度来考虑此问题。具体可以看:《向特定领域的专家精进》一文。
在市场经济中分工越来越细,在特定领域的长期深入,越有助于更快取得成绩。就应该收集这方面的资料。
另一方面,随着学习的深入,认知的变化,收集什么样的资料,也会不断发生变化;但应保持大方向不变;除非改变了方向。

第二个问题:如何快速收集和管理所收集的资料?

1、要考虑如何保存资料的问题?

不同保存资料的方式,决定了资料如何利用的问题,也基本上决定的收集方法。
市场上多数的软件以“网页格式”保存资料的为多,优点是通用性以高,不依赖于特定软件,即可打开阅读等。而以“Word格式”保存,会依赖于Word软件,优点是编辑功能强大,编辑效率高;在没有专业的辅助工具下,将网页保存为Word文档还是比较麻烦。

2、要考虑选用什么辅助软件工具?

对于保存为“网页格式”方面,网文快捕、网博士、PKM2等均很优秀;对于保存为“Word格式”方面,针式PKM很不错。有了这些软件工具的辅助,可以只关注资料本身,节约大量复制粘贴、文件名、保存文件夹选择等操作的时间浪费.

3、如何归类?

及时将资料按某一个主题归类关联,这样以后要用的时候就能方便获取相关的资料。
归类的方法很多,常见的有“多维分类”、标签、关键字关联、多文件关联、统计关联、日期关联、知识地图等。这些方法,和具体的知识管理工具相关,就不一一介绍。

a  “多维分类”:即一个文档可以在多个分类中找到它,而它只保存一份。这样做的主要目的是,有多种方法可以找到此文档;达到此路不能,还有其它路走等。针式PKM支持上述除“知识地图”外的所有关联方法,WIZ主要支持了单一分类、标签等关联方法。

b.“多文件关联”:即多个文件放在一个界面,可以快速切换阅读。如下图:

针式PKM多文件关联

希望更多的个人知识管理软件,创新出更多的知识关联方法;更需要用户理解各个归类方法、和当前所使用的软件工具支持的方法和具体如何操作,才能真正发挥出软件工具的用途。

第三个问题:资料如何变成“你的”知识?

1、第一步:整理

对于零乱无序、自己不了解的文档的管理,是“管理资料”;这些资料很难被自己快速获取使用,较难看到学习效果。

所以,收集完资料后的第一个步骤就是“再次阅读”,删除对自己无用的内容、格式化为适合自己阅读的格式、归类到适当的分类;

第二个步骤是“细读”,进行重点标注、写总结;对于结构化不好的文章,进行结构化(即内容的章节化归化)。这样,对此文章的价值就有些底了,对于感觉价值不大的,可以立即删除等,记住了一些相关的关键字。这样,基本于已经让自己前进到“知识管理”阶段了;看到标题就大概知道此文档有哪些内容,能用关键字等再次快速定位它。

记住! 当你收集的资料,不会在一、两天内再次阅读,请不要收集。说明它对你没有大多的价值;就不要浪费这个收集的时间了。
记住! 一篇有价值的文章,总是有几个有用的关键字,总是能解决自己可能遇到的问题。否则,请删除它,不要浪费你看到它影响你的注意力产生的时间。

2、第二步:学习

最简单的学习方法是:反复阅读,再进一点是使用“遗忘曲线”,再好一些使用“问答学习”。

a. 反复阅读基本不需要工具辅助,但针式PKM提供的“阅读次数”、“最近阅读日期”、“阅读日期视图”,有助于更好的管理阅读。
b. 遗忘曲线是对盲目地反复阅读的改进,有规律地去阅读某一篇文章。针式PKM在“统计视图”直接提供“遗忘曲线”支持
c. 问答学习,即将自己认为要掌握的重点内容,以问答的方式来归纳;通过软件的辅助,来克服自己学习的懒性,使学习更有目标性和更容易看出效果。学习辅助方面,针式PKM在同类中,是做得较有前瞻性,但功能还是比较粗糙;会朝这个大方向前进。更希望国内的同类软件,也朝这个大方向来做,让大家更容易从“个人知识管理”中看到好处和受益。

最后

从上述不难看出,个人知识管理离不开适当的软件工具辅助才能减少浪费时间和更快见到效果。针式PKM、PKM2、Wiz、网文快捕、网博士等简体中文类软件,在这些方面做了不少的尝试。目前,针式PKM已经实现了上述的大部分功能,未来针式PKM将继续朝“个人知识管理平台,管理所有类型文档”的大方向前进,帮助用户方便将不同类型的文档通过软件的辅助学习来转化为“个人知识”等。

★ 我和我的知识工具们:anyone

Yibie言:本文来自 anyone 的实践与总结,相当的详细,Why、What、How 这三个角度都有很好的叙述。

题目是”我和我的知识工具“,那么我就写写这两个方面,

我尽量条理一些,废话少一些。^_^

我学知识干嘛用?

我想我是想获得洞察力。

洞察力是指预测吗?
我想不是,洞察力虽然有前瞻的成分,但是我理解更多的是了解现象的本质。

要洞察那些方面?难道面面俱到吗?
洞察力这种东西是融汇贯通的,我觉着能洞察经济本质,也很容易洞察女人的心思。只是你愿不愿意在那方面投入精力而已。

知识是怎么学到的?
我觉着是这样:感兴趣 > 收集相关的信息 > 自己研究+和他人讨论 > 灵感 > 实践活动 > 知识

为什么学习知识要琢磨知识工具?
因为我们的大脑有些不确定,他比较适合意识流的处理方式。但是对于收集,整理,记录,存储这样精密而且机械的工作来讲,却不大适合。这就需要一些工具辅助。

怎样选择学习工具?
笔和纸是最古老且适用最广泛的学习工具,我曾经对比过笔纸和其他工具的特点,笔纸有这样的特点:信手拈来,无拘无束,无需使用手册等。但是也有致命的缺点:体积大,无法查找。所以我选择的工具就是要弥补笔纸的缺点,但是要尽量的拥有笔纸的优点。

学习工具对于知识的帮助有多大?
我个人觉着帮助有限。因为其实学习工具主要的功效是收集,整理和记录的功能,现在有网络,还有部分交流反馈的能力。但是知识产生的关键是需要脑力活动+实践活动,再好的工具如果没有脑力活动(或者是只有被动的脑力活动,比如:看电影时的那种状态)都无法转换成知识。相反,就算是用笔纸工具,只要有良好的脑力+实践活动的学习过程,都能变得非常有效。爱因斯坦是个好例子。

那为什么还需要知识工具?
为了发挥这些工具特有的功能,并对人脑的弱点做补充。尽量的使我们能全心去投入灵感和实践,不必为了找一个电话而在名片堆里翻找。

我选择的工具

1、桌面电脑上基本配置:firefox+launchy+autohotkey

  • firefox是一个窗口,使很多的知识管理工具的使用成为可能,由于他灵活且广泛的插件支持,也使得这些工具在操作上尽可能的方便。google chrome也许是将来的选择。
  • launchy是快捷运行一些工具的窗口,而且通过它的runny插件,你可以选择很多的批处理和脚本运行其上。
  • autohotkey是一个高深的软件,目前我知识用它的快捷输入方式,作为格式化信息的一个方法。

记录:

  • 进程安排firefox+todoist:todoist我很推荐。虽然他也是诞生于GTD系的,但是却真正的做到了一个工具该做的东西。很多todo软件都很教条,似乎必 在里面加上inbox和trash才够好。但是他失去了我上面选择工具的一个条件,灵活。而todoist做到了,他理解了人们对于任务的需求,其实 tag+search就已经很能管理好所有的信息了,又何必搞多余的教条呢?
  • 信息碎片:lanuchy+gmail 发信脚本( 或者text批处理) :当我在电脑上得到任何信息碎片,那么我就是用launchy,通过预设的给自己发gmail的脚本,将这个信息以email的方式发送给自己。通过gmail的过滤分类功能,将这一类的信保存在某一个分类中。如果在没有网络的情况下,我可以使用launchy+一个保存txt文件的方法将它们先存成txt文件。我选择gmail做信息承载是因为gmail可以在有网络环境的前提下随时访问。而且手机终端也很完善,给自己发个邮件不是很麻烦。而且gmail每天都要看,减少其他服务的使用成本。
  • 信息碎片+网络连接:google note bookmarklet:有的时候在浏览网页的时候总是需要记录网页的内容,并且记录自己的想法儿,launchy+gmail显得有点儿笨拙,那么就用google reader note的那个bookmarklet,这样回顾也可以参考整个页面。
  • 纯网址delicious:经常要回顾的网站就都走这里了。通过它,还能找到类似的网站,或者同样喜欢相同网站的朋友。

分析:

  • 分析图google drawing:我非常喜欢用图的方式来思考或者呈现自己的思考结果。原来用过很多脑图软件,也尝试了很多概念图的软件,甚至动过心思使用简易版的illustrator,最后直到google drawing出现,我觉着该消停了。脑图工具我受不了那种只能层级描述的方式,其实问题往往要比这样单一的树形要复杂。而且多数的软件都十分臃肿。国产的有个思想快车虽然小,但是功能残疾到不行。google drawing 的联系线条目前还不支持图形吸附,但是开发者已经答应下版将会加入该功能。

分享并反馈:

  • 我对信息碎片整理后的结果(文章和google drawing的图),都使用blog发布:我选blogger和live spaces,live space直接可以发布给msn上的联络朋友。blogger是比较自由。我都是使用gmail进行发布(一个邮件,同时两处发布),这样在我的gmail中还有一个备份。这两个blog空间的回复都会第一时间通知我,并指引我使用email和他们进行更多的交流。
  • 一些没有整理过的碎片的信息通过微博发布。我自己研究了一个方法将它们迅速传递到任何我加入的社会性网络中。所有的这些社会性网络,我都设置了留言提醒的功能,便于我了解朋友们的反馈,当然,这些提醒最终还是到了gmail中。
  • 无论是整理后的信息,还是碎片信息,我都会及时阅读朋友们的反馈,可是到目前为止,我觉着前者的反馈更具建设性,而碎片信息的反馈却很少有价值的。所以你也可以考虑不用考虑微博的方式发布信息。

2、网络之外的基本配置:

  • nokia e63,很多人选iphone,不错,iphone很博大精深,我不喜欢他封闭的操作系统和那种处处要钱的嘴脸。所以我选择了全键盘的廉价货。e63性能不错,反应也很快(没有那种若隐若现的肉头儿的效果),里面也能安装不少有建设性的软件,但是目前为止,我觉着实用的软件还是内置的工具。下面详述一下。
  • 对了,在e63中推荐handy task man和best menu这两个软件,前者可以快速访问任何程序,并且有一些优化系统的功能,而后者可以设置任何东西为快捷访问。

记录

  • 记事本(不要富文本支持的那个,因为可以记录电话号码并拨号),利用best menu设置一个快捷键,运行直接打开添加新记事空白,这样就像一张纸一样,随时在手边儿。
  • 录音机。设置一个快捷键,只需要按一下就启动,在腾不开手的时候,就用录音收集碎片的想法儿和信息。
  • 照相,也设置一个快捷键,如果你随手画了一个脑图之类的,我从来不保留这张纸,而是拍张照片,然后扔掉。图片不想文字那样容易忘掉,一个模糊的照片就已经能让你想起全部了。而且照相能记录很多一言难尽的内容。而且照相和录像之间也是只有一键之差,需要的时候可以记录的更详细。
  • 定期回顾记事本和录音,将它填补在电脑桌面的相应工具的记录中。

分析和分享反馈暂时没有。我觉着也没有必要搞的自己对着一个小屏幕较劲,反而分散了思考力。

总结:

上面是我一个一个介绍的工具,看似很复杂,其实如果你总结一下平时使用的体验过程,那么就会发现这些东西的配合是最精简,且最兼容各种情况。

电脑上就开firefox,先看看todoist,查看一下今日的日程,然后检查gmail,看看各方的反馈。然后集中处理todoist中的事项。在此过程中,不时的打开launchy收集自己的想法儿。

如果离开电脑,我就带一个手机。有什么想法儿就是用录音或者记事本记录。如果需要查询什么,就上网访问我的个人数据库:gmail

一周一次,我安排的是星期6的清晨(6点左右)开始整理所有的信息碎片,这时不会到网络胡乱浏览,只看gmail中,google reader中,手机中的信息碎片,然后动手在纸笔上画画。如果有所领悟就不断反复体会。最后在9点左右,打开google drawing,完全脱离任何其他的东西,来将自己的此番脑力活动的结果认真的画出来。如果觉着自己有所获得,那么就写一写。发到blog上。然后将上周收集的碎片全部清除。

原则:

工具选择的原则,对于我来说就是简单,随意。不拘泥一种流程,也不教条。不限制与网络,但是要方便查找。绝对不面面俱到,事无巨细。这些工具只要能记录点就行了,我们的大脑可以做以点带面的思考。

^_^

★ 我的个人知识管理实践(完)

Yibie言:本文来自What Bob Says投稿,原文有四篇,本篇讲述了他利用谷歌日历的方法。欢迎各位读者来这里分享你的个人知识管理经验。投稿者将获得同步控赠送的金山快盘邀请码一枚!名额有限(现剩下9个),送完即止!

3.日程

这里指的是工作之外的日程了,工作的时候我用outlook的calendar,工作之外我就用Google Calendar了。每个日程都会记录时间,地点,参加的人和相关的一些材料。例如出去旅行的帖子、路书、回来结算的账单,贴在上面便于将来查看。

如果计划好将来某天会做的事,我就会提前标在Google Calendar上,好处是Calendar可以设置发送免费短信来提醒,如果将来有了iphone用起来就更加方便了。

有些我是事后把事情加在Calendar上面的,主要是比较大的事情,记录上会方便将来回顾以前做过的事情。我之前整理旅行列表就多亏平时每次出去玩儿都记在Calendar上了。

用Google Calendar管理日程

另外Buddy同学和我还互相分享了日程,平时也可以看一看朋友都在做些什么事情,对自己也有一些借鉴意义。比如之前看到Buddy去听讲座,而我还在整天到处玩儿,我就开始反思自己是不是要好好学习一下了。

4.财务

财务方面,也是从去年开始买少量基金,今年开始平时记账来控制现金流。

基金主要记录在财帮子上,原来计划挪到Google Finance上的,后来发现还是财帮子比较适合国内用,所以就一直用财帮子来管理自己的基金。

记账的话,网上有很多在线记账的网站,我也试用过不少,后来发现都不太满足自己的需要,所以就自己看了看会计学原理自己做了一个模板用Excel来 记账,然后用Dropbox来同步,这样在公司和家里都可以记账了。坚持了几个月发现还是自己做的模板好用,什么时候觉得不完美就改一改,比在线记账要灵 活,而且定期可以自己做报表给自己分析。

以上就是我自己平时的PKM的一些应用了。

★ 投稿:我的个人知识管理实践(3)

Yibie言:本文来自What Bob Says投稿,原文有四篇,本篇讲述了他如何收集资料的过程,这是知识管理的第一步。值得一提的是,里面谈到了Google Reader的用法,值得各位重度Reader用户参考。欢迎各位读者来这里分享你的个人知识管理经验。投稿者将获得同步控赠送的金山快盘邀请码一枚!名额有限(现剩下9个),送完即止!

2.阅读

平时的阅读主要分两部分,一部分就是看纸书,一部分就是上网。

纸书

对于看纸书,看书之前我通常都会先到豆瓣上去看一下评分和书评,来确定是不是适合自己看,一般低于七分的书,我都不太想看,顶多找找电子书看看。这样在买书之前就可以进行粗略的筛选,免得买回来不想看。

如果是知识性的书,如果方便我就会每一张摘记一些阅读摘要,偶尔写写心得体会,这些都会记录在Google Wave上,每本书会建一个Wave每一章的阅读笔记都记成一个Wavelet。这样看完书的时候,看一遍阅读笔记还能回想起书的大概内容。(不过我阅读 笔记写的太不勤了,只有几本书写过)

看完书之后把书标记在豆瓣上,让豆瓣帮我管理看过书的列表,每次看到自己之前还读过几本书也还是很有成就感的。

网上阅读

对于上网的阅读,我的主要工具就是Google Reader了,有的时候在校内上也会收藏一些,基本上我喜欢的博客或者网站如果输出RSS的我都会订阅到Reader里面,整合到一个地方的好处是你就不必到处点别处的网站,去网站里面有个很大的坏处就是容易思路不知不觉的就跳到别的地方收不回来了。

对于Google Reader里面文章的管理,首先就是分好文件夹,大类分好,我一般还会设一个试读和存档文件夹,试读里面用来放自己看到不错但有不太肯定的订阅,存档里 面用来放更新太多看不过来,或者将来看的很少或者不会看的订阅,过一段时间就吧存档的订阅清理一下,该删除的删除。订阅的文章不能太多,太多的话每天实在 是看不过来,所以还是要仔细筛选一下。后来我就把豆瓣九点的推荐订阅过来了,这样让豆瓣提前先筛选一下,我再来看,就会过滤掉一些质量不高的文章。

分享和收藏,好的文章是分享还是收藏,我的观点是如果对朋友都有意义的文章我会分享,可能对我很有意义,但是对别人不一定会很有用的文章,我一般就只是收藏了。分享太多太滥,可能别人就不会看了,这样也失去了分享的意义。

校内收藏Google Reader收藏

无论是分享的,收藏的还是标记星号的,我都会加上标签。如果不加标签很难再Reader里面去寻找之前看到过的文章,但如果加了标签,查找的时候就可以直接用标签来查找了,方便不少。

Google Reader用tag查找

书签

对于标记好的网站,我用delicious来记录自己上过比较有趣或有用的网站,因为Chrome浏览器能同步书签,所以我也会把常用的书签用Chrome来记录。

在delicious上也一样,每次新加网站的时候最好把名字改好,把注释写好,加上标签。因为之前我加书签的时候都是匆匆忙忙什么都不改,到后来找的时候才发现不加注释只看到一个网站的名字都记不清这个网站是用来做什么的之前为什么会记录下来。

用delicious管理书签

★ 投稿:我的个人知识管理实践(2)

Yibie言:本文来自What Bob Says投稿,原文有四篇,本篇讲述了他运用Google Wave进行知识管理的做法。欢迎各位读者来这里分享你的个人知识管理经验。投稿者将获得同步控赠送的金山快盘邀请码一枚!名额有限(现剩下9个),送完即止!

1.日常写作

每天我都会有很多想法,在工作的空隙或者晚上回到家里都会把这些平时的想法记录下来,如果很有意义的就整理出来可能将来会用到。文字的东西我都记录在Google wave上,另外有的时候会用Mind Manager 画画思维导图,这些文件就放在Dropbox里面同步。我每天记录的东西大概分下面几类:

  • 日记
  • 计划和回顾
  • 一些想法

很多人对于Google Wave的印象都是很久之前刚刚出来的时候短暂的热乎劲儿,过了Wave刚发布的那段时间的新鲜,大家就把它抛在脑后了,我也是后来想替代Google Notebook的时候才尝试使用Google Wave,经过半年的使用,发现用Wave来记录日常的写作非常方便。通常会用到下面几步:

1. 建立不同用途的文件夹

根据自己的主要用途建立几个文件夹大类,例如我就建立了:Plan and Dairy, Study Notes, Ideas Draft, MISC 这样四个文件夹,我所有的Wave都可以分到这四个大类去,当然是也是因为分不到前三个的就都放到MISC里去了。文件夹只是用来管理大类的,详细的分类 我使用标签来管理。

2. 为每个Wave的打标签

每一次新建的Wave,根据内容标记上tag,每次点击标签的时候就会列出所有和这个标签下的所有wave

3.保存自己经常使用的查询

例如我想看所有Dairy标签下的wave,可以在搜索栏里用: tag:dairy 来查询,在右下角有一个save search的按钮,点击这个按钮可以把当前的查询保存起来,保存的查询会出现在SEARCHES里,将来想查询直接点击保存的查询就可以了。这是文件夹 的一个强大补充。

日记

首先我要介绍一下我每天的日记都记些什么。我从今年三月份开始每天记日记,到现在日记基本就分成3部分内容:

  • 每日计划和完成情况
  • 当天发生的一些比较重要的事情
  • 自己的一些想法。

有的时候记得多些,有的时候记得少些,但是每天都会坚持记。有几个好处一是督促自己按时完成当天的任务;二是方便将来查找之前某天发生的事情。

我每个月新建一个Wave,这个Wave就会记录我整个一个月三十天的日记,原因是如果每天都新建一个Wave管理起来会更加麻烦,一是每次都要设 置文件夹、打标签,而是会产生很多很多的Wave这样太零碎了,所以我把一个月当作一个整体来记日记。每天在Wave里新建一个Wavelet 来记录当天的事情,这样一年就不会有太多的Wave了。

每天的Wave格式如下,都是以list缩进的形式,开头都是PR表示Plan and Review,每天的计划都先列在上面,未完成的都是三级缩进,完成后改成两级缩进。用缩进来标识是否完成也是权衡之举,因为原来用Google Task来管理日程觉得不太方便,东西记得哪个地方都有很零碎,后来就直接转移到Google Wave里面来记录To Do List了。

在“计划回顾”后面就是简单的记录当天发生的事情或者想法,没一段就是一个列表。我觉得这样管理起来也还算清晰。

用wave记日记

计划和回顾

这个计划和回顾指的是中长期的计划和回顾,因为每天的计划回顾太多了,所以就整合到日记里了。这里的计划其实很广泛,既包括每年的年度计划也有一些稍短期的旅行计划、找工作计划、采购计划之类的。

对于计划回顾,我的格式是一个计划会新建一个新的Wave,然后每次回顾的时候在里面新建一个Wavelet来写完成情况,当然每个Wave上要按照类型记得打上标签。

用wave做计划

一些想法

这个里面就包含的东西很多了,首先是记录的一些需求,这个比较有意思。例如这里面记录了例如我对将来要买的手机需要满足那些我的那些需要。还有虽然 现在买不起房子,但是如果将来买房子要注意那些事项,都会在平时看东西想起来的时候记上去。还有就是对工作的一些需求,如果将来想换工作需要考虑那些方面 等等。关于这些需求,我们总是在平时的时候会跳出一些想法,或者看到别人的例子有些思考,如过平时不记下来,可能到真正用的时候就好临时抱佛脚似的,一头 懵。所以我就专门开了一些Wave来记录一下。

思维导图,这个也是最近慢慢开始用,其实高中的时候就从我哥那淘了本讲思维导图的书,但是一直没有怎么大量的用。把自己的凌乱的想法用思维导图来整 理真的是一件令人很愉快的事情。因为可能开始的时候觉得没有什么可说的,整理一下发现其实也是很有逻辑很有可说的东西。我整理的这个系列就是在整理完思维 导图后才决定写一下的。

还会记录一些职业发展相关的东西,现在其实也就只有简历。这个也是跟同学学来的,因为总觉得不找工作为啥要整理一份简历呢?其实如果平时不维护好简 历等到要找工作的时候匆匆忙忙的改一份简历,就会使质量下降,所以还不如平时的时候没参加一个项目或者培训或者自己有那方面长进,就都改一改,到时候等到 用的时候就会很方便了。

用wave记录想法

★ 投稿:我的个人知识管理实践(1)

Yibie言:本文来自What Bob Says投稿,原文有四篇,本篇讲述了他的知识管理思想。欢迎各位读者来这里分享你的个人知识管理经验。投稿者将获得同步控赠送的金山快盘邀请码一枚!名额有限(现剩下9个),送完即止!

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人的记忆力是有限的,每天面对着大量的信息很难保证每件事情都记得清晰,所有的东西都管理的很好。我经常遇到一些让自己非常郁闷的事情,比如:

  • 经常出去旅游,别人问起某次去了啥地方,路线是怎样的,都有谁参加了,仔细想想却发现几次的旅行已经记混了
  • 前几天还曾经刚刚在网上看到过的一个东西,忽然要用,找来找去却怎么也找不到
  • 一个星期过的飞快,不知道一周都做了些什么
  • 刚刚发过工资没几天,觉得自己钱包里的钱不知道花到哪儿去了

可能是因为有些洁癖的原因,我于是计划把每天的产出的信息好好整理,因为只有经过良好整理的信息才能变成知识,便于将来查找和利用。订阅了一些关于 GTD和PKM的blog,看别人介绍如何在生活中管理自己产生出来的数据、使用的工具,于是我也计划分享一下我每天是如果做个人知识管理的。最近两天做 了一个思维导图来整理自己的思路(点击放大)。

总的来说,平时每天产生的数据主要包括大概五部分:

  1. 日常写作
  2. 阅读
  3. 日程计划
  4. 理财记账
  5. 其他乱七八糟的

我的想法是首先信息都要便于记录下来,只有记录下来才能方便整理。每天的东西最好随时记下来、分好类。边记录边整理可以把整理的工作分散的每次很少,这就跟我妈让我每天换下来的衣服当天洗一样,不过我还是很懒,堆成一堆再洗,结果发现好麻烦。

基本来说我所用的工具分两类,一类是可以直接记录在网上的都直接记录在云端,另一类是如果不得不存成文件的话,就需要有同步功能的软件(这里我都用 的Dropbox)。对于文件,主要是通过清晰的目录结构;对于文字类的记录,主要是通过文件夹和标签来管理。关于标签的使用,之前看到过几篇写标签使用的文章 ,总之既然是个人知识管理,标签都是自用,所以一定要方便自己平时的使用:

  • 标签数量:因为是管理个人信息,所以标签的数量最好是整理到一个较小的范围20个左右,这样每次使用的时候不会想不起来应该打什么样的标签为好。
  • 标签粒度:个人觉得抽象一点儿比较好,比如使用Travel 而不是Travel in 2009,标签太细的话适用范围就会太小也就起不到归类的作用了。
  • 中文、英文:我更倾向于用英文打标签,至少不要中英文标签混搭,这样看起来很不舒服,而且会出现很多意义重复的标签,比如又用了Study又用了“学习”

★ 投稿:我的个人知识管理工具

Yibie 言:本文来自好友 XDash,这篇文章提供了一个完整的知识管理工具链,十分有参考价值。希望自己知识管理更进一步的同学,可以认真阅读。原文链接:http://www.fanbing.net/my-pkm-tools.html

之前曾写过一篇《我的时间管理(GTD)工具》。应网友要求,再分享一下我的个人知识管理(Personal Knowledge Management,PKM)工具。

为什么要进行知识管理:

  • 这是一个将被动的“海绵式学习”(单纯吸收)转变为主动的“淘金式学习”(注 重批判及与知识的互动)的过程,通过一系列的知识管理过程(收集->组织->分析->总结->实践->发 表->对话),将别人的知识技能固化到自己的头脑中。
  • 知识爆炸,信息过载时代,相对有限的记忆力系统应当善于对所摄取的内容进行合理整顿,否则极易迷失在信息的海洋中,辨不清何智 慧,知识与信息三者之间的区别。
  • 个人学业和专业需要,有时候想方案做创意并不是简单地拍一下脑袋或者搜索一下就能出来的,需要长期的积累,才能达到“万物皆备于 我”的境界。
  • 长不出钱钟书的脑袋,咱配合现代化手段,效法一下钱的研习精神,还不行嘛。

我选择知识管理工具的标准:

  • 功能强大,能以相对低廉的成本和图形化界面,完成知识的收集、分类、存储、检索、重构。
  • 可扩展,能跟外部程序交换数据(导入/导出),支持同步,可保留镜像。
  • 工具本身并不会加重我的信息焦虑。

我使用的知识管理工具:

1、Google Reader + Gmail

我每天必用 Google 旗下服务,将其当做个人知识整理系统的关键中枢。Google Reader 是我的主力RSS阅读器,Gmail则是主力邮箱。二者相互结合,可以实现知识信息的有效组织。

如下图,在GR中看到值得收藏的文章,可点击文章下部的Email按钮,将其发送为电子邮件。通常我会在邮件中加注关键词,并标记上“#kms” (这里含义是 knowledge management system,你可以修改为任何你喜欢的)。

同时,我在Gmail邮箱中新增了一个过滤器,过滤条件是“#kms”,处理方法是自动存档(archieve)、标记为已读(mark read)、添加标签(“KMS” label)。这样一来,每当我收到用上述方法转发的GR阅读收藏,系统将会自动为我完成信息的归档分拣工作。配合 Google 强大的搜索功能,今后可以方便地查询整理这些内容。如下图。

GR的另一个方便知识输出分享的小技巧是使用“发送到(Send to)”按钮。这篇《Google Reader “send to” 使用集锦》提供了扩充 Send to 按钮的一些方法。如下图,我添加了豆瓣、人人、Delicious等服务。

2、WizKnowledge(为知个人知识管理)

WizKnowledge 是网文快捕作者开发的知识管理工具,除支持多级分类、标签、搜索、编辑器这些最基本的功能外,更提供桌面任务便签、日历功能。通过插件扩展,还可下载 Google Calendar 、 Google Docs 数据,实现单向同步。软件自带同步功能,免费提供100M空间,可将程序数据同步到官方服务器。

WizKnowledge 官方网站:http://www.wiz.cn/

关于此工具,同步控有一篇详细的图文 介绍,点 击传送

3、Read It Later

严格地说,Read It Later 并不是一款知识管理工具,而是轻量级的信息分拣和存储工具。

如其名称,它可通过多种方式(浏览器工具栏、插件、移动设备客户端)将信息标注为“稍后阅读(read it later)”状态。这样你可以不必打断自己手头的工作,而将临时涌现出的信息存入 Read It Later 的未读列表(Unread List)中。等空闲的时候再回过头来查看。

Read It Later 界面清爽,功能也专一,但在个人定制性上偏弱。为此我还特地自己仿照它的界面,用PHP山寨了一个类似的工具(我给它命名为Rdo),置入我的 Chrome 标签栏。由于没开发多用户登录机制,就不提供页面演示了,给个截图吧:

4、自建基于WordPress的 Wiki+Viigo阅读器

我的自建Wiki,说到底有名无实,因为并没有使用真正的Wiki程序搭建,还是偷懒用了WordPress。

考虑到这个Wiki只供我个人使用,无需考虑用户体验、组织形式,于是只简单地进行了安装,并随便找了款皮肤,就横空出世了。我甚至从不给新添加的 文章条目插入more标签,导致页面冗长。管它呢,自己用的。

“冰哥喂鸡”入口:http://www.fanbing.net/wiki/

如果想建立比较专业的Wiki站点,还是推荐专门的程序,例如适合国情的 HDWiki(来自互动百科的开源程 序),或者 MediaWiki(Wikipedia用的就是这个)。

我又用黑莓上的免费阅读软件 Viigo 订阅了自己Wiki的RSS,在睡前进行第二轮复习回顾,进一步加深知识印象。(顺便说一句,Viigo 这软件不错,支持Web端管理订阅源,还能查询天气和证券市场。英文。)

5、微博客

微博客以其方便快捷、简短精要、多种输入方式,适合知识的即时存入,特别是灵感瞬间迸发时的随手记录。因此我就专门开辟了一个微博客,作为灵感素材 记录本,同时使用QQ/MSN/GTalk/Web/SMS更新。

目前支持同步微博的工具日益涌现,早期国产的嘀咕做啥,近期的Follow5微博通围着脖子推等,都可以将某一 微博的内容即时传递到其它微博。这相当于同时在几个网站上进行了备份。个人觉得这样很必要,毕竟现在墙里墙外都不靠谱,多一处镜像,数据就多一份保险。

但缺陷也很明显,目前尚未有哪一家微博客网站提供完整的数据打包服务,因此所有内容只能算暂时寄放在别人的地盘。搜索方面也不尽人意,即时搜索、全 站搜索的精确度有待提升。

6、Dropbox

目前知识管理工具尚无配备统一的标准,各家服务自行其是,缺乏有效的互通方式。Dropbox 是优秀的网络同步硬盘服务,可以用来自动同步数据内容,实现在多台电脑同时管理本地电脑的知识库。

典型应用:Google Docs + GDocBackup + Dropbox (用 GDocBackup 下载自己的 Google Docs 文档到本地,再通过 Dropbox 同步备份)。

关于 Dropbox 的使用技巧,请参考同步控的系列专题:1 , 2 , 3 , 4 , 5

7、博客及其他

知识管理的最后环节是分享(发表)和互动(对话)。博客是一种不错的实现方式。实际上我现在总结个人的知识管理 工具,就是一种基于经历和实践的分享,目的在于传递知识,并在与读者交流中获得新的发现。

Google Docs 自不必说,但碍于鬼斧墙的威胁,不敢大张旗鼓,一怕信息随时无预兆丢失,二怕连累这款优秀的服务,毕竟我每日接触的信息里也少不了境外敏感词。

豆瓣也是我常去淘书和淘片的地方,看后常会留下评论,或仔细整理,或即兴简评。我的豆瓣评论我的豆瓣主页

另外还有其他自建服务,例如网 络相册等。

最后是提问环节:请大家推荐优秀的思维导图工具,XP的。目前试用的两款感觉一般,就不在这里吐槽了。

★ 个人知识管理:为什么《你的知识需要管理》?

改革开放三十年,国内的经济发展日新月异。专家们开始不停的喊:知识经济已经到来。知识管理成为时下一个非常流行的词组,似乎谁都可以随手拈来一段知识管理的话题。可什么是知识?哪些东西可以称之为知识?知识存在管理吗?为什么需要管理知识?又该如何管理知识?用什么工具来管理?这些问题你回答得了?又回答得清楚吗?

一、什么是竞争力

职场竞争,最常提到的一个词是竞争力,竞争力是什么呢?是你的体力?你的记忆力?还是你用电脑的熟练程度?不不不,这些都不是你的竞争力,这些只是你的技能。当然,如果你是一个体力劳动者,或者打字员,那上述的两项技能确实是你的竞争力。如果你是一个主要靠知识谋生的知识工作者,那么你的知识管理系统就是你的竞争力。你的知识管理过程是否运转自如,是个人发展和个人竞争力能否持续提升的关键。

二、你的竞争力

我喜欢把竞争力比做是你打出拳头的威力。

1. 你的拳头。

你的拳头就是知识。知识是什么?别以为你整天上网,偶尔看看GTDStudy就有知识了,你看的只不过是大量的信息而已。知识是指你!能够!运用来解决!问题!的东西,如果你正在看的文字与你的问题无关,那么,就不是知识,甚至是一种噪音。

2. 你的力量。

仅凭拳头是没有力量 的,拳头的力量来自于手臂肌肉的收缩和伸展。如果你只有知识,而缺乏背后的手臂肌肉系统,那么,你的知识就没有力量。只有形成自己的知识管理系统,而且能够确定自己的知识管理方向并持续地学习、使用和创新知识,才能为你的拳头提供足够的力量。现在,一个知识更新周期(20%更新)的时间不过5年。仅凭你现有的存量知识,即便你混得很好,也混不过5年。为什么?就在你看这篇文章的时候,你的知识正不断被时间淘汰。

3. 你的武器。

有了拳头,又有了力量,还要看你的武器。仅仅靠你的肉体是没有多大战斗力的,你得有刀、有剑,甚至要有枪。强大的工具会极大的提升你的力量,提 升你学习知识、应用知识和创新知识的效率,极大的得升你的竞争力。(有人问:为什么不提原子弹?那是组织知识管理的事,留待有机会再讲。)

工具助力,成功快步。有句话说的:人生苦短,如果成功太慢,幸福必然减半。(我使用的是Onenote)

三、如何提升知识管理能力

讲太多的道理没有用,道理其实一说就通,大伙都懂。关键是,怎么实现?

1. 求教身边的导师。如果你身边有知识管理高手,没错,这就是你的最大资源,最大法宝,再没有比现场的教授获益更多、更快、更好的了。

2. 阅读经典书籍。如果没有现实中的贵人,那么你最好能找一些业内权威人士的书籍来进行系统学习。比如我最近看的《你的知识需要管理》《知识管理原理》

3. 参加网络交流圈。网络无限大,在这里互相学习吧。

a. 寻找知识管理社区。比如国内田志刚老师的知识管理中心;如果你正在用Onenote的话,可以登录Onenoter中文应用网

b. 寻找知识管理博客。嗯,比如你正在看的GTDStudy,还有旅程无限的博客、萧秋水的博客以及人月神话的博客。

c. 寻找知识管理QQ群。嘿,比如《你的知识需要管理》读者群;如果你正在用Onenote的话,可以加入我前段刚建的Onenote讨论群63876727。

4. 构建知识管理系统。发现你的人生目标;进而寻找你的知识管理目标;接着构建你的知识管理流程;挑选试用你的知识管理工具;实施你的知识管理。记住,没有实践的知识是不牢靠的,实践才是硬道理。