★ 深入浅出谈GTD:Reflecting,总结昨天规划明天!

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我 们很清楚,在做任何事,不回过头去看看,总结一下经验,是不行的。我们的行动,受限于个人的能力、当时的环境、与之关联的人这几个重要的要素影响,很多行 动,能否取得很好的结果,其实是未知的;比如,有些决策,即使当前看来是很对,但是事后却未必,而这个事后,有可能是很长期的以后;甚至是,我们的决策都 无法两全其美,只能在多个选择中,选取后果不那么严重的。

好像有句话是这么说的,我的记忆不是很清楚,大意如此:每件事情都需要付出代价。

为避免代价,我们人类付出了很多努力去研究身边的事物,我们尽我们最大的努力去了解它们、明白它们的运行规律、探讨它们具有何种性质。我们希望藉由清晰的了解和掌握一种事物之后,能够避免它所带来的伤害,也因了解事物的性质,将其利用在对人类有益的活动上去。

『控制欲』,是人类天生的一种欲望,这是因恐惧而产生的一种欲望,是爲了避免伤害而产生的欲望(我不否认好奇心,好奇心当然是了解事物的一种动力,不过想控制某种东西,恐怕是现在科学研究的最大动力)。

好吧,前面啰啰嗦嗦的一堆话,和本文的主旨有什麽关系?

在此,先了解一下大家究竟是爲了什麽而了解GTD的呢?如果我没有猜错的话,大部份应当是爲了更好的工作、更好的生活;再细细说一下,是爲了能更顺心的去工作与生活,也就是说,希望工作和生活能更听从给自己的意愿。

之前的那篇《深入浅出谈GTD》的文章里面,我提出过一个思维模式:

了解对象针对对象提出解决方案

所以,如果我们想让自己的工作和生活听从自己的『意愿』,那就要了解自己的工作和生活。

也许很多人会说:呀,这有什么了不起的!我每天都在做同样的事情,这还需要怎么去了解的吗?

也许是这样吧!

请问一下,虽然每天都做同样的事情,但是你是否清晰的了解到,你所要处理的事务,究竟是属于那一种呢?

你面对不同的事务,你是否清楚,这些事务的权重究竟有多大呢?哪些事务,对你达到目标,是有帮助的呢?

你面对这些事务的时候,你又是否掌握了里面的要点,使处理起来的时候,能够效果好而又省力?

如果我们,觉得自己已经做得足够好,不用再改进,那么我们永远都没有提升的空间,妄论去掌控自己的生活和工作。我们需要『时时回顾』,清楚自己这一 天、这一周、这一个月、这一季度、这一年当中,哪些事情是该做的,哪些事情是不该做的;有哪些事情我们已经做了,有哪些事情该做而未做;哪些事情处理得比 较好,哪些事情却处理得还不够好;哪些事情虽然取得了比较好的结果,但是下一次是否还有改进的空间。

我们只有时常的去回过头去,看看自己走过的轨道,才知道自己究竟走了一条怎样的路。而最重要的是,由于时常回过头去,检查自己走路是否有走错,是否有走好,我们能明明白白的知道,自己究竟是否偏离了自己要到达的地方,以及知道自己离要到达的地方还有多远。

GTD的创始人David Allen提出了运用六个层次来回顾自己。

下一步行动:也就是跑道管理,主要是在管理好自己的下一步行动。

任务:10,000ft,管理需要一个行动以上才能完成的事情,其中有许多的任务是为了达成更高高度的结果图像,且只一年内可以达成者。

责任范围:20,000ft,工作上的角色,如销售、管理、产品开发等,生活中的角色,家庭、个人财务、精神层面。每一个角色要扮演的好(结果图像),就会有一些任务要执行,以拉近现实和期望的距离。

目标:30,000ft,一年以上的目标(一年半到两年以下),这些目标需要每季和伙伴及家人讨论。

愿景:40,000ft,愿景、3-5年的目标,与工作及家人长期目标的讨论,组织策略、人生与事业的转变等。

原则:50,000ft,人生目的及价值观。

我们平时,检查最多的是下一步行动和任务这两个层次的内容。针对这两个层次,我们应当每一周都回顾一下,然后针对上一周,对下一周进行安排。

如何去做,每周回顾才能全面而高效?

我的建议按照以下几个步骤来做:

1.检查哪些事务是已经处理完毕的,将这些事务移出你的下一步清单、行事历、或其他你存放待办事项的清单。
2.将那些已经完成的事务,好好整理,并归档。
3.检查最近自己需要去做的事情,比如:工作任务、上一周说好的事情、季度规划或其他,然后针对性的将要完成的事务,安排到下一周的待办事项中去。
4.检查自己的愿景,看自己是否做了实现自己愿景的事情,看自己还需要怎么做才能实现愿景,并将这些对实现愿景有帮助的事情放入自己待办事项中去(若下周确实抽不出时间,也不必硬塞,最重要的是常常温习自己的愿景)。

其中,我们在安排下一周的事务的时候,必须设定一个最最重要的任务,并把它调整为最优先级别,这样我们在执行的时候,就不会遗漏对我们来说最重要的事情了。而一周当中,我们能把最重要的部份给做好,那已经是很不错的结果,永远都没有做得完的工作,不是幺?

当然,最重要的是,我们能够定时去回顾,通常我建议每一周的周末,每个月的第一天,每年的3月份(为什幺是3月份?因为我们有春节啊,春节事务那么繁忙,我们无法静下心来回顾吧)去回顾。

我们时常回顾,等于是在全面的掌握来自自己的信息,因此,也等于是在将自身的信息回馈给自身,确定自己需要去做的对象之后,再规划明天。

总而言之,这一步,就是总结昨天,规划明天。

★ 深入浅出谈GTD:组织管理事务的艺术(6)

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不知不觉,Yibie我谈 GTD workflow 中的『组织管理』这一步已经谈了6篇文章之多,实在不知道大家的耐心是否被我这样温吞吞的节奏磨没了。在讲解GTD的这一步骤的时候,我似乎添加了很多不太相关的内容,除了第一篇提到的『场合』之外、第二篇提到的『平衡生活重心的目标设定』、第三篇提到的『四个象限』、第四篇提到的『三种清单』、第五篇提到的『下一步与专案的分别』以及『运用动词描述行动』,究竟我提到这些的东西,有什麽目的呢?

假如我们把整个GTD看成一部『武林秘笈』,那么GTD中的每一个步骤,就是『武林秘笈』中要传授的『招式』,而这些招式也应当有一些『基本动作』以及『基本要点』所组成。

很明显,GTD中的『组织管理』这一步就是一个大招,若我们想把这一招练好,那么基本的『动作』、『要点』肯定都要练好才行。

『组织管理』这一招,我们可以分解来看,就是两个『动作』所组成的大招,这两个『基本动作』就是『专案管理』以及『待办事项管理』,而其中『待办事项管理』其实就是『下一步行动管理』。

然后,每个『动作』都具有一些『要点』,有些『要点』还是共通的,下面我就把这两个动作分别对应的要点写出来:

在看过之前的文章,应该对这些要点都很熟悉了,那么这篇文章要讲的就是如何将这两个动作流畅的组合起来,形成直击生活杂事的必杀技!

让我们从『专案管理』入手,看清其中要点所要起到的作用。

先让我们认清GTD的目的,肤浅的说,其实就是爲了『轻松工作、轻松生活』而已,如果说深一点,那就是爲了『取得幸福』。

不说是否要取得自己的幸福,就是爲了轻松工作、轻松生活,我们都必须针对我们生活工作中一整个需要面对的问题进行管理,因此,我们必须针对自己的工作生活,建立起专案,这就是我爲什麽会提出『平衡生活重心的目标设定』的原因。

建立相对应的专案,我们就能直接掌控我们自己的人生的各个方面,管好自己的生活与工作,就能过上幸福的生活。

但是,在这些专案的下面,是否什麽事情都那么重要呢?有些事情,实际上我们不理也可的,不过因为我们未认清这些事务的性质,因此我们无法做到规避。想要规避一些不好的情况,那么只要做到未雨绸缪就够了,虽然生活工作中,意外时必不可免的,不过如果自己努力一点就可避免,何乐而不为呢?这就是『四个象限』在专案管理中的意义。

前面这两点,比较像是心法提要,而三种清单就像是直接教导你如何发招了。三种清单,其实就是专案管理中的工具,如何运用这三种清单,把专案管理的顺畅,十分重要。

在专案管理中,GTD系统的创始人David Allen创新性的提出了『下一步行动』这个概念,而『下一步行动』也属于『三种清单』中的一种,也是运用得最广泛的一种(也是最不好说的一种XD)。究竟下一步行动与专案之间有什麽区别,这是如何能把下一步行动运用得到的重点,而这就是我提出『下一步与专案的分别』的目的。

而在『下一步行动』中,David Allen同样提出了一个创新性且十分具有实战意义的概念,那就是『场合』,提出场合的原因在于,现代人生活如此忙碌,而每件事情都必须在一定的『场合』下完成,而我们只要把同一场合的事务放在一起,那么我们就可以达到批次处理事务的目的,进而提升我们工作的效率。

而四个象限在下一步行动中,具有怎样的意义呢?其实是爲了在我们安排下一步行动的时候,进行排序,将重要的放在前面,不重要的放在后面,综合权衡的考虑事务的权重,那么我们在处理下一步行动的时候,就不会顾此失彼,头重脚轻了。

在下一步行动中,其实最重要的是,我们将这个行动描述的清晰无比,不必再次经过大脑考虑就能知道自己需要去做什麽,这也是爲什麽我提出了『运用动词描述行动』了。

在专案管理中,我们必须清楚,每个专案的目的,只有在清晰专案目的的情况下,我们才能清晰的知道我们究竟需要怎样的『下一步行动』,然后把它给完成好。

因此,专案目的的描述,也是一个很重要的因素,在这里为大家介绍一下SMART法则:

1、目标目标必须是具体明确的(Specific):具体就是与任职人的工作职责或部门的职能相对应。明确就是目标的工作量、达成日期、责任人、资源等都是一定的,可以明确的。

2、目标必须是可以衡量的(Measurable):可衡量的目标并不等于必须将目标量化,而是应有一定的判定标准。

3、目标必须是可接受的(Acceptable) :是指执行人发自内心地愿意接受这一目标,认同这一目标。

4、目标必须具有现实可行性(Reality);

5、目标必须具有明确的截止日期(Time-based)

如何将SMART法则运用到自己的专案管理中呢?

以我作为例子,我今年最主要的目标是过了大陆的国家司法考试。在这里,我可以细分一下几个方面:

1、明晰评判标准:通过国家司法考试的基本要求就是卷面分起码要过360分,因此我的努力就是爲了将自己的考试分数提高到360分以上。

2、确认需要投入多大的努力:经过了解考试的体例,我可以知道大致上需要考的科目,而我需要的就是温习这些科目,并分配出时间来温习。

3、我接受这个目标吗?很明显,作为本专业必须通过的考试,如果我不通过以后我的就业前景将一片黑暗,因此必须努力通过。

4、截止日期:今年的9月15日开考。

在明确了这几个方面之后,我们就清楚了自己的目的究竟是什麽样子的了,也因此能够针对性安排好下一步行动,将这个专案给完成好。

其实,在组织管理这一步中,说复杂就复杂,说简单就简单。我归纳了一个思维模式,就是:

清晰对象→针对对象进行安排

至本篇文章,组织管理事务的艺术这个小系列文章就完结了,Yibie在行文中,发现了大量的不足,但因个人经历以及能力的原因,未能很好的完善,希望大家不吝赐教!一起分享好的想法,碰撞出美丽的花火!

附录:

深入浅出谈GTD:Organizing,组织管理事务的艺术(5)

深入浅出谈GTD:Organizing,组织管理事务的艺术(4)

深入浅出谈GTD:Organizing,组织管理事务的艺术(3)

深入浅出谈GTD:Organizing,组织管理事务的艺术(2)

深入浅出谈GTD﹕Organizing,管理组织事务的艺术(1)

★ 深入浅出谈GTD:组织管理事务的艺术(5)

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在开篇讨论『下一步行动』与『专案』之间的关係,以及如何才能运用好下一步行动这个工具,使我们一步一步的达到目标之前,我想说一下我对『如何做事』的看法。

在我开始写『深入浅出谈GTD』这一系列的文章之前,我写过一篇名为《我还不够好,必须努力奔跑》的文章,在这篇文章里面,我阐述了我对人生的看法,就是『人生如长跑』。

在我们的人生里面,恐怕会面对无数事务,大的如去签一个几千万的订单,小的如出外买东西,但无论大小,每每去做一件事,我都觉得就像在『登山』。

我觉得我们『登山』的过程和我们『做事』的过程很相似,我可以对比一下。

每件事情的目标,就像是每座山的峰顶,只有到了峰顶,我们才能停下脚步;每件事情,我们都要达到目标了,我们才能说我们完成了这件事情。

而无论每座山的峰顶有多高,我们都要一步一步的走上去;无论事情的大小,我们都要一步一步的来完成。

我们不可能一步就能登到山顶,而很多事情,也不可能一步就能完成。

我在这裡说了『登山』和『做事』的联繫,究竟和本文的主题有什么关联呢?

我认为,『下一步行动』,就是能让我们达到每件事的目标、登上峰顶的那微不足道的一小步。

而『下一步行动』与『专案』之间有什么关係呢?

如果我们把每件『事情』都看成一个『专桉』的话,我们就可以很容易的明白『专桉』与『下一步行动』之间的关係了——就是每个『专桉』其实都是由一个或多个『下一步行动』所组成的。

或者这麽说,『下一步行动』是『专桉』的最基本的组成要素。

而在组织管理事务的过程中,如何运用好『下一步行动』,让我们的每件事都能处理得尽善尽美呢?

记得『下一步行动』的英文原文是什麽吗?Next Action。

请大家将注意力集中在这个英文词上——『Action』。每一个『Action(行动)』其实是由不同的『Act(动作)』所组成的,所以我想说的是,大家在每个专桉中佈置下一步行动的时候,希望能儘量用上『动词』来描述你的『下一步行动』。当然仅仅只有『动词』是不够的,我们只是需要在描述自己的行动的时候,能够加上『动词』,并将这个『行动』之后所能达到的结果一併描述出来。

比如,如果你要与你的合作伙伴商讨一件事情,你可以说:『打电话与某某商讨某事』。

这样做的优点是,可以很『清晰』,只要一看,就明瞭自己该怎麽做。

不像传统的专桉管理,仅仅列出一个目标,比如『与某某谈论某事』,却没有明确的给出需要做什么,我们在看到待办清单的时候,还需要去想想该怎麽做。这样的时间浪费就很没必要了。

那麽,『下一步行动』这个基本的要素,和之前几篇《深入浅出谈GTD:组织管理事务的艺术》有什么关联呢?

关于这部份内容,将会在下一篇进行探讨。

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PS:本文正好是《深入浅出谈GTD》系列文章的第十篇。特此纪念一下!

★ 深入浅出谈GTD:组织管理事务的艺术(4)

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在前三篇文章中,我谈到了运用『场合』来批次处理事务、运用平衡的『分类』来整理事务、运用『四个象限』来辨明重心事务,然而还有缺憾的是,我还未能谈到组织和管理我们具体事务的工具。所以这篇简单来说就是『由道入器』。也许有人会疑问,『道术器』这三个层面缺一不可,为何跳过『术』,而直接『由道入器』呢?

我的答案是,运用工具的过程,也就是讨论『术』的过程,『术』在一定程度上是因为『器』而存在的,虽然『术』的根源在于『道』。

因此这一篇向大家介绍在组织管理事务的过程中所使用的几种容器,这几种容器的功能就是让你的事务都能各归各所,整整齐齐。当然,事务管理系统的完备程度,也代表一个人对事务的处理能力。

閒话休提,先介绍一下这几种容器分别是什么以及这几种容器分别对应何种类型的事务:

◆行事历

首先要明确一个概念,就是任何一件放置在行事历的事务,都是必须执行的,无论用什么方法。因此所有放置在行事历这个容器里面的事务,重要程度都是最高的。

而一般在行事历里面安放的事务,永锡之前提过,分为三类:

1.在某一个确切时间里面採取的行动;
2.在某一个确切日期里面採取的行动;
3.在某一个确切日期所需要知道的资讯。

永锡的说法虽然没错,但是每一次在行事历添加事务都需要思考这三个标准,似乎又不太必要,不过大家可参考一下永锡的说法,思考一下自己平时放进行事历里面的事务是否都是这些必要的事务。

而我觉得,这裡只要一个标准就可以了,那就是『必须在当日执行的』,也可以参考之前提到过的『四个象限』方法,明确自己将什么事务放置于行事历里面。

◆专桉(Projects)清单

专桉清单,在《GTD》一书中,无论是大陆还是台湾翻译的版本,里面都称之为『任务』。我觉得把这个容器称之为『任务』,不太与我们的思维习惯相合,所以我把它改为『专桉清单』,希望这样能更容易被大家理解。

在专桉清单里面,所放置的事务,是那种需要一个以上的步骤才能完成的事务。而个单一步骤,在GTD里面,称之为『下一步行动』,这是一个很重要的概念。

◆将来/也许(Someday/Maybe)清单

顾名思义,在这个容器里面,放置的是那些,你暂时还没办法去执行,但却又因为这些事务对你产生了无比的吸引力,在此时虽然不能执行,但是将来未必就不能执行的事务。简而言之,这裡是你内心的一些追求,存放着的是你心里面浪漫的部份。

在这三个容器里面,行事历和将来/也许清单都比较好理解。

但是,专桉清单与下一步行动之间的关係究竟是如何的呢?

在前面的介绍里面,我已经讲到,每个专桉都是由多个下一步行动所组成的。我们可以将一个大的专桉分为多个小专桉,然后小专桉下面都有好几个下一步行动。

而我们将所有的下一步行动都完成之后,那麽这个专桉就自然完成了。

我在这裡似乎说了很多关于下一步行动的事情,但是下一步究竟是什么呢?我将会在下一篇文章中揭晓。

★ 深入浅出谈GTD:Organizing﹐组织管理事务的艺术(3)

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在上文中,我提到了生活的重心,这个似乎和组织管理事务没有多大的关係。但是,要指出的是,我们生活的重心,其实就是我们 组织管理事务的标准,或者说基础。我们运用时间管理的方法来管理自己的生活,但是却连自己生活的重心在哪裡都不知道,岂不 可笑?

而我上文中所提到的,有什么用呢?其实是爲了让你能分清事务的『轻重』。在《我还不够好,必须努力奔跑》一文中,我已经很明确的说出了我对人生的看法,就是一个不断朝着自己的目标『奔跑』的过程。因此,我们要是想令自己的人生完满,那就要弄清自己跑去的地方究竟是哪裡才行。而提出『轻重』的意义在于,我们能分清究竟哪些行动是能够对我们的目标有直接帮助的。

有关事务的轻重,最着名的是管理学家、《与成功有约-高效能人士的七个习惯》的作者Stephen R. Covery所提出的『四象限法则』。而这个法则用来划分事务的标准是根据,事务的紧迫以及重要的程度,以此分出四个象限裡面的事务。

第一象限:重要而且紧迫
第二象限:重要但不紧迫
第三象限:紧急但不重要
第四象限:既不紧急又不紧迫

不知道大家看到这四个象限的分类之后,会认为哪种事务比较重要呢?

我猜大多数人会觉得第一象限的事务比较重要,我猜大家的根据是:这裡面的事务是又重要又紧急,有双重权重啊!当然是相对其 它三个象限来说比较重要啦!

那请大家回答一下我的问题:如果我们的生活中充斥着那些又重要又紧迫的事务呢?那该怎么办?

就我而言,我觉得如果我们的生活裡面要处理的事务都是又重要又紧迫的,那我们的生活肯定是一团糟,因此常常顾此失彼,焦头烂额。
借用大陆的GTDer写的《小强升职记》裡面的比喻,这种生活就像是在扮演一个救火员的角色,哪裡失火就扑向哪裡,手忙脚乱,一点閒暇都没有,不单单是一点閒暇都没有,甚至连自己想做的事情都抛之脑后,终日忙碌却离自己的目标越来越远。

如果才能从这种局面裡解脱出来?

有个成语大家都知道,那就是未雨绸缪。而哪一类象限的事务就是在做着未雨绸缪的事呢?那就是第二象限的事务了。

重要而不紧迫的事务,是我们最应该投入大量精力去完成的。这类事务虽然不紧迫,但是只是针对当时而言,不是说当时不紧迫的事务以后就不紧迫了。很多时候我们都会看到,如果某些事情能够早点完成,我们就不会在当时手忙脚乱、手足无措了。

所以,儘量投入精力到重要而不紧迫的事务上去的意义在于,能够提早完成事务;能够提前分配自己的时间;控制自己的时间流向;甚至会因为提前的准备,我们的反应能力也得到了提高,最终达到一切操之在我的境界。

而第二象限的事务,希望每个人在每天都能固定的抽出一点时间来搞定,也许是一小时,也许是半小时,时间上的要求并不需要多,重要的是『每天都做』,最终这些我们每天都投入进去小小的时间成本,在最后都能转化为值得高兴的成果。

古人云:不积跬步,无以至千里;不积小流,无以成江海,就是这个道理。

但是生活是不可预测的,所以才会有第三象限的事务出现。如果遇到这类事务,当真很无奈,因为这些事务出现得很突然,大都是要花费一些时间才能搞定,因此不得不打断现在的工作,将精力转移。但是,每个被你归类为第三象限的事情,真的是这么无法预测吗?

我想,如果遇上这类的事情,其实都应该自我反思一下,因为第三象限的事情,有很多其实是自己没做好或是有疏漏才会出现的。比如说,我妈妈突然打电话来问我电脑的问题,每次妈妈打电话过来都不是时候,我只好花很多精力去把它搞定,而搞定这个问题之后又很难再次专心于手头的事情上去。

实际上针对这个问题,我可以有几个办法:

1.约定与妈妈打电话的时间。
因为我会在固定的时候学习,所以我可以和妈妈说清楚自己的时间安排,好让她在我一般空閒的时候打电话过来,比如说午休或是晚上10点过后。
2.约定过后找个时间回拨。
因为其实电脑出问题并不是什么很重要的事情,妈妈也只是用来玩游戏而已,如果不用电脑她还可以看书看电视出去逛街,所以也不一定要马上回答,跟妈妈说清楚我现在忙,过后回拨就好。不过,一定要记得回拨哦!
3.在回学校之前,和妈妈说好解决方桉。
如果我在家的时候,电脑有问题我都能帮忙解决,但是如果我不在家,我也没有办法。那么就和妈妈说好,如果电脑有问题,直接打电话找人修理就是。那么我就不必为这种事情烦恼了。不过如果妈妈是打电话过来诉苦的,那就听着吧!
4.在回学校之前,将电脑每个部分都检查一遍,确保不出问题。
如果电脑不出问题,妈妈也不会打电话来找我了,所以只要搞定电脑就好。

可以看出,其实很多紧迫而不重要的事情,其实是自己之前没有安排好的关係出现的。所以,大家一定要把第二象限的事务给做好,才能避免手忙脚乱的局面啊!

但是有些事务,确实是很突然,又不得不去做。遇上这种情况,先不要急,冷静下来,把手头的事务另作安排,安排好之后,儘量且儘快的把第三象限的事务搞定,然后再静下心来把原本的事情完成。这样,就不会手忙脚乱,并且在做好安排的情况下,在处理事务的时候也不会分心,无形中又提高了自己的效率。

★ 深入浅出谈GTD:Organizing﹐组织管理事务的艺术(2)

在上一篇文章裡面,我提到了『场合』这个概念,『场合』简而言之就是给事务打上标籤,让自己能够在一些特定的环境下批次处理事务,从而将效率提高。

但是光是这样还不够!仅以『场合』为标籤来进行事务的分类,这样是看不出我们生活的重心放在哪裡的!『场合』只不过是一个提高效率的工具,然而想让自己在生活与工作之间达到『平衡』,就必须给自己的事务进行分类。

在这裡,说一点题外话,最近我在阅读《少有人走的路(The Road Less Traveled)》,忽然觉得所谓的『完美主义者』,其实并不完美。因何而言?

就我自己的观察,大部分自称为『完美主义者』的人,总是沉迷与对某样事物或是对处理工作上的尽善尽美。我不是说把一个东西弄得好看或是把一个事物、专桉弄得perfect不对,但是我们不能以『完美』来逃避生活其他方面的挑战。比如说,爲了将工作处理得『完美』而忽略了妻子儿女的感受;爲了自己能拥有『完美』的高尔夫球技而不再探亲访友、也拒绝阅读社会资讯等等。

很多人的口上总是说自己忙忙忙,可是真的这么忙吗?忙到除了工作就没有任何时间?

其实就是爲了逃避除了工作以外的问题而已。所谓的『完美』,原来也是一个『藉口』。

不管大家的心裡感受如何,我只是觉得这样的『完美』只会摧毁我们自己,逃避问题永远都不是解决办法。问题不会因为一时的逃避而消失,反而会因为时间的关係变得愈加严重,如果到了一个无法调和的地步,亡羊补牢也为时晚矣。

我想,追求『完美』是没错的,只是不能把完美作为『藉口』。

也许,我们应该成为的是『完美生活者』,我们要尽力追求的是拥有一个『完美』的生活。而这样的生活,肯定是各个方面都能达到『完美』才行的。

而这种『完美』,就是一种『平衡』。

因此,我们在组织管理事务的时候,一定要标出生活中各个方面的需要,并尽力在各个方面都有所要求,达到『平衡』。

关于分类,最近在阅读我的RSS快讯的时候,看见大陆的blogger旅程无限分享了组织管理事务的分类:

01事业
02家庭生活
03学习成长
04人脉联络
05理财规划
06健康规划

不知道大家有没有看到,在每项分类之前,他都用了01、02这样的数字来标记,这些数字代表了什么呢?

我去了他的blog观摩并学习之后,才知道原来这些数字代表的是优先次序,而这种方法是借鉴了《仓鼠革命》一书裡面的『COTA』的方法来划分文件夹。而我认为裡面有三点是值得大家借鉴的:

1、用数字给文件夹或是E-Mail等等其他需要整理归类的资料分出优先次序
2、这一点是对第一点的补充,在每个分类下面,如果需要细分,可以保持原文件夹名字的命名,然后采用语文作文中『小标题』的方式来命名文件夹
3、预设一个已经归类好的文件夹,方便自己以后新建文件夹的时候保证分类的连续性

以上,是一点点技巧。让我们将目光转回组织管理事务的分类上来。

我认为旅程无限的分类已经十分的均衡,无论是对于个人还是对于家庭、或是对于社会都承担了自己相应的责任,均提出了自己的目标,如果我们在生活的这几个方面都要求自己,『完美』的生活一定会早日到来!

★ 深入浅出谈GTD﹕Organizing﹐管理组织事务的艺术(1)

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为什么称这一动作为艺术﹖因为在GTD裡面﹐涉及到这个动作的内容值得探讨的问题最多﹐而能把这动作能做好的人﹐他的生活在我们的眼裡就是一种『艺术』﹐你可以看到他们无论生活﹑工作都能处于一种『行云流水』的状态﹐什么事情到了他们的手上好像就会特别顺利。

我们禁不住想问﹕究竟他们有什么秘诀﹐能让生活看起来是这么的『滑』﹖

(题外话﹕我认为GTD裡面﹐所提倡的管理组织的方法﹐即使是不喜欢GTD的人也可以体会裡面的好处﹐建议大家在读《搞定﹗2分钟轻鬆管理工作生活》的过程中﹐好好地了解一下这一章的内容)

在回答这个问题之前﹐也许我们应该问一下自身﹕为什么我们的生活这么『困难』﹑『不顺利』﹖

我觉得﹐当大家觉得事情『困难』﹑『不顺利』的时候﹐应该都会在心裡呐喊﹕好『乱』﹗都不知道该怎么办﹗

『乱』就是效率低下的根源﹐『乱』就是让你心烦意乱的原因﹐『乱』就是让你无法解决生活中﹑工作上的问题的障碍。

所以﹐如果想让自己的生活『顺利』﹐就要『理顺』我们自己的生活﹐简言之就是 两个字『治乱』。

如何『治乱』﹖

其实只要好好地把自己的事务都『归类』就行了﹐这就像是把原本属于什么地方的东西就放到什么地方去﹐同时你还要有相对应的『容器』把这些东西放好﹐像打理自己的家一样﹐应该装书的地方装书﹑应该放衣服的地方就放衣服﹑应该放鞋的地方放鞋……

在GTD裡面﹐提出了一个具有创新意义的做法∕概念﹐就是Context﹐台湾地区翻译为『场合』。

(Context这个词﹐中文的翻译尚未统一﹐大陆的《GTD》一书裡面﹐翻译为『提示信息』﹔而台湾这边的《GTD》我没看过﹐但是我看见永锡翻译为『场合』﹐我而参照我日常的做法以及自己的理解﹐认为台湾的翻译『场合』更能方便我们理解这个概念的意思。)

『场合』的概念﹐我引用永锡的话﹐因为我觉得永锡已经写得足够好﹐而我也不能写出比永锡更好的解释﹕『场合,就是一般所说的工具及场地,有电脑的地方才能处理文书打字,有电话时才能打电话,当面沟通通常需要我们移动到特定地点,在吵杂的地点就未必是好好阅读书本的环境。我们的下一步行动,若是依照场合来整理,就可以很有效率,依照场合处理,就是一种批次处理的概念。』

大家可以看到﹐『场合』的设定很重要﹐尤其是它可以将使用同一个工具处理或是你需要去到同一个地方处理的事务放在一起。当你用查看『场合』下的事务 ﹐你可以完整的浏览同一个『场合』下需要执行的事务然后一次性的把这些事务都处理掉﹐这样既可以达到提高效率的目的﹐也可以保证我们不会遗漏。

如何分好自己的『场合』﹖先对自己问几个问题﹐来帮助自己了解自己的工作生活的习惯﹕

1﹑平时﹐我多用什么工具来处理自己的工作﹖(提示﹕是纸笔﹑电脑﹑还是其他)
2﹑平时﹐我多用什么来联络别人﹖(提示﹕电话﹑电邮﹑即时通信软体还是其他)
3﹑我是在家工作﹐还是要到办公室工作﹖

以上几个问题仅仅是一个示范﹐若有不足﹐请自己补足。

想设定好『场合』﹐就一定要从了解自己的习惯入手﹐要仔细的观察自己的工作生活的方式。建议大家不要设定过多的场合﹐一般5到6个即可。

『场合』如果设定过多﹐在一定程度上会造成溷乱。在我们『归类』事务的时候﹐如果面对过多的『场合』﹐有时候会感到迷惑﹕究竟这个事情是在什么『场合』下做才合适﹖

如果陷入了这样的思考﹐会花我们很多的时间去分辨『场合』而不是将注意力放在事务『归类』上﹐这样的时间花费﹐是毫无意义的。

当然﹐如果想马上就上手『场合』概念﹐也可以参照永锡的『场合设定』﹕

1﹑自己动手做
2﹑当面沟通
3﹑打电话或传简讯
4﹑规划与思考
5﹑电脑前的工作
6﹑阅读及写作

大家可以参考永锡的这篇《twhsi时间管理 线上课程 (7) 组织依照场合分类的行动清单 时间管理健身房》﹐链接我就不放出来了﹐请大家自行Google之。

★ 深入浅出谈GTD:Clarifying,其实就是认清『杂事』的本质而已

上文中我和大家谈到了Clearing这个GTD workflow中第一步是什么,以及是 怎样的问题。今天就和大家说一下,继第一步之后,GTD workflow的第二步 Clarifying是什么以及怎样的问题。

GTD的workflow,是一个紧密揉合在一起的,没有了之前的Clearing这个步骤,Clarifying这一步就没有了执行的基础。

不过,Clarifying这一步究竟是怎样的呢?让我细细的解释一下。

『杂事』从你的『容器』(Inbox)取出来,你就要清楚,这个『杂事』究竟具备怎样的价值。

我也学习一下西方人的书,首先,向自己提出几个问题吧!

1、这件事值得我去完成它吗?
如果回答不是,请转到问题2
如果回答是,请转到问题4

2、这件事,是不是虽然不必现在或近期内完成,但是我希望将来有一天我去完它?
如果回答是,请将这件『杂事』从『容器』中取出,放到你的Someday/Maybe清单里面
如果回答不是,请看问题3

3、这件事是对现在虽然没有什么实现的价值,也无实行的必要,但是也可以先保留,对以后的某些事情,或某些时候,会有参考的价值,是这种事情吗?
如果回答是,请将这件『杂事』放到你的另一个『容器』里面,以备查看
如果不是,那就不用说了,一个连以后会不会去做,甚至没有参考价值的『杂事』,就真的是一件杂事而已,狠狠的把这件『杂事』Delete掉,不要再去想它,不要让它成为你脑中回响的『杂音』,更不要给它成为『唐僧念』的机会。

4、这件事需要马上完成的吗?
如果回答是,请看问题5
如果回答不是,请看问题6

5、这件事在两分钟之内就可以完成吗?
如果回答是,那还犹豫什么?马上行动吧!Action!
如果回答不是,请看问题6

6、这件事,是否只需一步就能完成?
如果回答是,那么就安排好一个时间、确定一个地点、弄清这件事是否需要别人的协助,把它写进你的『行事历』,到了那个时候,到了那个地点,找到相关的人,去把它完成吧!
如果回答不是,请回答问题7

7、这件事,要完成它,需要分成哪些步骤?
比如,我要准备去旅游,那么这就不是我一步能完成的事情。我必须事前规划路线,准备出游的东西,购买去目的的车票等等,这些都需要全部完成了,我才可能去旅游。简单的说,就是把一个项目,拆分为一个个小任务。
当你把这件事规划好了之后,请看问题6。

以上这些问题的设置,其实就是为了让你认清你收集的那些『杂事』的性质。总的归纳来说就是三个问题:

1、是否需要完成?
2、是否可以立即完成?
3、是否一步就可完成?

回答了以上三个问题,针对你对这件事的理解,作出不同的安排,这就是Clarifying这个步骤的本意。

Clarify的中文意思,我查了一下字典,是【澄清,阐明;使明晰】的意思。

我觉得这个英文单字作为这个步骤的命名,十分贴切。

因为,这个步骤,就是让你去认清你收集来的那些『杂事』的属性,然后针对事情的属性,作出安排,以免让自己注意力无法集中、无法专新在当前的事情上。杜绝在大脑里面响起『唐僧念』的可能。

如果,让我来给这个步骤起一个中文名字,我觉得用『辨识』会很贴切。

不知道大家觉得怎样?:)

★ 深入浅出谈GTD:Clearing!开始清理『思维杂物』吧!

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我们的大脑,是我们的思维载体。我们运用它来思考,不单单包括思考,还用来记录我们的点点滴滴。

我们的大脑是CPU的同时,还是用来存放资料的硬碟。确实,人脑是已知的最强大的『电脑』,即使是3、5岁小孩的大脑都比现在的电脑强劲。

这么强劲的性能,为什么我们还是感觉到压力重重,时常感到大脑『过载』了呢?

在这里我想问一下,大家有没有想过:大脑是一个怎样的作业系统?

(写到这里,可能各位读者开始不耐烦了:『你在鬼扯些什么呀!不是说GTD Workflow 的第一个步骤吗?』别急,我说的这些都是为了让你奠定培养一个好习惯的决心,即使你不赞同GTD的方式,但是GTD Workflow的第一步,绝对是有价值让你持之以恒的一个习惯,现在让我们回到主题)

世界上的作业系统多的是,但是大多数的作业系统处理事务的方式都是一样的,那就是多任务处理──可以同时执行多个任务。然而,我们的大脑,并不如此。

要找出一个最与我们大脑作业方式相似的作业系统,应该是美国Palm公司所推出的PalmOS系统──这是一个单任务处理系统。

我们的大脑也一样,就是一个单任务处理系统──一时只能做一事。

注意到了吗?一时只能做一事,你们明白是什么意思吗?

就是每当我们处理一件事情的时候,就只能先把这件事处理完了,才能再去处理第二件事,否则就会手忙脚乱、应接不暇,做不好一件事的同时还做不好另外一件事。

之前我在订阅Mr.6所写的文章《「微专注」让人立即加快思考速度?》,看到一篇文章介绍了科学家为了找出老人与年轻人的差别做了一个有趣的实验:

科学家分别让年轻人与老人做一些拼图片测试,然后用仪器来观测他们大脑的反应。测试成绩是,成年人比老人要快而且准确多了(忘记了数据)。

然而通过仪器观察到的结果让科学家们大吃一惊,因为他们发现,实际上老人的大脑与成年人的大脑反应速度其实是一样的,那么差异在哪里?

其实就在大脑接受图像的那一瞬间(200毫秒的时间),老人们的大脑非常的凌乱,无法挡著那些无效的信息涌入大脑,因此注意力很快丧失,而本来已经得出的答案也因为这些无效的信息被打乱,因此老人们对比年轻人需要更多的时间。

这个实验给出了一个有趣的结论:原来老人与成年人的区别其实就在于『专注力』!

老年人的一些迟钝的反应不代表他们的思维速度有多慢,而是反映了他们无法将注意力集中在同一时间同一个事情上。

那些影响老人大脑的无效信息,其实就是一些『杂音』,让你无法专注的去做好一件事。

如果平时,我们不对自己的大脑执行『清理』这个动作,那么我们的大脑里面存在的『杂事』就会越来越多,而当这些『杂事』多到一个程度的时候,就会发出强大的『杂音』,给我们的神经系统造成严重的负担。

因此,我们要经常『清理』我们的大脑。这又有一个问题,该怎么清理?

先别着急,让我先说清楚,该『清理』些什么吧!

在David Allen的著作里面,他把要清理的对象称之为Stuff,中文翻译成『杂事』。

我把这个简称为『烦心事』,在之前写的《打倒『唐僧念』》一文中提到过,在这里我把这个『烦心事』解释一下:

烦心事,就是那些挂念在心,需要得到解决,但是还未得到妥善解决的事情。

也许这个解释过于感性,难以界定,那么容许我再次引用永锡的话:

杂事(Stuff)就是引起我们注意,但是还没有妥善处理的事情。

知道了『清理』的对象之后,现在就来说一下该如何『清理』问题。

『清理』,实际上就是把这些『烦心事』,从我们的脑子里移出来,然后放进一个我们信得过的『容器』里面。

这个动作要求我们能够即时完成,毫不拖延──引申而论,就是随时记、随处记。

因此,我们的容器相应的也要求:

1、便携,能够随身带,去到哪,带到哪。

2、快速,要马上就能记录下我们的『烦心事』,否则因为速度『慢』而让我们忘记;或因为不够快,而让我们在记录『烦心事』的时候感到烦恼;或因为记录『烦心事』而干扰到当前要处理的事情就不好了。

可以符合以上要求的『容器』有纸笔、PDA、录音笔等等,对应个人的喜好,自己选择。

有的人在『清理』的时候,会把这些『烦心事』分门别类放好,以利于后续步骤的开展。我自己虽然并不这样,但是觉得这样做也不错。

而我不采取这样的做法是因为,我比较注重能够『马上完成』,因为如果在记录之前还要有一个挑选类别的动作,会拖慢录入的速度,而如果在录入之前还要多一个步骤出来,我会觉得烦恼,因此我没有采取这样的做法。

而其实,无论哪个做法,都有自己的一定的道理,完全是看个人喜好,只要自己觉得方便就好。
因此,如果你看到有人会用一些 你觉得奇怪的方法来『清理』自己的『烦心事』,不要惊讶,也可以相互交流一下,说不定你会有所收获呢!

在我们『清理』了『烦心事』,让我们的大脑开始感到放松之后,我们还需要对这些『烦心事』进行处理,达到『解决』的目的,这才是让我们一劳永逸的方法。

因此,下一篇文章,我会说一说GTD Workflow的第二个步骤:Clarifying,敬请期待。

★ 深入浅出谈GTD:GTD五步走,让你放轻松

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在David Allen所创造的这个叫GTD的方法里面,最能与其他的时间管理方法区别开来的是:GTD不仅是一套理论,还是一个行之有效的方法,能让你一步一步的从事务繁忙的局面里面解救出来。

GTD提供了一个完整的workflow,只要你不断持续的将这个workflow应用在处理个人的事务上──每年每月每周每天,那麽你的生活必定有很大的改观。

这五个步骤是:

收集(Colleting)

整理(Processing)

组织(Organizing)

回顾(Reviewing)&检讨(Checking)

执行(Doing)

实际上,David Allen一直在不断发展GTD理论,因此这五个步骤现在不再是这样表述的了,变成:

Clearing

Clarifying

Organizing

Reflecting

Engaging

我们可以看到,Clearing取代了Colleting,Clarifying取代了Processing,Reflecting取代了Reviewing以及Checking,Engaging取代了Doing。

使用了新的用词来表述GTD五个流程,这其中有什麽不同呢?以下,我说说自己的看法,一部分引用永锡的解释:

Clearing--清空杂事

Clearing,意思是要捕捉那些引起我们注意的事情,而每一件引起我们注意的事情,都应该受到足够的关切。                                                                                                                                       --张永锡

我觉得永锡的解释,看起来和《Getting things done》里面对collecting的解释差不多。可能collecting与clearing在动作的时候,是差不多的。但是表述的不同,可以看出看待问题的角度已经变得不同了。

Colleting给我的感觉是要将注意力放在自身周遭的事务上,带着一点点的强迫的意味在里面,而且colleting这个词没能直接道出『何时』才收集完了。用colleting这个英文单字,如果我们理解错了,很容易就陷入一种『资讯焦虑』中,像一头猎犬,总是东闻西闻试图找出那只逃跑的兔子,但是我们并不是要这样。我们不必时时刻刻都保持着一种紧张地状态,我们需要的是把我们的精力集中在更有意义、更有创造力的事情上去──比如思考、抑或企划,而做这种事情的时候,身心放松才能达到比较好的效果。

对比Colleting,Clearing很直接,只要你的大脑里面,不再存放着那些影响你注意力的杂事,你都把这些『杂事』从你的脑袋清理了出去,你的脑袋保持着一种『清空』的状态,那麽你的这一步,就已经完成。

Clarifying

这个英文单字,永锡没有翻译,可能他觉得用中文不能如实的表述这个步骤的含义吧。我对比了永锡所阐述的,以及书本上所说的,还有一些其他的资料。发现这个步骤其实要做的就是两件:

一、弄清楚被我们清理出大脑的那些『杂事』的『属性』

也许这句话还是太长,那麽就把这句话精简一下,那麽答案就跃然纸上了:

弄清『杂事』的『属性』

也许这句话还是说的不是很明白,虽然书本上用了『这件事情是什麽?』这样一个问题来概括我所想要阐述的,但是我觉得这样的问法,并不是很好,因为这样问,很容易将人们的注意力集中在杂事的『内容』上,但是实际上这个步骤,不单单需要清楚杂事的『内容』,还需要清楚这件事属於什麽样的杂事,也就是说这个事情是一个什麽『类型』的杂事。

而这就是我所说的『属性』了。

而在GTD里面,『杂事』被分为两种类型:

第一种是『需行动的』

这种杂事,如果你想把它做好,做得漂亮,第一步要做得是:

清楚你所想要的结果。

永锡在美国听课的时候,接触到一个有趣的『概念』,那就是『结果图像(Outcome)』。

在检视责任范围丶目标丶愿景丶原则层次时,我们想到达成的想法,就是我们的结果图像(Outcome)
--张永锡

这就是『结果图像』。也许就这麽说,大家还是不明白,我举一个例子,比如我想把我的《公司法》温习完毕,於是我对自己说,今天我要把有关公司组织结构的内容弄懂,而弄懂公司组织结构就是一个『结果图像(Outcome)』。

『结果图像(Outcome)』其实就是描述你向往的结果,然後把它『清晰』的表达出来。

我们可以利用画图丶或是心智图丶或是自己用一些量化的标准,使我们的『目标图像(Outcome)』变得清晰。

在清楚了我们的『结果图像』之後,第二步就是:

弄清为了达到『结果图像』,我们需要做些什麽。

在GTD系统里面,这个动作都会放进一个清单里面,称之为『下一步(Next Action)』,我们也可以称为『下一步清单』。

有关『下一步清单』的说明需要比较多的文字,虽然不是很复杂,但是为了能更好阐明,我会在後续的章节里面专门解释,现在只要大家清楚这是什麽就好。

第二种是『毋需行动的』

毋需行动的『杂事』,一般分为三类:

1、垃圾

这些『杂事』,毫无用处,对自己对他人,於现在於以後都没有一点点帮助,应该丢弃。

2、参考资料

这些『杂事』的价值,一时还不能体现出来,但是以後也许会利用上,因此予以保留。

3、孵化资料

这些『杂事』,虽然现在并不进行处理,但是基於兴趣或是其他因素以後在某个时段,有可能处理,因此也予以保留。

当『杂事』经过Clarifying这一阶段的初步处理之後,大家就知道什麽是需要去行动而什麽是不需要行动的了,这样我们就能把自己的精力与时间集中在需要行动的事情上,我们可以把这个阶段称之为『认清目标』的阶段。

Organizing──组织管理

实际上,在这个阶段,我们需要明白的问题是:

如何把我们的『杂事』安排好?

而把『杂事』安排好,其实就是让我们在行动的时候,能够快速的找到我们需要的资料。

因此,在组织管理的阶段,我们将『杂事』进行分类,我们也可以把这个动作称之为『贴上标签』。

第一步,根据『2分钟原则』分出立即行动便可处理完毕的事情,以及需要分为多个步骤,因而需要规划的事情。

对判断能在2分钟之内能够处理完毕的事情,马上行动。

不能在2分钟内完成的事情,放进『下一步清单』里面,进行分解,分清哪些是需要自己亲自处理,哪些是需要委托给别人处理,哪些是以後才能处理的。

以後才能处理的事情,需要你安排出具体的时间,以及行动,以尽早达到目标。

这一阶段所需要的动作,大概就是这麽多,但是这一环节还有很多地方值得探讨,在後面的章节里面,我会单独分出几个小章节,讨论在这一环节里面,所要面对的种种问题,而我也会尽力的给出自己的意见。

Reflecting--反馈

永锡基於习惯,还是把这一环节翻译为检视,我不是很赞同。我觉得使用『反馈』这个词会更好。

因为,虽然在动作上,还是进行不断的『Review』,但是我们应该重新理解一下这个环节的动作所带来的意义。

『Review』让我们看清昨日、上个星期、上个月、上一年,自己究竟做到了多少事情,我们可以把每件事情都视为『承诺』,无论是对别人的『承诺』,还是对自己的『承诺』,我们完成了多少,完成得怎样,我把『Review』的这个效果称之为『总结昨天』。

在『总结昨天』的基础上,我们『规划明天』,在每日检视里面,我们对第二天作出安排;在每周检视里面,我们对下一周作出安排;在每月检视里面,我们对下个月作出安排;在每年检视里面,我们对下一年作出安排。

我们基於不同的高度来进行检视,这让我们清楚的了解到我们现下的状况。这就是为什麽我要把Reflecting翻译为『反馈』的原因,我们所检视到的就是我们在过去的日子里面的所作所为而反馈回来的信息。

而我们通过Reflecting这一阶段,根据反馈回来的资讯,对自己的未来进行展望,作出决定。

Engaging──执行行动

这一环节,就是最具有实质性的环节,前面做出的所有努力,都是为了能在这个环节中表现得尽善尽美。
因为我没有听过David Allen讲课,因此Engaging与Doing有何不同,还是引用永锡的解释较为妥当。

以前的Doing被现在的Engaging所代替,一样是行动却有更深入的意含,在策略面,代表了为了达成结果图像采取的行动,另一个角度场合看,场合丶时间及精力状况,则是限制的因素。由於Engaging(有齿轮啮合的意思),兼顾长期及短期的想法,我用齿轮的图像来代表这一个术语的新内涵。
--张永锡

我们可以看出,其实Engaging强调的是一种『恰当』的行动。不单单照顾短期内的利益,还要照顾到长期的利益;不单单要看时间,还要分清场合,以使我们的行动发生最好的效果。

至此,我对GTD轻松五步走的简略介绍就到此完毕。大家看了这麽长的简介也许觉得有点沉重,而不是轻松。

但是请不要光看文字,我说了那麽多,也是为了你在处理事务的时候,能够快速的找到自己的标准,然後快速的规划完毕,然後集中精力与时间,快速的事务处理完毕。

那麽剩下的时间,你就会感到轻松了。