★ 简化的力量:设限的艺术与实践(五)

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前一篇《简化的力量:设限的艺术与实践(四)》中谈到「最要务」这种时间管理方式,让自己的生命专注在重要的事情上。里面还提到了「全神贯注」这个重要的「简化」原则。而在今天这篇文章里面,将会谈到一个时间管理的策略,就是「开放式时间管理策略」。

何谓「开放式时间管理策略」呢?

其实就是在安排计划的时候,不要太确定,不要确定时间,不要确定地点,也未必要确定进度,唯一要确定的是,就是要全神贯注的去做好这件事。这样做,不是等于什么都不安排吗?那我还要时间管理来干嘛?

不过,让我们想想,有一句话是这么说的:「计划总赶不上变化。」

我觉得这句话的意思是:外部的因素实在是太多,无从一一预测,计划好的事情,总会有意想不到的情况出现,让计划脱离自己能够控制的方向。那么,是不是因为「变化」太多,而就要放弃做计划的努力呢?不见得。

人确实是能力有限,无法控制事物太多,但是我想还有一个东西是我们可以控制的,那就是我们自己本身。既然无法确定事情的时间、还有地点,但是我们还可以控制自己,让自己将事情做好。如果要做到这一点,我们就要弄清楚,要做的是什么事。这也是我们能够自己控制的。

既然知道了自己要做什么事情,那么什么时候做、什么地方做,有什么不一样吗?

既然是开会,那么是在公司里面开,还是在露天的阳台开,有什么差异吗?话题没有差异,要参与的人没有差异,顶多就是参与的地方改变了而已。而开会里面,最重要的是什么?是开会的主题,是开会的目的。只有开会的目的达到了,这场会才不至于浪费大家的时间、精力,乃至于生命。所以,如果遇上开会,要考虑的不是地点、时间,而是如何去将这个会开好。如果一场会议无法达到它举办的目的,那么这场会议,基本上是没有意义的。

「开放式时间管理策略」强调的就是这样,让你的注意力永远专注于最重要的地方。

既然地点不可控,时间不可控,那么就让自己专注到可控而最重要的地方,如果开会的时机自然成熟,自然就会有人提出。又何必自己劳心?

如果我们记录一件事情,无论是记录在「待办列表」还是「行事历」上,都记得将它们视作一种「选择」。

也就是上面记录的事情,是你当时某刻,一种选择要去做的事,而并非是一定要去做的事。而唯一需要确保的是,它会在某个期限之前完成,如果不行,也不必着恼。

所以,劝各位不要在行事历上记录太多的事情,也不要将行事历上的事情看作是必定是要在那个时刻要做之事。

这样有什么好处呢?

一来,我们不必时刻担心某件事会不会在那个时候发生。而这种担心,在某件事发生之前,会一直潜伏在我们的心底,干扰我们眼前要做的事,这样一来,反而让自己效率低下,因为不必要的担心浪费时间,影响状态,让自己无法好好把事做完,反而会浪费更多时间和心神。

二来,当我们不再为这样的担心所困,我们会更加专注眼前的事物,高效的把眼前之事完成。当我们又快又好的完成一件事的时候,我们无形就节约了时间,节约了精力。

其实,就是最近流行的一句话:「活在当下。」

★ 简化的力量:全神贯注的原则

  记得在开始更新《简化的力量》这个系列文章的时候,我简略的介绍了《少做一点不会死》里面的原则,但并未详细说明,这些原则其实究竟是怎样。由于上一篇介绍「最要务」的时候涉及到「简化」的第四个原则:「全神贯注」,所以,有必要向大家说明一下,「全神贯注」这个原则的内容是什么。

  这里是书的原文:『专注在较少的事情上,以提高效率;专注追求「唯一目标」,好确实达到目标;专注于手头的工作,不必分神多工,将能提升产值;专注在当下,以减轻焦虑和压力。』记得,从很早之前就开始说要提升人的执行效率,提高人的产值,由此不论外国还是国内的学者提出了很多的方法,从很多角度去分析人做事效率的高低与什么因素有关。有的人从心态的角度,有的人从时间的因素,有的人从目标的设定等,林林种种,莫衷一是。

  而最近的研究则开始关注微观的实操层面,开始提出「专注力」这个概念。

  记得很久之前看 Mr.6 的一篇文章中提到(这个例子,在写《深入浅出谈GTD》的时候也引用过):老人和年轻人的大脑执行效率上其实没有多大的分别,那么是什么原因让老人行动迟钝,反应缓慢呢?根据 Mr.6 中引用科学家的研究,原因在于,老人的大脑在接收外界资讯的时候,是「一股脑」的接收,没有过滤。因此,老人的大脑需要先对这些资讯作出一个判断,筛选出有价值的那条信息,才能开始分析,然后做出决定;而年轻人的大脑,很快就能注意到需要分析的对象,然后很快的就能开始分析,然后做出决定。

  因此,老人的大脑和年轻人的大脑的区别,在于能否很快的找到自己需要分析的对象。而这点区别,也让老人和年轻人在反应速度上有很大的差别。

  其实,做事情同样如此。如果,我们「一股脑」的接收信息,而从不找出真正需要的信息,那么我们的效率,肯定要低,因为我们还得先找出那个需要关注的对象,才能开始行动。

  「专注」,是让我们一开始就挑好需要关注的对象,一心一意的将事情做完,自然效率就高很多。

  但是,这还不够,我们还要在做事情的期间,尽量避免被自己、被他人、被工具(电脑、手机等等)打扰。也是根据科学家的研究,当一个人的注意力集中在一件事情上(完全集中,无法注意到外界),是不能维持太长时间的,最长也就大概是17分钟的样子。也就是说,即使我们感到自己很「专注」於一件事情上,但其实我们多多少少还是有点走神,这个时候我们的效率就很一般。但是当我们「完全专注」的时候,即使时间很短,我们也可以想到很多,而这个时候,我们的效率往往是平时的三四倍。

  我们会沉浸在一个奇异的状态里面,在这个状态里面,我们会觉得时间过得很慢,但是觉得自己思考的很快,外界的什么声音、光线、气味都无法影响到自己,我们完完全全的进入到自己的一个世界里。而这种现象,在「GTD」里面,称之为「Zone」。

  这不是什么神秘的现象,当一个人很「专注」於一件事的时候,很容易就会进入这一个状态中去,比如说打球、打电动游戏、摆弄模型、研究3C产品等等。

  因此,在「全神贯注」这个原则中,「一次做一件事」是一个最基本也是最重要,同时也是最难做到的原则。

  因为,我们总是很容易就被打扰,不仅仅是外界,而是来自於自身的念头。

  佛教书籍说到,人在一秒钟里面,就有3600个念头产生和消灭。我们的念头就如潮水一般,此起彼伏,源源不绝。因此,当我们在做一件事情的时候,是很难专注的,比如在做某件事情的时候,觉得饿了,我们会不会放下手头的工作,而先跑去吃东西呢?又比如说,在做某件事的时候,觉得闷了,会不会想着放一些歌曲来听?

  外界的所有现象,都不过是引起心中念头起伏的诱因。所以,如果要做到「全神贯注」,我们得学会「降伏自己的念头(借用郝明义先生的话)」。而「降伏自己的念头」其实也就是,让我们能够摆脱「念头」的困扰,专注于眼前的事物,也就是「专注当下」。

  而在《少做一点不会死》里面,提供了一些方法,让我们简单的做到「一次只做一件事」,在我实操的时候,很有帮助:

  

1.每天早上的一件事,就是处理你最重要的一项任务,简称「最要务」。
  2.如果你空出一个时段处理某件事情,记得先排除其他干扰。
  3.如果你突然涌起想要切换工作的念头,先让自己稍停作业。
  4.如果做到一半,有别的工作插进来,你可以把它们暂时归在专门存放新进事务的「收件匣」。
  5.完成手边的工作后,记得偶尔整理一下笔记和收件匣,把新进工作加入清单,必要的话,重新调整工作进度。
  6.有时候,有些新工作非常紧急,无法等到手上的事情做完再处理。遇到这种情况,请试着标记目前的进度,并将所有与手上的工作相关的文件或笔记放置一边。完成新工作后,便能轻松的拿出文件,寻着标记找到之前中断之处。
  7.深呼吸,做做伸展运动,三不五时休息一下。

  而锻炼自己「专注当下」的能力,则需要在平时生活中不断练习,我自己觉得还做得不够好,但是已经取得一点成效,所以还是将这些方法推荐给大家:

  

1.吃饭的时候就乖乖吃饭。
  2.察觉自己的思绪流向。
  3.如果发现自己开始想过去和将来的事情,不要强迫自己,让念头自己消散。
  4.运动。运动的时候,只注意到运动本身,很容易就进入一种类似冥想的状态,很棒。
  5.日常作息。在日常的每个活动中,都试图「专注当下」不放过每个练习的机会。
  6.贴心提醒。做一些小纸条或其他什么的,提醒自己。
  7.不可能失败。因为这是一个不断尝试的过程,因此不存在失败这个说法。每次尝试,都会带来点点的进步,让「专注当下」的力量得到提升。
  8.持之以恒。只有经过不断的尝试,才能成功。

★ 简化的力量:设限的艺术与实践(三)

注:《简化的力量》系列文章版权归属「Ideamoo」所有

在 《简化的力量:设限的艺术与实践(一)》中,我说过了设限的好处,在于减少压力。在《简化的力量:设限的艺术与实践(二)》中,我举我总是阅读email 的例子,说明在日常生活中会存在很多无意中的消耗,将你宝贵的时间白白占去,设限的艺术一方面将这些无意义的消耗减少,释放出更多的空闲时间让你休息、或是做其他你兴趣的事,期望通过这样的方式让人感到轻松。

当然,这只是一个方面。减少压力,还是要讲究方法,应对职场中长长的待办清单、没完没了的企划,也只有从这些文山会海中解脱出来,我们才能感到轻松。

不过,这也不仅仅是面对职场,虽然在《少做一点不会死》这本书中,直言不讳的说是针对职场的情况。但我自己在应用过程当中,也很有成效,而我还不是一个职场中人。

书中所提出的方法,在于「简化目标与企划」,这里所提的目标与企划,乃是与你个人相关联的。

简化目标,简单的说,就是从一大堆让你分心的目标中,选出你真正感兴趣的,所谓真正的感兴趣,就是能够拥有一个滂湃的动力一直朝着这个目标驱动,而不是一时的心血来潮,玩两下就不玩了的样子。

找到这些目标之后,那么其他的目标就不必再理,因为那些都不是你的心头所好,仅仅是一些吸引了你注意力的东西而已。好比一只狗,发现了一块闪闪发光的玻璃,兴冲冲地跑过去看,但是闻两闻就马上走开了,那些不是心头好的目标,就是和那个吸引了狗的注意力的玻璃一样,其实是毫无价值的。

在书中,就提出了「唯一目标」的原则。意思很简单,一次只专注在一个目标上,以提高效率(看起来和「要事第一」是不是很像呢?);如果目标比较大,那么久分为几个次目标,一次只专注于一个次目标。

在前文已经说过,简化目标,就是挑出真正感兴趣的目标。只是,人是一种花心的动物,不能排除同时有好几个真正感兴趣的目标存在。那么,只能是好好地选择。

还是以我为例,未来的半年至一年,我到底想做什么呢?有以下几个目标:

  • 希望能够重新学习课本,掌握专业知识与技能
  • 希望从学校毕业之后,能用一段时间去完成卒业旅程
  • 希望学习PHP架站程序
  • 希望学习新的输入法(大陆称之为双拼)
  • 希望能掌握TotalCommander这款文文件管理软件的用法
  • 希望能掌握Vim这款强大的文本处理软件的用法
  • 希望阅读更多的书籍,包括……
  • ……

想完成的事情有很多,这些都是我确实很想达到的目标,我确信我很有动力去将它们都搞定。但是时间与精力有限,我不得不从中选择,挑出一个。

最后,我选择了:希望能够重新学习课本,掌握专业知识与技能。

选择的理由是,这段时间我仍在学校,拥有一个良好的学习环境,而且时间上很宽裕,足够我去专研课本。

上面是一种情况,还有另外一种情况是目标太大,不知道如何下手。解决方法也很简单,将目标不断地细分,分为一个个可行性的步骤(概念就等于GTD中所说的NextAction)为止。

仍然以我的目标为例子,前面提到我的目标是:希望能够重新学习课本,掌握专业知识与技能。那么我就要:

  • 确定学习内容
  • 针对内容,安排学习的次序
  • 确定一般一天的进度为一个章节,并写笔记
  • 确定一周起码能完成6个章节,并写笔记
  • 确定每周末能回顾上一周所学过的内容

当我确定了这些步骤之后,企划的可行性便大大提高了。

还有一个要点就是,每周都做一个小企划,将每周的企划,分成每日执行的步骤,落实到每日的行动中去。然后每周都检视上一周的执行情况,规划下一周要做的事情。

现在我每周的按照这样的步骤来,学习的成效确实比以前的要好多了。

而如何,将企划落实到每日的行动中去,下一节将展开讨论。

★ 简化的力量:设限的艺术与实践(二)

上一篇文章中,谈及为何需要「设限」,那是因为我们负担的事情「TOO MUCH」,超过了我们的处理能力。所以我们要检出那些我们做得过多的事情。那么,将这些事情检出来之后又如何呢?

我们该如何去简化这些重复多次,已经显得没有必要那么多次重复的事情呢?

首先,将自己重复做某事的次数记录下来。

比如我,在一个星期之前,发现自己只要上网,总会不停地复查自己的电子邮箱。一开始,是一种无意识行为。但,在一次发现自己百无聊赖,会下意识的点进自己邮箱,就有所发觉。

第二天,没有对自己多加限制,记录了一下自己一天之内点进自己邮箱的次数,竟然高达12次之多。我不是上班一族,平时联络的人,都不需要用到电子邮件。所以说,我有必要一天之内复查自己的邮箱达到12次之多吗?明显没有必要。

通过这个举例可以知道,记录自己重复做某事的次数在于,提醒自己做某事已经超过了必要的限度,应该采取措施去简化。

第二步,找出合适的限度。

一开始给自己设限的时候,我认为最近我的电子邮件变多了,检查电子邮箱的次数应该每天三次。但是,经过两天我就发现,只要我检查过一次邮箱,那么接下来那两次检查,90%是不会出现惊喜的。

显而易见,我一天之内,只要检查过一次邮箱之后,就没有必要再去检查邮箱了。所以,我检查邮箱的合理的限度是——每天一次。

当然,这仅仅是我遇到的情况。相信在工作中的各位,其实每天需要不止一次的去检查电子邮箱,才能保持工作上的反应速度。

只是,不要检查太多了!我这么喊,可能会有人跳出来说「你说的轻松,如果我们不检查工作邮件,又怎么及时知道工作任务,又怎么及时向老板汇报工作情况,又怎么和周围的同事协作呢?」

是啊,这是一个问题。

不过,「设限」不是让人完全不去做某事,而是让人思考在处理某种事情的时候,合理的限度在哪里。

目的是让人保持工作与个人生活的平衡,不让工作的压力影响自己的心情,不让自己的心情变得焦虑、紧张兮兮。

而我,在对复查电子邮箱这件事情上设限之后,就发现我空出了时间,另外在上网的时候会更有目的,让时间花费起来更有价值。

你认为「设限」是一个摆脱压力的好方法吗?欢迎交流想法。

★ 简化的力量:设限的艺术与实践(一)

生活工作的忙乱,根源在于人性的贪婪,任何东西都变得TOO MUCH。超过了自身所能承受的范围。没有能力将所有都处理完,事情便越积越多。

于是我们的脑袋就被一堆事情「塞爆」。

为生活工作设限,能够减少压力——至少,脑袋不会老是装得满满的。二来,可以释放我们被占用过多的时间,有更多的时间去做重要的事。

当然,实际上有时候不自觉就会过多重复去做某件事,比如检查邮件,查阅RSS订阅。浪费大量的时间。但是又控制不住。

针对上面所说的两种情况,一个是对目标与任务进行简化。一个是对自己这个日常事务进行设限,来控制。

让我们来回顾一下简化的原则中的原则一:「一旦有了限度,我们就必须想办法抓出要点,所以你不论所作何事,一定要学会设定限度。」

其实设限,就是让你聚焦。平时也许太多的事情,让你无法分清哪些重要哪些不重要,所以你一股脑全部都去做。

就好像书中所举「俳句」的例子一样,在有限度的条件下,应该如何去做才是更好?

当我们在思考这个问题的时候,不自觉就会将重要的事情提前,提高它的优先级。聚焦,就是让你的目光放在重要的事情上,不被其他事物干扰到。

重要的事情,有哪些呢?

在书中,Leo Babatua 向大家说了他的看法,就是——

  • 让你持续保有好名声
  • 是你长期获得高额收入
  • 对你公司的营收、品牌形象或拓展业务等有很大的帮助
  • 能让你转换事业跑道
  • 让你的私人生活获得重大转变
  • 对全体社会或人类有所贡献

参照 Leo Babauta 的思路,我想了想,选出以下重要的事情——

  • 学习法律,这是以后获得高额收入以及谋生的手段
  • 写部落格,这是我积累知识,拓展视野的方式,而且也因为部落格我认识很多优秀的朋友,这算不算是在私生活方面获得重大转变呢
  • 跑步,跑步让我健康,让我的饮食以及起居都有了好的转变
  • 学习英语,外语越来越重要,懂得外语等于为自己打开一扇大大的窗,更能获得新知识

这些是我重要的事,是在我学会设限之后,需要将时间与精力重点投入的地方。

现在,再来检视一下自己平时有什么是TOO MUCH的。在书中,Leo Babauta 给出了他的看法——

  • 我的生活中有哪些地方变得难以负荷?
  • 我该简化什么?
  • 除了各种我应该完成的工作外,是否想要减少所拥有的物品?减少接收的信息?或者减少背负的责任?

根据这三个问题,我也找出我平时做的TOO MUCH的地方——

  • 上网,虽然已经开始变得有目的去上网,但是无意义的浏览还是很多
  • 检查电子邮件,不知道为什么会变得很喜欢检查电子邮件,一天会检查5、6次,频率太高
  • 查阅RSS,我的RSS订阅超过了1000大关,每天都起码超过1000+的未读信息,在阅读RSS上花费的时间也太多,也许我需要清理一下

以上就是我需要去简化的内容。关于如何简化,会在下一章开展讨论。

那么,你的呢?如果看完这篇有所感悟的话,不妨分享一下,你觉得平时你哪些地方是做得TOO MUCH的。

★ 简化的力量:简化的原则是简化的力量之源

Leo Batauta是如何运用简化的力量的?这点就要从他为自己设定的简化的原则说起。

简化的原则包括六个要点:

1.设定限度
2.去芜存菁
3.化繁为简
4.全神贯注
5.养成习惯
6.从小着手

以上是高度归纳之后,对原则的描述,如果要易于理解,那还要找出更详细的描述:

原则一:设定限度——一旦有了限制,我们就必须想办法抓出要点,所以不论你所作何事,一定要学会设定限度。

原则二:去芜存菁——一旦抓出要点,我们就能以最少的资源创造最大的效益,所以永远只做绝对重要的事,让时间与精力最大化。

原则三:化繁为简——舍弃不重要的事物。

原则四:全神贯注——专注是提高效率的最佳利器。

原则五:养成习惯——养成新习惯以达成长期的改变。

原则六:从小着手——为确保成功,请从小地方一步步开始。

首先,我们要理解,这几个原则所针对的,是我们在生活工作中所面对的任何事和任何物。

这六个原则之间的关系,我画了一张心智图来表示:

简化的原则

从找到合适的目标出发,找到重要的目标,然后通过舍弃不重要的东西,专注的去做一件事来达到目标,并通过从小处开始改变,从而养成习惯,形成长久的改变。

而通过这几个原则,让我们形成长久的改变,不至于只能一时间做到,过后又要花时间精力去找回状态。

这就是为什么「简化的力量」会如此强大的原因——一次改变就等于永久改变。

★ 简化的力量:打中靶心(引言)

《少做一点不会死》这本书里面,首先是向我展示了作者Leo Babauta他如何应用简化的力量,到达了他想到的地方。

作者也自述,在一年多以前,他和普通的上班族一样,每日都深陷工作漩涡拔不出来,并有着抽烟、喜欢把车开得太快等等坏习惯;比照一年之后的现在,他不但成功的应付到工作的压力,一个人干两个人的工作,戒掉了抽烟、把车开得太快的坏习惯,还养成早起、慢跑等等健康的好习惯,不但如此,还成功的经营多个部落格「Zen Habites、Write To Done、Mnlist」,出版了两本书。

只要一年多的时间就可以产生这样大的变化,真是叫人瞠目结舌!

Yibie我也在一年多前开始尝试着改变自己,然而不知道是时间不够多,还是什么原因,我无法和Leo Babatua一样改变得那样大「虽然我的变化是挺大的」。现在想想,也许是因为我太过于急进,每天都像在压迫般不断地将一项又一项的任务塞给自己,「贪多嚼不烂」的道理被我忘得一干二凈,到了最后,内心中的烦躁与反抗的情绪越来越激烈,能好好的坚持下来的事情,是少之又少。

究竟为什么Leo Babatua能够达到这样高程度的改变呢?《少做一点不会死》里面总结了他的经验,那就是「简化的六大原则」,而这六大原则也就是「简化的力量」之所在:

1.设定限度
2.去芜存菁
3.化繁为简
4.全神贯注
5.养成习惯
6.从小着手

对比Leo Babatua的经验,我发现我确确实实是「贪多嚼不烂」,希望自己能够完成更多的事情,但忽略了做一件事情的重点在于「完成」,而不是数量上的多寡。从这里我明白到,从前的我,就像是一个弓箭手,一次只能射出一支箭,但是面前却有无数个箭靶;面对这么多的箭靶,我无法选出自己想要射中的那个红心,于是等比赛时间一过,我一个箭靶都射不到。

所以,最紧要的其实是将自己要射中的红心给找出来,并与其他的红心加以区分,这样才能有成果。

「简化」的力量就在于此,在一片纷乱中找出你真正需要的东西,然后就等你上弦、拉弓、放箭了!

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在这里向大家分享一下我在《少做一点不会死》这本书的基础上,所绘制的心智图。

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