★ 优秀的文档体现了知识管理的原则

本文不讨论纯文学作品

写作是知识管理的过程

从他们身上可以看出写东西的原因——每写一点东西都是在做思维体操,无论是写了多小的一点,就会让思维的能力得到提高。实际上, 写作就是一个伴随着激烈地思考,将思考的结果不断升华,从而清晰表达出来的过程。 所以,作为写作的成果,一篇文档的表达清晰与否,是可以看出这个人是否了解文档所讨论的主题,以及了解的程度。也因此, “如果一件事你没法讲清楚,十有八九做不好” ,这句话反过来说同样成立, 如果一件事你十有八九做不好,你肯定没法讲清楚”

我们可以看到,一篇精彩的文章,一次精彩的演讲,之所以会受到欢迎,原因不是别的,只是可以把这个文章/演讲的主题解释得明了易懂,读者/观众可以轻松的把握作者/演讲者的思路。因此,清晰的表达就成为了一篇好文章、好演讲的标准之一。

写作既然是一个激烈思考的过程,那么文章就是思考的结晶。因此, 一篇有着清晰的表达的文档,是在写作的过程中进行了优质思考的结果。

实际上,写作的过程同样可以看作是实践知识管理的过程。写作本身就是一个创造知识的活动,很自然它必须遵守知识管理的规则。所以, 一篇有着清晰表达的文档,是积极地实践了知识管理的结晶。

具体可以给出一个写作流程与知识管理流程的对比表格:

写作的流程 知识管理的流程
确定写作的主题 找到要解决的问题
确定写作的结构 分析问题的层次
搜集写作的素材 寻求解决问题的方案
将文章写出来 形成解决方案(决策)

可以看出每一步写作的流程都与知识管理的流程相对应。写作是知识管理具体实践的一种,这是确定无疑的。

文档的优秀在于清晰

在前面我已经表达了这样的观点,一篇优秀的文档必然是清晰的。要界定的要素就是怎样的文档才算清晰 。实际上,只要知道关键词“清晰”是如何定义的就可以了。

清晰,是别人对文档的评价,不是自吹自擂就可以得到的。一个文档清晰与否,来自他人对文档的理解,如果文档可以让人 一眼就看明白 ,就肯定是一篇清晰的文档。

所以,文档是否清晰,取决于 他人从第一眼看到文档到完全理解文档里面的内容所花费的时间 。这个时间越短,文档就越清晰;越长,就越不清晰。

清晰的文档有合理的文档结构

不管文字多么优美,如果文档没有一个合理的结构,就无法很好被人理解。文档不是散文,不是文学作品,在文档里面,理性的因素要比感性的因素重要。一份清晰的文档,它一定拥有合理的结构。而合理的结构,实际上是文档章节之间那 容易被他人发现的逻辑关系 。如果一份文档里面的逻辑关系混乱/晦涩不清,就难以让他人理解,你总是无法理解这些文档的结论到底是从哪来的。所以,一份文档要优秀首要的条件不是美丽的词藻,而是有理有据的叙述。

合理的文档结构要求作者有完善的知识结构

我赞同傅佩荣对知识的看法: 知识是概念的正确组合 。如果把份文档看成一个知识点的话,一份清晰的文档,它就有着 以正确的顺序组合的内容

不过,这个顺序不是天生的,也不是既定的。顺序的正确,取决于文档要解决的问题是什么。这点和知识管理一样,如果没有一个明确的目标,收集而来的资料不过是一些收藏品,并不能解决问题,仅仅是满足新鲜感而已。

不管怎样《金字塔原理》还是给出了一些原则,不旦可以运用到写文,同样可以运用到组织自己的知识库中去:

  1. 文章结构中任一层次上的思想都必须是其下一个层次思想的概括;
  2. 每一组中的思想都必须属于同一范畴;
  3. 每一组中的思想必须按逻辑顺序组织。

不得不说这就是知识管理中如何给知识分类的原则。我也明白用树形的结构来给自己的资料分类,过程很呆板。但是在我自己的实践中发现, 也许标签、搜索可以更快的找到资料,但是要形成一个合理的知识结构,就必须坚持用树形目录来给自己的资料分类 。合理的知识结构首先就体现在你的资料目录上。而文档里面的结构明显就是一个树形的目录。

想让文档的结构合理?先搞定一个清晰的提纲吧。

写作的过程是科学解决问题/知识管理的思路

很有意思的是, 《金字塔原理》 一书后的附录中就给出了一个表格,说明了分析性能科学性解决问题的方法采用了相同的模式,这个是形成优秀文档的过程,同样也是形成优秀知识库的流程:

基本流程 分析性解决问题的方法 科学性解决问题的方法
1.问题是什么 想象你现在得到的结果和你想要的结果之间的差别 界定你得到的结果和在普遍理论下你应该得到的结果之间的差别
2.问题在哪里 想象目前情境中可能导致结果的组成要素 说明传统的可能导致差别的理论假设
3.存在问题的原因 分析每个要素是否以及为什么导致结果 假设可以消除差别和解释结果的备选结构
4.我们能做些什么 提出合乎逻辑的改变结构并导致期望结果的备选方案 设计实验排除一个或多个假设
5.我们应该做些什么 建立体现这些改变能导致最满意结果的新结构 在实验结果的基础上重新提出理论

回应

  • Zoom.Quiet

> 这是我最近关于知识管理的一点思考,还望各位朋友不吝赐教:

立论太乐观了, 类比很迁强:
+ 无法解释八股文,以及当前5毛/软文/枪文 的撰写过程
+ 写作~技术文章的写作,,,前提要限制明确
+ 分析/举证/推导,都要严密,比如 赵姐夫/tiny fool/tim yang 等的文章,言必用代码和测试数据来相举証;
所以,这类KM 相关的泛领域思考,要精确限定好你思索的范畴后,才可以尝试推而广之 😉

科学简单的说就是大胆假设,小心论证;
写作因为其信息编码和解码的严酷不对等性导致论证极不靠谱,
所以,科学的解决写作问题的方法,就是要在行文结构中先穷尽一切可能的漏洞,达到自我完备的状态,
这才是好的技术文章,当然,这样一来必定有失偏激,所以,一般都是将明确的不明白的方向要注明,给以后留个后路…

更新记录

2010年10月15日 星期五,增添回应一节,增加ZQ的点评

10年10月9日 大幅度修改,增加了文档的优秀在于清晰,清晰的文档有合理的文档结构,合理的文档结构要求作者有完善的知识结构,三个小节

10年10月5日 初稿 10年10月5日 初稿