★ 信息碎片系列之二——BooguNote信息碎片管理

投稿:BooguNote

一、BooguNote概述

1. 定义:

1) BooguNote是一个用于信息碎片收集和整理的树型笔记软件。
2) BooguNote是一个信息加工工具。把碎片信息加工成有条理的信息。
3) BooguNote 也利于用户产出知识。BooguNote天然的树状结构能够让信息非常有条理。一棵树拎出来稍微休整一下就是一篇文章。

2.与其他软件的区别:

1)GTD软件。比如,doit.im和Remember The
Milk。GTD软件是进行时间管理的,记录待办事项的。待办事项是信息碎片的一种。BooguNote是设计来记录所有信息碎片的。

2)知识管理软件。比如,Wiz,EverNote和OneNote。知识管理软件的功能有,抓取信息,保存信息实体,利用目录方式、时间线、tag和全文搜索方式管理信息。BooguNote本身不提供信息实体的保存,只保存访问信息的途径,比如URL地址或者文件路径。

二、BooguNote日常使用

1) 写下自己的目标   (第一天)

2) 写下自己的想法,内容开始增长
(第二天)

3) 内容越积越多
(几天后)

4) 使用“组织”功能。
(一个星期后)

这个时候信息就增加得很多,界面显示比较混乱了。就需要通过组织功能把这些信息保存到新的boo文件中

保存完毕后,新boo文件的快捷方式自动建立在原boo文件中

5)
回到1)开始新的循环

三、BooguNote设计的奥妙

1.
一定要让碎片信息有结构。没有结构的信息不容易记忆,也很容易丢失。BooguNote可以让零散信息结构化。以前从来没有让零散信息结构化的应用。零散信息被结构化了,组成了文件,这样就不容易丢失了。以前容易丢失是零散信息没有组织起来。BooguNote与EverNote的区别就是碎片信息的结构化。容易被组织和记忆。而全局搜索和tag不容易被记忆。

2.
boo文件窗口用于展示当前正在使用按照任务来分类的信息,文件目录窗口用于展示按照自然属性进行分类的信息。两个分类体系这样就避免了按照任务分类和按照自然属性分类的矛盾。

3.信息刚生成的时候是我们使用这个信息最活跃的时候,也是信息所处位置最容易变动的时候。这个时候信息存在于boo文件中。boo文件中文字块易编辑的特性使信息容易调整在树状结构中的位置。随着该信息所属任务的结束,这个信息逐渐处于不活跃状态,这个时候信息所处的位置就比较稳定了。这个时候就通过Alt+S把长期保存到一个boo中。

4. BooguNote兼有wiki式结构和树状结构的好处。
1)boo文件实体以树状文件夹结构存放。这样能保证文件只有一份,而且能够以不容易变化的自然属性分类方式进行分类管理
2)boo文件之间通过文件快捷方式以网状的方式进行连接,方便用户的使用。文件快捷方式可以高效的建立知识之间的关系,而又不用到处拷贝boo文件的副本。

示例:

四、BooguNote使用技巧

1. 日常笔记文件的分区。分为三个区:缓冲区、todo区和分类笔记区。

1)缓冲区。主要用于记录突发的一些信息,比如接电话时候的记录。突然得到什么信息而有没有现成的存放地点。

2)todo区。主要存放一些待办事项。放在最顶部容易看到

3)分类笔记区。在下面用户存放各个工作任务相关的信息

2. 文件管理窗口的使用。分为三个部分:当前笔记.boo、分类笔记、时间线笔记

1)当前笔记.boo。日常使用的boo文件。基本上所有笔记都先记到这个 boo
中。信息逐渐孵化形成结构后通过Alt+S保存到“分类笔记”目录下。

2)分类笔记。按照信息的自然属性进行分类。

3)时间线笔记。按照日期保存的“当前笔记.boo”的副本。主要用来做备份用。防止误删信息。

3.
合理遗忘机制。我有一个名叫“当前笔记.boo”作为日常的主笔记。在“当前笔记.boo”中记录了几天的信息后我就需要删除一些我不再使用的信息。我不是简单的删除这些信息。而是先把“当前笔记.boo”拷贝一份副本到“时间线笔记”目录下对应年份和月份的文件夹中,命名为“2011_03_08.boo”。然后在“当前笔记.boo”中删除我想删除的信息。如果我想找到这些删除的信息,可以通过全局搜索功能搜索“时间线笔记”这个文件夹。这样既清理了我的笔记区域,又没有丢失任何信息。这就是合理遗忘的机制。

 

 

 

★ 「每日实践团」发起文

GTD上瘾后,你把事情办成了吗?

不知道你是否有这样的感受:在看了一堆GTD的文章,用了一堆GTD工具,谈了一堆GTD技巧,到最后发现自己还是个「拖延症」患者。GTD到底是有用,还是没用呢?

善用佳软在一篇评论中谈到:GTD是鸦片。鸦片是一种易上瘾的致幻的有害物质。也就是说,在善用佳软看来,GTD 是一种容易令人上瘾的、让人产生幻觉的、有害的东西。然而,GTD 的目的不是让人效率工作,轻松生活的方法吗?怎么会变成一个害人的东西呢?

因为GTDGet Things Done)翻译为中文就是“把事情办成”,原义就是结果导向的,而不在乎你使用说明的流程或工具。鸦片在医学上可以作为麻醉剂或止痛剂使用,但是脱离了这个结果就是毒品了。在GTD里面最重要的是「执行」,是「完成」。

「每日实践团」适合的人群:GTD一无所知或知得太多的人
结合我这半年参加工作的经历,很多「GTD上瘾综合症」患者往往有以下的症状:

1. 不断尝试不同的工具,却苦恼工具不适合自己;

2. 喜欢讨论如何才能把计划做完美,而不是检讨一天做了多少实事;

3. 明知道自己一天内已经紧张到没有时间完成任务了,还要抽时间讨论GTD成效

「GTD上瘾综合症」类似于小孩子沉迷于乐高积木,GTD太像一个玩具,运用不同的工具,运用不同的分类方法,可以打造一个只属于自己的事务系统,人们陷入了无穷无尽的尝试,然而这个组合是可以无限的。

「每日实践团」的游戏规则:让外部监督来强化自制力

其实,只要令自己专注到应该做的、重要的事情上,都可以是 GTD。而让你分散精力、分散注意力的,就不是 GTD。希望大家能够增强自制力,在学习GTD之后,记住里面的精髓,忘记里面的手段,专注到自己应该做的事情上去,这样你才能达到学习GTD的目的

也因此我想借助已经搭建好的 GtdStudy 社区,发起一个小小的团体,叫「每日实践团」。我会在「每日实践团」里面发起「每日实践」的活动,希望借助这个活动,能让团员们能够通过相互监督、相互竞赛的方式培养自制力

规则很简单:
1. 每日睡觉之前,总结当天已经完成和未完成的事情,同时规划第二天要做的事,然后发到 GtdStudy 社区去。
2. 每晚回顾总结的时候,每做完一件事就给自己加 1 分。
3. 每天尽量能够获得 1 分,也就是完成一件事。如果连这个最低标准都达不到,请检讨自己的日常行为习惯,让大家帮助你改进。
4. 每个团员每个星期都计算自己的得分,然后分享出来,比较一下谁是最高分。最高分的可以获得红花荣誉。获得 5 次红花荣誉,可以不必再参加「每日实践团」,相信已经培养不错的自制力了。

连「每日实践团」都不能解决的问题:只能靠自己

即使你成功记住GTD的精髓并忘记GTD的手段,以下的问题仍然没有解决:

1. 你为什么要办成这些事情?

2. 你为什么要先处理这些事情而后处理另外的事情?

3. 对于你来说,什么事情令你感受到压力,什么事情令你感受到幸福?

这些基本问题,本来就是在GTD之前需要考虑的。如果希望通过GTD来回避上述的问题,GTD对于你就是鸦片了。

如何加入社区?请看这里:http://www.gtdstudy.com/?p=2376

★ 投稿:ToDoList 使用简要教程

Yibie言:感谢 wlw 的投稿,本篇教程堪称史上最全的 ToDoList 教程。欢迎大家到他的博客坐坐。

ToDoList简介:绿色小巧但又异常强大的开源任务管理工具,支持多列表、多层级、多种属性、任务计时、多人协作以及与多种软件互转数据…

官网及下载地址,目前最新版为6.1.b4(英文),另有边城、天毅等人汉化的6.08版。
ToDoList_Menu2ToDoList软件主界面flash动画演示 1.54M(F11全屏观看,Esc或F11退出全屏状态)软件界面为简单的列表形式,非常容易上手,一般只需要尝试着新建几个任务,然后稍微摸索个几分钟,就可以掌握软件的基本操作了,

就任务管理而言,日常需要做的也就这么几步:新建任务(标题、备注、属性…) – 查询任务 – 修改任务(状态、内容…) – 完成归档;

而在ToDoList中你可以通过如下简单的快捷键操作,完成上述过程:

——————–第一次使用时——————–

1、新建任务列表:     Alt + F -> 回车;

——————–平时常用操作——————–

2、打开任务列表:   Ctrl + O -> Shift + Tab (聚焦至文件夹对话框中) -> [ Backspace (向上一层) ] -> <选择*.tdl文件> -> 回车(一般默认会自动上次软件关闭前打开过的任务);

3、新建任务:         Ctrl + N -> <输入任务标题>  ->回车 (Ctrl + Shift +N -新建子任务);

4、编辑任务属性及备注: Tab -> <输入或选择相应内容>(含分类、状态、预计开始结束时间、指定/委派人、设置提醒、备注等);

5、保存任务列表:   Ctrl + S;

6、查找/筛选任务: Ctrl + F – <输入查找条件> ->回车;

7、选择相应的任务: 方向键向上或向下;

8、修改任务列表:(设置完成进度,开始计时等) F2 -> <输入新的标题> -> 回车 -> Tab -> <修改相应的任务属性>  (Ctrl + 方向键,调整任务位置或层级);

——————–以下为可选步骤——————–

9、将已完成任务归档: Alt + S -> 向右 -> H;

10、共享/分享任务: Ctrl +E (导出) / Ctrl +I (导入)……

从上面可以看出软件的操作并不复杂,但如果你想充分的发挥ToDoList的作用,

建议尝试下以下几个实用的小技巧,也许它们可以帮你让日常的工作更轻松、更有效率:

Ⅰ、闹钟提醒

Ⅱ、预设属性参数

Ⅲ、自动格式化

Ⅳ、自定义显示内容

Ⅴ、命令行使用

Ⅵ、桌面显示待办任务

Ⅶ、ToDoList常用快捷键

注:正文中每一个小技巧将被分解为3-4部分来介绍:1、功能需求背景 2、功能效果演示/需求预期目的 3、软件操作方法 4、个人心得

Ⅰ、闹钟提醒

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一、功能需求背景:

列表中有些事务/计划对时间要求比较严,指定了明确的开始或结束时间(如会议)。而在执行该任务前,我们不可能去时刻惦记着它,当然更不能忘记疏忽了,此时就需要让电脑能在到点前自动提醒一下自己,而这就可以用到ToDoList中的提醒功能了。

二、功能效果/需求目的:

Todolist中当任务到期时将自动弹出图1所示的提醒对话框,并播放指定的闹铃:

ToDoList_Remind_over
图1:任务到期提醒对话框三、操作方法:

1)、选中需要设置提醒的任务;

2)、通过菜单“Edit”或右键点击该任务,然后选中“Set Reminder…”,如下面图2所示;

3)、设置预定提醒时间:开始/到期前__时间(可以设定0分钟-4周),或具体的提醒时间;

4)、指定提示声音文件(必须为WAV格式),然后点击“OK”(建议不要使用过大,过长的声音文件);

5)、此时设置工作结束,但如果要让提醒有效,还需要保持ToDoList处于打开状态,详见下方附注的小技巧;

6)、当指定时间到点时,系统将自动弹出图1中所示的提醒对话框,并播放指定的闹铃,此时我们可以按照预期计划处理执行该任务,也可以选择延迟提醒(可以设定5分钟-6小时);

7)、另外如果您想提前取消该闹钟提醒,可以通过菜单“Edit”或右键点击该任务,然后选中“Clear Reminder”;

ToDoList_Remind
图2:闹钟提醒设置,点击后放大查看注,版本区别:

6.0.8版(有中文版)中可以实现任务到期或开始前__分钟自动弹出提示对话框,并播放指定声音,此功能对于循环事件依然有效;

6.1Beta版(只有英文版)中则又另外新增了直接设定具体提醒日期及时间的功能。

********************保持ToDoList处于打开状态的小技巧分割线********************

打开ToDoList后,依次点击:菜单“Tools” -> “Preferences…” -> “General” -> 勾选第三项“Minimize ToDoList to the ‘System Tray’When:”(最小化ToDoList至系统栏) -> 选择下面下拉条中的“the Minimize or Close Button is Selected”(最小化或关闭时) -> 同时也可以继续勾选下面的“Toggle Visibility on clicking the tray icon”(单击系统栏图标是切换显示或隐藏ToDoList)。

另建议:勾选该页中的Global Hotkey(全局快捷键),并指定相应的调用快捷键,如我设置为:Ctrl + T ,以方便随时快速的重新打开ToDoList 。

Ⅱ、预设属性参数

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一、功能需求背景:

一般受工作、个人习惯的限制和影响,在添加新任务时,很多任务属性的内容可能都是固定的。此时,如果能预先定义好相关字段,以后直接点击选用的话,那就可以非常有效的节约输入时间,方便筛选及后期数据汇总分析…

二、功能效果/需求目的(对所有的任务列表有效):

1、分类、状态、制定人、委外人等变化比较少,可以直接预先设定好常用内容,后期点击选用,而对于不常用或在没有预设的内容,则直接在任务列表中单独输入;

2、新增任务时,由ToDoList自动补充填入预设属性;

3、新增子任务时,自动继承上一级(父级)任务的属性;

三、操作方法:

1、依次点击菜单“Tools” -> “Preferences…” -> “Default Task Attributes”打开如下图3所示:

ToDoList_Default_Task_Attributes
图3:预设属性字段设置,点击后放大查看2、分别设置:“默认属性”、“继承属性”、“默认下拉列表”

1)、默认属性:针对上述需求2,作用是在输入任务标题后自动填入部分其他相关属性,此处直接输入相应的内容即可;

2)、继承属性:针对上述需求3,自动继承上一级任务属性,先勾选“创建子任务时,继承父级任务的如下属性”,然后选择下面相应需要继承的属性;

3)、下拉列表:针对需求1,预先定义,后期直接点击选用,在右下角的下拉列表区域内包括:Category(类别)、States(状态)、Allocated By(指派人)、Allocated To(接收人),输入方法:输入完一条内容后,直接回车,然后继续输入第2条内容,回车,…….(如果需要删除某个预设内容,可以选中该内容,然后按Ctrl + Delete键)。

(注:以上设置是针对所有的任务列表有效,如果想不同的列表使用不同的预设效果,可以参见正文下面的”多配置文件灵活应用”,
如果只是想在个别列表中实现“输入属性后,后期选用”的效果,就不需要单独设置,ToDoList默认就带有此功能,你可以自己现在就输入看看. ^.^)

四、个人小建议:

上图右下角的下拉列表设置中,我们需要认识到设置分类的目的:是为了能在最短的时间里找到Next Action(下一步行动)。所以这里无所谓权威,结合个人实际设置就好了,以下分类仅供参考,请勿生搬硬套,但强烈建议在分类前加上数字序号,方便排序后更容易找到。同时需要预先提醒的是:同步数据(如导出通用“*.Ics”格式文件)时,在其他软件中一般默认只认可”Category(类别)”分类(这个只能怪其他软件都是粗线条管理 ^.^)。

1)、Category(类别)的设置可以参考学习GTD中常用设置,如:

收集/待整理:@Inbox(收集箱);

需要行动:@Next Action(下一步行动,马上要做的),@Calendar(安排至日程表,特定时间再做),@Waiting For(已经委派给他人做了,现等待结果);

无需行动:@Someday/Maybe(将来也许会做),@Reference(灵感或参考资料);

或者单独以场景来分类:@Computer(在电脑上),@Call(在电话里),@Home(在家),@Work(在公司),@Errands(在外),@AnyWhere(随便什么位置);

2)、States(状态)

可以设置为人的状态,即任务对精力、体力的要求:巅峰、旺盛、一般、疲惫;

也可以设置为任务状态:#Doing Now(正在做),#Do it ASAP(尽快做),#In Calendar(放入日程表中,将来做),#Waiting(暂定/等待),#Done(已经完成),#Review(待回顾);

3)、Allocated By(指派人),可以设置为:上级领导、同事、客户、供应商、常打交道的一些联系人、朋友、家人、自我…

4)、Allocated To(接收人),可以设置为:同上,也可以将此字段看做一个任务的预期目的,进一步细化,如:个人-健康,个人-情义,个人-理财,个人-学习,个人-兴趣……

********************特别说明:多配置文件灵活应用********************

以上预设是对所有任务列表均有效,默认配置文件保存在ToDoList文件夹下的ToDoList.ini文件中;

如果想仅仅针对某些单独列表有效的话,可以灵活的利用上述的ini配置文件,操作如下:

1、关闭ToDoList,复制ToDoList.ini文件,原地粘贴,并改名(本例中更名为new.ini);

2、右键ToDoList.exe,发送至 -> 桌面快捷方式 -> 回到桌面 -> 右键刚才新建的快捷方式 -> 属性 -> 修改“目标”,在ToDoList.exe后添加上引号中的内容:” -i new.ini” -> 点击“确定”;

3、双击打开刚才修改完毕的快捷方式,修改相应的选项属性,此时修改后的配置将自动保存至new.ini;

4、以后双击此快捷方式后,ToDoList将加载new.ini配置中的设置用于某些特定任务列表管理;

5、类似的,我们可以创建多个ini配置文件用于实现特殊的个性配置要求,当然也可以不用建快捷方式,直接以命令行的方式加载不同的列表,具体方法后文中再继续讲;

********************补充说明:如何删除单个列表中无用的非预设字段********************

当我们在ToDoList中输入一些任务属性时,ToDolist会自动记忆之前输入过的内容,并保存在该任务列表文件(*.tdl)中,作为可选项提供给后期任务选择输入。这是一个非常方便的功能,但也有个小bug:当之前输入错误,重新输入更正后,我们会发现原错误数据依然会保留在该文件中,成为无用的垃圾数据,且无法直接删除。此时如果想清除掉他们,我们需要这样做:

方法1、在列表属性区,点击欲修改属性字段后的小三角,展开显示所有的内容后,鼠标移至欲删除的内容上,不要点击,在展开状态直接按Ctrl + Delete键即可删除。

方法2、右键点击该任务列表文件(*.tdl),选择用记事本之类的软件打开,在文件的最底端可以找到该错误数据,直接删除相应内容。

Ⅲ、自动格式化

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一、功能需求背景:

当列表中的任务越来越多,而我们又不想通过筛选来查看某些任务的时候,此时就可以使用ToDoList的自动格式化功能,以色彩视觉来区分不同类型的任务。

二、功能效果/需求目的(对所有的任务列表有效):

1、当给任务设定不同Category(类别)的,该任务字体颜色(或背景色)将自动变为预先设定好的颜色;

2、同上,只是设定依据为优先级或分配人;

3、到期的任务/今日到期任务/已完成任务/已标记任务 与正常待处理任务通过色彩自动区分;

三、操作方法:

1、依次点击菜单“Tools” -> “Preferences…” -> “Fonts and Colours”;

2、选中“Colour Task Titles by Category”(按分类自动设定任务颜色),然后输入Category类别名称,选择相应的颜色,回车添加后继续设置其他Category的颜色;

ToDoList_Fonts_and_Colours
图4:自动格式化设置(点击放大查看)3)、其他设定可以参照上图中的说明,除了按分类设定颜色外,你也可以勾选使用优先级或任务分配人来定以任务的颜色;

4)、此外,您还可以同时设置到期/今天到期、已完成、已标记的任务颜色;

个人建议:勾选“Use a Task‘s Colour for its title background”(将字体颜色设定为其背景色),以加强视觉刺激效果;

Ⅳ、自定义显示内容

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一、功能需求背景:

想添加or隐藏部分任务属性,或者想修改某些栏目的显示效果,或者不习惯当前默认的界面……

二、功能效果/需求目的(对所有的任务列表有效):

1、显示/隐藏备注&属性栏;

2、调整备注显示位置;

3、调整任务标题显示位置;

4、切换任务显示树形/平行结构方式;

5、显示隐藏某些任务属性;

6、调整任务属性显示方式;

继续阅读“★ 投稿:ToDoList 使用简要教程”

★ 时间武术家之七种武器(一)—-活页本(使用篇)

时间武术家之七种武器(一)—-活页本(使用篇)

我所举的例子仅为了说明时间武术家活页本的基本用法。并不一定适用于每个人,不过这是标准的套路。武术只有标准套路练熟了,而且养成了一定的习惯才能有进一步的灵活应用。建议新手参考本说明建立自己的系统。

1)整理本子的各单元页。

A)看一下本子分隔页分开的是不是每个单元页,然后把日程部分移到最后的位置。以防止today尺挡住了其他单元页的标签。把各单元页贴上标签。写上名称。

B)把最常用的单元的标签放在一面。我是把收集页、行动页、项目页、等待页标签放在上面。其它四个单元标签放在下面。当然大家可以按自己的情况来进行安排。

C)可以看到,8个彩色分隔页比内芯页要宽一些,这样设计的好处是可以进行最大限度的索引。

使各单元的索引之间不互相干扰。而且也不会一下子看到太多的索引标签,让自己产生心理压力。

2)从收集开始。

翻开“收”字的索引,进入收集页。(当然也可以不设这个索引而是把封面年历等页拿掉或放在最下面使一翻开本就进入收集页,这样做的好处是提醒自己清空收集页的内容。)下面介绍第一次收集,老鸟可以略过。

收集第一次要尽可能的全面。并且第一次收集后要尽快清理,因为内容一定不少。所以我建议新手应该拿出完整的一天,甚至两天来进行第一次的收集、清理、组织等工作。初步建立一个包含你目前所有未尽事宜的系统。如何进行尽可能彻底的首次收集呢?

A)清理自己的桌子、抽屉、柜子等一切实物(包括家里、办公室等),把要解决的放在一个实物收集栏里。或是摆在收集栏旁边,无法摆放的用笔直接记在收集页上。

B)清理自己的头脑。

横向:家庭–事业–理财–人际–健康–休闲–心智–心灵

纵向:人生意义–>愿景–>目标–>责任–>项目

C)通过检查清单进行检查。大家可以到我的skydrive上下载这个清单。这个清单摘抄于《getting things done 》,我的skydrive的公共空间里也有很多时间管理相关的资料、软件,大家也可以看看。

“启动器”清单

3)开始清理:

完成上面的步骤后,你的收集栏和收集页估计已经堆了写了很多内容了。下面可以开始清理了。

第一次清理要参照流程图,以后熟练了就可以自如处理了。

要说明的是紧急事件流程是在执行一个任务时碰到紧急事件的处理方法,肯定有时间上的限定,平时应该多操练一下,到实际的事情上才能游刃有余。

第一次收集因为是主动收集,一般不会有垃圾在里边,不过在日常进行中除了主动收集还有被动收集,如一些电子邮件、实物邮件、别人委托你做的事等等。

首先把垃圾处理掉。然后是把多步的事件分离出来,其实有一些需要长时间完成的单项任务也可以分离出来作为项目来处理。

如我图上的“糖尿病新产品”就是一个项目,“北京GTDer交流会”也是个项目。可以先写在“项目(目录)页”里。

然后单步的事项是可以现在行动的吗,如果不是,一种是放入备忘,一种是放入参考资料里。要注意的是放入备忘的内容是有条件的。通常是因为某些个条件不允许而无法现在行动,建议大家标明这个条件,也许是时间,也许是环境,也许是资金等等,都可以写在备忘页的“期限”栏目下。备忘要和一有时间就可以做的事分开,一有时间就可以做的事是放入“行动页”的。

参考页只是你的参考资料系统的一个索引目录。并不是用来记录真正的参考资料的。你的参考资料要进行一些归档的工作。归档后把目录统一记在参考页里集中管理。当然也可以贴标签进行分类。有了统一的管理就可以把电脑、文档、参考书等一系列内容归在一起,查找起来也容易。

现在余下的都是要行动的了。

看一下哪些可以2分钟内搞定的,先把它做完。然后是哪些任务交给别人比自已做好的,就记在“等待页”上,已经做好委派的,也就是对方已经承诺要完成的,在前面用“+”来标记,并标记好对方承诺完成的时间。当然,如果你要委派的工作很多,也可以按人员或部门来用标签分类。对方完成委派的工作后打对勾表示完成。

余下的都是必须要亲自做的事情了。能够确定具体的日期和时间的事件写入日程页。可以把当日最重要的事做为目标写在“今日目标”的位置,当然也可以写一句格言或激励自己的话。左边的数字从7直到21代表时间,页中间有一条竖虚线,一种用法是可以表示半小时,另一种用法是可以左边计划安排,右边是实际的时间使用记录(timelog)。还有的朋友把当日的下一步行动抄写在这里以示提醒,也是一种用法,不过并不推荐这样做。

特别强调一点:请把日程表看成是一块“圣地”,放在里边的事就要准时执行,只能改期,不能取消。因为如果一件事被你重复抄个数次而没能完成,对你执行的信心会是个打击。所以事情记入日程表之前心里要想清楚这事是不是必做,和必在这个时间做。

不确定时间的任务写在“行动页”,“行动页”真正的含义是下一步行动,就是一有时间就要去做的事。从经验上来说,这个页里有着对目标,尤其是长期目标最重要的工作和任务。是要特别关注的。如果行动页的内容不多比如说只有一页。就可以不进行分类,也就是情境的设定,如果比较多就要进行分类,用情境来划分任务,使我们选择任务时能够一目了然。对于情境的划分,要根据自己的情况来确定。贴上标签,可以快速定位,以便选择。还可以用荧光笔来定义任务的重要紧急程度。

所有完成标记我都设计成心形,而不是一般的方框。

目的是提醒自己做事要“用心、细心、有耐心、有恒心、有爱心。”让我们大家共勉。

不要忘记,项目里只是在项目目录上写下了项目名称,还没有进行项目计划。

4)项目计划:

时间武术家对于项目计划十分重视。因为这里有许多关系到目标和愿景的内容。真正的大石头都在这里。没有项目计划的时间管理只能让人陷入事务的海洋中,忙到最后发现对于目标真正有意义的事情没有做,而是做了许多杂事。

以下是自然式计划法的几个步骤:

A)目标和原则:

B)展望成果(愿景):

C)集思广益:

D)组织管理:

E)明确下一步行动:

对于这个过程大家也可以参考一下这个文章:http://www.gtder.cn/thread-26-1-1.html

是按照这个过程来进行的。

下面介绍个简单的例子,以“北京GTDer交流会”这个例子来说明一下项目页的用法:

A)目标和原则:

拿一张空白的A4纸来写好之后再抄在本子上,当然也可以直接用可擦笔写,因为方便修改。

先在上面写上项目的名称。然后确定项目的目标和原则。

目标的确定可以用SMART原则来检查。不清楚SMART原则的可以搜一下,不在这里介绍了。

什么是项目的原则呢?简单来说就是你可以问一下自己“我可以放手让别人去做,只要他们…”

当然简单的项目没必要复杂化。目标原则和愿景都应该是清晰的。

目标:1)聚集北京地区的GTDer相互认识一下。

2)交流时间管理心得和经验。

3)记录交流会过程、分享给网友。

原则:1)交流过程要有记录、摄像、照相。

2)自愿参加、费用A-A。

B)展望成果(愿景):

愿景:1)参加人数很多,主题大家都很感兴趣,交流得很热烈。

2)大家感觉收获不少,后续形成更多的交流。

3)过程发在网上,成为各地GTDer聚会的一个参考,促进各地GTDer交流。

C)集思广益:

讨论要确定如下几个问题:

1)主题。2)时间。3)场地。4)形式 5)规则 6)其它

画思维导图。

D)组织管理:

形成任务清单:这种两折页左边右边可以表示两级任务,当然如果是两页

结合使用就可以表示四级任务。下面这个只有两级任务。左边是一级任务,右

边是二级子任务。

E)明确下一步行动: 把“集思广益”写入行动页吧,情境(网上)。

最后我们可以把导图页和清单页折在一起做上标签。以方便以后查阅:

这样这个项目计划就算是基本完成了。

最后展示一下打开项目分隔页的效果:可以方便的索引到具体的项目了。

这样收集页内的各项内容分别归类到各个部分,下面可以进入日常的执行了。

5)执行:

我们前边所做的都是为了指导我们行动。没有执行,前边所做的都变成无用功。

我们在执行时要面临如下几个主要问题:

A)选择做什么的问题。

B)执行时受到干扰的问题。

C)执行效果与效率的问题。

A)选择做什么的问题。

有一句话是说决策时最怕只有一个选择,因为只有一个选择时等于没有选择。而我们选择做什么的时候可能多数是碰到另一个问题,就是选择太多,不知道应该如何选择,有时也可能会变成了“没有选择”。

a)首先我们必须看日程页,因为日程页是“圣地”。

日程页:上面强调过日程页的“圣地”概念。其实也是为了尽可能让我们少一些“没有选择”的情况。从而掌握时间管理的主动权。这一点也是时间武术强于传统的时间管理方法的一个原因–灵活性。

要注意的是日程页里有着项目里的“下一步行动”,完成相关项目的下一步行动后要到相应的项目计划页更新进度。并安排下一步的任务。

b)然后当没有日程安排时,我们看行动页。

行动页:时间武术的灵活性很大部分体现于行动页上。传统时间管理里很多放在日程表的转到了放在这里,对于一般的知识工作者来说,这一部分的任务数会比较多,在多到一张纸写不下的时候就要考虑进行分类,在上面已经讲了利用情境进行分类加标签并用颜色来进行重要紧急性区分。这样当我们在这个情境下的时候,可以选择这个情境下的事项来执行,并且可以有轻重缓急的选择。

至于如何划分情境,要结合各人的具体情况来确定,一是要尽量避免情境重叠,当设置的情境无法避免重叠时可以设定情境的等级优先把任务写入低等级的情境,而优先选择高等级情境下的任务执行。用彩色标签划分情境时可以考虑用颜色来区分情境等级。情境等级的标准是:此情境下的时间长短和难易程度。举例来说,如果你可以上网的时间很长很容易,而在公司的时间很短很不容易,那么,“@上网”就是相对较低等级的情境,当你在公司时虽然可以上网也要优先选择“@公司”这个情境下的任务。(当然紧急事件另当别论。)而当你记录任务时,如果这个任务可以写在“@公司”这个情境下,也可以写在“@上网”这个情境下,你要优先记在“@上网”这个低等级的情境下。其实道理很简单,想一下就明白为什么这样设定。

同样行动页的内容也可能是项目里的“下一步行动”,同样要更新相关项目页的进度,并安排下一步的任务。

c)最后在和人交流(见面)时(前)别忘记看等待页。

等待页:对于做领导的人来说,可能这部分内容会比较多。也是一样,多了可以用标签来分类,可以按部门、小组来分,也可以按重要人员来分。分类的好处是在和当事人谈话或是电话之前可以看一下和此人相关委派事项的清单作为参考,以推动或者检查委派工作的进展情况。同样等待页的内容也可能是项目里的“下一步行动”,同样要更新相关项目页的进度,并安排下一步的任务。

B)执行时受到干扰的问题。

在时间武术中,干扰可以看成是“被动收集”。从我们的“套路”上可以看到,非紧急收集是进入“收集页”(收集篮)的。同样,“被动收集”也是如此,当我们执行一个任务时出现突发事件,如果不紧急,我们想都不用想直接写入“收集页”(或者放入收集篮),然后继续你当前的任务。如果是紧急事件,就进入紧急事件流程。

C)执行效果与效率的问题。

在正确的选择了行动而且在不受干扰的情况下,你的执行效果与效率决定于什么呢?这已经不是时间管理范围内的问题了。之所以在这里提出来也是为了说明一件事。就是时间武术不是万能的。它只能让你越来越有能力关注和投入到你所做的事和要达成的目标中去。即使一开始对你所做的事和要达成的目标看上去可能并无太大的帮助。可是只要你坚持一段时间相信你会有所收获的。

6)回顾:

如果有10个人没有坚持自己的GTD时间管理,大概有8个人是因为没有坚持进行回顾。

回顾分为定期回顾和随机回顾,时间武术把一些核查清单也加进回顾里面。

A)定期回顾:

  • 每日(周、月、季)回顾:除了几个重要单元的更新检查之外,加入了“每日(周、月、季)要做”核查清单。当然还可以进一步添加一些其他需要每日关注的内容。每年以上没有做进去,需要的话可以自己用空白的回顾清单建立 。

B)随机回顾: 回顾的内容是各单元页。

当然人生意义和原则、愿景、目标一类的也可以记在回顾页上。

  • 日程页:当我需要知道今天”必须做”哪些事时。
  • 行动页:当我有空闲,需要看看还能做什么时。
  • 项目页:当我要回顾自己短期承诺时。
  • 各方面的责任:当我需要保持平衡时。
  • 目标页:当我要确保自己能得到自己预期的方向时。
  • 愿景:当我需要驱动力与长期的方向时。
  • 人生意义/原则:当我要做非常重要的决策时。

C)核查回顾单:可以列一些常用的核查清单,以方便在行动前进行核查和参考。

在行动后要进行更新。比较多的话可以用标签分类。

你的一天之中要检查一下这“五行”(收集、清理、计划、执行、回顾)所用的时间。争取这个时间越长越好,因为在这五行之外的都有可能是无谓的浪费。不过这样需要把你的休闲计划也写入本子里。毕竟工作不是生活的全部。你纳入的方面越多,你会发现你的生活越来越有秩序、思考也会越来越清晰。

用活页本虽然有很多优点,也有它的不足,因为是传统的纸笔,一个问题就是有些地方要重复抄写。还有安全的问题,因为不可能有备份。再有是要手工整理,填加新页等。因此,

时间武术家的第一种武器其实不是活页本,而是一个字–“勤”。

勤记勤看胜过自动化的系统。

祝你早日进入“心境如水,一切就绪”的境界。做个快乐的时间武术家。

~ 时间武术家之七种武器(一)就介绍到这里。

时间武术家的活页本在这里购买:http://gtdcn.taobao.com

★ 时间武术家之七种武器(一)–活页本(简介篇)

 时间武术家之七种武器(一)

                                             –活页本(简介篇)

   

        时间武术家的”武器”和普通的办公用品是不同的。对于效率效能的要求很高,而且要求自成系统,对于新手来说系统化的体现整个流程的工具尤其重要。可以方便自己熟悉流程,更快的上手。我将陆续向大家介绍这样的系统工具,介绍七种,称之为七种武器。首先介绍的是原始的纸笔工具--活页本。

        活页本好多人都自己DIY内芯。但这要求有一些工具配合,并且有一定的难度。在这里介绍的是时间武术家为GTDer推出的专用活页本。在设计之初征集了大量的建议,当然以后还会不断改进。下面先简单介绍一下这个活页本:

活页本的优势是灵活,可按自己的要求进行组装。在整理时也方便。

时间武术家活页本的一些细节:

仿真皮外套:

 

 双磁扣设计:可以使本子夹得稳固,防止里面东西掉出。

  

Today尺:可以方便的定位在任何一页上。

八片四色PVC索引页:很厚实的材料不是通常见到的那种软软的。 

拉链袋:怕掉出去的物品可以放在拉链袋里。

时间武术家logo:

纸张:进口的道林纸(Dowlen)米黄色的。写字在上面很舒服、顺畅。

内页封面:时间武术家的境界:心境如水 一切就绪

年历:背面可以进行年目标计划设定。

流程图:时间武术家的“武术套路”。

简要说明:说明了时间武术的“五行要点”。

收集页:把存在头脑中的问题写下来,让头脑放松。

 

行动页:指导我们利用一切可利用的时间。

项目页:画思维导图,别看A6小,这样几乎相当一张A4纸。

这是导图背面用来做甘特图的部分,专业项目策划控制项目的进程。

项目任务列表,在行动上管理项目的每一个步骤。

等待页:委派事项,等待别人完成的事的列表。

备忘页:一些现在无法行动的事项记录在这里。

参考页:你的参考资料目录,是你参考资料系统的一个索引页。

回顾页:对时间武术各个页面更新列个任务清单。对每日、每周、每月要做的事有一个列表。

可以自己建一些检查清单,如出行清单、购物清单、带孩子上医院清单。。。

日程页:这是每月的计划页,可以在这里安排一个月的计划。中心是目标,由外到内渐近中心是目标。

每天一页日程,每天的目标,方便你安排每天的事项。有当月的月历在上面可做参考。

杂记页:可以作为日记,可以当成会议记录。。。

 

八种颜色不干胶标签纸,用来分类,方便而美观。

★ 时间武术家之七种武器(序)

大家好,我是连山,从今天开始我成为GTDStudy的一个作者,同大家分享我的GTD时间管理视角,也希望通过努力一方面把GTD时间管理介绍给更多的中国人,另一方面去追求和研究更适合中国人的时间管理方法。

  

 

一.时间武术家

         面对每日,每周,每月,每年纷繁的事务,家庭、工作、学习、感情、人际、信仰等多个层面的问题。我们如何对每件事,每个问题,每个想法作出适当的处理?如何才能释放我们的压力,在不断追求自己的目标的同时去享受生活、享受快乐。在工作时专心工作,在娱乐时尽情娱乐,在学习时认真学习。一个人如何获得快乐,专家已给出了答案。经心理学家多年研究表明,只有当全部的注意力集中于一件事情时,人们才会获得真正的快乐。这是一种境界,一种“心境如水”的境界。

         时间武术家,就是追求这种境界的人,用“武术家”是为了体现这种动中有静,静中有动的境界,还有就是有中国的特色。当然有了这种境界,你的目标不难实现,你的生活不难快乐。让我们一起作一个快乐的时间武术家吧。(时间武术家最初是对GTDer的中文意译。)

心境如水的四个层次:(摘改自张永锡博客)

心静如水:使自己静下来,停止外界环境的干扰。如湖水无干扰时总是平静的。

          石子投入水中,水会根据情况做出一个反应,不过过后又归于平静。

心净如水:去除杂乱的念头和情绪,让内心更清楚自己的目标和愿景。

心镜如水:思虑清晰可以鉴察到内心,更加了解自己,明白自己应做什么,能做什么。

心敬如水:做到上述三个阶段,就会自然浮起一种恭敬之心,做事不会随随便便,

          而会认真、专注,享受每时每刻的快乐。

 

二.时间武术

        实现心境如水的方法、方案,我把它称为时间武术。这方法来源于David Allen的GTD。当然里面也有我自己的体会和改造。

1.时间武术的基本套路

        练武术都有一个套路。是初学的必须认真学习的。时间武术也有,我们称之为流程图。我们头脑中的未尽事宜,都要纳入这个系统而不是放在头脑里让它不时冒出来干扰我们。

  • 收集:要心静如水,没有干扰,就要开始把一切未尽事宜放入收集页/篮。
  • 处理:然后按照流程图的方法处理。
  • 回顾:还有要在需要的时候进行回顾。

这三个步骤就是时间武术套路的三步曲。流程图具体的应用我会在后面举例说明。

2.时间武术的基本动作:“五行”

收集、清理、策划、行动、回顾。时间武术的基本动作,个人功力如何很大部分决定于这五项基本动作的水平。

收集:  建议时间安排:随时。

1)动作:收集有主动、被动,紧急、不紧急的分别。在这里除了紧急的事件要启用“紧急事件流程”其它的全部放入“收集页/篮”。

2)要领:收集在第一次做要尽可能的全面.日常的收集关键是要“快速”,“准确”.当然最关键的是要养成“动笔记录的习惯”.收集页会定期清空,所以收集不必费心的分类,以保证在任何条件下可以快速进行。

3)心法:收集是金色的,五行属金,要积极面对,不管是主动的被动的,紧急的不紧急的,不要逃避,在这个社会中你也无法逃避。

清理:建议时间安排:每天进行,整段时间。

1)动作:是把收集页中的内容清空的一个动作,按流程把收集页内的内容转化成以下六个部分。“项目页”,“备忘页”,“等待页”,“行动页”,“日程页”,“参考页”。

2)要领:要求思路清晰,判断准确。这就要对流程很熟练和理解,还要了解以上六部分页的填写和分类方法.要定期进行,不可以让收集页变成杂物堆放仓库.这也是第二个要养成的习惯“清空收集页inbox的习惯”

3)心法:清理五行属水.选择和判断相信我们都已经掌握,所以这部分熟练以后应该是很轻松愉快的事.

策划: 建议时间安排:整段时间。

1)动作:对项目进行计划,并把下一步行动放入以下三个部分“等待页”,“行动页”,“日程页”。

2)要领:明确目标,愿景,量化,可以参考一些项目模板,关键是下一步行动的可执行性。

3)心法:项目计划五行属木,人脑本身是一个天生的计划能手,不要去过多的限制它,心情要放松。

执行:建议时间安排:随时。

1)动作:执行就是选择做什么.日程页是神圣的,没特殊情况不能更动.行动页的选择有如下条件可以参考:情境–>重要/紧急–>时间–>精力–>环境

2)要领:这个动作是最简单也是最复杂的动作.选择做什么并不难,主要是克服自己拖延的习惯,养成“立刻行动的习惯”还有“及时看行动页的习惯”并非只有日程是重要的行动页更重要.

3)心法:执行五行属火,行动力需要有做事的激情和热情来配合.

回顾:建议时间安排:及时,每周。

1)动作:并没有连接在流程上,因为这个动作与许多单元都有联系.回顾的内容可以是任何一个部分页.时间上有随机的回顾和定期的回顾.定期回顾主要检查各页的更新,随机的回顾是为行动和安排做好预备.

2)要领:

        关键点是在随机的回顾的时机:养成“及时回顾的习惯”
 

  • 日程页:当我需要知道今天”必)须做”哪些事时.
  • 行动页:当我有空闲,需要看看还能做什么时.
  • 项目页:当我要回顾自己短期承诺时
  • 各方面的责任:当我需要保持平衡时.
  • 目标页:当我要确保自己能得到自己预期的方向时.
  • 愿景:当我需要驱动力与长期的方向时.
  • 人生意义/原则:当我要做非常重要的决策时.

3)心法:回顾检查五行属土,只有常常回顾你的各个部分页才有意义,把这些页做为朋友把,经常看看他们.

3.时间武术的基本习惯

        许多GTDer新人们其实已经学会了所有的基本套路和基本动作。可是没能坚持下来。其中一个很重要的原因是没能养成基本习惯。所以时间武术单把基本习惯拿出来强调一下。

  •  “动笔记录的习惯”:好记忆不如烂笔头。这个习惯是首当其充的重要,没有收集记录的习惯,以下的流程都变成了无源之水。头脑里仍然被杂事所烦扰。
  •  “清空收集页的习惯”:这是养成记录习惯后的又一难关,把收集页当成垃圾箱,扔在里面就不管了,时间长了就更加懒着去清理了,因此清空收集页建议列入“每天必做清单”
  •  “立刻行动的习惯”:克服拖延,立刻行动,要做到其实不容易,需要去操练,可以用到的方法很多但目的只有一个,就是重复,重复产生习惯,记下自己立刻行动的连续次数,给自己订奖罚等等。
  •  “及时看行动页的习惯” :习惯了以日程为核心的时间管理会没有这个看行动页清单的习惯,因为生活并不像你的日程安排一样的进行,意外已经成为正常。变换情境前看行动页是一个好习惯,会为你节省很多时间。
  • “及时回顾的习惯” :这是保证你的时间武术可以正常运行的一个必要条件。安排好定时的回顾,建议每周至少一次。还有平时的回顾,因为把核查清单列入了回顾页。

 建议新手把这五个习惯打出来,贴在你每天可以看到的地方。

 

★ 投稿:纸和笔——在考研路上的应用

Yibie言:这篇文章是我的好朋友Miccky关于GTD应用上的总结,希望能给大家一些启发,另外也希望大家能去他的博客潮汐逛逛。

原文:http://www.chaoxi.org/?p=70168

09年03月开始接触GTD,09年05月19号匆匆决定考研,根据自己实际情况,我对自己的GTD系统有了一定的改进,有关GTD中的一些东西可能已经全然忘记,不过一些基本理念我还是记得的,虽然做GTD的时间不长,下面我说说我的GTD系统:纸和笔在我考研路上的应用:
(这是我9月份做的月小结的时候突然想写的文章,里面有自己一个月来的努力,看着这个小结中,真他妈有成就感,希望对大家有所帮助)

一、情况及原因:

1.《Get things done》是3月份看的书,好多书上的原理已经被我改到适合自己的习惯了;
2.其后看了《把时间当作朋友》,养成了记录自己时间开销的习惯,而这一习惯也被我加入到自己的GTD系统的一个部分;
3.用纸和笔做GTD系统:刚做GTD系统的时候喜欢用Outlook,但是因为笔记本电脑的不方便性,从上学期期末考试复习到现在一直在用纸和笔;

二、用纸和笔做GTD的原则:

1.简单性:

我对市面上那些买的特地做GTD系统的笔记本没有太大的兴趣,因为我觉得那不适合我:

(1)我没那么多约会,预约什么的
(2)我的日程安排一般没有超过一个星期以后的
(3)我个人比较喜欢简单的东西

2.小结性:

因为我读过《把时间当作朋友》,而且养成的记录时间日记的习惯,以及每个星期都做小结的习惯,每个星期都做,这算是我坚持比较好的习惯……
所以我的GTD系统对于小结性的要求非常高 !在下面的如何去做中也是以回忆为主旋律……

三、用纸和笔做GTD系统的方法:

在这个方法的介绍我,因为我的GTD系统中回忆总结部分和待办部分并不是对立的两个方面,它们之间是互补共存的关系,我就从下面几个方面介绍:

1.表格的设计:

我喜欢Outlook的最重要的原因是它的周视图的直观和方便,所以用笔记本做GTD的时候我把这个视图给移植过来了,下面是我设计的表格以及这个月考研上所做的事情(有点放出自己的隐私的味道了……)。
表格由两张组成,一个是英语单词的背诵情况,这个是有关英语学习方法的,有兴趣的可以关注我博客的考研路上这个专题,另一张表格跟考研复习计划及每天的目标完成情况有关。

1&2 3&4 39 8.23-8.29
40&41 5&6 42 周复习 7&43 8&44 38&5 8.30-9.5
爬山 9&27 周复习 10&46 37 复习&骑行 9.6-9.12
47&36 周复习 28&29&48 30&31&49 9.13-9.19
复习 32&26
&25
11&12 周复习 33 34 35&13
&14
9.20-9.26
9.27-10.3

英语单词背诵表格如上

其中爬山为去爬紫金山,骑行那天下午陪朋友骑车锻炼身体去了,绕了大半个南京城,快到镇江那了……
还有几天的颓废是自身的原因,跟心情及天气有很大原因……(有点三天打渔,两天晒网的味道)

还有一张九月每天目标完成情况表,设计如上,只是完成那天就在相应的框里打个勾,没完成打个叉,到月末再看的时候真有成就感的……

2.待办:

GTD的精髓就是把占据头脑中的东西整理出来设立待办清单,其中有个2分钟原则的,这讲得很虚,我基本每天都待在自习室,就是想到有事要办一般也是得在宿舍办的事,所以都以记为主!

待办的事情一旦出现在自己的头脑中就把它写到笔记本中去,从笔记本第一页的反面写起(我用笔记本有个很恶劣的习惯:笔记本的反面从来不喜欢写,所以用过的笔记本都只写一半,浪费啊),也不急着去把事情给做完,而是在每个星期六晚上做周小结的时候去整理……

3.回忆方面:

如果一本笔记本就记上面两个表格反面写待办的话那就太浪费了,笔记本每一页的正面的部分就是用来记录每天的时间日记了,至于时间日记的写法,实在是太好写了,跟流水帐一样,每天离开桌子的时候随手写一下,几乎不占用时间的……

样式如下 :
起床:07:45
早饭至:08:30
背单词:08:30-11:25 过完Lits7&43,List8的一部分,中途休息的时间半小时左右
……

—————————分割线———————————-
好不容易找个周末来写这篇文章,这段时间来我的生活确实很乱,不过匿名写了一篇感情贴,没想到在学校论坛上被一直置顶,更郁闷的是被疯狂转载,竟然被西祠胡同首页上,飞信弹窗首页上,MSN弹窗首页上都转载了,原来原创文章才是王道……因是感情贴,所以我也不好把地址给出来……坚持原创!
这些天来,也忙得很,好多事情要做,时间很紧,科技迷上线(目前交给朋友打理),帮朋友组织江苏互联网行业年会,500多位站长参加,腾讯科技全程跟踪,我们做为主办方之一(三家:财富通,我们江苏站长站,炎黄网络),虽然累点,不过期待!期待!!期待!!!
虽然有考研,不过感谢GTD,给予了我的宁静的心态,考研路上,累点也没什么,每天早上7点45起床,虽然有点迟,不过每天如此!有研友打气!!!祝福自己考个好成绩!!!

★ 投稿:4种方式使用Firefox+Gmail打造个性化GTD

Yibie言:非常感谢网友(匿名)给大家带来如此优质的分享,Yibie自己看了都深受启发,因为Yibie是一个Firefox以及Gmail的死忠,相信喜欢Firefox以及Gmail的朋友们,一定可以在这篇文章中获益。当然,即使不是Firefox或Gmail的GTDer,也可以从这篇文章里面所阐述的方法,以及背后的思想中,收获不少东西。

GTDer当知晓GTD流程概念之后,下一步的行动便是不断地测试一些GTD工具或定制它们,确保那符合他的工作环境与习惯。很显然,不同的GTDer的身份不同就决定了他使用GTD工具的方式,如果你每天的工作都离不开电脑,且是典型的邮件狂人,也可以试试本文的firefox+gmail来定制自己合适合的GTD工具。

一、使用Labels+Multiple inboxes建立GTD的方式

第一步 Firefox的设置

安装好Firefox 3.0以上版本的浏览器后,我建议大家通过取消显示书签工具栏来扩充更大的视野空间,具体操作,在Firefox菜单栏点击右键,取消书签工具栏的勾即可。

最好也将Firefox的主页设置为Google英文版,方便随时点击进入Gmail。同时,请安装 Google Toolbar工具栏,下载地址:http://www.google.com/tools/firefox/toolbar/FT3/intl/zh-CN/index.html,打开后点击下载Google工具栏安装并重启。

第二步 Gmail的设置

这里我注册了新的Gmail账号GTDhack@gmail.com来作为演示,通过Google工具栏点击邮件图标进行登陆,或者打开https://mail.google.com登陆也可以。

1.设置语言

进入邮箱主界面后清空收件箱,并进入Settings(设置),这里我进入的Gmail是英文版,建议大家也进入英文版,因为英文版的Gmail比中文版拥有更加丰富的特性与功能。如果不是英文版,请登陆邮箱后进入设置,在常规的标签下,在第一项的语言项处选择English即可,这时,Gmail将会进行重新加载。

并按上图所示,启用键盘快捷键,始终使用https进行连接,这会使得操作邮件更加快捷、安全。

2.选择皮肤

为了眼睛视觉上的舒服,建议选择一款Gmail的皮肤,点击“Settings”并进入“Themes”,这里我选择的是Turf(草地)的皮肤,如图,绿色对视觉不会产生刺激的。

3.开启实验室组件

Gmail有很多特别的玩意是来自实验室的,嗯,打造GTD邮箱会要借助Gmail实验室的小组件来帮忙的。

开启的方法很简单,点击“Settings”进入“Labs”,并对其中的相应组件选中Enable一项即可,建议大家开启以下组件:

OfflineMessage translationSuperstarsCustom keyboard shortcutsAdvanced IMAP ControlsQuote selected textCustom Label ColorsInbox previewMultiple InboxesCreate a DocumentAuthentication icon for verified sendersSend & ArchiveUndo SendSearch AutocompleteInserting imagesExtra EmojiGoogle Calendar gadget

其中,Offline 离线模式、Superstars超级星标 Multiple Inboxes多收件箱、Custom Label Colors自定义标签颜色、Google Calendar gadget为必需开启的组件。

4.Labels设置

“Settings”下的标签“Labels”,进行如下图的设置,将starred,chats,send mail,drafts进行隐藏设置。

Labels在这里我们将其定义为GTD概念中的文件夹,这样一来,仅留下了inbox,而inbox我们则充当待办事项清单

当然,我们还添加创建的4下一步行动、将来/也许、项目、参考资料,这里我使用字母来进行排序,如下图。

5.Multiple inboxes设置

点击“Settings”进入“Multiple inboxes”的设置,在这环节,我们将把4个清单进行平铺排列,注意选中下方的“Above the inbox”,可按下图进行设置。

6. Labels进行加色处理

保存上述设置后会返回邮件主界面,我们可对左边的Label进行加色处理,具体的操作是,点击下一步行动前的白色方格子,从下拉的选项选择一种颜色即可,如显然的黄色、蓝色等等,如图。

7.进行任务管理

很简单,仅需给自己发一封邮件即可,即点击“Compose Mail”,在收件人地址填写自己的邮箱地址,我这里填写GTDhack@gmail.com,在邮件标题栏处填写待办的事情,邮件内容为空,然后直接发送,这时弹出提示,不用理它。

这时inbox便会收到你自己的邮件了,你可以选择这封邮件,点击按钮“Move to”移动相应的清单中,如图。

8.最终的效果图

9.高级进阶——创建过滤器

在第7步的任务管理中,读者已经发现如果给自己发邮件的话,还需要手动的移动邮件到相应的文件夹(Label)中,这有点麻烦,但我们可以通过创建过滤器,发给自己的邮件将自动转存到相对应的文件夹中。

Gmail有一个特别的功能:可在电子邮箱地址的用户名后添加“+”号,并在“+”号添加任意字符串时,可以发展出更多的的电子邮箱地址,但邮件最终还是发给你自己的。

例如:

GTDhack+inbox@gmail.com

GTDhack+life@gmail.com

GTDhack+box@gmail.com

这些邮箱地址都是有效的,但最终的邮件还是发给自己。

Gmail的过滤器:过滤器可以根据设置的条件,如发件人、收件人、邮件标题、邮件内容进行匹配,匹配后并进行后续的操作,如删除、标记已读,移至相应的Label中。

这里以创建下一步行动的过滤器的为例:

我给下一步行动设定的专门电子邮箱地址是:GTDhack+next@gmail.com

点击“Settings”进入“Filters”,并点击“Create a new filter”来创建一个过滤器,在过滤器条件中的“To:”一栏输入GTDhack+next@gmail.com电子邮箱地址,如图。

并点击“Next Step”转至下一步,并按如下图设置,分别为跳过收件箱存档、标记已读、转存至下一步行动label(文件夹),然后点击“Create Filter”完成过滤器的创建。

当你下次要发送事情的清单至下一步行动的文件夹中,收件人直接填写GTDhack+next@gmai.com发送即可。读者可按以下的方式为不同的文件夹建立专门的邮件地址并创建对应的过滤器:

下一步行动:GTDhack+next@gmai.com

将来/也许:GTDhack+after@gmail.com

项目:GTDhack+item@gmai.com

参考资料:GTDhack+refer@gmai.com

至此,我们采用第一种方式的建立GTD方法便是以上步骤了,下面是在Chrome浏览器下最终效果,怎么?好奇还有第二种方式来打造GTD的方法吗,有的!Let’s go!

二、使用Superstars+Multiple inboxes建立GTD的方式

1.进行超级星标设置

SuperstarsGmail中的超级星标功能,通过点击邮件前的白色五角形图形,能够自动切换到不同形状的星标,我们可以在Gmail中的“Settings”“General”功能标签下,找到“Superstars”一栏,”in use“表示正在使用的星标,”Not in use“表示尚未使用的星标,大家可按如下图进行设置5个超级星标。

然后,我们再按照GTD概念将收件箱的清单分4种情况,包括立即行动的任务、以后指定日期的任务、委派/或稍后做任务、需要进一步跟进的任务、已完成的任务。为此,我们将这些星标赋予意义:

黄色感叹号星标:表示立即可行动的任务。搜索的关键字为:has:yellow-bang

红色五角星星标:表示指定日期的任务。搜索关键字为:has:red-star

橙色箭头的星标:委派或者以后做的任务。搜索关键字为:has:orange-guillemet

绿色打勾的星标:表示已经完成的任务。搜索关键字为:has:green-check

蓝色的信息星标:表示信息的参考资料。搜索关键字为:has:blue-info

2.使用Labels进行情景设置

情景设置就是在特定的地点或场景中去做的是,例如:定义了:@淘宝,就可以把涉及在淘宝购买商品的事情放在@淘宝的分类下,下次再买东西时,可以一次性的买齐。又如定义了:@公司,那么与工作相关的事项便可放在一起了,这样的好处是将事情的清单分类明确,便于高效率的一次处理完成。

这里,我们使用Labels来进行情景设置。读者需要注意,如果你已经按本文的第一种方式打造GTD的步骤对GmailLabels进行改动,请将自己创建的Labels都删除,并重新建立自己所需的情景,下图为本文创建的情景设置:

3.Multiple inboxes的设置

这次的Multiple inboxes的设置与之前的不一样,即搜索的条件不再是Labels的条件,而是超级星标的条件,其条件的内容是按照第一步所给出的搜索条件。

这样一来,我们仅需给邮件设置相对应的星标,那么邮件便会自动归档到相应的清单中,如,黄色感叹号星标的邮件将自动归档到立即行动的清单中。

具体操作是,点击”Setting“进入“Multiple inboxes”标签,并按如下图进行设置即可。

4.任务管理最终效果图

具体操作为,编写邮件发送给自己,打开一封邮件,使用鼠标星标点击星标切换到相应的星标,并点击”Move to“按钮将邮件移至指定的情景地点中,下图为最终的效果,关于情景你还可以设置项目

怎么?第二种方式也不能满意你挑剔的眼光?想寻找最专业的GTD……好吧……看看Firefox强大的GTDinbox扩展能否满足你!

三、使用Firefox扩展——GTDinbox建立GTD的方式

1.安装Firefox扩展

Firefox扩展是Firefox的灵魂,因为有了扩展,使得firefox变成了全能的Web OS

这里我们将通过安装Firefox的扩展GTDinbox来将Gmail的界面进行重新组织,并增加额外的GTD理念。

GTDinbox的主页:http://www.gtdinbox.com

GTDinbox的下载地址:http://www.gtdinbox.com/gtdinbox_3-0a19.xpi

正在使用Firefox的用户可直接点击下载地址即可安装,安装后便会显示出GTDinbox的欢迎界面,如图。

2.设置GTDinbox扩展

Gmail界面中,点击左方的”Set up GTD“,便会弹出几个最基本的Labels,分别是S/ActionS/Waiting OnS/Some DayS/Finished,即行动、等待、某一天、完成的Labels,和我们之前所设置的超级星标意义一样的,如图。

3.使用GTDinbox来管理清单

GTDinbox管理清单非常简单,以下图为例,在标题下方的”ActionWaiting OnSome DayFinished“可任选一项来确定事情的安排状态,是立即去做就点Aaction,是委派或有时间时去做就点击Waiting On,是在具体的日期中去做,就点 Some Day,如果是已经完成了,就点击Finished

至于下方的下拉选项,分别为项目、情景、参考资料、不确定的事项,当清单的事项要当作项目的一部来执行时,可点击Projects来创建一个项目,若事项是在某个情景执行时,可点击创建一个地点,若是参考资料,可建立一个专题,若是不确定的事项,也可创建一个标签来存放。

使用GTDinbox的扩展好处是,简化了一些后续的操作,并能够更好的将清单分类存储。

四、使用 GTD TicklerGreaseMonkey脚本创建事件提醒

我们已经通过3种方式来建立了GTD工具模型,我们不能忽略掉Google还提供了强大的日程安排提醒。

尽管我们已经清楚地将收件篮分类清晰的放在不同的清单中,如下一步行动、委派、日后等等,但关键的是,如果为清单中的一些重要或日后要做的事情设定限制时间,以及提醒的话,这会使得我们更加有效率的完成工作。

第一步 Google Calendar日历的设置

1.Google Calendar设置免费的手机短信提醒

还记得我们之前在Labs已经开启了Google Calendar gadget吧,是的,这个强大的Google日历将能协助做最好的日程安排,如果你还没有开启,请进入“Settings”“Labs”功能标签下,找到Google Calendar gadget点击”Enable“开启,这时,Gmail主界面的左边栏将显示出Google CalendarGadget了。

如果你没有注册Google Calendar,可直接打开:http://www.google.com/calendar/render,登陆完成即可注册了Google Calendar

现在,我们来开启Google日历的短信提醒功能,在Google Calendar的主界面点击”Settings“进入”Mobile Setup“的手机短信设置,在国家Country选择中国,“Phone number”填写你的移动或联通手机号,填写格式为:+86你的手机号,并点击”Send Verification Code“来获取数字验证码,稍等一会后,将手机短信收到的6位数字填入“Verification code”一栏,并点击”Finish setup“完成验证,下图为完成了手机号码验证的界面。

接着,设置Google默认的提醒方式为手机短信提醒,点击”Settings“下的”Calendars“,在你邮箱的后面点击”Notifications“,即提醒方式。

点击”Notifications“后,将跳转到提醒设置,Google提醒了三种方式提醒:电子邮件提醒、网页弹窗提醒、SMS提醒,在这里,我们将前面两种提醒移除,点击“remove”即可移除,仅保留SMS短信提醒即可,然后点击”Save“保存,最终设置如下。

2.Gmail中的Google Calenda Gadget中添加事件提醒

如果想使用简单的方式直接添加日程提醒,那么可以使用Google Calenda Gadget来进行添加,具体的操作方式为:在Google Calenda Gaget的下方点击”Add“,这时会出现一个输入框,我们仅需在输入框中直接输入时间与事件即可。添加的规则为:

时间 事件内容

这里的时间使用12小时制,可用ampm来标记上午与下午,例如要添加在下午8点提醒还GTD笔记本给朋友,那么可输入:8pm 按时交GTD笔记本,这样便会在前10分钟时发送短信息进行提醒,如图。

第二步 高级进阶—— GTD Tickler脚本为邮件做日程提醒

1.安装GreaseMonkey扩展与GTD Tickler脚本

对于严格的GTDer而言,GTD Tickler可使得他们随时将Gmail任何邮件设置日程提醒或创建活动。

GTD TicklerGreaseMonkey扩展的JS脚本,现在我们来安装扩展与JS脚本。

GreaseMonkey的扩展下载地址:https://addons.mozilla.org/zh-CN/firefox/addon/748

GTD TicklerJS脚本下载地址:http://userscripts.org/scripts/show/7676

GreaseMonkey的扩展安装很容易,直接点击下载地址后安装即可,安装成功后,将会在火狐浏览器的右侧底部出现一个猴子脑袋,你也可称之它为油猴。

GTD Tickler的安装则是点击网页的”Install“大按钮即可成功安装,这时,你可以重新打开Gmail,并右键点击猴子图标时,将会发现”Gmail – GTD Tickler“前是打勾的状态,这表示是成功安装并启用它了。

2.Gmail+GTD Tickler的使用

读者安装完GTD Tickler后会很奇怪Gmail怎么没有一点变化?呃,那些功能菜单已经藏在邮件里面了,现在,我们来使用几个最常见的技巧吧。

这里以创建一个邮件日程为例演示,点击”Compose Mail“打开撰写邮件的界面,这里你将会发现邮件标题下方多出了一项“Add event invitation”添加事件的选项。

点击“Add event invitation”后,将在邮件标题下新增日程事件的设置,在Event那一栏可填写具体的事件,where填写地点,when处填写时间,这里创建的事件是929号下午6点的光明村爬山事件,事件创建之后将会在6点向我手机发送短信提醒,如图。

这时你打开自己发给自己的邮件时,将会显示详细的日程信息,所有的事件尽收眼底,如图。

前面我们谈到的是通过新建邮件来创建Google日程的,那有没有方法能把来自他人或朋友的邮件也设为事件提醒呢?有的,现在我们随便打开一封已存在的邮件,仔细留意,在邮件内容的下方是多出了一个“Tickle Me”了的,点击后,将会弹出一个小窗口询问填写时间信息,如果我们填写的是:tomorrow,那么就意味着,明天我的手机将会收到一条去书店购买《把时间当作朋友》的短信提醒了,通过这种方式,安排日程将变得更加简便了。

呃,你想通过Gmail单独添加更为详细的日程计划?好法子,你可以随便打开一封邮件,比如上面那一封,你可以在邮件标题上方的按钮找到“More Actions”,点击它,你会发现下拉的选项多出了“Create event”一项,当你点击,将会直接弹出一个小型的窗口,它调用了Google calendar的事件创建页面,其选项更加丰富的.

End

当然, 使用Gmail打造GTD技巧不会局限于此的,这主要在于Gmail强大的可定制化, 以及Firefox数之不尽的扩展插件。

最后,祝邮件狂人们也能给自己打造最适合的GTD套餐!^_^

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想看大图片的,请移步到以下网址:

http://sites.google.com/site/gtdinformation/home/firefox-gmail-to-gtd

★ 转载:新版GTD流程图-中文-非常精彩

原文链接:http://optlife.cn/blog/20090730/%E6%96%B0%E7%89%88gtd%E6%B5%81%E7%A8%8B%E5%9B%BE-%E4%B8%AD%E6%96%87-%E9%9D%9E%E5%B8%B8%E7%B2%BE%E5%BD%A9/

Yibie点评:高效率 慢生活,是一个很不错的博客,博主吴若童同学之前亲自汉化了新的GTD流程图,十分精美。

GTD作者David Allen在其新箸《Making It All Work》中,升级了他最初的GTD 流程图。
整张图非常精彩,概括性非常强。个人认为最精辟的地方在于其回顾部分。

以下是完整的流程图。

GTD总流程图

GTD总流程图

完整文件下载:下载中文翻译版 | 下载英文原版

这张图翻译的着实不容易,麻烦转载时请标明,本文最初发布于<高效率 慢生活>。非常感谢。

个人总结一下我理解的最核心的GTD的思想

  • 把要做的事记下来,以解放大脑。
  • 按一定的流程去过滤筛选出要去做的事。
  • 定期的回顾。

图中解释了,你记录的事越完整可靠,效果就会越好。
但我始终怀疑这个可行性,什么样的载体可以记录生活中的所有事务?要找到这个载体非常困难,于是许多人将精力花在了折腾这些工具上,而不是GTD思想本身。所以个人还是推荐最有效的方式:保持轻松高效的12个关键习惯

★ 转载:我的时间管理工具 [GTD]

感谢XDash为我们带来一片这么好的应用分享,原文地址:http://www.fanbing.net/my-gtd-tools.html

为什么要进行时间管理:

  • 屠格涅夫说:“等待的方法有两种,一种是什么事也不做地空等,另一种是一边等,一边把事情向前推动。”
  • 与其将时间耗费在无意义的消磨等待中,而在事务缠身时手忙脚乱疲于应付,不如随时对自己的时间进行规划管理。
  • 如果将一小时看做独立的60个一分钟,你会发现,这一小时中能完成的任务量大大增加。
  • 10000小时/墨菲定理/二八法则,引导我们更有计划地支配和使用自己的时间。
  • 如果不能让每一秒都创造出价值,毋宁让我去死 我会倍感压力与惭愧。

我选择时间管理工具的标准:

  • 1.使用成本低,操作快速便捷。
  • 2.功能强大,适合折腾,能够根据实际需要进行个性DIY。
  • 3.非公开,可设置隐私权限;可共享,选择共享对象。

我使用的时间管理工具:

1.Blackberry + Google Sync

Blackberry with Google Sync

经典的组合。可同步联系人的资料以及日历信息。优势是随手可得(一般而言Blackberry在以我为圆心的半径一米内随手可得),在缺乏电脑的环 境下记录方便。一般被我用来记录读书后获得的行动灵感,或是在课堂记录作业任务等。另外看电视时有什么精彩节目的预告,我也会用BB记下,绝不错过好节 目。

此外BB的闹钟也是我常用的。

2.Google Calendar

Google Calendar

主要用来系统地进行每天、每周或某一阶段的时间整理。最经典的应用是将一学期的课程(时间、教室、任课老师的姓名)输入,并设置提前1小时+提前5分钟的SMS提醒。经过上学期的实践证明,这种方式非常有效。我从未上课迟到,而忘记教室门牌号的情况也久不复发了。

我还添加了China Holidays、历史上的今天、语录三个公共日历。此外 Contacts’ birthdays 这个新开放的日历功能,允许你将Google联系人的生日添加为一个单独的日历表,是个非常贴心非常人性化的功能,自然也要加上。

另再推荐今天发现的一款叫做Twistory的应用,允许你将Twitter上的Tweets添加到日历中的对应时间点上,实现了LifeStream的功能。

http://twistory.net/

3.Gmail

Gmail

又是Google的产品,G社你是想垄断我的人生么?

Gmail的GTD功能,我是这么开发的:

  • 将网络的部分任务以Email形式发送到自己的邮箱(好处是可以实现富文本,并且借助Google的强大功能可以实现更多玩转方式)。所有处理完的邮件,统统Archive掉,保证Inbox干干净净。
  • 开启Gmail Labs里Superstar(超级星标)工具,允许添加多种星标形式,每一种自己规定个代表的状态。例如我将绿色的钩作为包含账号信息的网络服务确认邮件的标记,感叹号作为高权重事务的重点提示。(Labels标签也能实现这种作用,只是文字不太直观)
  • 黑莓上收到的重要短信,可以复制并发送到Gmail。
  • 我在Blogger上开辟了一个个人记事本,并且激活绑定了邮件发表日志的功能。因此我可以随时通过黑莓或PC端,将简单的文字日志通过Gmail发布到墙外的Blogger上,与老外交流分享。
  • Gmail的Task与Google Calendar的Task是联通的,二者保持一致。

4.脑袋+笔记本儿

在好记性、烂笔头都拼不过电子设备的今天,担心大脑机能退化、手写功夫下降的我,还是残存了一些使用传统方式记事的习惯。被动地让机器来提醒你,虽 精确甚至万无一失,但总会让我觉得自己变成机器的附庸,不利于形成主动的习惯。事实证明,传统方式在时间管理方面的效率,绝不亚于电子产品,更有利于事务 的拓展和脑力的激荡,让事情的完成更具弹性和创造力。