★ 投稿:信息碎片系列之一 —— 信息碎片概述

投稿:BooguNote

(在本文中信息碎片都是对个人而言的)

一、信息碎片的现状

1. 概况

工作时的待办事项、工作计划、想法、灵感。

阅读时的题目、书名、章节、感想。

网上搜集的各种格式的文档,一段文字,网页链接,图片链接,歌名,电影名等等都是信息碎片。

电话号码,行车路线,微博,论坛上的帖子,

信息碎片有以下特点:

1)他们出现的时候往往都是杂乱无结构的,都是孤立的信息碎片。

2)对使用者而言往往又具有比较重要的价值。

3)信息碎片不一定是信息实体。比如我们只需要知道电影名称就可以搜索和下载电影。这个电影名称就是信息碎片。

4)信息碎片看起来来源和类型很多。实际上都可以转化为文字和图片。

2.数量

目前每个人记录的信息碎片数量呈爆炸性的增长。随着互联网的普及,互联网时代信息极大丰富。通过超级链接获得的知识几乎都是零碎和不成系统的。再加上工作节奏越来越快。每个人同时要进行多项工作和社会活动,呈现碎片化的工作状态。更加加剧了信息碎片的产生。

3.存储方式

在计算机和手机普及以前,信息碎片往往都记录在纸片或者手背上,很容易丢失。在计算机和手机普及后,信息碎片就散落在计算机和手机的各个角落,也容易丢失。

二、信息碎片的结构

信息碎片最大的特点就是无结构。(参见上一节)。但是如果信息没有结构,不建立起与其他信息之间的关系,这个信息就无法进行合理的保存,就很容易遗忘和丢失。我们需要对信息碎片结构化。

经过实践发现用树状结构来保存信息碎片是最合理的方式。这种结构最符合人的记忆和理解习惯。我们在记忆的时候总是习惯于从全局记忆到局部细节。我们在理解事物的时候总是习惯于从表面整体理解到深层细节。

很多人也许会说,为什么不用网状结构?信息之间的联系不是网状的么?网状结构只是大脑中信息之间的连接关系。做记录还是要用树状结构。如果我们同时记忆一个网状结构和一个树状结构,来来比较记忆的效果。我们会发现树状结构比网状结构容易记忆。

三、现有的管理手段及其局限

1. 保存在文件中时

1))文件以目录树的方式进行管理。

2) 用Everthing 或者 Google Desktop Search等桌面搜索软件进行全文检索

3)使用文件tag。

2. 保存在Evernote、OneNote等收集工具中

1)使用全文搜索

2)使用tag

这几种管理手段的局限:

1)  目录树方式。我们经常有两种分类方式。一种是按照自然属性进行目录树的分类,一种是按照任务来进行分类。比如“《windows图形编程》读书笔记”,按照自然属性分类,他应该在 “计算机/程序设计/图形编程/” 这个目录下。而按照任务分类,他就应该在 “工作/我正在读的书”这个目录下。因此以目录树的方式保存信息碎片存在多种分类的难题。另外目录树方式也存在随着时间的增长,积累的信息碎片数量在增长,人对信息的认识也在不断变化。因此目录树就需要不断进行整理。整理的过程是一个麻烦的过程。

2)使用全文搜索。这种方式会搜出大量你不想要的干扰信息。特别是随着时间的增长,你机器上某一方面信息特别多的时候,干扰信息就越多。

3)使用tag。随着时间的增长,人对信息的认识不断地变化,打tag的标准也在变化。一年前的你现在的你对同一个信息打上的tag也不会一样。tag这种分类方式适合公司或者政府部门这种稳定的组织进行分类,因为他们的分类标准不容易变动。

这些管理方式最根本的局限就是:经不起时间的考验,没有考虑信息的成长性。

四、对碎片化信息的一些思考

不要反感碎片化的微信息,虽然我们经常是不成系统的得到知识。但是我们可以记录下它。以后再得到类似的知识的时候让他们之间建立联系,逐渐形成一个棵树。随着信息的越积越多他自然会产生系统化的知识。

最开始接触一个领域的知识的时候是碎片化的,当接触多了之后自己会形成体系化。

在有工具对记忆进行支撑的情况下,学习的时间可以是碎片化的。

 

『系列二、三随后发出,敬请期待。』

 

 

★ 顶级知识管理工具Evernote的GTD应用详细指南

Yibie 言:感谢塞壬兄的信任,以及好友善用佳软的许可,现将这篇精彩的美文发布在学无止境@一点一滴上。希望每个着重时间管理和知识管理的人能够在本文中获得更多的启发。

目录:

序章:GTD工具Evernote

第一章:搜集

1.1 Evernote软件端收集法

1.2 浏览器插件极为便利的网络撷取保存法

1.3 招之即来挥之即去的ALTRun或者Launchy工具:量身定制的收件匣(Email接收法)

1.4 无网络情况下的杂事收集

1.5 手机端的收集

1.6 外出无手机情形下的收集

第二章 加工和组织

2.1 Evernote的GTD加工和组织方法

2.2 使用Evernote区隔GTD的八大容器清单

2.3 核查清单(Checklists):创造性的提示

第三章 检视回顾

3.1 检视

3.2 回顾

第四章 执行行动

第五章 使用Evernote实践GTD的优劣之我见

序章:GTD工具Evernote

笔者曾在GTD系列教程首篇文章提出,GTD的核心理念是“迁出大脑内所有杂事,纳入一个可靠的外在体系(行动提醒系统 + 资料归档系统)直接管理”。换言之,就是把所有杂事控制在“手边”,而非“脑海”里。

实践发现,在两大系统中,快速高效有趣的资料归档系统是践行GTD的先决条件。如此一来,若能找到一个知识管理工具整合行动提醒系统和资料归档系统,合二为一,实践GTD就会更加便捷容易。

探寻许久之后,发现拥有网络端、电脑软件端、手机端的顶级知识管理工具Evernote介绍)颇为得心应手。

本文将介绍如何使用神奇的Evernote实践GTD的五大流程。

为方便不熟悉GTD的读者起见,此篇教程的目次结构和本系列教程开篇文章《GTD系列教程1:GTD精义和待办事宜服务Toodledo实践》大体相类,略作增减归并,以飨读者。另外GTD是因人适用的体系,请有意将Evernote作为GTD工具的读者根据自身实际情形裁剪使用。

第一章:搜集 [返回目录]

Evernote收集功能超级强大,提供了软件端快速截取、书签式网络撷取、Email接收、文件导入等诸般功能,搜罗资讯极为便利,可以很方便的收集各种资料和任务。

1.1 Evernote软件端收集法

Evernote软件端的全局热键:

▪ 复制所选快捷键Win+A键(可设定使用其它键)可选中一段文字即刻新建任务笔记资料。

▪ 新建笔记快捷键Ctrl+N(同时支持设定第二个快捷键)快速输入任务,按Tab键或者Shift+Tab迅速切换一则笔记条目的笔记本属性和标签属性处快速输入任务属性。

▪ 捕获屏幕快捷键PrintScreen键(可设定使用其它键)直接截屏收集资料。

除却全局热键快捷键之外,使用鼠标也能达到同样的目的。

1.2 浏览器插件极为便利的网络撷取保存法

Chrome、Firefox、IE等浏览器上的Evernote插件或扩展悉数支持快速收集网摘内容。

1.3 招之即来挥之即去的ALTRun或者Launchy工具:量身定制的收件匣(Email接收法)

杂事的搜集是实践GTD的一大瓶颈,使用ALTRun或者Launchy工具可以制造出无需开启Evernote软件的无敌收件匣。

这个方法的前提条件是先在Evernote里头设定一个诸如名为0@@Inbox之类的默认笔记本,如下图所示:

(图:设置Evernote默认笔记本示意图)

接下来以ALTRun(Launchy也能用)为例,需新建一个ss.vbs实现(实质上是个文本文件另存为vbs后缀的脚本文件即可),语句如下:

Set iMsg = CreateObject(“CDO.Message”)

Set iConf = CreateObject(“CDO.Configuration”)

Set Flds = iConf.Fields

schema = “http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/”

Flds.Item(schema & “sendusing”) = 2

Flds.Item(schema & “smtpserver”) = “smtp.gmail.com”

Flds.Item(schema & “smtpserverport”) = 465

Flds.Item(schema & “smtpauthenticate”) = 1

Flds.Item(schema & “sendusername”) = “EMAILADDRESS”

Flds.Item(schema & “sendpassword”) = “PASSWORD”

Flds.Item(schema & “smtpusessl”) = 1

Flds.Update

With iMsg

.To = “Evernote-EMAIL”

.From = “EMAILADDRESS”

.Subject = wscript.arguments.item(0)

.TEXTBody = message

.Sender = ” ”

.Organization = ” ”

.ReplyTo = ” ”

Set .Configuration = iConf

SendEmailGmail = .Send

End With

set iMsg = nothing

set iConf = nothing

set Flds = nothing

其中需要注意的是:

Flds.Item(schema & “sendusername”) = “EMAILADDRESS”

Flds.Item(schema & “sendpassword”) = “PASSWORD”

需要将EMAILADDRESS改成自己的常用邮箱(比如Gmail),PASSWORD改成邮箱密码。

而下面的两行语句:

.To = “Evernote-EMAIL”

.From = “EMAILADDRESS”

EMAILADDRESS和上面一样改为同一个常用邮箱(比如Gmail)。而Evernote-EMAIL需要到Evernote网页右上方点击【Settings】进入账户设置页面,复制【Settings】页面底部的Evernote私密邮箱地址(类似账号名.一串数字**** @m.evernote.com的形式)填入即可。如下图所示:

(图:Evernote私密邮箱所在网页位置)

将此ss.vbs右键发送到ALTRun中制成一个快捷项目,参数类型选择第二项参数无编码便可告成功。

使用时热键呼出主界面,敲入ss,即可打开一个小巧玲珑的输入框直接向Evernote网络端中添加任务和灵光一现。

(图:ALTRun的收件匣)

Launchy的设置大致相仿,也能实现灵感和任务的快速收集。

(图:Launchy的收件匣)

技巧小贴士:利用ALTRun软件的记忆功能,可以设定多个任务输入模板。

例如下一步行动清单细分的情境标签Tag和其他预设标签Tag等也可直接附加处理输入:

早上十点开会#office

整理衣柜#home

买鞋#shop

写博客#pc

看报表#read

摘录箴言警句和灵感速记#z

如果你设的情境标签Tag只取首字母,比如O(Office)、H(Home)、E(Errand)、S(Shop)、C (Call)、P(PC)、I(Internet)、B(Boss)、R(Read),那么直接添加情境标签等就更加简便:

早上十点开会#o

整理衣柜#h

买鞋#s

写博客#p

看报表#r

摘录箴言警句和灵感速记#z

此外还可以添加语句直接指定笔记本属性和多个标签@笔记本名#标签名1#标签名2……#标签名N(例如:文章的灵感@bolg#p#z)

1.4 无网络情况下的杂事收集

请参见拙文《神逸之作:国产快速启动软件神品ALTRun》第四章4.5小节ALTRun随手记的内容。具体实施步骤如下:

第一步: 新建一个suishouji.vbs(实质上是个文本文件),填入语句:

Const ForAppending = 8

Dim strTextFile

Set objArgs = WScript.Arguments

strTextFile = “D:ssjlzaqizaba.txt”

Set objFSO = CreateObject(“Scripting.FileSystemObject”)

If objFSO.FileExists(strTextFile) Then

Set objFile = objFSO.OpenTextFile(strTextFile, ForAppending)

Else

Set objFile = objFSO.CreateTextFile(strTextFile)

End If

objFile.WriteLine objArgs(0)

objFile.Close

语句中 strTextFile = “D:ssjlzaqizaba.txt” 的 D:ssjlzaqizaba.txt 是信手记录的文本文档,不用特意新建,运行时会自动创建。

第二步:利用Evernote文件导入功能实现D:ssjlzaqizaba.txt的自动导入

首先点击菜单栏上的工具,选择导入文件夹,进入界面后照着标注的红色长方形方框设定即可,如下图所示:

(图:Evernote导入文件夹设定)

1.5 手机端的收集

可以应用手机上的Evernote客户端软件。

例如iPhone上的行云流水一般的信手涂鸦收件匣Getideaz,能很好的契合Evernote的搜集。

Getideaz由时间管理领域领袖群伦的幸福行动家张永锡亲力亲为组织开发团队打造,数年磨一剑终告成功。此外,张永锡曾发大宏愿矢志欲要影响一百万人,言传身教,深耕细作,高山仰止,令人钦服感佩。作为知行合一的幸福行动家打磨推出的Getideaz收件匣,精绝灵便,已臻完美之境。君(孝)子不匮,永锡尔类,永锡出品,必属佳品。

关于张永锡这段经历请参见他撰写的文章《Why我想创作Getideaz?兼写创业历程》。

1.6 外出无手机情形下的收集

建议使用一张A4纸制成的随身纸笔GTD系统,随时随地都能很方便搜集杂事和任务。据笔者所知,下面的两种A4纸GTD系统极为便利:

第一种A4纸制成的随身纸笔GTD系统(Gweeksheet),如下图所示:

(图:A4纸GTD系统Gweeksheet)

第二种A4纸制成的八页小书GTD系统(张永锡设计的三日计划小册子),如下图所示:

(图:A4纸GTD系统八页小书用剪刀把中间一道折痕剪开翻叠成八页小册子可放入钱夹中随身携带)

两者相较,集收件匣、行事历、情境清单、等待清单、项目规划甚至还有简洁直观的Todo时计等诸多功能于一张A4纸八页小书GTD系统(便携小册子)显然更胜一筹,令人叹为观止!其实眼前的八页小书也是张永锡在实践中不断改进和完善的成果。八页小书的详情介绍请阅看张永锡撰写的文章《时间管理必杀技 八页小书三日计划》。

收集完毕之后,可以将八页小书上的书写记录和心智图用Evernote的摄像头功能摄入Evernote里保存为数位信息,使用Evernote强大的OCR(光学字符识别)功能还可随时搜索摄入其中的印刷和手写信息。

第二章 加工和组织 [返回目录]

加工和组织是GTD五大水平流程里的第二和第三个,一般来说使用数字工具实践GTD时,加工和组织两流程可以并行不悖的同步进行。

2.1 Evernote的GTD加工和组织方法

加工主要是利用Evernote网络端和电脑软件端的进行Stuff材料的加工处理,可以设置Evernote网络端和电脑软件端自动同步的时间间隔,也可以直接按电脑软件端的同步按钮或者快捷键F9实现快速同步。

打开Evernote电脑软件后,可按Tab键或者Shift+Tab迅速切换到Inbox笔记本的一则笔记条目的笔记本属性和标签属性处输入信息,回车确认。

加工和组织实例和处理步骤:

0@@Inbox里头所有杂事中的第一条是“早上十点开会”

首先阐明实质并厘清行动叙述如下:

※加工步骤:按Tab键迅速切换到笔记条目的标题,将“早上十点开会”,修改为 “早上十点到十点半 召集小陈小刘小张 开重要紧急碰头会 择定营销方案”。

加工完毕接下来迅速组织,方法如下所述:

※组织步骤(先处理标签也行):然后按Tab键(或者单击鼠标),迅速切换到笔记条目的笔记本属性处,输入数字1回车,就可以把这条笔记移转到 1@Action_Work 内。按击Tab键(或者单击鼠标),就切换到笔记条目的标签属性处,输入英文字母O回车,就可添加上Office情境标签(当然也可以依事务重要程度的高低或者四象限法加上标签1、2、3、4)。随后按击Shift+Tab后再按击向下↓方向键,便可切换到下一条笔记条目。其余条目均可以此类推。

2.2 使用Evernote区隔GTD的八大容器清单

Evernote的笔记本和标签功能极为灵便,可以灵活运用安排GTD任务清单。

2.2.1 日程表(行事历Datebook)

日程表是不可侵犯的圣域,只能记录特定时日的行动,宽松安排弹性最佳(机动灵活地安排其它事务)。例如定时的会议、某日必须完成的事务或者要用到的提醒信息。

2.2.1.1 Evernote行事历应用实践

第一种情况:每日例行事务和固定任务的处理

在4@Project/Datebook笔记本中建立一则笔记命名为!!每日例行事务和固定任务(标签设为ActionDay),记录每日习惯和定期惯例任务。完成每个行动之后在前头打勾,轮回打钩和取消打钩。另外特殊的周期性任务比如图中的1月1日(每隔70天更换一把新牙刷)的处置方法是更改或者增添下一个到期日(比如今天是12月4日,处在更换新牙刷周期内,而下一次更换日期是来年的1月1日填写截止日期1月1日即可,1月1日更换新牙刷后打钩,以后更改日期把再下一次的日期3月10日填入。)如下图所示:

(图:一个行动日Actionday标签的两大作用)

第二种情况:今日必须完成的其它事务

如上图所示,把记录今日必须完成的其它事务(主要在1@Action_Work和2@Action_Personal笔记本里)的几则笔记的标签都设为ActionDay,表明今日就是行动日。

第三种情况:未来一年中的某些指定时日必须完成的其它事务

主要利用标签功能,为这些事务的笔记条目(在 4@Project/Datebook 笔记本里)分别按月份在父标签Bv.Calendar(Datebook)下面设置以下12个子标签以便归类: 01January   02February   03March   04April   05May   06June   07July   08August   09September   10October   11November   12December

(图:未来一年的行事历标签设定)

具体运用的时候,在杂事0@@Inbox里头切换到笔记本属性处输入数字4就可以把这条笔记移转到4@Project/Datebook笔记本中,然后再按击一下Tab键(或者单击鼠标)就切换到笔记条目的标签属性处输入数字01~12回车即可。

例如:12月25日赠送家人圣诞礼物,按Tab键(或者单击鼠标)切换到笔记本属性输入4回车后自动移入 4@Project/Datebook 笔记本,再按Tab键(或者单击鼠标)输入12回车即可设定12December标签。

2.2.1.2 Evernote结合谷歌日历(Google Calendar)的应用实践

第二种方案需要结合Google Calendar实现提醒。

首先设置在Google Calendar中设置一个默认的邮件提醒,然后在邮箱中设置一个过滤器,将所有来自 calendar-notification@google.com 并且标题为Reminder转发到你的Evernote邮箱 (****@m.evernote.com) ,然后在任务到来那天的时候提醒邮件就会被转发到Evernote邮箱中,此时在Evernote中用Created:day source:mail.smtp搜索,很容易就能找到预先设定的任务提醒了。

此外还可以利用Google Calendar提供的邮件提醒或者短信提醒等功能。

2.2.2 “下一步行动”清单:根据情境分类

下一步行动的主体容器的构建笔者主要依据前贤圣哲所说的“君子三立”立功、立德、立言,权且见贤思齐设立了三个笔记本,分别如下:

(图:下一步行动清单的容器)

1@Action_Work:工作事务的行动内容,主属于立功范畴。

2@Action_Personal:私人事务的行动内容,主属于立德范畴。

3@Action_Blog:个人创作时的所需资料和行动,主属于立言范畴。

下一步行动根据情境归类主要使用Evernote的层级标签(父子标签)功能实现,如下图所示:

(图:下一步行动细分的情境标签和其它标签设定)

◆ 固定地点(特定地点才能进行的活动):Home、Office

◆ 移动跑腿(外出或购物活动):Errand、Journey、Shop

◆ 依赖工具的活动:Call、PC、Internet

◆ 人际沟通和议程活动:Boss、Mate、OthersPeople

◆ 阅读活动:Read

◆ 思考规划活动:Think

标签的设立原则是越简短简单越好,同时要尽量避免首字母重复出现,这样操作更便捷快速。

另外还可以给所有的下一步行动清单添加统一的标签next,批量设置next标签的方法如下:

例如选中1@Action_Work里面的一条笔记后,按Ctrl+A全选此一笔记本里头的所有行动,再按Ctrl+Alt+T会弹出一个指派标签界面,如下图所示输入next后连击两次回车即可。

(图:标签next的批量处理方法图示)

2.2.3 一个“等待”清单

等待别人完成的任务也需要组织成清单以提醒自己(最好标明委派日期),以便追踪和跟进交办事项的进度。等候期间可审时度势选择是否采取行动推动事态的发展。

等待清单条目笔记可以保存在Evernote里5@Wait/Someday笔记本里头,设置标签为Wait即可。相比需要时常查阅的“下一步行动”清单,等待清单只要根据需求隔段时间查看一下。

2.2.4 “项目”清单

一个下一步行动(单步行动)无法完成的任务都是项目(多步行动才能达成),需要列入项目清单以备提醒。

要理解项目清单只需厘清下面几个概念:

* 下一步行动=单步行动的任务

* 项目=愿景+目标+多个下一步行动的分步骤任务

* 项目清单=备忘的多个愿景目标的集合目录

Evernote笔记里头可以组织树形大纲结构的规划,还可以连接思维导图档案,极其方便。

另外还提供手写笔记功能,从某种意义上来说Evernote应该是最接近纸面规划感觉的GTD工具之一了。

(图:项目任务规划示意图)

“项目”清单和行事历任务都保存在4@Project/Datebook笔记本里头,可能有人会问是否会混淆不清难以一目了然呢,其实可以按一下标签栏位依次排序就很清楚了。另外,更好的方法是利用下一章检视搜索的技巧实现这一目的。

2.2.5 项目支持资料

项目支持资料只是支持项目行动和决策的辅助信息,不是项目的行动,也不是项目提示。

项目支持资料可以和下面提到的参考资料一起存储到Evernote里,可按主题或题目加以分类组织整理(此时项目就成了索引)。较之参考资料,用于保障项目正确顺畅进展的项目支持资料需要更为频繁的适时查阅。

Evernote的标签可以多维度多视角的描述内容,可以标注小分类,也可以很方便的将大分类中的不同资料联结到一起。

例如笔者撰写这篇教程时,把几个关于Evernote和GTD方面标签的参考内容一起移动到3@Action_Blog里,缩小范围便于搜索和查阅。

2.2.6 参考资料

不需要执行任何行动的具有潜在价值的纯粹资料(备查效用),可以归档到各种资料存储系统:

通过主动阅读、评估价值、收集重点的方式将一些有用的资料归置Google Reader、Evernote、Wiz之类的资料归档系统,以便日后含英咀华。三者均有强大的Tag功能可以使用,此外,善用Google Reader的“发送到Send to”功能可以很方便的将重要资讯移转到Evernote中加以精细批览札记。

参考资料的分类标准因人而异,于此介绍一种从知识使用角度纳为四种类型的知识分类法(如下图所示):

(图:参考资料归档方法图示)

■ 事实知识(Know-what):笔者细分为Applications应用资讯、Blog资讯、Health健康资讯、Literature文学知识、Contact & Diary晨间日记和人脉管理信息(其中收到的名片可以直接用Evernote拍下来保存以便检索)

■ 原理知识(Know-why):Productivity生产力资讯知识

■ 技能知识(Know-how):Skill自我和组织机构积累内化的技能经验知识

■ 人力知识(Know-who):KnowWho他人的隐含经验类知识

事实知识(Know-what)和原理知识(Know-why)两大类属于可确知显性知识,技能知识(Know-how)和人力知识(Know-who)属于不易察知挖掘、难以估值掌握的隐性知识。笔者认为个人能力的提升和社会的进步关键取决于由后者即隐性知识。

对于参考资料Evernote里头可以设置两个保存搜寻条件:

♢ 尚无标签的笔记名称No Tags:查询语句-tag:*

♢ 妙文摘要笔记名称z(摘录妙文或灵感札记):查询语句tag:”z”

信息时代资讯为王,摒弃被动接受信息的疲劳轰炸转而主动抓取于己有利的资讯必将成为现代人益发重要的一项关键性技能。掌握资讯,也是培养洞察力的一个重要途径。

关于如何掌控提炼资讯可以参详GTD Life博主邹鑫所撰的浅阅读时代的知识管理系统系列文章。

GTD Life博主邹鑫也是风行国内、洛阳纸贵的《小强升职记》的作者,一名可钦可敬的时间管理达人。

《小强升职记》一书的出炉也是邹鑫应用GTD方法于工作之余抽时间写成的,《小强升职记》个人观感是虽无突出创见,不过这种目标客户样板式的写作手法从颇为独特的视角切入,深入浅出的阐释了GTD的理论和相关实践。此书娓娓道来的鲜活笔触将枯燥的GTD理论轻松解构,可以称得上是“本土化”最为成功、实战性超强的事务和时间管理学教材(就是书名有点让人摸不着头脑,哈哈)。

2.2.7 一个“将来/也许”清单

这是你的梦想清单,即当前不能采取行动但日后可能会有所行动的资料和提示信息,其内容来源于收件匣、创造性的想象力、提升高度重估当前进行中的项目清单(项目停滞不前或限于精力暂时割舍)。

可以保存在5@Wait/Someday笔记本里头,可以使用下一章提到的六个高度愿景规划来实现你想要达成的梦想,倾听内心的声音,立足现在,放眼未来。

(图:六个高度的愿景规划设定和晨间日记以及人脉管理)

图中Contact & Diary笔记本主要记载人脉管理和晨间日记

人脉管理的标签主要是Friend(朋友以及联系人资料)和Keyman(关键的伯乐人物) 。

晨间日记有助于每日检视自己的所作所为。

六个高度的愿景规划如下:

▪ 5万英尺+:人生终极目的和原则(面临重大变化和转折时检视Life)

▪ 4万英尺:3~5年的展望(建议每年检视Vista)

▪ 3万英尺:1~2年的目标(建议每季检视Year)

▪ 2万英尺:责任范围(建议每月检视Duty)

▪ 1万英尺:当前的项目(建议每周检视Goal)

▪ 跑道:下一步行动(建议每日检视Quotidian)

数字1、2、3、4标签主要用来表明事务的重要程度或者四象限划分法,也可以使用MITs(Most Important Tasks)等英文替代1、2、3、4加以细分。

除此之外,将来和也许略有差别,将来清单更倾向于志向,需要做的成分多,也许清单则偏重于兴趣(有些内容的性质比较接近于参考资料),可以使用Maybe标签标注也许清单的内容。

2.2.8 垃圾桶

Evernote所有已然完成的行动或者可能不再需要的笔记条目都可按Delete键丢到Evernote的废纸篓里。丢入废纸篓里的条目便无法通过搜索Tag等属性找到丢弃的行动或者条目,这对GTD来说简直是妙不可言的功能。当然废纸篓里的条目也可以加以清除。

(图:Evernote的废纸篓即是GTD里头垃圾桶图示)

2.3 核查清单(Checklists):创造性的提示

根据你的需要大胆地创建各种类别的核查清单(查漏补缺的列表),主要用于核查缺漏以及保持控制。

详细核查内容可以记录到Evernote任意一则事务笔记内文里头,是否需要设立可视情况而定。

第三章 检视回顾 [返回目录]

3.1 检视

检视其实是信息反馈能力的表征,可以是一般意义上的查看还可以是深层次的洞察。

3.1.1 Evernote自带的检视三大法宝笔记本和标签以及搜索框

检视最为简单当然是使用上文提到的Evernote的笔记本和设定的标签。

除此之外,也可以利用Evernote软件端和网络端提供的搜索框实现。

例如Evernote软件端可以按一下快捷键F6快速进行搜索,如下图所示:

(图:Evernote自带的搜索框)

Created:day tag:next(今日创立的带next标签的任务)

还可搜索:

tag:home(所有带home情境标签的下一步行动)

tag:office(所有带office情境标签的下一步行动)

intitle: 搜寻标题(快速查询包含所搜寻标题字眼的笔记)

……

上述的搜索内容除了搜索全部笔记之外,还可以切换到个别笔记本里查探搜索。

诸如此类的笔记标题、标签或者内容,而这些语句都可以利用Evernote创建保存搜索的功能保存下来,下次就不必输入直接点击保存的搜索即可。

Evernote搜索语法的详细情形请参照Evernote的帮助文档。

另外,Evernote的网络端也支持此类搜索。

3.1.2 Evernote借力Google打造的个性化搜索

安装Evernote推出的Clip to Evernote官方扩展即刻实现。

https://chrome.google.com/extensions/detail/pioclpoplcdbaefihamjohnefbikjilc

例如搜索所有的下一步行动只需在图中Google搜索输入框里头输入tag:next,如下图所示:

(图:Evernote借力Google搜索)

3.1.3 ALTRun配合Evernote网络端实现检视

ALTRun快捷项设定如下:

命令行语句https://www.evernote.com/Home.action?hash=#v=t&b=0&x={%p}

参数类型选择最后一项

(图:ALTRun配合Evernote网络端快捷项目设定示意图)

使用时候可在小巧的关键字输入框内输入tag:pc,tag:boss等语句。

(图:带自动记忆和匹配功能的ALTRun关键字输入框支援Evernote网络端搜索图示)

3.1.4 ALTRun配合Evernote软件端实现检视

ALTRun除了能配合Evernote网络端实现检视,还能使用Evernote软件端的脚本功能实现快速检视。

ALTRun快捷项设定如下:

命令行语句@g:Program FilesEvernoteENscript.exe showNotes /q

参数类型选择最后一项

(图:ALTRun配合Evernote软件端快捷项目设定示意图)

使用时可以利用ALTRun的记忆和自动匹配功能免去一些繁琐的输入,如下图所示:

(图:带自动记忆和匹配功能的ALTRun关键字输入框支援Evernote软件端搜索图示)

ALTRun的记忆和自动匹配功能可以帮助Evernote实现快速搜索情境等标签

3.1.5 Launchy配合Evernote

Launchy配合Evernote实现检索的缺点在于没有记忆功能,相比ALTRun效率稍低。

Launchy配合Evernote的配置如下图所示:

(Launchy配合Evernote的配置设定图示)

3.2 回顾

回顾其实是检讨和审查生活的反馈自省活动。

Evernote里头可以借助保存搜索功能实现,如下图所示:

(图:Evernote保存搜索功能有助检视任务和资料)

名称@NextAction

查询语句 created:day tag:next

名称@本月回顾检视

查询语句created:month

名称@今日回顾

查询语句 created:day

名称@每周回顾检视

查询语句 notebook:” 4@Project/Datebook” created:day-7

名称@三个月回顾

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名称Z(摘录妙文或灵感札记)

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第四章 执行行动 [返回目录]

常言道:磨刀不误砍柴工。不遗余力、精益求精的磨练GTD工具固然无可厚非,只是不要过于耽溺其间,以免舍本逐末,变成只磨刀不砍柴。

须知GTD是实践性极强的活动,讲求的是知行合一,关键在于执行行动。绝不可磨断了“刀”,“柴”却没砍几下。

千万记得GTD的精髓在于持之以恒的关注积极的结果并不断采取后续行动。

聚焦行动,尽管去做!

第五章 使用Evernote实践GTD的优劣之我见 [返回目录]

使用知识管理工具Evernote实践GTD的最大好处在于:可以将所有杂事整合汇聚到一个工具里头,不必另外寻求其它软件。以简驭繁,操控如意。

另外Evernote的诸多强大功能可以灵活多变实现各种需求,譬如Evernote具备加密任意内容功能、OCR(光学字符识别)辨知图片中的文字功能、强悍的拖曳和分类管理功能等,简单的例如复杂任务的规划等方面都令一般的GTD工具难以望其项背。

使用Evernote实践GTD的劣势在于定时提醒的实现比较麻烦,另外Evernote2.x版本已然具备的复制笔记功能被取消实为憾事殊属可惜,这个功能对于实现多样化的任务模板颇有助益,目前只能借助ALTRun的记忆功能或者Evernote自带的导放功能变相实现。

附:文章更新历史

2010-12-20: 经两次修订,首次发布。

2010-12-04:初稿。

★ 优秀的文档体现了知识管理的原则

本文不讨论纯文学作品

写作是知识管理的过程

从他们身上可以看出写东西的原因——每写一点东西都是在做思维体操,无论是写了多小的一点,就会让思维的能力得到提高。实际上, 写作就是一个伴随着激烈地思考,将思考的结果不断升华,从而清晰表达出来的过程。 所以,作为写作的成果,一篇文档的表达清晰与否,是可以看出这个人是否了解文档所讨论的主题,以及了解的程度。也因此, “如果一件事你没法讲清楚,十有八九做不好” ,这句话反过来说同样成立, 如果一件事你十有八九做不好,你肯定没法讲清楚”

我们可以看到,一篇精彩的文章,一次精彩的演讲,之所以会受到欢迎,原因不是别的,只是可以把这个文章/演讲的主题解释得明了易懂,读者/观众可以轻松的把握作者/演讲者的思路。因此,清晰的表达就成为了一篇好文章、好演讲的标准之一。

写作既然是一个激烈思考的过程,那么文章就是思考的结晶。因此, 一篇有着清晰的表达的文档,是在写作的过程中进行了优质思考的结果。

实际上,写作的过程同样可以看作是实践知识管理的过程。写作本身就是一个创造知识的活动,很自然它必须遵守知识管理的规则。所以, 一篇有着清晰表达的文档,是积极地实践了知识管理的结晶。

具体可以给出一个写作流程与知识管理流程的对比表格:

写作的流程 知识管理的流程
确定写作的主题 找到要解决的问题
确定写作的结构 分析问题的层次
搜集写作的素材 寻求解决问题的方案
将文章写出来 形成解决方案(决策)

可以看出每一步写作的流程都与知识管理的流程相对应。写作是知识管理具体实践的一种,这是确定无疑的。

文档的优秀在于清晰

在前面我已经表达了这样的观点,一篇优秀的文档必然是清晰的。要界定的要素就是怎样的文档才算清晰 。实际上,只要知道关键词“清晰”是如何定义的就可以了。

清晰,是别人对文档的评价,不是自吹自擂就可以得到的。一个文档清晰与否,来自他人对文档的理解,如果文档可以让人 一眼就看明白 ,就肯定是一篇清晰的文档。

所以,文档是否清晰,取决于 他人从第一眼看到文档到完全理解文档里面的内容所花费的时间 。这个时间越短,文档就越清晰;越长,就越不清晰。

清晰的文档有合理的文档结构

不管文字多么优美,如果文档没有一个合理的结构,就无法很好被人理解。文档不是散文,不是文学作品,在文档里面,理性的因素要比感性的因素重要。一份清晰的文档,它一定拥有合理的结构。而合理的结构,实际上是文档章节之间那 容易被他人发现的逻辑关系 。如果一份文档里面的逻辑关系混乱/晦涩不清,就难以让他人理解,你总是无法理解这些文档的结论到底是从哪来的。所以,一份文档要优秀首要的条件不是美丽的词藻,而是有理有据的叙述。

合理的文档结构要求作者有完善的知识结构

我赞同傅佩荣对知识的看法: 知识是概念的正确组合 。如果把份文档看成一个知识点的话,一份清晰的文档,它就有着 以正确的顺序组合的内容

不过,这个顺序不是天生的,也不是既定的。顺序的正确,取决于文档要解决的问题是什么。这点和知识管理一样,如果没有一个明确的目标,收集而来的资料不过是一些收藏品,并不能解决问题,仅仅是满足新鲜感而已。

不管怎样《金字塔原理》还是给出了一些原则,不旦可以运用到写文,同样可以运用到组织自己的知识库中去:

  1. 文章结构中任一层次上的思想都必须是其下一个层次思想的概括;
  2. 每一组中的思想都必须属于同一范畴;
  3. 每一组中的思想必须按逻辑顺序组织。

不得不说这就是知识管理中如何给知识分类的原则。我也明白用树形的结构来给自己的资料分类,过程很呆板。但是在我自己的实践中发现, 也许标签、搜索可以更快的找到资料,但是要形成一个合理的知识结构,就必须坚持用树形目录来给自己的资料分类 。合理的知识结构首先就体现在你的资料目录上。而文档里面的结构明显就是一个树形的目录。

想让文档的结构合理?先搞定一个清晰的提纲吧。

写作的过程是科学解决问题/知识管理的思路

很有意思的是, 《金字塔原理》 一书后的附录中就给出了一个表格,说明了分析性能科学性解决问题的方法采用了相同的模式,这个是形成优秀文档的过程,同样也是形成优秀知识库的流程:

基本流程 分析性解决问题的方法 科学性解决问题的方法
1.问题是什么 想象你现在得到的结果和你想要的结果之间的差别 界定你得到的结果和在普遍理论下你应该得到的结果之间的差别
2.问题在哪里 想象目前情境中可能导致结果的组成要素 说明传统的可能导致差别的理论假设
3.存在问题的原因 分析每个要素是否以及为什么导致结果 假设可以消除差别和解释结果的备选结构
4.我们能做些什么 提出合乎逻辑的改变结构并导致期望结果的备选方案 设计实验排除一个或多个假设
5.我们应该做些什么 建立体现这些改变能导致最满意结果的新结构 在实验结果的基础上重新提出理论

回应

  • Zoom.Quiet

> 这是我最近关于知识管理的一点思考,还望各位朋友不吝赐教:

立论太乐观了, 类比很迁强:
+ 无法解释八股文,以及当前5毛/软文/枪文 的撰写过程
+ 写作~技术文章的写作,,,前提要限制明确
+ 分析/举证/推导,都要严密,比如 赵姐夫/tiny fool/tim yang 等的文章,言必用代码和测试数据来相举証;
所以,这类KM 相关的泛领域思考,要精确限定好你思索的范畴后,才可以尝试推而广之 😉

科学简单的说就是大胆假设,小心论证;
写作因为其信息编码和解码的严酷不对等性导致论证极不靠谱,
所以,科学的解决写作问题的方法,就是要在行文结构中先穷尽一切可能的漏洞,达到自我完备的状态,
这才是好的技术文章,当然,这样一来必定有失偏激,所以,一般都是将明确的不明白的方向要注明,给以后留个后路…

更新记录

2010年10月15日 星期五,增添回应一节,增加ZQ的点评

10年10月9日 大幅度修改,增加了文档的优秀在于清晰,清晰的文档有合理的文档结构,合理的文档结构要求作者有完善的知识结构,三个小节

10年10月5日 初稿 10年10月5日 初稿



★ 超帅的Onenote在线版(WebApp)初体验

嗯!好吧!这里是我第一篇通过在线版OneNote写的文章。主要就是介绍如何建立OneNote在线协作笔记本。当然,为了方便截图,后面一部分就只在本地进行编辑,然后由OneNote同步到SkyDrive。在以往的文章中(个人知识管理:我为什么使用Onenote),我们已经介绍了OneNote的强大功能,但其功能上仍有缺憾,就是不能方便实现在线协作或者网络同步。虽然在OneNote群内使用了SharePoint进行协作,但其安装麻烦,运行不稳定,体验很差。这下好了,微软官方推出了基于Skydrive的在线协作平台,可以在线编辑Office文件特别是OneNote了。还在等什么?开始试用吧~

一、首先,注册一个Live账号

1、登录微软Live地址:http://login.live.com

image

2、注册一个Live账号,登录就可以免费得到25G的空间了

image

3、这是Skydrive文档主页,可以看到全部的文件,最近的文档,以及更改时间。

image

二、建立共享文件夹

1、选择新建按钮,新建一个文件夹

image

2、进行文件夹名称和共享权限的设定。

image

3、除了与好友分享编辑或查看权限外,还可以直接填入Live ID,使之拥有相应的权限。

image

三、建立OneNote在线协作笔记本

1、进入已经建立的文件夹,新建一个OneNote记事本,命名完保存。

image

image

2、鼠标放置到新建的OneNote笔记本上后,会出现更多选项

image

3、点击浏览器中编辑,就到了OneNote在线编辑界面,嗯,给个全景

image

4、大家有看到右上角的“在OneNote中打开”按钮没?点击这个,就会调用本机的OneNote编辑,并且笔记本会保存在本机上,对网络或本地笔记本的改动都会进行同步。于是:

image

5、把浏览器里面的地址发送给你的朋友,他们就可以登录查看你的笔记本了。如果你把他们的LiveID添加到刚才的权限表里面,还可以进行编辑,实现同步协作了。

image

好,今天就到这里,具体的体验下篇再说。如果你等不了,那登录Live,点击下面的链接,查看或编辑你看到的这篇文章吧。http://cid-72fecd33ffbb61b4.office.live.com/edit.aspx/GTDStudy.com/Onenoter.com?&

★ Tips:使用Firefox随时随地传文本到Gmail

本文版权所有「Geekme

这个Tips是针对《个人知识管理:如何运用Gmail成就「个人知识管理」平台?》一文的补充。

知识管理的流程,少不了收集(这点让我想起了GTD)。一些值得记录的文章,如果不能集中放在一个地方的话,那么以后翻找起来就异常麻烦。

如果要将Gmail当作知识管理平台,那么如何随时随地地搜集在网络上浏览到的信息呢?

昨晚我特别向biazil提出了这个问题,并与他研究到底如何实现。其中,我们试用过「EmailThis!」、「Send Page By Email」、「Google 工具栏」这几个Firefox的拓展,还试用过toread.cc和其他的Bookmarklet,都不甚满意。

原因为何?因为在选择了文本之后,再点选这些工具来收集,会非常傻的弹出一个窗口,叫你填入发送地址,然后才能将资料发送到邮箱。当然,这还是好的了,在「Send Page By Email」里面,还要你先下载一个Thunderbird之类的第三方邮件端,才能实现发送邮件的功能,真的很傻X(为啥一个这么傻的拓展,还能评价为Mozilla实验室里面Top50的项目啊)。

我和biazil一致认为,收集工具,应当是不会干扰到当前的阅读状态,也就是「随手记」,它必须是默默的工作,只需要简单的一两个步骤,就默默地把资料发送到邮箱(和GTD的收集工具的要求一样)。

后来biazil大神,找到了一个很阳春的火狐拓展、和一个配合这个拓展同样阳春的脚本。终于是可以实现这个功能。

首先,去http://userchromejs.mozdev.org/把一个名字为userChromeJS的拓展装上。

image (点这个拓展的名字,就会询问你是否同意安装来自XXX的拓展,记得选同意)

然后,找到Firefox的Profile的位置:

一般XP下是:C:DocumentsandSettingsAdministratorApplication DataMozillaFirefoxProfiles

Win7或Vista下是:image

在Profiles文件夹下面,你会看到一个文件夹,不管是什么名字,点开它。

然后,找到一个名为Chrome的文件夹。里面放着几个文件:

image

用记事本把image 打开,然后编辑,在最末那一行加上:

userChrome.import(“*”, “UChrm”);

效果图:

LB1$SI9GEI)340${%A]FEDX

Ok,第一阶段的准备工作已经搞定。

然后,到http://board.mozest.com/thread-28898-1-1这里下载一个叫「SendtoGmail」的脚本(也可以点这个下载地址下载)。

将这个脚本,放到前文提到的那个Chrome的文件夹里面(对,就是直接复制/移动)。

最后,重启一下你的Firefox,选择任意字段,点右键,会有惊喜发现:

image

看到「Send Gmail」这个选项吗,点击,然后你所选择的文本,就会出现发送到你的Gmail邮箱啦!效果如图:

image

这个方式的缺点在于,你所选取文本的标题,是你网页所显示的标题(就是浏览器所显示的标题)。要获得某篇文章的标题,你就必须进入那篇文章的网页里面,才能获取标题。

但是这个方式,很安静,不打扰,只要右键轻轻一点,再轻轻用左键轻轻一点,文本就自动发送到你的邮箱,不必烦恼。