★ 代问:如何整理万用手册里面的记录?

Yibie言:之前网友jianjun wang在社区里面提了一个很好的问题,并对该问题进行了详细的描述,但是缺乏回应,可能是因为社区里面的人很少使用万用手册的缘故,因此把这个问题放上来,看能不能集齐网友的智慧,帮他解决困难。

知道GTD以前

我一直用普通笔记本记录工作和个人事务,按时间为主线来记录事情,到月底要做月总结时候,很容易知道一个月做了哪些工作。

知道GTD后

我开始是用的活页万用手册来记录事务。按时间顺序记录一个月后,做完月总结,再以不同项目的方式分类,贴标签索引,方便以后查找。

现在的方式

Toodledo+Google日历+Evernote+万用手册,主要用软件来记录事务,用万用手册主要是记录会议内容、办公室里的深度思考时候、记录一些信息。

现在的问题

我如何对过去用过的万用手册里的信息进行合理分类?
对跨年的项目活页如何保存?单独买一活页本外皮?
如过用项目分类方式分类保存活页,就不能看到时间为主线的活页内容了,这里感觉是矛盾的,二者只能取其一。

大家都是如何处理的?

★ 转:2011年5月广州GTD线下Salon分享

Yibie言:前天,下午的时候向老板请假,坐车到广州参加广州第二届时间管理沙龙。令人激动的是,终于见到永锡一面,令人遗憾的是因为时间紧张,没能和永锡一同拍照。在聚会当中,竟然还遇见到自己博客的粉丝,既惊诧又感动。和永锡在博客里回顾的一样,这是不一般的因缘,希望我们能拥有更多的时间再次聚会。本来打算好好写写回顾,不过发现晨曦之雷的回顾更加到位,所以无耻转载了。以下是正文:

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广州GTD Salon终于在2011.05.19晚上如期进行了。

在这里还是向大家说一声抱歉,因为人数较多场地不适合的原因,所以就临时转移场地。(在这里感谢一下提供临时场地的JoJo,和三个标签分别是“单身,单亲,简单”的华农师弟,以及与我一起协调安排的JKzhang和周隽)

大概到了八点钟左右终于开始了我们的沙龙,虽然延迟了时间,但是大家的热情依然高涨,谢谢大家!

1张永锡老师进行20min的八页小书演讲

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永锡老师时刻把倒数计时器带着身边,特别是演讲里,严格掌握时间和演讲的进度。在演讲的开始还跳了一分钟的舞,在这个小小的演讲中永锡老师主要分享以下几点:

①   席慕容的《一棵开花的树》

一棵开花的树
如何让你遇见我
在我最美丽的时刻
为这
我已在佛前求了五百年
求佛让我们结一段尘缘
佛於是把我化做一棵树
长在你必经的路旁
阳光下
慎重地开满了花
朵朵都是我前世的盼望
当你走近
请你细听
那颤抖的叶
是我等待的热情
而当你终於无视地走过
在你身後落了一地的
朋友啊
那不是花瓣
那是我凋零的心

 

这是永锡在讲师联盟活动中所阅读的一首诗,那时候总共有四首可选,而永锡就选了这一首。前面同样读这一首的人泪流满面。

 

②   找keyman

在这里永锡分享以前李开复在台湾开的一次讲座,在报名结束前名额已经满了,在这个时候永锡写了两封信,一封信是给我学网的站务主管马京,另一封是google的一位公关。最后通过直接跟李开复沟通而参加到了这次活动。所以做事情要找keyman,找到了,问题就会容易解决了。

 

③   八页小书

这是永锡的小创意。第1页是写下当天最重要的三件(也就是eat that frog),第2、3页是写不同情境下要做的事情,第4、5、6页是写计划,分解任务,第7页是六个时钟,分别写三天的时间安排,最后一页是inbox,随时用来收集。听永锡老师说,今天早上先是完成广州沙龙的PPT,然后才是做东莞企业演讲,因为觉得这只青蛙比较大,这件事情比较大。很棒,谢谢老师!

 

④   结语:

参考他人的路

保持客观自觉

听信自己的心

走出自己的路

做最好的自己

 

2周隽短讲《5S生活—衣柜整理法》

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“5S”是整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)和素养(Shitsuke)这5个词的缩写。因为这5个词日语中罗马拼音的第一个字母都是“S”,所以简称为“5S”,开展以整理、整顿、清扫、清洁和修身为内容的活动,称为“5S”活动。

每个人生活中都有超过一万件的物品,要用对方法才能管理好这么多东西。周隽给我们细细讲解了如何在日常生活中管理好各种物品。

①    保持桌面的清洁,使工作场所一目了然,整整齐齐的工作环境,提高工作的效率。

②    用不到的东西要尽快处理,消除过多的积压物品。

③    把东西分类,放在固定的地方,消除寻找物品的时间。

④    长期坚持,养成良好的习惯。

另外当天是我们主持人周隽的生日,我们一起歌唱,祝福她生日快乐!

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3张思敏短讲《IT4Everyone——重新设计电脑课程》

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这是一场很炫的演讲。

首先介绍一下:

              ①中山医学院04级网络部长

              ②北校区研究生网络宣传部长

              ③TEDxYUE技术组

用itouch无线连接macbook来做演讲,PPT也做得很好,看起来简单,而且又比较炫!据思敏说,他能如此熟练是因为他之前已经说过好几场了。演讲的内容讲述了IT的一个发展的历程,以及一些相关技能。

①    基本技能:1盲打,2快捷键

②    三条通往新世界的管道:1博客搜索和订阅,2豆瓣、卓越和当当网,3TED

③    提高数据备份的意识,苹果只需要十分钟

 

4自我介绍—3个taps的方法

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(大家找到自己了吗?呵呵)

在这里每个人用30s的时间用三个词来形容自己,互相认识,几乎有四十个人左右。(只能凭个人印象,介绍部分的人)

①   张永锡老师:1时间管理,2爸爸,3讲师

②   彭慧医生:1外科医生,2跑步,3……

③   露露:22岁的中大女博士

④   吖豪:银行职员

⑤   蓝色骑士:穿着蓝色的衣服过来~呵呵

⑥   UU:站在角落帮忙拍照记录活动,辛苦了

⑦   保文:是一个谦虚型好爸爸的形象

⑧   严晗璐:1环保专业,要为世界作出一点贡献,2(第二点忘记了),3雷人

⑨   Kolina:白云广医的辅导员,辛苦你在过程中做记录了

⑩   张适:华南师范大学大一新闻系学生

⑪   周隽:5S生活,从德国留学回来的小海龟

⑫   阿茶米:关于幸福的一种探讨,是两位素食者之一

⑬   JOJO:谢谢你带来的麦克风

⑭   JKzhang:灯塔计划的志愿者,曾经也做过时间管理类培训

⑮  张思敏:沙龙后分享关于苹果的一些知识,获益匪浅

⑯  Yibie:学无止境博客的博主,从珠海赶过来了,专注于个人管理,知识管理

最后还有本人做一个简单的介绍:

⑰  雷宗扬(晨曦之雷):1晨型人(坚持了两年时间早起,在晨间不断积累),

2时间管理(学习时间管理两年,几乎把图书馆内的时间管理的书籍全部阅读完毕)

3兽医(也就是我本身学习的专业)

 

5三分钟的互相认识

    在这个时刻大家互相交换名片,互相认识。

 

6提问交流(精华语录)

①   时间管理是为了我们能做自己喜欢做的事情。

②   金钱不是最重要的,最重要的是追求爱好和意义。

③   “当下,master,目标”三点一线,平衡三者关系,找一条最适宜最平衡穿过的线。

④   人与人之间,你怎么对待人,别人就怎么对待你。例如我不断地向社群的人抛礼物,然而我会收到更大的礼物。抛礼物要找到对应的人,如老师与学生,医生与病人。

⑤   销售东西,要物超所值,超过它本身3倍得价值,超乎买家的期望。

⑥   对于拖延症,关键就是要找到自己最爱得东西,就会马上行动。例如见到心仪的对象!

⑦   无论追求金钱,事业或者什么,我们最终的目标其实是追求幸福。(本人见解)

 

7结语

广州的这次GTD Salon终于完满结束,谢谢大家的热情参与,籍着大家有着一个共同的兴趣,共同的追求,我们在这里相遇。相信这是我们以前“在佛前求了五百年”的结果,所以我们这次的相遇相识是多么的不简单。这样的弱连接正在潜移默化中渐渐地发挥他的作用。相信在这个万变的社会中总有一根线在牵引着我们,那就是梦想,是幸福。祝福以后大家都能获得成功,实现自己的梦想,得到幸福。

最后感谢大家的参与,大家的配合,期待我们下一次的聚会!

★ 信息碎片系列之二——BooguNote信息碎片管理

投稿:BooguNote

一、BooguNote概述

1. 定义:

1) BooguNote是一个用于信息碎片收集和整理的树型笔记软件。
2) BooguNote是一个信息加工工具。把碎片信息加工成有条理的信息。
3) BooguNote 也利于用户产出知识。BooguNote天然的树状结构能够让信息非常有条理。一棵树拎出来稍微休整一下就是一篇文章。

2.与其他软件的区别:

1)GTD软件。比如,doit.im和Remember The
Milk。GTD软件是进行时间管理的,记录待办事项的。待办事项是信息碎片的一种。BooguNote是设计来记录所有信息碎片的。

2)知识管理软件。比如,Wiz,EverNote和OneNote。知识管理软件的功能有,抓取信息,保存信息实体,利用目录方式、时间线、tag和全文搜索方式管理信息。BooguNote本身不提供信息实体的保存,只保存访问信息的途径,比如URL地址或者文件路径。

二、BooguNote日常使用

1) 写下自己的目标   (第一天)

2) 写下自己的想法,内容开始增长
(第二天)

3) 内容越积越多
(几天后)

4) 使用“组织”功能。
(一个星期后)

这个时候信息就增加得很多,界面显示比较混乱了。就需要通过组织功能把这些信息保存到新的boo文件中

保存完毕后,新boo文件的快捷方式自动建立在原boo文件中

5)
回到1)开始新的循环

三、BooguNote设计的奥妙

1.
一定要让碎片信息有结构。没有结构的信息不容易记忆,也很容易丢失。BooguNote可以让零散信息结构化。以前从来没有让零散信息结构化的应用。零散信息被结构化了,组成了文件,这样就不容易丢失了。以前容易丢失是零散信息没有组织起来。BooguNote与EverNote的区别就是碎片信息的结构化。容易被组织和记忆。而全局搜索和tag不容易被记忆。

2.
boo文件窗口用于展示当前正在使用按照任务来分类的信息,文件目录窗口用于展示按照自然属性进行分类的信息。两个分类体系这样就避免了按照任务分类和按照自然属性分类的矛盾。

3.信息刚生成的时候是我们使用这个信息最活跃的时候,也是信息所处位置最容易变动的时候。这个时候信息存在于boo文件中。boo文件中文字块易编辑的特性使信息容易调整在树状结构中的位置。随着该信息所属任务的结束,这个信息逐渐处于不活跃状态,这个时候信息所处的位置就比较稳定了。这个时候就通过Alt+S把长期保存到一个boo中。

4. BooguNote兼有wiki式结构和树状结构的好处。
1)boo文件实体以树状文件夹结构存放。这样能保证文件只有一份,而且能够以不容易变化的自然属性分类方式进行分类管理
2)boo文件之间通过文件快捷方式以网状的方式进行连接,方便用户的使用。文件快捷方式可以高效的建立知识之间的关系,而又不用到处拷贝boo文件的副本。

示例:

四、BooguNote使用技巧

1. 日常笔记文件的分区。分为三个区:缓冲区、todo区和分类笔记区。

1)缓冲区。主要用于记录突发的一些信息,比如接电话时候的记录。突然得到什么信息而有没有现成的存放地点。

2)todo区。主要存放一些待办事项。放在最顶部容易看到

3)分类笔记区。在下面用户存放各个工作任务相关的信息

2. 文件管理窗口的使用。分为三个部分:当前笔记.boo、分类笔记、时间线笔记

1)当前笔记.boo。日常使用的boo文件。基本上所有笔记都先记到这个 boo
中。信息逐渐孵化形成结构后通过Alt+S保存到“分类笔记”目录下。

2)分类笔记。按照信息的自然属性进行分类。

3)时间线笔记。按照日期保存的“当前笔记.boo”的副本。主要用来做备份用。防止误删信息。

3.
合理遗忘机制。我有一个名叫“当前笔记.boo”作为日常的主笔记。在“当前笔记.boo”中记录了几天的信息后我就需要删除一些我不再使用的信息。我不是简单的删除这些信息。而是先把“当前笔记.boo”拷贝一份副本到“时间线笔记”目录下对应年份和月份的文件夹中,命名为“2011_03_08.boo”。然后在“当前笔记.boo”中删除我想删除的信息。如果我想找到这些删除的信息,可以通过全局搜索功能搜索“时间线笔记”这个文件夹。这样既清理了我的笔记区域,又没有丢失任何信息。这就是合理遗忘的机制。

 

 

 

★ 顶级知识管理工具Evernote的GTD应用详细指南

Yibie 言:感谢塞壬兄的信任,以及好友善用佳软的许可,现将这篇精彩的美文发布在学无止境@一点一滴上。希望每个着重时间管理和知识管理的人能够在本文中获得更多的启发。

目录:

序章:GTD工具Evernote

第一章:搜集

1.1 Evernote软件端收集法

1.2 浏览器插件极为便利的网络撷取保存法

1.3 招之即来挥之即去的ALTRun或者Launchy工具:量身定制的收件匣(Email接收法)

1.4 无网络情况下的杂事收集

1.5 手机端的收集

1.6 外出无手机情形下的收集

第二章 加工和组织

2.1 Evernote的GTD加工和组织方法

2.2 使用Evernote区隔GTD的八大容器清单

2.3 核查清单(Checklists):创造性的提示

第三章 检视回顾

3.1 检视

3.2 回顾

第四章 执行行动

第五章 使用Evernote实践GTD的优劣之我见

序章:GTD工具Evernote

笔者曾在GTD系列教程首篇文章提出,GTD的核心理念是“迁出大脑内所有杂事,纳入一个可靠的外在体系(行动提醒系统 + 资料归档系统)直接管理”。换言之,就是把所有杂事控制在“手边”,而非“脑海”里。

实践发现,在两大系统中,快速高效有趣的资料归档系统是践行GTD的先决条件。如此一来,若能找到一个知识管理工具整合行动提醒系统和资料归档系统,合二为一,实践GTD就会更加便捷容易。

探寻许久之后,发现拥有网络端、电脑软件端、手机端的顶级知识管理工具Evernote介绍)颇为得心应手。

本文将介绍如何使用神奇的Evernote实践GTD的五大流程。

为方便不熟悉GTD的读者起见,此篇教程的目次结构和本系列教程开篇文章《GTD系列教程1:GTD精义和待办事宜服务Toodledo实践》大体相类,略作增减归并,以飨读者。另外GTD是因人适用的体系,请有意将Evernote作为GTD工具的读者根据自身实际情形裁剪使用。

第一章:搜集 [返回目录]

Evernote收集功能超级强大,提供了软件端快速截取、书签式网络撷取、Email接收、文件导入等诸般功能,搜罗资讯极为便利,可以很方便的收集各种资料和任务。

1.1 Evernote软件端收集法

Evernote软件端的全局热键:

▪ 复制所选快捷键Win+A键(可设定使用其它键)可选中一段文字即刻新建任务笔记资料。

▪ 新建笔记快捷键Ctrl+N(同时支持设定第二个快捷键)快速输入任务,按Tab键或者Shift+Tab迅速切换一则笔记条目的笔记本属性和标签属性处快速输入任务属性。

▪ 捕获屏幕快捷键PrintScreen键(可设定使用其它键)直接截屏收集资料。

除却全局热键快捷键之外,使用鼠标也能达到同样的目的。

1.2 浏览器插件极为便利的网络撷取保存法

Chrome、Firefox、IE等浏览器上的Evernote插件或扩展悉数支持快速收集网摘内容。

1.3 招之即来挥之即去的ALTRun或者Launchy工具:量身定制的收件匣(Email接收法)

杂事的搜集是实践GTD的一大瓶颈,使用ALTRun或者Launchy工具可以制造出无需开启Evernote软件的无敌收件匣。

这个方法的前提条件是先在Evernote里头设定一个诸如名为0@@Inbox之类的默认笔记本,如下图所示:

(图:设置Evernote默认笔记本示意图)

接下来以ALTRun(Launchy也能用)为例,需新建一个ss.vbs实现(实质上是个文本文件另存为vbs后缀的脚本文件即可),语句如下:

Set iMsg = CreateObject(“CDO.Message”)

Set iConf = CreateObject(“CDO.Configuration”)

Set Flds = iConf.Fields

schema = “http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/”

Flds.Item(schema & “sendusing”) = 2

Flds.Item(schema & “smtpserver”) = “smtp.gmail.com”

Flds.Item(schema & “smtpserverport”) = 465

Flds.Item(schema & “smtpauthenticate”) = 1

Flds.Item(schema & “sendusername”) = “EMAILADDRESS”

Flds.Item(schema & “sendpassword”) = “PASSWORD”

Flds.Item(schema & “smtpusessl”) = 1

Flds.Update

With iMsg

.To = “Evernote-EMAIL”

.From = “EMAILADDRESS”

.Subject = wscript.arguments.item(0)

.TEXTBody = message

.Sender = ” ”

.Organization = ” ”

.ReplyTo = ” ”

Set .Configuration = iConf

SendEmailGmail = .Send

End With

set iMsg = nothing

set iConf = nothing

set Flds = nothing

其中需要注意的是:

Flds.Item(schema & “sendusername”) = “EMAILADDRESS”

Flds.Item(schema & “sendpassword”) = “PASSWORD”

需要将EMAILADDRESS改成自己的常用邮箱(比如Gmail),PASSWORD改成邮箱密码。

而下面的两行语句:

.To = “Evernote-EMAIL”

.From = “EMAILADDRESS”

EMAILADDRESS和上面一样改为同一个常用邮箱(比如Gmail)。而Evernote-EMAIL需要到Evernote网页右上方点击【Settings】进入账户设置页面,复制【Settings】页面底部的Evernote私密邮箱地址(类似账号名.一串数字**** @m.evernote.com的形式)填入即可。如下图所示:

(图:Evernote私密邮箱所在网页位置)

将此ss.vbs右键发送到ALTRun中制成一个快捷项目,参数类型选择第二项参数无编码便可告成功。

使用时热键呼出主界面,敲入ss,即可打开一个小巧玲珑的输入框直接向Evernote网络端中添加任务和灵光一现。

(图:ALTRun的收件匣)

Launchy的设置大致相仿,也能实现灵感和任务的快速收集。

(图:Launchy的收件匣)

技巧小贴士:利用ALTRun软件的记忆功能,可以设定多个任务输入模板。

例如下一步行动清单细分的情境标签Tag和其他预设标签Tag等也可直接附加处理输入:

早上十点开会#office

整理衣柜#home

买鞋#shop

写博客#pc

看报表#read

摘录箴言警句和灵感速记#z

如果你设的情境标签Tag只取首字母,比如O(Office)、H(Home)、E(Errand)、S(Shop)、C (Call)、P(PC)、I(Internet)、B(Boss)、R(Read),那么直接添加情境标签等就更加简便:

早上十点开会#o

整理衣柜#h

买鞋#s

写博客#p

看报表#r

摘录箴言警句和灵感速记#z

此外还可以添加语句直接指定笔记本属性和多个标签@笔记本名#标签名1#标签名2……#标签名N(例如:文章的灵感@bolg#p#z)

1.4 无网络情况下的杂事收集

请参见拙文《神逸之作:国产快速启动软件神品ALTRun》第四章4.5小节ALTRun随手记的内容。具体实施步骤如下:

第一步: 新建一个suishouji.vbs(实质上是个文本文件),填入语句:

Const ForAppending = 8

Dim strTextFile

Set objArgs = WScript.Arguments

strTextFile = “D:ssjlzaqizaba.txt”

Set objFSO = CreateObject(“Scripting.FileSystemObject”)

If objFSO.FileExists(strTextFile) Then

Set objFile = objFSO.OpenTextFile(strTextFile, ForAppending)

Else

Set objFile = objFSO.CreateTextFile(strTextFile)

End If

objFile.WriteLine objArgs(0)

objFile.Close

语句中 strTextFile = “D:ssjlzaqizaba.txt” 的 D:ssjlzaqizaba.txt 是信手记录的文本文档,不用特意新建,运行时会自动创建。

第二步:利用Evernote文件导入功能实现D:ssjlzaqizaba.txt的自动导入

首先点击菜单栏上的工具,选择导入文件夹,进入界面后照着标注的红色长方形方框设定即可,如下图所示:

(图:Evernote导入文件夹设定)

1.5 手机端的收集

可以应用手机上的Evernote客户端软件。

例如iPhone上的行云流水一般的信手涂鸦收件匣Getideaz,能很好的契合Evernote的搜集。

Getideaz由时间管理领域领袖群伦的幸福行动家张永锡亲力亲为组织开发团队打造,数年磨一剑终告成功。此外,张永锡曾发大宏愿矢志欲要影响一百万人,言传身教,深耕细作,高山仰止,令人钦服感佩。作为知行合一的幸福行动家打磨推出的Getideaz收件匣,精绝灵便,已臻完美之境。君(孝)子不匮,永锡尔类,永锡出品,必属佳品。

关于张永锡这段经历请参见他撰写的文章《Why我想创作Getideaz?兼写创业历程》。

1.6 外出无手机情形下的收集

建议使用一张A4纸制成的随身纸笔GTD系统,随时随地都能很方便搜集杂事和任务。据笔者所知,下面的两种A4纸GTD系统极为便利:

第一种A4纸制成的随身纸笔GTD系统(Gweeksheet),如下图所示:

(图:A4纸GTD系统Gweeksheet)

第二种A4纸制成的八页小书GTD系统(张永锡设计的三日计划小册子),如下图所示:

(图:A4纸GTD系统八页小书用剪刀把中间一道折痕剪开翻叠成八页小册子可放入钱夹中随身携带)

两者相较,集收件匣、行事历、情境清单、等待清单、项目规划甚至还有简洁直观的Todo时计等诸多功能于一张A4纸八页小书GTD系统(便携小册子)显然更胜一筹,令人叹为观止!其实眼前的八页小书也是张永锡在实践中不断改进和完善的成果。八页小书的详情介绍请阅看张永锡撰写的文章《时间管理必杀技 八页小书三日计划》。

收集完毕之后,可以将八页小书上的书写记录和心智图用Evernote的摄像头功能摄入Evernote里保存为数位信息,使用Evernote强大的OCR(光学字符识别)功能还可随时搜索摄入其中的印刷和手写信息。

第二章 加工和组织 [返回目录]

加工和组织是GTD五大水平流程里的第二和第三个,一般来说使用数字工具实践GTD时,加工和组织两流程可以并行不悖的同步进行。

2.1 Evernote的GTD加工和组织方法

加工主要是利用Evernote网络端和电脑软件端的进行Stuff材料的加工处理,可以设置Evernote网络端和电脑软件端自动同步的时间间隔,也可以直接按电脑软件端的同步按钮或者快捷键F9实现快速同步。

打开Evernote电脑软件后,可按Tab键或者Shift+Tab迅速切换到Inbox笔记本的一则笔记条目的笔记本属性和标签属性处输入信息,回车确认。

加工和组织实例和处理步骤:

0@@Inbox里头所有杂事中的第一条是“早上十点开会”

首先阐明实质并厘清行动叙述如下:

※加工步骤:按Tab键迅速切换到笔记条目的标题,将“早上十点开会”,修改为 “早上十点到十点半 召集小陈小刘小张 开重要紧急碰头会 择定营销方案”。

加工完毕接下来迅速组织,方法如下所述:

※组织步骤(先处理标签也行):然后按Tab键(或者单击鼠标),迅速切换到笔记条目的笔记本属性处,输入数字1回车,就可以把这条笔记移转到 1@Action_Work 内。按击Tab键(或者单击鼠标),就切换到笔记条目的标签属性处,输入英文字母O回车,就可添加上Office情境标签(当然也可以依事务重要程度的高低或者四象限法加上标签1、2、3、4)。随后按击Shift+Tab后再按击向下↓方向键,便可切换到下一条笔记条目。其余条目均可以此类推。

2.2 使用Evernote区隔GTD的八大容器清单

Evernote的笔记本和标签功能极为灵便,可以灵活运用安排GTD任务清单。

2.2.1 日程表(行事历Datebook)

日程表是不可侵犯的圣域,只能记录特定时日的行动,宽松安排弹性最佳(机动灵活地安排其它事务)。例如定时的会议、某日必须完成的事务或者要用到的提醒信息。

2.2.1.1 Evernote行事历应用实践

第一种情况:每日例行事务和固定任务的处理

在4@Project/Datebook笔记本中建立一则笔记命名为!!每日例行事务和固定任务(标签设为ActionDay),记录每日习惯和定期惯例任务。完成每个行动之后在前头打勾,轮回打钩和取消打钩。另外特殊的周期性任务比如图中的1月1日(每隔70天更换一把新牙刷)的处置方法是更改或者增添下一个到期日(比如今天是12月4日,处在更换新牙刷周期内,而下一次更换日期是来年的1月1日填写截止日期1月1日即可,1月1日更换新牙刷后打钩,以后更改日期把再下一次的日期3月10日填入。)如下图所示:

(图:一个行动日Actionday标签的两大作用)

第二种情况:今日必须完成的其它事务

如上图所示,把记录今日必须完成的其它事务(主要在1@Action_Work和2@Action_Personal笔记本里)的几则笔记的标签都设为ActionDay,表明今日就是行动日。

第三种情况:未来一年中的某些指定时日必须完成的其它事务

主要利用标签功能,为这些事务的笔记条目(在 4@Project/Datebook 笔记本里)分别按月份在父标签Bv.Calendar(Datebook)下面设置以下12个子标签以便归类: 01January   02February   03March   04April   05May   06June   07July   08August   09September   10October   11November   12December

(图:未来一年的行事历标签设定)

具体运用的时候,在杂事0@@Inbox里头切换到笔记本属性处输入数字4就可以把这条笔记移转到4@Project/Datebook笔记本中,然后再按击一下Tab键(或者单击鼠标)就切换到笔记条目的标签属性处输入数字01~12回车即可。

例如:12月25日赠送家人圣诞礼物,按Tab键(或者单击鼠标)切换到笔记本属性输入4回车后自动移入 4@Project/Datebook 笔记本,再按Tab键(或者单击鼠标)输入12回车即可设定12December标签。

2.2.1.2 Evernote结合谷歌日历(Google Calendar)的应用实践

第二种方案需要结合Google Calendar实现提醒。

首先设置在Google Calendar中设置一个默认的邮件提醒,然后在邮箱中设置一个过滤器,将所有来自 calendar-notification@google.com 并且标题为Reminder转发到你的Evernote邮箱 (****@m.evernote.com) ,然后在任务到来那天的时候提醒邮件就会被转发到Evernote邮箱中,此时在Evernote中用Created:day source:mail.smtp搜索,很容易就能找到预先设定的任务提醒了。

此外还可以利用Google Calendar提供的邮件提醒或者短信提醒等功能。

2.2.2 “下一步行动”清单:根据情境分类

下一步行动的主体容器的构建笔者主要依据前贤圣哲所说的“君子三立”立功、立德、立言,权且见贤思齐设立了三个笔记本,分别如下:

(图:下一步行动清单的容器)

1@Action_Work:工作事务的行动内容,主属于立功范畴。

2@Action_Personal:私人事务的行动内容,主属于立德范畴。

3@Action_Blog:个人创作时的所需资料和行动,主属于立言范畴。

下一步行动根据情境归类主要使用Evernote的层级标签(父子标签)功能实现,如下图所示:

(图:下一步行动细分的情境标签和其它标签设定)

◆ 固定地点(特定地点才能进行的活动):Home、Office

◆ 移动跑腿(外出或购物活动):Errand、Journey、Shop

◆ 依赖工具的活动:Call、PC、Internet

◆ 人际沟通和议程活动:Boss、Mate、OthersPeople

◆ 阅读活动:Read

◆ 思考规划活动:Think

标签的设立原则是越简短简单越好,同时要尽量避免首字母重复出现,这样操作更便捷快速。

另外还可以给所有的下一步行动清单添加统一的标签next,批量设置next标签的方法如下:

例如选中1@Action_Work里面的一条笔记后,按Ctrl+A全选此一笔记本里头的所有行动,再按Ctrl+Alt+T会弹出一个指派标签界面,如下图所示输入next后连击两次回车即可。

(图:标签next的批量处理方法图示)

2.2.3 一个“等待”清单

等待别人完成的任务也需要组织成清单以提醒自己(最好标明委派日期),以便追踪和跟进交办事项的进度。等候期间可审时度势选择是否采取行动推动事态的发展。

等待清单条目笔记可以保存在Evernote里5@Wait/Someday笔记本里头,设置标签为Wait即可。相比需要时常查阅的“下一步行动”清单,等待清单只要根据需求隔段时间查看一下。

2.2.4 “项目”清单

一个下一步行动(单步行动)无法完成的任务都是项目(多步行动才能达成),需要列入项目清单以备提醒。

要理解项目清单只需厘清下面几个概念:

* 下一步行动=单步行动的任务

* 项目=愿景+目标+多个下一步行动的分步骤任务

* 项目清单=备忘的多个愿景目标的集合目录

Evernote笔记里头可以组织树形大纲结构的规划,还可以连接思维导图档案,极其方便。

另外还提供手写笔记功能,从某种意义上来说Evernote应该是最接近纸面规划感觉的GTD工具之一了。

(图:项目任务规划示意图)

“项目”清单和行事历任务都保存在4@Project/Datebook笔记本里头,可能有人会问是否会混淆不清难以一目了然呢,其实可以按一下标签栏位依次排序就很清楚了。另外,更好的方法是利用下一章检视搜索的技巧实现这一目的。

2.2.5 项目支持资料

项目支持资料只是支持项目行动和决策的辅助信息,不是项目的行动,也不是项目提示。

项目支持资料可以和下面提到的参考资料一起存储到Evernote里,可按主题或题目加以分类组织整理(此时项目就成了索引)。较之参考资料,用于保障项目正确顺畅进展的项目支持资料需要更为频繁的适时查阅。

Evernote的标签可以多维度多视角的描述内容,可以标注小分类,也可以很方便的将大分类中的不同资料联结到一起。

例如笔者撰写这篇教程时,把几个关于Evernote和GTD方面标签的参考内容一起移动到3@Action_Blog里,缩小范围便于搜索和查阅。

2.2.6 参考资料

不需要执行任何行动的具有潜在价值的纯粹资料(备查效用),可以归档到各种资料存储系统:

通过主动阅读、评估价值、收集重点的方式将一些有用的资料归置Google Reader、Evernote、Wiz之类的资料归档系统,以便日后含英咀华。三者均有强大的Tag功能可以使用,此外,善用Google Reader的“发送到Send to”功能可以很方便的将重要资讯移转到Evernote中加以精细批览札记。

参考资料的分类标准因人而异,于此介绍一种从知识使用角度纳为四种类型的知识分类法(如下图所示):

(图:参考资料归档方法图示)

■ 事实知识(Know-what):笔者细分为Applications应用资讯、Blog资讯、Health健康资讯、Literature文学知识、Contact & Diary晨间日记和人脉管理信息(其中收到的名片可以直接用Evernote拍下来保存以便检索)

■ 原理知识(Know-why):Productivity生产力资讯知识

■ 技能知识(Know-how):Skill自我和组织机构积累内化的技能经验知识

■ 人力知识(Know-who):KnowWho他人的隐含经验类知识

事实知识(Know-what)和原理知识(Know-why)两大类属于可确知显性知识,技能知识(Know-how)和人力知识(Know-who)属于不易察知挖掘、难以估值掌握的隐性知识。笔者认为个人能力的提升和社会的进步关键取决于由后者即隐性知识。

对于参考资料Evernote里头可以设置两个保存搜寻条件:

♢ 尚无标签的笔记名称No Tags:查询语句-tag:*

♢ 妙文摘要笔记名称z(摘录妙文或灵感札记):查询语句tag:”z”

信息时代资讯为王,摒弃被动接受信息的疲劳轰炸转而主动抓取于己有利的资讯必将成为现代人益发重要的一项关键性技能。掌握资讯,也是培养洞察力的一个重要途径。

关于如何掌控提炼资讯可以参详GTD Life博主邹鑫所撰的浅阅读时代的知识管理系统系列文章。

GTD Life博主邹鑫也是风行国内、洛阳纸贵的《小强升职记》的作者,一名可钦可敬的时间管理达人。

《小强升职记》一书的出炉也是邹鑫应用GTD方法于工作之余抽时间写成的,《小强升职记》个人观感是虽无突出创见,不过这种目标客户样板式的写作手法从颇为独特的视角切入,深入浅出的阐释了GTD的理论和相关实践。此书娓娓道来的鲜活笔触将枯燥的GTD理论轻松解构,可以称得上是“本土化”最为成功、实战性超强的事务和时间管理学教材(就是书名有点让人摸不着头脑,哈哈)。

2.2.7 一个“将来/也许”清单

这是你的梦想清单,即当前不能采取行动但日后可能会有所行动的资料和提示信息,其内容来源于收件匣、创造性的想象力、提升高度重估当前进行中的项目清单(项目停滞不前或限于精力暂时割舍)。

可以保存在5@Wait/Someday笔记本里头,可以使用下一章提到的六个高度愿景规划来实现你想要达成的梦想,倾听内心的声音,立足现在,放眼未来。

(图:六个高度的愿景规划设定和晨间日记以及人脉管理)

图中Contact & Diary笔记本主要记载人脉管理和晨间日记

人脉管理的标签主要是Friend(朋友以及联系人资料)和Keyman(关键的伯乐人物) 。

晨间日记有助于每日检视自己的所作所为。

六个高度的愿景规划如下:

▪ 5万英尺+:人生终极目的和原则(面临重大变化和转折时检视Life)

▪ 4万英尺:3~5年的展望(建议每年检视Vista)

▪ 3万英尺:1~2年的目标(建议每季检视Year)

▪ 2万英尺:责任范围(建议每月检视Duty)

▪ 1万英尺:当前的项目(建议每周检视Goal)

▪ 跑道:下一步行动(建议每日检视Quotidian)

数字1、2、3、4标签主要用来表明事务的重要程度或者四象限划分法,也可以使用MITs(Most Important Tasks)等英文替代1、2、3、4加以细分。

除此之外,将来和也许略有差别,将来清单更倾向于志向,需要做的成分多,也许清单则偏重于兴趣(有些内容的性质比较接近于参考资料),可以使用Maybe标签标注也许清单的内容。

2.2.8 垃圾桶

Evernote所有已然完成的行动或者可能不再需要的笔记条目都可按Delete键丢到Evernote的废纸篓里。丢入废纸篓里的条目便无法通过搜索Tag等属性找到丢弃的行动或者条目,这对GTD来说简直是妙不可言的功能。当然废纸篓里的条目也可以加以清除。

(图:Evernote的废纸篓即是GTD里头垃圾桶图示)

2.3 核查清单(Checklists):创造性的提示

根据你的需要大胆地创建各种类别的核查清单(查漏补缺的列表),主要用于核查缺漏以及保持控制。

详细核查内容可以记录到Evernote任意一则事务笔记内文里头,是否需要设立可视情况而定。

第三章 检视回顾 [返回目录]

3.1 检视

检视其实是信息反馈能力的表征,可以是一般意义上的查看还可以是深层次的洞察。

3.1.1 Evernote自带的检视三大法宝笔记本和标签以及搜索框

检视最为简单当然是使用上文提到的Evernote的笔记本和设定的标签。

除此之外,也可以利用Evernote软件端和网络端提供的搜索框实现。

例如Evernote软件端可以按一下快捷键F6快速进行搜索,如下图所示:

(图:Evernote自带的搜索框)

Created:day tag:next(今日创立的带next标签的任务)

还可搜索:

tag:home(所有带home情境标签的下一步行动)

tag:office(所有带office情境标签的下一步行动)

intitle: 搜寻标题(快速查询包含所搜寻标题字眼的笔记)

……

上述的搜索内容除了搜索全部笔记之外,还可以切换到个别笔记本里查探搜索。

诸如此类的笔记标题、标签或者内容,而这些语句都可以利用Evernote创建保存搜索的功能保存下来,下次就不必输入直接点击保存的搜索即可。

Evernote搜索语法的详细情形请参照Evernote的帮助文档。

另外,Evernote的网络端也支持此类搜索。

3.1.2 Evernote借力Google打造的个性化搜索

安装Evernote推出的Clip to Evernote官方扩展即刻实现。

https://chrome.google.com/extensions/detail/pioclpoplcdbaefihamjohnefbikjilc

例如搜索所有的下一步行动只需在图中Google搜索输入框里头输入tag:next,如下图所示:

(图:Evernote借力Google搜索)

3.1.3 ALTRun配合Evernote网络端实现检视

ALTRun快捷项设定如下:

命令行语句https://www.evernote.com/Home.action?hash=#v=t&b=0&x={%p}

参数类型选择最后一项

(图:ALTRun配合Evernote网络端快捷项目设定示意图)

使用时候可在小巧的关键字输入框内输入tag:pc,tag:boss等语句。

(图:带自动记忆和匹配功能的ALTRun关键字输入框支援Evernote网络端搜索图示)

3.1.4 ALTRun配合Evernote软件端实现检视

ALTRun除了能配合Evernote网络端实现检视,还能使用Evernote软件端的脚本功能实现快速检视。

ALTRun快捷项设定如下:

命令行语句@g:Program FilesEvernoteENscript.exe showNotes /q

参数类型选择最后一项

(图:ALTRun配合Evernote软件端快捷项目设定示意图)

使用时可以利用ALTRun的记忆和自动匹配功能免去一些繁琐的输入,如下图所示:

(图:带自动记忆和匹配功能的ALTRun关键字输入框支援Evernote软件端搜索图示)

ALTRun的记忆和自动匹配功能可以帮助Evernote实现快速搜索情境等标签

3.1.5 Launchy配合Evernote

Launchy配合Evernote实现检索的缺点在于没有记忆功能,相比ALTRun效率稍低。

Launchy配合Evernote的配置如下图所示:

(Launchy配合Evernote的配置设定图示)

3.2 回顾

回顾其实是检讨和审查生活的反馈自省活动。

Evernote里头可以借助保存搜索功能实现,如下图所示:

(图:Evernote保存搜索功能有助检视任务和资料)

名称@NextAction

查询语句 created:day tag:next

名称@本月回顾检视

查询语句created:month

名称@今日回顾

查询语句 created:day

名称@每周回顾检视

查询语句 notebook:” 4@Project/Datebook” created:day-7

名称@三个月回顾

查询语句created:day-90

名称No Tags

查询语句-tag:*

名称Z(摘录妙文或灵感札记)

查询语句tag:”z”

第四章 执行行动 [返回目录]

常言道:磨刀不误砍柴工。不遗余力、精益求精的磨练GTD工具固然无可厚非,只是不要过于耽溺其间,以免舍本逐末,变成只磨刀不砍柴。

须知GTD是实践性极强的活动,讲求的是知行合一,关键在于执行行动。绝不可磨断了“刀”,“柴”却没砍几下。

千万记得GTD的精髓在于持之以恒的关注积极的结果并不断采取后续行动。

聚焦行动,尽管去做!

第五章 使用Evernote实践GTD的优劣之我见 [返回目录]

使用知识管理工具Evernote实践GTD的最大好处在于:可以将所有杂事整合汇聚到一个工具里头,不必另外寻求其它软件。以简驭繁,操控如意。

另外Evernote的诸多强大功能可以灵活多变实现各种需求,譬如Evernote具备加密任意内容功能、OCR(光学字符识别)辨知图片中的文字功能、强悍的拖曳和分类管理功能等,简单的例如复杂任务的规划等方面都令一般的GTD工具难以望其项背。

使用Evernote实践GTD的劣势在于定时提醒的实现比较麻烦,另外Evernote2.x版本已然具备的复制笔记功能被取消实为憾事殊属可惜,这个功能对于实现多样化的任务模板颇有助益,目前只能借助ALTRun的记忆功能或者Evernote自带的导放功能变相实现。

附:文章更新历史

2010-12-20: 经两次修订,首次发布。

2010-12-04:初稿。

★ 管理时间的七个好习惯

以下整理自秋叶的忙人时间管理QQ群讨论聊天记录

对于秋叶讲课中的内容进行了归纳和提炼,对部分内容的顺序进行了调整。

第一条:经常预测未来会发生什么,然后提前准备。

不是做事情效率比大家高多少,是我事先就利用零碎时间把一些素材都整理好了,所以真正写的时候就快。

  • 超前判断,超前行动的习惯,我不做事后诸葛亮,我经常花时间想公司的年度规划,领导讲话,国家政策变化,这些变化必然导致一些工作大局重心变化,对于具体工作,必然导致工作方针政策和方法调整,对这些调整如果你有有先见之明,你就可以提前准备素材。
  • 善于管理时间的人往往善于理财呢?从这个角度去看,抓住财富机会也是要有预判能力。

第二条:学一点统筹方法。

一定要养成随时考虑最优次序的习惯,考虑得多了,哪些事情先做,哪些事情后做,哪些需要在无干扰情况下做,哪些可以在有干扰情况下做,这样可以让自己时间利用最有效率。

  • 例如:尽量不要在周末或节假日去理发;
  • 例如:尽量不要在人多时候去吃饭;
  • 例如:尽量不要在高峰期上下班;
  • 例如:尽量不要在节假日去购物;

第三条:紧急和重要。

  • 很多人真正的问题是这一辈子都没明白什么是最自己最重要的,所以紧急和重要的判断他永远都答不好。
  • 紧急的事情往往要优先做到处理完毕,否则就会让你无法做重要的事情。
  • 重要的事情往往要坚持做到一个阶段,否则就永远也做不完。

第四条:养成随时建立索引的习惯。

信息只有结构化才能变成可利用的知识,一旦具备了知识贮备,以后解决问题就可以利用顺藤摸瓜的方式以非常高的效率解决。

  • 把一切活动和信息都结构化,系列化,标准化,可以让你节约大量的时间。
  • 做计划不是最大的习惯,喜欢建立索引才是最大的习惯,一个喜欢归类和秩序的人自然会掌握做计划的方法。
  • 很多书上都提出了这样或那样的技巧,我把他全部归为一个习惯,就是看见一个东西就想把它和某种自己很容易联想的“索引”挂起来,这样你的记忆容量在增加,你的搜索速度会提高,你的解决问题效率会提升,你的时间会变多。
  • 活动索引
    • 每天的工作,生活安排是活动,需要用工作计划、每日备忘录等形式加以管理。
  • 资料索引
    • 所有的纸质资料,电子资料有没有好的电子目录,文件夹目录?甚至包括邮件分类目录?
  • 知识索引
    • 自己知道的东西到了一定程度,一定要找一些时间把它结构化,把一些零散的学问变成有提纲的体系,甚至是个人论著。
  • 资源索引
    • 把你的手机号码合理分组,名片合理分组,QQ合理分组和淘汰,网络社区合理分组,网站收藏夹合理分组,书籍合理分类,都可以让你节约大量零碎的时间。

第五条:最小化你的工作环境

就是尽量减少你启动工作的边界要求,你可以自由支配的时间每天至少增加2个小时

  • 对工作环境要求越低,我可以利用的工作时间越多,我可以启动工作的状态越快。
  • 培养自己用一只笔一个本子就可以开展你需要开展的一切工作的习惯,
    • 尽量不要依赖高科技产品完成工作,他们很多都是浪费时间的设备,而不是真正帮助你的设备。
    • 高科技产品可以用,但不要养成依赖性,不要离开了高科技产品就不能工作
  • 所以看书要想有收获最好看纸质的,比电子书更好,学习更深刻,看起来慢其实快。不过有一个建议,考虑到很多朋友经常掉手机,所以一定要一款可以随时把通讯录输入到网络的手机,这样就不怕手机掉了,节约时间很多。

第六条:一次只做一件事

要想让时间有效率,就得一个一个去做。

  • 很多人在做不喜欢的工作的时候,其实喜欢被干扰的,在他们的潜意识中,这样让他们显得很忙,而且一旦做得不好,也就有了借口。
  • 既然无法回避,不如集中精力去做!

第七条:把事情至少做到80%才结束。

把事情做到一个无法倒退的点, 下次再做才不至于从头再来。

  • 一件事情不是因为专注的做就行,好比学生复习,不管看了多久,要么系统复习完一章,要么系统复习完一个知识点。否则下次继续复习还得从最开始看起。所以有的学生一直到考试,永远还在复习前几章。

★ 转载:报名【第十五届 幸福行动家时间管理研习会 北京场 初阶班】2010/11/27 (六)

Yibie 言:我的朋友永锡,是一名成功的时间管理讲师,他的幸福行动家研习会台湾十分受欢迎。同时他还是一个十分有梦想的人,立志要影响100万人,如今还通过开发 iPhone 软件的做法扩大自己的影响面。之前他已经到过北京开研习会,有很多好朋友参加,可以参见这篇纪实。这次他又到北京讲课,想找到幸福吗?去听永锡的课吧!

时间管理找永锡,幸福人生永珍惜

第十五届 北京场 幸福行动家时间管理研习会 北京场 初阶班
█活动时间: 2010/11/27(六) 14:00─20:30 (四小时讲课,课后活动两个半小时)
█活动地点:北京 新东方教室 (确实地址另行通知)
█课程费用:RMB 200元 学到的知识及能力:无价!
█接受报名:40 人
█缴费方式:现场缴费即可

█报名方式:请点击填写下面报名表,费用当场缴纳即可,但报名不到并未事前通知将列入黑名单,丧失以后报名机会。
http://www.formstack.com/forms/?1022325-9HZ8ReZWaY
█活动联络
有任何课程课程问题欢迎询问张先生,电话 18610056913
E-mail:gtdercn@gmail.com

★ 投稿:ToDoList 使用简要教程

Yibie言:感谢 wlw 的投稿,本篇教程堪称史上最全的 ToDoList 教程。欢迎大家到他的博客坐坐。

ToDoList简介:绿色小巧但又异常强大的开源任务管理工具,支持多列表、多层级、多种属性、任务计时、多人协作以及与多种软件互转数据…

官网及下载地址,目前最新版为6.1.b4(英文),另有边城、天毅等人汉化的6.08版。
ToDoList_Menu2ToDoList软件主界面flash动画演示 1.54M(F11全屏观看,Esc或F11退出全屏状态)软件界面为简单的列表形式,非常容易上手,一般只需要尝试着新建几个任务,然后稍微摸索个几分钟,就可以掌握软件的基本操作了,

就任务管理而言,日常需要做的也就这么几步:新建任务(标题、备注、属性…) – 查询任务 – 修改任务(状态、内容…) – 完成归档;

而在ToDoList中你可以通过如下简单的快捷键操作,完成上述过程:

——————–第一次使用时——————–

1、新建任务列表:     Alt + F -> 回车;

——————–平时常用操作——————–

2、打开任务列表:   Ctrl + O -> Shift + Tab (聚焦至文件夹对话框中) -> [ Backspace (向上一层) ] -> <选择*.tdl文件> -> 回车(一般默认会自动上次软件关闭前打开过的任务);

3、新建任务:         Ctrl + N -> <输入任务标题>  ->回车 (Ctrl + Shift +N -新建子任务);

4、编辑任务属性及备注: Tab -> <输入或选择相应内容>(含分类、状态、预计开始结束时间、指定/委派人、设置提醒、备注等);

5、保存任务列表:   Ctrl + S;

6、查找/筛选任务: Ctrl + F – <输入查找条件> ->回车;

7、选择相应的任务: 方向键向上或向下;

8、修改任务列表:(设置完成进度,开始计时等) F2 -> <输入新的标题> -> 回车 -> Tab -> <修改相应的任务属性>  (Ctrl + 方向键,调整任务位置或层级);

——————–以下为可选步骤——————–

9、将已完成任务归档: Alt + S -> 向右 -> H;

10、共享/分享任务: Ctrl +E (导出) / Ctrl +I (导入)……

从上面可以看出软件的操作并不复杂,但如果你想充分的发挥ToDoList的作用,

建议尝试下以下几个实用的小技巧,也许它们可以帮你让日常的工作更轻松、更有效率:

Ⅰ、闹钟提醒

Ⅱ、预设属性参数

Ⅲ、自动格式化

Ⅳ、自定义显示内容

Ⅴ、命令行使用

Ⅵ、桌面显示待办任务

Ⅶ、ToDoList常用快捷键

注:正文中每一个小技巧将被分解为3-4部分来介绍:1、功能需求背景 2、功能效果演示/需求预期目的 3、软件操作方法 4、个人心得

Ⅰ、闹钟提醒

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一、功能需求背景:

列表中有些事务/计划对时间要求比较严,指定了明确的开始或结束时间(如会议)。而在执行该任务前,我们不可能去时刻惦记着它,当然更不能忘记疏忽了,此时就需要让电脑能在到点前自动提醒一下自己,而这就可以用到ToDoList中的提醒功能了。

二、功能效果/需求目的:

Todolist中当任务到期时将自动弹出图1所示的提醒对话框,并播放指定的闹铃:

ToDoList_Remind_over
图1:任务到期提醒对话框三、操作方法:

1)、选中需要设置提醒的任务;

2)、通过菜单“Edit”或右键点击该任务,然后选中“Set Reminder…”,如下面图2所示;

3)、设置预定提醒时间:开始/到期前__时间(可以设定0分钟-4周),或具体的提醒时间;

4)、指定提示声音文件(必须为WAV格式),然后点击“OK”(建议不要使用过大,过长的声音文件);

5)、此时设置工作结束,但如果要让提醒有效,还需要保持ToDoList处于打开状态,详见下方附注的小技巧;

6)、当指定时间到点时,系统将自动弹出图1中所示的提醒对话框,并播放指定的闹铃,此时我们可以按照预期计划处理执行该任务,也可以选择延迟提醒(可以设定5分钟-6小时);

7)、另外如果您想提前取消该闹钟提醒,可以通过菜单“Edit”或右键点击该任务,然后选中“Clear Reminder”;

ToDoList_Remind
图2:闹钟提醒设置,点击后放大查看注,版本区别:

6.0.8版(有中文版)中可以实现任务到期或开始前__分钟自动弹出提示对话框,并播放指定声音,此功能对于循环事件依然有效;

6.1Beta版(只有英文版)中则又另外新增了直接设定具体提醒日期及时间的功能。

********************保持ToDoList处于打开状态的小技巧分割线********************

打开ToDoList后,依次点击:菜单“Tools” -> “Preferences…” -> “General” -> 勾选第三项“Minimize ToDoList to the ‘System Tray’When:”(最小化ToDoList至系统栏) -> 选择下面下拉条中的“the Minimize or Close Button is Selected”(最小化或关闭时) -> 同时也可以继续勾选下面的“Toggle Visibility on clicking the tray icon”(单击系统栏图标是切换显示或隐藏ToDoList)。

另建议:勾选该页中的Global Hotkey(全局快捷键),并指定相应的调用快捷键,如我设置为:Ctrl + T ,以方便随时快速的重新打开ToDoList 。

Ⅱ、预设属性参数

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一、功能需求背景:

一般受工作、个人习惯的限制和影响,在添加新任务时,很多任务属性的内容可能都是固定的。此时,如果能预先定义好相关字段,以后直接点击选用的话,那就可以非常有效的节约输入时间,方便筛选及后期数据汇总分析…

二、功能效果/需求目的(对所有的任务列表有效):

1、分类、状态、制定人、委外人等变化比较少,可以直接预先设定好常用内容,后期点击选用,而对于不常用或在没有预设的内容,则直接在任务列表中单独输入;

2、新增任务时,由ToDoList自动补充填入预设属性;

3、新增子任务时,自动继承上一级(父级)任务的属性;

三、操作方法:

1、依次点击菜单“Tools” -> “Preferences…” -> “Default Task Attributes”打开如下图3所示:

ToDoList_Default_Task_Attributes
图3:预设属性字段设置,点击后放大查看2、分别设置:“默认属性”、“继承属性”、“默认下拉列表”

1)、默认属性:针对上述需求2,作用是在输入任务标题后自动填入部分其他相关属性,此处直接输入相应的内容即可;

2)、继承属性:针对上述需求3,自动继承上一级任务属性,先勾选“创建子任务时,继承父级任务的如下属性”,然后选择下面相应需要继承的属性;

3)、下拉列表:针对需求1,预先定义,后期直接点击选用,在右下角的下拉列表区域内包括:Category(类别)、States(状态)、Allocated By(指派人)、Allocated To(接收人),输入方法:输入完一条内容后,直接回车,然后继续输入第2条内容,回车,…….(如果需要删除某个预设内容,可以选中该内容,然后按Ctrl + Delete键)。

(注:以上设置是针对所有的任务列表有效,如果想不同的列表使用不同的预设效果,可以参见正文下面的”多配置文件灵活应用”,
如果只是想在个别列表中实现“输入属性后,后期选用”的效果,就不需要单独设置,ToDoList默认就带有此功能,你可以自己现在就输入看看. ^.^)

四、个人小建议:

上图右下角的下拉列表设置中,我们需要认识到设置分类的目的:是为了能在最短的时间里找到Next Action(下一步行动)。所以这里无所谓权威,结合个人实际设置就好了,以下分类仅供参考,请勿生搬硬套,但强烈建议在分类前加上数字序号,方便排序后更容易找到。同时需要预先提醒的是:同步数据(如导出通用“*.Ics”格式文件)时,在其他软件中一般默认只认可”Category(类别)”分类(这个只能怪其他软件都是粗线条管理 ^.^)。

1)、Category(类别)的设置可以参考学习GTD中常用设置,如:

收集/待整理:@Inbox(收集箱);

需要行动:@Next Action(下一步行动,马上要做的),@Calendar(安排至日程表,特定时间再做),@Waiting For(已经委派给他人做了,现等待结果);

无需行动:@Someday/Maybe(将来也许会做),@Reference(灵感或参考资料);

或者单独以场景来分类:@Computer(在电脑上),@Call(在电话里),@Home(在家),@Work(在公司),@Errands(在外),@AnyWhere(随便什么位置);

2)、States(状态)

可以设置为人的状态,即任务对精力、体力的要求:巅峰、旺盛、一般、疲惫;

也可以设置为任务状态:#Doing Now(正在做),#Do it ASAP(尽快做),#In Calendar(放入日程表中,将来做),#Waiting(暂定/等待),#Done(已经完成),#Review(待回顾);

3)、Allocated By(指派人),可以设置为:上级领导、同事、客户、供应商、常打交道的一些联系人、朋友、家人、自我…

4)、Allocated To(接收人),可以设置为:同上,也可以将此字段看做一个任务的预期目的,进一步细化,如:个人-健康,个人-情义,个人-理财,个人-学习,个人-兴趣……

********************特别说明:多配置文件灵活应用********************

以上预设是对所有任务列表均有效,默认配置文件保存在ToDoList文件夹下的ToDoList.ini文件中;

如果想仅仅针对某些单独列表有效的话,可以灵活的利用上述的ini配置文件,操作如下:

1、关闭ToDoList,复制ToDoList.ini文件,原地粘贴,并改名(本例中更名为new.ini);

2、右键ToDoList.exe,发送至 -> 桌面快捷方式 -> 回到桌面 -> 右键刚才新建的快捷方式 -> 属性 -> 修改“目标”,在ToDoList.exe后添加上引号中的内容:” -i new.ini” -> 点击“确定”;

3、双击打开刚才修改完毕的快捷方式,修改相应的选项属性,此时修改后的配置将自动保存至new.ini;

4、以后双击此快捷方式后,ToDoList将加载new.ini配置中的设置用于某些特定任务列表管理;

5、类似的,我们可以创建多个ini配置文件用于实现特殊的个性配置要求,当然也可以不用建快捷方式,直接以命令行的方式加载不同的列表,具体方法后文中再继续讲;

********************补充说明:如何删除单个列表中无用的非预设字段********************

当我们在ToDoList中输入一些任务属性时,ToDolist会自动记忆之前输入过的内容,并保存在该任务列表文件(*.tdl)中,作为可选项提供给后期任务选择输入。这是一个非常方便的功能,但也有个小bug:当之前输入错误,重新输入更正后,我们会发现原错误数据依然会保留在该文件中,成为无用的垃圾数据,且无法直接删除。此时如果想清除掉他们,我们需要这样做:

方法1、在列表属性区,点击欲修改属性字段后的小三角,展开显示所有的内容后,鼠标移至欲删除的内容上,不要点击,在展开状态直接按Ctrl + Delete键即可删除。

方法2、右键点击该任务列表文件(*.tdl),选择用记事本之类的软件打开,在文件的最底端可以找到该错误数据,直接删除相应内容。

Ⅲ、自动格式化

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一、功能需求背景:

当列表中的任务越来越多,而我们又不想通过筛选来查看某些任务的时候,此时就可以使用ToDoList的自动格式化功能,以色彩视觉来区分不同类型的任务。

二、功能效果/需求目的(对所有的任务列表有效):

1、当给任务设定不同Category(类别)的,该任务字体颜色(或背景色)将自动变为预先设定好的颜色;

2、同上,只是设定依据为优先级或分配人;

3、到期的任务/今日到期任务/已完成任务/已标记任务 与正常待处理任务通过色彩自动区分;

三、操作方法:

1、依次点击菜单“Tools” -> “Preferences…” -> “Fonts and Colours”;

2、选中“Colour Task Titles by Category”(按分类自动设定任务颜色),然后输入Category类别名称,选择相应的颜色,回车添加后继续设置其他Category的颜色;

ToDoList_Fonts_and_Colours
图4:自动格式化设置(点击放大查看)3)、其他设定可以参照上图中的说明,除了按分类设定颜色外,你也可以勾选使用优先级或任务分配人来定以任务的颜色;

4)、此外,您还可以同时设置到期/今天到期、已完成、已标记的任务颜色;

个人建议:勾选“Use a Task‘s Colour for its title background”(将字体颜色设定为其背景色),以加强视觉刺激效果;

Ⅳ、自定义显示内容

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一、功能需求背景:

想添加or隐藏部分任务属性,或者想修改某些栏目的显示效果,或者不习惯当前默认的界面……

二、功能效果/需求目的(对所有的任务列表有效):

1、显示/隐藏备注&属性栏;

2、调整备注显示位置;

3、调整任务标题显示位置;

4、切换任务显示树形/平行结构方式;

5、显示隐藏某些任务属性;

6、调整任务属性显示方式;

继续阅读“★ 投稿:ToDoList 使用简要教程”

★ 笔记:《时间投资法》

《时间投资法》

Table of Contents

1 为什么高效管理时间这样难

1.1 难以高效管理的原因①——时间管理上没有最佳法则

不要盲目的学习他人的时间方法,也不要盲目的认为自己无需改变。“规划时间实际上就是规划我们的人生,正如我们无法找到‘适合所有人的最佳生活方 式’一样,时间管理上也没有适合‘适合所有人的法则’。”实际上,在时间管理中只要:“无论如何变化,只要坚持原则,就能获得效果。”

1.1.1 对策1——每天尝试新的方法

每天尝试新的方法,看起来似乎即繁琐又无效,但是不经过尝试是无法找到适合自己的方法。所以,“为了养成习惯,哪怕是试用十种方式,也是值得的”, “不要把失败的九次看成浪费时间,而是要看成寻找到一种好方法的投资。”一点一滴的进步,以及日积月累的思考,时间管理的功力必然会上升。

1.2 难以高效管理的原因②——时间管理的效果很难评定

细微的变化,通常难以察觉。但是也让人无法直接感受到时间管理的好处。

1.2.1 对策2——选择容易坚持的手段

“人都是懒惰的动物,因为怕麻烦而不去坚持。我个人认为只哟啊准备时间超过几分钟,或者准备工序超过两道,事情就很难坚持下去。”

1.2.2 对策3——关注“行为”而不是“目标”

关注目标无错,但是只有行动才是通往目标的唯一途径。所以不妨把关注的对象从“目标”换为“行动”本身,这样会更容易坚持下去。

1.2.3 对策4——一定要测评结果

只要有行动,就一定会有结果。必须经常评测,才能知道结果对时间投资是否有效。把自己的时间花费以及将要获得的结果之间进行对比,衡量其中花费在时 间上的功夫是否能够值回票价,或者是会有更多的收获。作者以自己考TOEIC的作为例子。 “正常的提高标准是1小时0.4分,也就是说提高200分需要500小时,要提高400小时大概需要学习1000小时。再进一步,我们可以推算一下 TOEIC考试高出的分数是怎样和薪水挂钩的。根据我的经验,如果以500分为基础,没提高100分,薪水大概上涨10%,而900分的人可以高出 40%。也就是说,TOEIC得500分的人,如果再学习500小时可以提高到700分,升职到薪水提高20%的职位,或是有机会调动到更好的职位。假设 加薪之前的年收入是500万日元,通过学习英语,年收入可以上涨到600万日元。如果花500小时能够使上涨100万日元,学习英语1小时的效果大概等于 每年收入增加2000日元。基础年薪是不断上涨的,假设这种学习使我们年薪持续提高了10年,那么学习英语1小时的效果是薪水上涨2万日元。”

1.3 时间管理上不能做的三件事

1.3.1 单凭决心做事

这是指,既没有道具也不用新方法,自己一个人在心里暗暗决定:明天我要这样做,我要用心努力。之类的情景。

1.3.2 不削减工作量,常常去做耗时耗力的工作

1.3.3 不检查计划与实践的效果

如果不时常检查效果如何,我们常常会很快丧失兴趣并放弃,又去尝试新的计划。

2 为什么新行动总是难以坚持

2.1 理由①——没有为行动找一个动机

计划难以坚持,是因为无论执行计划与否,结果都不会有多大的变化,既不会变好,也不会变坏。所以, “付诸行动和不付诸行动的人的区别在于, 是否运用手段和规则来增强自己(并不始终坚强)的意志,从而养成习惯。”

2.2 理由②——促成良性的循环需要花一定的时间

能够坚持某种习惯和不能坚持此习惯的人,区别在于前者能够坚持某种人直至达到良性循环。而前者,一定有一个好的规划来支持计划。

2.3 理由③——不去思考为什么做不到

要养成一个好的习惯,都必须考虑自己是否力所能及,而不是做一些超出自己能力范围的事。

2.4 理由④——原封不动沿用别人尤其是能人的方法

每个人的方法都不一样,不能原封不动的照搬别人的方法。因为别人的方法只能适合他自己。所以要“我们不要原封不动地模仿值得参考的方法,而是要对方 法稍加改动适合自己,根据自己的情况在调整中模仿。”

2.5 理由⑤——不改变现状却期待巨大的转机

不做任何改变是无法管理好时间的,全看是否能够做到:

2.5.1 学习他人的手法

2.5.2 调整采纳

2.5.3 对规划方法一心一意

2.5.4 坚持到见效

3 黄金时间5大原则

“黄金时间”是指有意义而且生产率高,最终带来高收入的时间,即“时间分布图”里面的“Ⅰ消费”和“Ⅲ投资”,并和收入紧密相关的时间。

3.1 原则①——不惜在任何方面投资以创造时间

3.1.1 在工具上投资

  • 记事本
    一个设计科学的记事本,能够让自己节省更多的时间。
  • 随身携带基本文具
    可以随时随地的处理事务。
  • 自行车
    如果上班地点在五公里以内,自行车是一个经济的选择,而且还节省时间。
  • 笔记本电脑
    笔记本电脑毕竟要比手机功能强大,比如发邮件以及检索信息,笔记本电脑都比手机快很多。而且有一台笔记本电脑,不用回到办公室也可以在很多地方办公,可以 节省很多花在交通上的时间。

3.1.2 在增强体力上投资

体力是注意力集中能力、高效的行动力的基础。

3.1.3 在变化上投资

“冒一点险,改变生活的现状。”

3.1.4 在知识方面投资

  • 营养学
    哈比·代尔蒙德《自然减肥法》、幕内秀夫《建议粗食》、约翰·罗宾斯《健康活到一百岁》
  • 认知科学
    安东尼奥·达马西奥《大脑的感应》、乔治·恩兹里《被诱惑的意志》
  • 行为分析学
    石田淳《“持之以恒”的技术》
  • 依赖性
    阿连·卡《戒烟处方》、《戒酒处方》

3.1.5 在专业服务上投资

也就是借用别人的力量完成自己做不到的事。而这些高端投资的必要性在于,能够节省你的重复劳动,让你能够摆脱琐事,从而有更多的时间去做自己想做的 事情。

3.2 原则②——重视单位时间所创造的成果

3.2.1 要经常用时新来勉励自己

对任何事情都应该养成习惯,计算它每小时的价格及费用。

3.2.2 要时常估算每小时的服务费用

在算清楚时薪之后,接下里要做的是计算一下各类服务每小时的价格。只要实际获得的时新大于每小时的服务价格,我们就可以轻松地享受这项服务。

3.2.3 仔细考虑工作以外所花时间的成本

3.2.4 关注你的时薪,维系工作生活间的平衡

“我们一定要时常计算每小时创造的成果,将自己的时间集中花在有意义的事情上面。相应地,一旦自己的私人时间延长了,就要积极的投资到各种服务上。

3.3 原则③——不当毫无原则的“滥好人”

3.3.1 不要一味地接受别人委托的工作

“我们为什么不愿意拒绝别人分配的工作?主要原因在于觉得别人的委托是对自己的一种肯定,因此轻飘飘起来;或者因为对自己信心不够,疑神疑鬼,怕拒 绝别人会招致对方的厌恶。”

3.3.2 要有拒绝邀请的勇气

“珍惜自己时间的人,周围这样的朋友也会越来越多。”

3.3.3 养成将不利状况转化为有利状况的习惯

尽量能够在拒绝别人的同时,不会伤害到别人的感情。一方面方式要委婉,一方面也要求自己能够做出高人一等的成绩,这样拒绝才能有底气。 “拒绝工作不单单是从自身利益出发,也是为了让对方能够最高质量的获得我们提供的成果。”

3.4 原则④——优化做喜欢、擅长和赚钱的工作

做擅长的、喜欢的工作能够提高自己的产出,提高自己的产出能够购买服务来为自己省下时间。

3.4.1 不擅长的事尽量不要做

虽然有人认为只要努力,可以让不擅长变得擅长,但是在擅长的事情上强化事情上强化时间投资,将更大程度地提高时间效率。可以参考马卡斯·巴金格姆和 德纳尔德·克里夫顿合著的《唤醒你的潜能吧》。

3.5 原则⑤——计划要安排得随性、宽松

不习惯管理时间的人最容易犯的错误是,将计划安排得紧绷绷的。

3.5.1 要在计划与计划之间留足空隙

要想最大限度的发挥自己的能力,就应该集中精力去做擅长的事。人一天能够集中精神工作的时间是8~10小时,一般能够在段时间里面搞定两三件事情, 再多就只能是凑合完成了。 另外,人总有高估自己能力的倾向,预估2小时就能完成的工作,可能需要花三个小时,三天能完成的工作花了五天,所以一定要预留空余时间。

3.5.2 将工作进行更细致的分割

“一次性完成大型项目的失败率是很高的。实践证明,比较大型的、必须分几个步骤完成的IT项目,几乎100%都会推迟结题时间。这是因为,一定规模 的建筑工程或项目,在实施的过程中,细节部分的工作常常反复延误,人为错误发生的概率几乎是100%。从统计学上来说,超过一定规模的大型项目,一定会失 败。所以,在项目管理方法比较发达的现代社会,建筑工程通常会按模数单位细分,然后再将各个模数组合起来,以减少失败的概率。” 所以,“我们在完成某项任务的时候,也必须把工作细分为较小单位(部分),循序渐进的完成。”

3.5.3 不要一味的配合别人的时间表

这条和原则③紧密相关。要严格履行自己松紧适度的计划就不能当“滥好人”,主动控制自己的时间很重要。 “为别人着想和牺牲自己是有明显界限的。拒绝或不加入无法体现我们自身价值的工作,正是为对方着想。”

4 增加黄金时间的5个步骤

理论与实际之间,就是一个问题,如何操作。但是,实际上,遵循自己的习惯,肯定是因为觉得这个习惯给自己带来的好处大于坏处。所以,要做到改变自己 的习惯,就要重新思考“如何才能改变”、“是否真的有改变的必要”等等多个方面的问题来说服自己。

4.1 步骤①——把握现在面临的问题

认清现状与目标之间的差距,才能知道要改善的地方有哪些。

4.1.1 一切从分析现状开始

  • 运用整理归纳法
    通过整理归纳法,个别具体地的分析我们到底想要改善什么。
  • 量化
    整理归纳之后,用量化的方式对里面的问题进行排序。 齐藤嘉则《解决问题的专业“思维与技术”》 渡边健介《世界上解决问题的最简单方法》

4.1.2 从时间投资分布图开始

Ⅰ消费 Ⅲ投资
+讨论工作 +学习
+营业 +运动
+实施工程 +家人团聚
Ⅱ浪费 Ⅳ消耗
+上下班交通 +饮酒
+无意义的会议 +抽烟
+肥皂剧 +消磨时间
+酒会 +闲谈

4.1.3 通过时间投资分布图,审视自己的时间利用情况

一般人的时间投资分布图是这样的:

Ⅰ消费 Ⅲ投资
60% 5%
Ⅱ浪费 Ⅳ消耗
20% 15%

4.1.4 时间管理的课题与关键

  • 在不减少成果产出的前提下,如何缩短“Ⅰ消费的时间”
  • 在不对“Ⅰ消费的时间”产生不良影响到前提下,如何缩短“Ⅱ浪费的时间”
  • 如何确保“Ⅲ投资的时间”以及用于投资的精力
  • 如何所见“Ⅳ闲耗的时间”,特别是如何减少抽烟和喝酒等行为的时间

4.1.5 理想的时间分配形式

Ⅰ消费 Ⅲ投资
50% 30%
Ⅱ浪费 Ⅳ消耗
10% 10%

只重视增加“Ⅲ投资的时间”是不对的,因为没有调整其余方面的时间支出,而又在自己的日程中增加事务,要一个人同时完成这么多的事,非常困难。

  • 转化时间性质
    基于前面所提到的问题,可以知道,调整时间分配才能腾出时间空余去做自己想做的事情,所以就必须思考在不增加工作时间长度的前提下,如何一边保持平衡,一 边通过加减法来调整时间分配。 其中一个方法是,把原本属于“Ⅱ浪费”的“上下班时间”转化为“Ⅲ投资”。
  • 重视时间轴的转化方法
    在职场上很好的分配时间,非常的困难。但是可以通过不断持续的努力,不断提高自身的能力,从而不断的调整自身的时间投资比例,达到理想的状态。

4.2 步骤②——确定不该做的事

4.2.1 认识生活中的“时间窃贼”

“时间管理最重要的关键并不在于提高要做的事的效率,而是在于确定不该做的事。”

  • 时间窃贼之长时间劳动
    长时间无意义的劳动,减弱了人与家庭的联系,形成心理上负面的影响……所以,首先应该选择无须长时间劳动就能创造利润的工作;第二,选择上司。
  • 时间窃贼之上下班交通时间过长
    乘车的时间,无论是怎样利用,利用率都不会高。即使是把上下班交通的时间,都花在“Ⅲ投资的时间上”。可以考虑,在工作地点附近寻找离车站较远,建筑年代 较早等由于种种原因而比较便宜的房子。
  • 时间窃贼之导致产生依赖性的行为
    这类的行为包括:

    • 收看冗长的电视连续剧
    • 忍不住喝酒
    • 总是戒不掉烟
    • 浏览网页或博客消磨大量时间
    • 和朋友煲电话粥
    • 用邮件来聊天
    • 入迷起来玩上一天游戏

    杜绝这些行为的方法有:

    • 杜绝原因本身。
    • 设计一种可以保持制约状态的方案,并严格遵守。
  • 时间窃贼之无意义的人际交往
    “在如今网络发达的社会,我们可以运用各种手段将自己变得更加优秀,从而减少构建人际关系的时间。”
  • 时间窃贼之无法作出决定而犹豫的时间
    时间效率低的人,要么收集了一大堆无用的信息,要么连信息都没有,光是判断就耗费了大量的时间。 造成这样的局面,一般有两个原因:

    • 信息不足。

    在没有充分了解过选择的情况下,就要做决定,自然会犹豫不决。但是现在网络如此发达,想要的信息基本上都可以查。如果连收集信息都不会,当然会面临 信息不足的问题。

    • 财力不足。

    不擅长花钱的人,也不擅长赚钱。所以在购买一个商品的同时会犹豫很长时间。如果一个人擅长赚钱,那么即使是买错东西,那么那些钱很快就能赚回来。 “犹豫不决最大的问题在于不产生任何效益。”

4.3 步骤③——确定可以委托别人做的事

4.3.1 适当利用外包

4.3.2 善用你所在地的公共事业组织

“为什么出人头地有利于时间管理,有两个理由:①下属增多了,可以节省自己亲自动手创造成果的时间;②有更多的机会为公司作贡献,个人的报酬也会增 加。”

4.3.3 养成把节省时间看做投资的好习惯

4.3.4 警惕!不要被人利用

如果没有合理对等的价值,我们不可以把自己宝贵的时间花在别人的事情上。所以在,接受别人的服务同时,也应该对等的支付报酬,让对方感到尊重。

4.4 步骤④——提高非做不可之事的效率

4.4.1 方法1 活用记事本,将它作为时间管理的起点

  • 利用记事本自主确保时间
    为自己选出一些固定节目。另外,在记事本上做好计划。
  • 记在记事本上的目标更加容易实现

4.4.2 方法2 养成健康的生活习惯

4.4.3 方法3 借助他人的力量,增强克制力

“通过借助他人各个方面的强制力来约束自己,我们可以让自己的生活变得有规律。”

4.4.4 方法4 灵活选择住所的位置

4.4.5 方法5 控制交通耗时

4.4.6 方法6 提高做家务事的效率

4.4.7 方法7 重新认识生活中零散时间

4.4.8 提高效率的两种辅助手段

  • 辅助手段1 要成为擅长电脑的IT 达人
    • 笔记本电脑可以大幅度的改进时间管理的效率
    • 不要成为电子邮件的奴隶
    • IT产品是无须付费的专职下属、秘书和专家
    • 活用浏览器和电子邮件以外的功能
    • 熟练操作电脑全靠积累小技巧
    • 尽量不使用鼠标
    • 提升打字速度
  • 辅助手段2 对各类提高效率的知识感兴趣
    • 要对研究人类的学问保持好奇心

    这类知识,研究的是“人类是如何认知信息、如何司考、如何行动”,具体设计心理学、语言学、信息工程学、行动科学、认知科学、经济学、统计学等各种 领域。 推荐丹尼尔·平克《高概念》、马尔科姆·格拉德威尔《决断两秒间》。

    • 对新方法保持好奇心

4.5 步骤⑤——综合实践新的行动方案

4.5.1 新行动方案1 把节省下来的时间用于再投资,以达到更高的效率

4.5.2 新行动方案2 养成在空余时间翻看记事本的习惯

“随时检查自己的记事本,就能主动地控制自己的时间安排。”

4.5.3 新行动方案3 找到计划与现实的差距,思考原因

4.5.4 新行动方案4 测评时间管理的效果

4.5.5 新行动方案5 不断改善时间管理

“我们的人生计划应该是,尽量用自己擅长的事情,把赚来的前用于别人做自己不擅长的事

Author: <Yibie@YIBIE-PC>

Date: 2010-05-29 13:47:57

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《时间投资法》
Table of Contents

* 1 为什么高效管理时间这样难
o 1.1 难以高效管理的原因①——时间管理上没有最佳法则
+ 1.1.1 对策1——每天尝试新的方法
o 1.2 难以高效管理的原因②——时间管理的效果很难评定
+ 1.2.1 对策2——选择容易坚持的手段
+ 1.2.2 对策3——关注“行为”而不是“目标”
+ 1.2.3 对策4——一定要测评结果
o 1.3 时间管理上不能做的三件事
+ 1.3.1 单凭决心做事
+ 1.3.2 不削减工作量,常常去做耗时耗力的工作
+ 1.3.3 不检查计划与实践的效果
* 2 为什么新行动总是难以坚持
o 2.1 理由①——没有为行动找一个动机
o 2.2 理由②——促成良性的循环需要花一定的时间
o 2.3 理由③——不去思考为什么做不到
o 2.4 理由④——原封不动沿用别人尤其是能人的方法
o 2.5 理由⑤——不改变现状却期待巨大的转机
+ 2.5.1 学习他人的手法
+ 2.5.2 调整采纳
+ 2.5.3 对规划方法一心一意
+ 2.5.4 坚持到见效
* 3 黄金时间5大原则
o 3.1 原则①——不惜在任何方面投资以创造时间
+ 3.1.1 在工具上投资
+ 3.1.2 在增强体力上投资
+ 3.1.3 在变化上投资
+ 3.1.4 在知识方面投资
+ 3.1.5 在专业服务上投资
o 3.2 原则②——重视单位时间所创造的成果
+ 3.2.1 要经常用时新来勉励自己
+ 3.2.2 要时常估算每小时的服务费用
+ 3.2.3 仔细考虑工作以外所花时间的成本
+ 3.2.4 关注你的时薪,维系工作生活间的平衡
o 3.3 原则③——不当毫无原则的“滥好人”
+ 3.3.1 不要一味地接受别人委托的工作
+ 3.3.2 要有拒绝邀请的勇气
+ 3.3.3 养成将不利状况转化为有利状况的习惯
o 3.4 原则④——优化做喜欢、擅长和赚钱的工作
+ 3.4.1 不擅长的事尽量不要做
o 3.5 原则⑤——计划要安排得随性、宽松
+ 3.5.1 要在计划与计划之间留足空隙
+ 3.5.2 将工作进行更细致的分割
+ 3.5.3 不要一味的配合别人的时间表
* 4 增加黄金时间的5个步骤
o 4.1 步骤①——把握现在面临的问题
+ 4.1.1 一切从分析现状开始
+ 4.1.2 从时间投资分布图开始
+ 4.1.3 通过时间投资分布图,审视自己的时间利用情况
+ 4.1.4 时间管理的课题与关键
+ 4.1.5 理想的时间分配形式
o 4.2 步骤②——确定不该做的事
+ 4.2.1 认识生活中的“时间窃贼”
o 4.3 步骤③——确定可以委托别人做的事
+ 4.3.1 适当利用外包
+ 4.3.2 善用你所在地的公共事业组织
+ 4.3.3 养成把节省时间看做投资的好习惯
+ 4.3.4 警惕!不要被人利用
o 4.4 步骤④——提高非做不可之事的效率
+ 4.4.1 方法1 活用记事本,将它作为时间管理的起点
+ 4.4.2 方法2 养成健康的生活习惯
+ 4.4.3 方法3 借助他人的力量,增强克制力
+ 4.4.4 方法4 灵活选择住所的位置
+ 4.4.5 方法5 控制交通耗时
+ 4.4.6 方法6 提高做家务事的效率
+ 4.4.7 方法7 重新认识生活中零散时间
+ 4.4.8 提高效率的两种辅助手段
o 4.5 步骤⑤——综合实践新的行动方案
+ 4.5.1 新行动方案1 把节省下来的时间用于再投资,以达到更高的效率
+ 4.5.2 新行动方案2 养成在空余时间翻看记事本的习惯
+ 4.5.3 新行动方案3 找到计划与现实的差距,思考原因
+ 4.5.4 新行动方案4 测评时间管理的效果
+ 4.5.5 新行动方案5 不断改善时间管理

1 为什么高效管理时间这样难
1.1 难以高效管理的原因①——时间管理上没有最佳法则

不要盲目的学习他人的时间方法,也不要盲目的认为自己无需改变。“规划时间实际上就是规划我们的人生,正如我们无法找到‘适合所有人的最佳生活方式’一样,时间管理上也没有适合‘适合所有人的法则’。”实际上,在时间管理中只要:“无论如何变化,只要坚持原则,就能获得效果。”
1.1.1 对策1——每天尝试新的方法

每天尝试新的方法,看起来似乎即繁琐又无效,但是不经过尝试是无法找到适合自己的方法。所以,“为了养成习惯,哪怕是试用十种方式,也是值得的”, “不要把失败的九次看成浪费时间,而是要看成寻找到一种好方法的投资。”一点一滴的进步,以及日积月累的思考,时间管理的功力必然会上升。
1.2 难以高效管理的原因②——时间管理的效果很难评定

细微的变化,通常难以察觉。但是也让人无法直接感受到时间管理的好处。
1.2.1 对策2——选择容易坚持的手段

“人都是懒惰的动物,因为怕麻烦而不去坚持。我个人认为只哟啊准备时间超过几分钟,或者准备工序超过两道,事情就很难坚持下去。”
1.2.2 对策3——关注“行为”而不是“目标”

关注目标无错,但是只有行动才是通往目标的唯一途径。所以不妨把关注的对象从“目标”换为“行动”本身,这样会更容易坚持下去。
1.2.3 对策4——一定要测评结果

只要有行动,就一定会有结果。必须经常评测,才能知道结果对时间投资是否有效。把自己的时间花费以及将要获得的结果之间进行对比,衡量其中花费在时间上的功夫是否能够值回票价,或者是会有更多的收获。作者以自己考TOEIC的作为例子。 “正常的提高标准是1小时0.4分,也就是说提高200分需要500小时,要提高400小时大概需要学习1000小时。再进一步,我们可以推算一下 TOEIC考试高出的分数是怎样和薪水挂钩的。根据我的经验,如果以500分为基础,没提高100分,薪水大概上涨10%,而900分的人可以高出 40%。也就是说,TOEIC得500分的人,如果再学习500小时可以提高到700分,升职到薪水提高20%的职位,或是有机会调动到更好的职位。假设加薪之前的年收入是500万日元,通过学习英语,年收入可以上涨到600万日元。如果花500小时能够使上涨100万日元,学习英语1小时的效果大概等于每年收入增加2000日元。基础年薪是不断上涨的,假设这种学习使我们年薪持续提高了10年,那么学习英语1小时的效果是薪水上涨2万日元。”
1.3 时间管理上不能做的三件事
1.3.1 单凭决心做事

这是指,既没有道具也不用新方法,自己一个人在心里暗暗决定:明天我要这样做,我要用心努力。之类的情景。
1.3.2 不削减工作量,常常去做耗时耗力的工作
1.3.3 不检查计划与实践的效果

如果不时常检查效果如何,我们常常会很快丧失兴趣并放弃,又去尝试新的计划。
2 为什么新行动总是难以坚持
2.1 理由①——没有为行动找一个动机

计划难以坚持,是因为无论执行计划与否,结果都不会有多大的变化,既不会变好,也不会变坏。所以, “付诸行动和不付诸行动的人的区别在于,是否运用手段和规则来增强自己(并不始终坚强)的意志,从而养成习惯。”
2.2 理由②——促成良性的循环需要花一定的时间

能够坚持某种习惯和不能坚持此习惯的人,区别在于前者能够坚持某种人直至达到良性循环。而前者,一定有一个好的规划来支持计划。
2.3 理由③——不去思考为什么做不到

要养成一个好的习惯,都必须考虑自己是否力所能及,而不是做一些超出自己能力范围的事。
2.4 理由④——原封不动沿用别人尤其是能人的方法

每个人的方法都不一样,不能原封不动的照搬别人的方法。因为别人的方法只能适合他自己。所以要“我们不要原封不动地模仿值得参考的方法,而是要对方法稍加改动适合自己,根据自己的情况在调整中模仿。”
2.5 理由⑤——不改变现状却期待巨大的转机

不做任何改变是无法管理好时间的,全看是否能够做到:
2.5.1 学习他人的手法
2.5.2 调整采纳
2.5.3 对规划方法一心一意
2.5.4 坚持到见效
3 黄金时间5大原则

“黄金时间”是指有意义而且生产率高,最终带来高收入的时间,即“时间分布图”里面的“Ⅰ消费”和“Ⅲ投资”,并和收入紧密相关的时间。
3.1 原则①——不惜在任何方面投资以创造时间
3.1.1 在工具上投资

* 记事本
一个设计科学的记事本,能够让自己节省更多的时间。
* 随身携带基本文具
可以随时随地的处理事务。
* 自行车
如果上班地点在五公里以内,自行车是一个经济的选择,而且还节省时间。
* 笔记本电脑
笔记本电脑毕竟要比手机功能强大,比如发邮件以及检索信息,笔记本电脑都比手机快很多。而且有一台笔记本电脑,不用回到办公室也可以在很多地方办公,可以节省很多花在交通上的时间。

3.1.2 在增强体力上投资

体力是注意力集中能力、高效的行动力的基础。
3.1.3 在变化上投资

“冒一点险,改变生活的现状。”
3.1.4 在知识方面投资

* 营养学
哈比·代尔蒙德《自然减肥法》、幕内秀夫《建议粗食》、约翰·罗宾斯《健康活到一百岁》
* 认知科学
安东尼奥·达马西奥《大脑的感应》、乔治·恩兹里《被诱惑的意志》
* 行为分析学
石田淳《“持之以恒”的技术》
* 依赖性
阿连·卡《戒烟处方》、《戒酒处方》

3.1.5 在专业服务上投资

也就是借用别人的力量完成自己做不到的事。而这些高端投资的必要性在于,能够节省你的重复劳动,让你能够摆脱琐事,从而有更多的时间去做自己想做的事情。
3.2 原则②——重视单位时间所创造的成果
3.2.1 要经常用时新来勉励自己

对任何事情都应该养成习惯,计算它每小时的价格及费用。
3.2.2 要时常估算每小时的服务费用

在算清楚时薪之后,接下里要做的是计算一下各类服务每小时的价格。只要实际获得的时新大于每小时的服务价格,我们就可以轻松地享受这项服务。
3.2.3 仔细考虑工作以外所花时间的成本
3.2.4 关注你的时薪,维系工作生活间的平衡

“我们一定要时常计算每小时创造的成果,将自己的时间集中花在有意义的事情上面。相应地,一旦自己的私人时间延长了,就要积极的投资到各种服务上。
3.3 原则③——不当毫无原则的“滥好人”
3.3.1 不要一味地接受别人委托的工作

“我们为什么不愿意拒绝别人分配的工作?主要原因在于觉得别人的委托是对自己的一种肯定,因此轻飘飘起来;或者因为对自己信心不够,疑神疑鬼,怕拒绝别人会招致对方的厌恶。”
3.3.2 要有拒绝邀请的勇气

“珍惜自己时间的人,周围这样的朋友也会越来越多。”
3.3.3 养成将不利状况转化为有利状况的习惯

尽量能够在拒绝别人的同时,不会伤害到别人的感情。一方面方式要委婉,一方面也要求自己能够做出高人一等的成绩,这样拒绝才能有底气。 “拒绝工作不单单是从自身利益出发,也是为了让对方能够最高质量的获得我们提供的成果。”
3.4 原则④——优化做喜欢、擅长和赚钱的工作

做擅长的、喜欢的工作能够提高自己的产出,提高自己的产出能够购买服务来为自己省下时间。
3.4.1 不擅长的事尽量不要做

虽然有人认为只要努力,可以让不擅长变得擅长,但是在擅长的事情上强化事情上强化时间投资,将更大程度地提高时间效率。可以参考马卡斯·巴金格姆和德纳尔德·克里夫顿合著的《唤醒你的潜能吧》。
3.5 原则⑤——计划要安排得随性、宽松

不习惯管理时间的人最容易犯的错误是,将计划安排得紧绷绷的。
3.5.1 要在计划与计划之间留足空隙

要想最大限度的发挥自己的能力,就应该集中精力去做擅长的事。人一天能够集中精神工作的时间是8~10小时,一般能够在段时间里面搞定两三件事情,再多就只能是凑合完成了。另外,人总有高估自己能力的倾向,预估2小时就能完成的工作,可能需要花三个小时,三天能完成的工作花了五天,所以一定要预留空余时间。
3.5.2 将工作进行更细致的分割

“一次性完成大型项目的失败率是很高的。实践证明,比较大型的、必须分几个步骤完成的IT项目,几乎100%都会推迟结题时间。这是因为,一定规模的建筑工程或项目,在实施的过程中,细节部分的工作常常反复延误,人为错误发生的概率几乎是100%。从统计学上来说,超过一定规模的大型项目,一定会失败。所以,在项目管理方法比较发达的现代社会,建筑工程通常会按模数单位细分,然后再将各个模数组合起来,以减少失败的概率。” 所以,“我们在完成某项任务的时候,也必须把工作细分为较小单位(部分),循序渐进的完成。”

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3.5.3 不要一味的配合别人的时间表

这条和原则③紧密相关。要严格履行自己松紧适度的计划就不能当“滥好人”,主动控制自己的时间很重要。 “为别人着想和牺牲自己是有明显界限的。拒绝或不加入无法体现我们自身价值的工作,正是为对方着想。”
4 增加黄金时间的5个步骤

理论与实际之间,就是一个问题,如何操作。但是,实际上,遵循自己的习惯,肯定是因为觉得这个习惯给自己带来的好处大于坏处。所以,要做到改变自己的习惯,就要重新思考“如何才能改变”、“是否真的有改变的必要”等等多个方面的问题来说服自己。
4.1 步骤①——把握现在面临的问题

认清现状与目标之间的差距,才能知道要改善的地方有哪些。
4.1.1 一切从分析现状开始

* 运用整理归纳法
通过整理归纳法,个别具体地的分析我们到底想要改善什么。
* 量化
整理归纳之后,用量化的方式对里面的问题进行排序。齐藤嘉则《解决问题的专业“思维与技术”》渡边健介《世界上解决问题的最简单方法》

4.1.2 从时间投资分布图开始
Ⅰ消费    Ⅲ投资
+讨论工作    +学习
+营业    +运动
+实施工程    +家人团聚
Ⅱ浪费    Ⅳ消耗
+上下班交通    +饮酒
+无意义的会议    +抽烟
+肥皂剧    +消磨时间
+酒会    +闲谈
4.1.3 通过时间投资分布图,审视自己的时间利用情况

一般人的时间投资分布图是这样的:
Ⅰ消费    Ⅲ投资
60%    5%
Ⅱ浪费    Ⅳ消耗
20%    15%
4.1.4 时间管理的课题与关键

* 在不减少成果产出的前提下,如何缩短“Ⅰ消费的时间”
* 在不对“Ⅰ消费的时间”产生不良影响到前提下,如何缩短“Ⅱ浪费的时间”
* 如何确保“Ⅲ投资的时间”以及用于投资的精力
* 如何所见“Ⅳ闲耗的时间”,特别是如何减少抽烟和喝酒等行为的时间

4.1.5 理想的时间分配形式
Ⅰ消费    Ⅲ投资
50%    30%
Ⅱ浪费    Ⅳ消耗
10%    10%
只重视增加“Ⅲ投资的时间”是不对的,因为没有调整其余方面的时间支出,而又在自己的日程中增加事务,要一个人同时完成这么多的事,非常困难。

* 转化时间性质
基于前面所提到的问题,可以知道,调整时间分配才能腾出时间空余去做自己想做的事情,所以就必须思考在不增加工作时间长度的前提下,如何一边保持平衡,一边通过加减法来调整时间分配。其中一个方法是,把原本属于“Ⅱ浪费”的“上下班时间”转化为“Ⅲ投资”。
* 重视时间轴的转化方法
在职场上很好的分配时间,非常的困难。但是可以通过不断持续的努力,不断提高自身的能力,从而不断的调整自身的时间投资比例,达到理想的状态。

4.2 步骤②——确定不该做的事
4.2.1 认识生活中的“时间窃贼”

“时间管理最重要的关键并不在于提高要做的事的效率,而是在于确定不该做的事。”

* 时间窃贼之长时间劳动
长时间无意义的劳动,减弱了人与家庭的联系,形成心理上负面的影响……所以,首先应该选择无须长时间劳动就能创造利润的工作;第二,选择上司。
* 时间窃贼之上下班交通时间过长
乘车的时间,无论是怎样利用,利用率都不会高。即使是把上下班交通的时间,都花在“Ⅲ投资的时间上”。可以考虑,在工作地点附近寻找离车站较远,建筑年代较早等由于种种原因而比较便宜的房子。
* 时间窃贼之导致产生依赖性的行为
这类的行为包括:
o 收看冗长的电视连续剧
o 忍不住喝酒
o 总是戒不掉烟
o 浏览网页或博客消磨大量时间
o 和朋友煲电话粥
o 用邮件来聊天
o 入迷起来玩上一天游戏

杜绝这些行为的方法有:
o 杜绝原因本身。
o 设计一种可以保持制约状态的方案,并严格遵守。
* 时间窃贼之无意义的人际交往
“在如今网络发达的社会,我们可以运用各种手段将自己变得更加优秀,从而减少构建人际关系的时间。”
* 时间窃贼之无法作出决定而犹豫的时间
时间效率低的人,要么收集了一大堆无用的信息,要么连信息都没有,光是判断就耗费了大量的时间。造成这样的局面,一般有两个原因:
o 信息不足。

在没有充分了解过选择的情况下,就要做决定,自然会犹豫不决。但是现在网络如此发达,想要的信息基本上都可以查。如果连收集信息都不会,当然会面临信息不足的问题。
o 财力不足。

不擅长花钱的人,也不擅长赚钱。所以在购买一个商品的同时会犹豫很长时间。如果一个人擅长赚钱,那么即使是买错东西,那么那些钱很快就能赚回来。 “犹豫不决最大的问题在于不产生任何效益。”

4.3 步骤③——确定可以委托别人做的事
4.3.1 适当利用外包
4.3.2 善用你所在地的公共事业组织

“为什么出人头地有利于时间管理,有两个理由:①下属增多了,可以节省自己亲自动手创造成果的时间;②有更多的机会为公司作贡献,个人的报酬也会增加。”
4.3.3 养成把节省时间看做投资的好习惯
4.3.4 警惕!不要被人利用

如果没有合理对等的价值,我们不可以把自己宝贵的时间花在别人的事情上。所以在,接受别人的服务同时,也应该对等的支付报酬,让对方感到尊重。
4.4 步骤④——提高非做不可之事的效率
4.4.1 方法1 活用记事本,将它作为时间管理的起点

* 利用记事本自主确保时间
为自己选出一些固定节目。另外,在记事本上做好计划。
* 记在记事本上的目标更加容易实现

4.4.2 方法2 养成健康的生活习惯
4.4.3 方法3 借助他人的力量,增强克制力

“通过借助他人各个方面的强制力来约束自己,我们可以让自己的生活变得有规律。”
4.4.4 方法4 灵活选择住所的位置
4.4.5 方法5 控制交通耗时
4.4.6 方法6 提高做家务事的效率
4.4.7 方法7 重新认识生活中零散时间
4.4.8 提高效率的两种辅助手段

* 辅助手段1 要成为擅长电脑的IT 达人
o 笔记本电脑可以大幅度的改进时间管理的效率
o 不要成为电子邮件的奴隶
o IT产品是无须付费的专职下属、秘书和专家
o 活用浏览器和电子邮件以外的功能
o 熟练操作电脑全靠积累小技巧
o 尽量不使用鼠标
o 提升打字速度
* 辅助手段2 对各类提高效率的知识感兴趣
o 要对研究人类的学问保持好奇心

这类知识,研究的是“人类是如何认知信息、如何司考、如何行动”,具体设计心理学、语言学、信息工程学、行动科学、认知科学、经济学、统计学等各种领域。推荐丹尼尔·平克《高概念》、马尔科姆·格拉德威尔《决断两秒间》。
o 对新方法保持好奇心

4.5 步骤⑤——综合实践新的行动方案
4.5.1 新行动方案1 把节省下来的时间用于再投资,以达到更高的效率
4.5.2 新行动方案2 养成在空余时间翻看记事本的习惯

“随时检查自己的记事本,就能主动地控制自己的时间安排。”

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4.5.3 新行动方案3 找到计划与现实的差距,思考原因
4.5.4 新行动方案4 测评时间管理的效果
4.5.5 新行动方案5 不断改善时间管理

“我们的人生计划应该是,尽量用自己擅长的事情,把赚来的前用于别人做自己不擅长的事。”

Author: <Yibie@YIBIE-PC>

Date: 2010-05-29 13:55:31

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★ Tips:用语音钟帮助你记录时间消耗

本文版权归属「Geek4Us

在时间统计法里面,最重要的动作是「记录」——记录消耗掉的时间。

在没有养成柳比歇夫那精准的时间感之前,估算时间不是一个很方便的事情,总不能叫人老是盯着时钟,每时每刻都计算时间的消耗吧?

这当然不成,影响自己手上正在做的事情不说,还会莫名给自己制造焦虑,在心里不停的反问自己,「究竟用了多少时间?」

时间统计法,是帮助人的方法,而不是阻挡人的方法,所以如果因为实践时间统计法反而令自己陷入对时间的焦虑中去,这也违反了时间统计法的初衷。

不过,有什么方法能够既估算到时间的消耗情况,又不让焦虑过分的扩大?

有一个比较好的做法就是,设置固定的时间区间,比如以每两小时为一个时间单位,或者以每半小时为一个时间单位。为自己设定好时间区间之后,每过一个时间单位就适当回顾一下,估算、记录自己的时间消耗情况。

虽然这个方法做不到百分之百精准,但是能够做到大致上差不多,已经是一件不容易的事。培养出精确的时间感,要经过长期的实践才行。

不过,现代科技这么发达, 可以借助一些小工具,来帮助我们。

比如,之前小众软件介绍过的语音钟,就是一个很好的工具。

语音钟的优点在于,它能够自动报时,能够每隔一小时报时一次,每隔半小时报时一次,每隔十五分钟报时一次。

也就是说,通过这个语音钟,就可以为我们自动的设置好时间单位,每当它报时的时候,就为自己估算一下时间消耗,那么就不怕时间估算不准确,忘记时间估算这样的情况了。

语音钟网址:http://www.appinn.com/voice-clock/#_

★ 时间管理:重新领悟「时间统计法」

之前,我看过了李笑来写的《精确感知时间》,当时我气壮山河的写了一篇文章《提升“时间感——时间型日记》。但是当我在真正的阅读过本书之后,就发现了我从前对柳比歇夫所使用的「时间统计法」是完全不准确的。因此,我把我重新领悟到的东西,记下来。希望能够引起更多人的讨论。

一、时间统计法的基础在于计算「纯时间」

时间统计法的奥妙,不仅仅是在于记录每天自己时间的流向,还是记录自己每个星期,每个月份,每个季度,每一年,每五年的时间流向。柳比歇夫在运用自己的时间统计法的时候,会自己列出了一个明确的时间开销。而在总结的时候,就将计划与总结之间的时间开销进行对比。但是最重要的是,时间统计法,所统计的是柳比歇夫所称的 纯时间 ,纯时间是指:

“工作中的任何间歇,我都要刨除。我计算的是纯时间,”柳比歇夫写道,“纯时间要比毛时间少得多。所谓毛时间,就是你花在这项工作上的时间。 “

其实,就是计算你在一个工作上真正投入的时间,而不包括你在看书中间喝水,走动,说话的时间。所以,可以看到,实际上真正投入到工作学习的时间是很少的:

“常常有人说,他们一天工作十四五个小时。这样的人可能是有的。可是拿纯时间来说,我一天干不了那么多。我做学术工作的时间,最高纪录是十一小时三十分。一般,我能有七八个小时的纯工作时间,我就心满意足了。我最高纪录的一个月是一九三七年七月,我一个月工作了三百一十六小时,每日平均纯工作时间是七小时。如果把纯时间折算成毛时间,应该增加百分之二十五到三十;我逐渐改进我的统计,最后形成了我现在使用的方法…… ”

通过计算纯时间,就减少了很多逃避的借口。很多人自以为自己在工作、学习上花了很多时间,但实际上他们的工作仅仅占据他们少量的时间,大多数时间都花在了 工作的间歇 上。

这就是真相,当人们不停的抱怨没有时间的时候,其实,不是没有时间,而是时间一直没有花在应该花的地方上。

二、时间统计法是如何安排一天的时间的

柳比歇夫是这样做的:

“他把一昼夜中的有效时间即纯时间算成十个小时,分成三个单位,或六个“半单位”,正负误差不超过十分钟。 除了最富于创造性的第一类工作外,所有规定的工作量他都竭力按时完成。 第一类工作包括中心工作(写书,搞研究)和例行工作(看参考书,做笔记,写信)。 第二类工作包括做学术报告、讲课、开学术讨论会、看文艺作品,不属直接科研工作的活动都包括在内。 “

这个方法未必适合每一个人,但是可以参考一下。其实精确的感知时间,除了多次练习之外,也可以有一些小技巧。柳比歇夫用的方法就是给自己一个明确的坐标系,把可以利用的时间分成几个大块,再通过一些估算,是可以计算到自己的「纯时间」是多少。每日计划,也可以大致的将自己的时间分割为几个区间。

三、时间统计法如何安排一年或一个月的时间

一天是一个很小的单位,时间统计法不仅仅是对时间的统计,还包含着对时间的规划。而一般来说,柳比歇夫每年都会做一次年计划:

“制订年度计划或月计划时,不得不依靠过去的经验。例如我计划要看一本什么书。根据老经验我知道,我一小时能看二十——三十页。我就根据这个老经验来订计划。至于数学,我计划每小时看四—五页,有时更少。 “所有看过的东西,我都要仔细研究。怎么研究?如果一本书谈的是我不大了解的新东西,我就尽量做摘要。凡是比较重要的书,我都尽量写一份评论性的简介。根据以往的经验,需要做这些工作的书,可以定出一定的量。 “如果认真办事,实际工作时间对预定工作时间的误差一般为百分之十。需要做摘要评论的书,常常没有完成预定的数目,拉下很多。兴趣往往转到别的事情上去了,欠了很多债,一下子还清又不可能,结果就完不成计划。有时候,完不成计划是由于工作精力暂时衰退。完不成计划也有外界的原因。但不管怎么样,我知道,我的工作有必要做计划。我以为,我所取得的成就,有许多是靠了我的方法。”

所以,安排计划的前提,是对自我详细的了解上。在没有对自己的详细了解上,是无法做到详细的规划。

四、谈谈时间统计法,以及时间统计法和事件管理法的对比

实际上,时间统计法本身就十分的耗费时间,柳比歇夫就自己总结道:

“详细的每月小结要耗费一个半到三个小时。统共才这些。再加上制订下个月的计划用一小时。合计是三个小时,而每个月的预算有三百小时。百分之一,至多百分之二。因为每月小结是依据每日的记录,而每日的记录只用几分钟,不会更多。仿佛是那么轻巧容易,谁想这样办都可以办到……几乎是习惯成自然了——象上表一样。 年度总结耗费的时间要多一些,十七八个小时,也就是说,要花几天的工夫。 做年度总结,要求进行自我分析、自我研究:效率有什么变化,什么没有完成,为什么…… ”

但是通过时间统计法,可以清清楚楚的明白自己的时间究竟是跑哪里去了,甚至通过不断计算自己的纯时间,来约束人性中过分的好奇心和懒惰,把精力集中在自己要做的事情上。

相比时间统计法来说,以事件统筹安排的计划,往往不具有像时间统计法这样的实效。用事件来安排自己的生活,往往是无法做到知道自己的时间流去哪里,所以也就无法知道究竟自己浪费了多少时间,也无法做到好好地回顾自己的生活。

所以在运用事件来安排自己的生活的时候,往往无法帮助自己,因为惰性的使然,在用事件为中心的安排自己的生活的时候,事件安排方法很容易就变成一个自欺欺人的借口,也就是成为了一个哈哈镜。在这个哈哈镜当中,是无法做到看到自己真实的生活状态,反而会陷进一种自我幻觉当中:“看,我今天给自己安排了多少事务啊!”

这种自欺欺人的接口并不鲜见。用一个逻辑就可以很轻易的打倒:计划是计划,计划不是现实,计划只有执行了才是现实,而执行了计划之后的后果仍然不是计划带来的,而是执行计划带来的。

所以,时间统计法,是真正的时间管理方法,因为它的对象就是时间,而不是事件。

但是,现今流行的时间管理方法,无论是 GTD(Getting things done)、还是 FTF(First thing first)、还是 MIT (Most important things),都是面对事件。面对事件的坏处就是,无法感知自己的时间流向如何。无法知道自己在做一件事的时候,究竟真正花了多少时间在重要的事情上,还是花在了那些无意义的时间损耗中。

而如何看得出一个人花费了多少精力在一件事情上?单单靠事件的记录是不行的,虽然事件的记录提醒了你过去做了这么一件事,但是你无法知道你花了多少时间在这件事上。只有统计你花在一件事上的「纯时间」才能够有效的证明你,究竟花了多少精力在一件事情上。

所以,在用了时间统计法之后,很多拖延的借口都不起作用。

五、时间管理的境界

通过阅读《奇特的一生》这本书,忽然对时间管理的境界有所感悟,所以仓促的记录如下,各位看过之后,觉得有道理,不妨一起探讨;觉得是胡扯,也不吝你的语言,指出我的荒谬。在这里,我借用 Zoom.Quite 的语句,进行重新的解释:

1、不知己不知时。

「不知己不知时」的字面意思是「不知道自己不知道时间」。

实际意思是指,出于这个阶段的人,不知道自己的时间究竟流向了什么地方。最经典的一句话就是:“哇,都不知道干了什么一天就过去了!”

既然不知道自己时间的流向,也就是说,出于这个阶段的人,对时间不但不敏感,也不重视自己的时间。

也可以说是,这是一般人的状态。

2、知时不知己。

「知时不知己」的字面意思是「知道时间,但不知道自己」。

这是一个刚开始学习时间管理的人所感受到的。虽然已经开始时间管理,但是仍然是不知道自己有多少时间是花在什么地方,也不知道自己本身拥有多少时间是可以花费的。

也不知道,自己在一些事情的时候,大致上要花费多少时间。这是一个了解自己,了解时间的阶段。

3、知己而不知时。

「知己而不知何时」的字面意思是「知道自己,但是不知道多少时间」。

当一个人进入这个阶段,就证明他已经清楚了解自己大致上完成一件事是需要多少时间。已经对自己有一个很好的了解。开始朝向把握自己迈进。

4、既知己也知何时。

「既知己也知何时」的字面意思是「既知道自己,也知道多少时间」。

这是时间管理最终的境界,知道自己做事情会花上多少时间,也知道自己任何时间的 流向。清晰的把握住了自己的人生脉络。

到了这一步,时间管理已经是随心所欲,时间不再是自己完成事情的对立面,正如李笑来的书名《把时间当作朋友》,这个阶段,就是可以把时间当作朋友的阶段。