★ 投稿:ToDoList 使用简要教程

Yibie言:感谢 wlw 的投稿,本篇教程堪称史上最全的 ToDoList 教程。欢迎大家到他的博客坐坐。

ToDoList简介:绿色小巧但又异常强大的开源任务管理工具,支持多列表、多层级、多种属性、任务计时、多人协作以及与多种软件互转数据…

官网及下载地址,目前最新版为6.1.b4(英文),另有边城、天毅等人汉化的6.08版。
ToDoList_Menu2ToDoList软件主界面flash动画演示 1.54M(F11全屏观看,Esc或F11退出全屏状态)软件界面为简单的列表形式,非常容易上手,一般只需要尝试着新建几个任务,然后稍微摸索个几分钟,就可以掌握软件的基本操作了,

就任务管理而言,日常需要做的也就这么几步:新建任务(标题、备注、属性…) – 查询任务 – 修改任务(状态、内容…) – 完成归档;

而在ToDoList中你可以通过如下简单的快捷键操作,完成上述过程:

——————–第一次使用时——————–

1、新建任务列表:     Alt + F -> 回车;

——————–平时常用操作——————–

2、打开任务列表:   Ctrl + O -> Shift + Tab (聚焦至文件夹对话框中) -> [ Backspace (向上一层) ] -> <选择*.tdl文件> -> 回车(一般默认会自动上次软件关闭前打开过的任务);

3、新建任务:         Ctrl + N -> <输入任务标题>  ->回车 (Ctrl + Shift +N -新建子任务);

4、编辑任务属性及备注: Tab -> <输入或选择相应内容>(含分类、状态、预计开始结束时间、指定/委派人、设置提醒、备注等);

5、保存任务列表:   Ctrl + S;

6、查找/筛选任务: Ctrl + F – <输入查找条件> ->回车;

7、选择相应的任务: 方向键向上或向下;

8、修改任务列表:(设置完成进度,开始计时等) F2 -> <输入新的标题> -> 回车 -> Tab -> <修改相应的任务属性>  (Ctrl + 方向键,调整任务位置或层级);

——————–以下为可选步骤——————–

9、将已完成任务归档: Alt + S -> 向右 -> H;

10、共享/分享任务: Ctrl +E (导出) / Ctrl +I (导入)……

从上面可以看出软件的操作并不复杂,但如果你想充分的发挥ToDoList的作用,

建议尝试下以下几个实用的小技巧,也许它们可以帮你让日常的工作更轻松、更有效率:

Ⅰ、闹钟提醒

Ⅱ、预设属性参数

Ⅲ、自动格式化

Ⅳ、自定义显示内容

Ⅴ、命令行使用

Ⅵ、桌面显示待办任务

Ⅶ、ToDoList常用快捷键

注:正文中每一个小技巧将被分解为3-4部分来介绍:1、功能需求背景 2、功能效果演示/需求预期目的 3、软件操作方法 4、个人心得

Ⅰ、闹钟提醒

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一、功能需求背景:

列表中有些事务/计划对时间要求比较严,指定了明确的开始或结束时间(如会议)。而在执行该任务前,我们不可能去时刻惦记着它,当然更不能忘记疏忽了,此时就需要让电脑能在到点前自动提醒一下自己,而这就可以用到ToDoList中的提醒功能了。

二、功能效果/需求目的:

Todolist中当任务到期时将自动弹出图1所示的提醒对话框,并播放指定的闹铃:

ToDoList_Remind_over
图1:任务到期提醒对话框三、操作方法:

1)、选中需要设置提醒的任务;

2)、通过菜单“Edit”或右键点击该任务,然后选中“Set Reminder…”,如下面图2所示;

3)、设置预定提醒时间:开始/到期前__时间(可以设定0分钟-4周),或具体的提醒时间;

4)、指定提示声音文件(必须为WAV格式),然后点击“OK”(建议不要使用过大,过长的声音文件);

5)、此时设置工作结束,但如果要让提醒有效,还需要保持ToDoList处于打开状态,详见下方附注的小技巧;

6)、当指定时间到点时,系统将自动弹出图1中所示的提醒对话框,并播放指定的闹铃,此时我们可以按照预期计划处理执行该任务,也可以选择延迟提醒(可以设定5分钟-6小时);

7)、另外如果您想提前取消该闹钟提醒,可以通过菜单“Edit”或右键点击该任务,然后选中“Clear Reminder”;

ToDoList_Remind
图2:闹钟提醒设置,点击后放大查看注,版本区别:

6.0.8版(有中文版)中可以实现任务到期或开始前__分钟自动弹出提示对话框,并播放指定声音,此功能对于循环事件依然有效;

6.1Beta版(只有英文版)中则又另外新增了直接设定具体提醒日期及时间的功能。

********************保持ToDoList处于打开状态的小技巧分割线********************

打开ToDoList后,依次点击:菜单“Tools” -> “Preferences…” -> “General” -> 勾选第三项“Minimize ToDoList to the ‘System Tray’When:”(最小化ToDoList至系统栏) -> 选择下面下拉条中的“the Minimize or Close Button is Selected”(最小化或关闭时) -> 同时也可以继续勾选下面的“Toggle Visibility on clicking the tray icon”(单击系统栏图标是切换显示或隐藏ToDoList)。

另建议:勾选该页中的Global Hotkey(全局快捷键),并指定相应的调用快捷键,如我设置为:Ctrl + T ,以方便随时快速的重新打开ToDoList 。

Ⅱ、预设属性参数

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一、功能需求背景:

一般受工作、个人习惯的限制和影响,在添加新任务时,很多任务属性的内容可能都是固定的。此时,如果能预先定义好相关字段,以后直接点击选用的话,那就可以非常有效的节约输入时间,方便筛选及后期数据汇总分析…

二、功能效果/需求目的(对所有的任务列表有效):

1、分类、状态、制定人、委外人等变化比较少,可以直接预先设定好常用内容,后期点击选用,而对于不常用或在没有预设的内容,则直接在任务列表中单独输入;

2、新增任务时,由ToDoList自动补充填入预设属性;

3、新增子任务时,自动继承上一级(父级)任务的属性;

三、操作方法:

1、依次点击菜单“Tools” -> “Preferences…” -> “Default Task Attributes”打开如下图3所示:

ToDoList_Default_Task_Attributes
图3:预设属性字段设置,点击后放大查看2、分别设置:“默认属性”、“继承属性”、“默认下拉列表”

1)、默认属性:针对上述需求2,作用是在输入任务标题后自动填入部分其他相关属性,此处直接输入相应的内容即可;

2)、继承属性:针对上述需求3,自动继承上一级任务属性,先勾选“创建子任务时,继承父级任务的如下属性”,然后选择下面相应需要继承的属性;

3)、下拉列表:针对需求1,预先定义,后期直接点击选用,在右下角的下拉列表区域内包括:Category(类别)、States(状态)、Allocated By(指派人)、Allocated To(接收人),输入方法:输入完一条内容后,直接回车,然后继续输入第2条内容,回车,…….(如果需要删除某个预设内容,可以选中该内容,然后按Ctrl + Delete键)。

(注:以上设置是针对所有的任务列表有效,如果想不同的列表使用不同的预设效果,可以参见正文下面的”多配置文件灵活应用”,
如果只是想在个别列表中实现“输入属性后,后期选用”的效果,就不需要单独设置,ToDoList默认就带有此功能,你可以自己现在就输入看看. ^.^)

四、个人小建议:

上图右下角的下拉列表设置中,我们需要认识到设置分类的目的:是为了能在最短的时间里找到Next Action(下一步行动)。所以这里无所谓权威,结合个人实际设置就好了,以下分类仅供参考,请勿生搬硬套,但强烈建议在分类前加上数字序号,方便排序后更容易找到。同时需要预先提醒的是:同步数据(如导出通用“*.Ics”格式文件)时,在其他软件中一般默认只认可”Category(类别)”分类(这个只能怪其他软件都是粗线条管理 ^.^)。

1)、Category(类别)的设置可以参考学习GTD中常用设置,如:

收集/待整理:@Inbox(收集箱);

需要行动:@Next Action(下一步行动,马上要做的),@Calendar(安排至日程表,特定时间再做),@Waiting For(已经委派给他人做了,现等待结果);

无需行动:@Someday/Maybe(将来也许会做),@Reference(灵感或参考资料);

或者单独以场景来分类:@Computer(在电脑上),@Call(在电话里),@Home(在家),@Work(在公司),@Errands(在外),@AnyWhere(随便什么位置);

2)、States(状态)

可以设置为人的状态,即任务对精力、体力的要求:巅峰、旺盛、一般、疲惫;

也可以设置为任务状态:#Doing Now(正在做),#Do it ASAP(尽快做),#In Calendar(放入日程表中,将来做),#Waiting(暂定/等待),#Done(已经完成),#Review(待回顾);

3)、Allocated By(指派人),可以设置为:上级领导、同事、客户、供应商、常打交道的一些联系人、朋友、家人、自我…

4)、Allocated To(接收人),可以设置为:同上,也可以将此字段看做一个任务的预期目的,进一步细化,如:个人-健康,个人-情义,个人-理财,个人-学习,个人-兴趣……

********************特别说明:多配置文件灵活应用********************

以上预设是对所有任务列表均有效,默认配置文件保存在ToDoList文件夹下的ToDoList.ini文件中;

如果想仅仅针对某些单独列表有效的话,可以灵活的利用上述的ini配置文件,操作如下:

1、关闭ToDoList,复制ToDoList.ini文件,原地粘贴,并改名(本例中更名为new.ini);

2、右键ToDoList.exe,发送至 -> 桌面快捷方式 -> 回到桌面 -> 右键刚才新建的快捷方式 -> 属性 -> 修改“目标”,在ToDoList.exe后添加上引号中的内容:” -i new.ini” -> 点击“确定”;

3、双击打开刚才修改完毕的快捷方式,修改相应的选项属性,此时修改后的配置将自动保存至new.ini;

4、以后双击此快捷方式后,ToDoList将加载new.ini配置中的设置用于某些特定任务列表管理;

5、类似的,我们可以创建多个ini配置文件用于实现特殊的个性配置要求,当然也可以不用建快捷方式,直接以命令行的方式加载不同的列表,具体方法后文中再继续讲;

********************补充说明:如何删除单个列表中无用的非预设字段********************

当我们在ToDoList中输入一些任务属性时,ToDolist会自动记忆之前输入过的内容,并保存在该任务列表文件(*.tdl)中,作为可选项提供给后期任务选择输入。这是一个非常方便的功能,但也有个小bug:当之前输入错误,重新输入更正后,我们会发现原错误数据依然会保留在该文件中,成为无用的垃圾数据,且无法直接删除。此时如果想清除掉他们,我们需要这样做:

方法1、在列表属性区,点击欲修改属性字段后的小三角,展开显示所有的内容后,鼠标移至欲删除的内容上,不要点击,在展开状态直接按Ctrl + Delete键即可删除。

方法2、右键点击该任务列表文件(*.tdl),选择用记事本之类的软件打开,在文件的最底端可以找到该错误数据,直接删除相应内容。

Ⅲ、自动格式化

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一、功能需求背景:

当列表中的任务越来越多,而我们又不想通过筛选来查看某些任务的时候,此时就可以使用ToDoList的自动格式化功能,以色彩视觉来区分不同类型的任务。

二、功能效果/需求目的(对所有的任务列表有效):

1、当给任务设定不同Category(类别)的,该任务字体颜色(或背景色)将自动变为预先设定好的颜色;

2、同上,只是设定依据为优先级或分配人;

3、到期的任务/今日到期任务/已完成任务/已标记任务 与正常待处理任务通过色彩自动区分;

三、操作方法:

1、依次点击菜单“Tools” -> “Preferences…” -> “Fonts and Colours”;

2、选中“Colour Task Titles by Category”(按分类自动设定任务颜色),然后输入Category类别名称,选择相应的颜色,回车添加后继续设置其他Category的颜色;

ToDoList_Fonts_and_Colours
图4:自动格式化设置(点击放大查看)3)、其他设定可以参照上图中的说明,除了按分类设定颜色外,你也可以勾选使用优先级或任务分配人来定以任务的颜色;

4)、此外,您还可以同时设置到期/今天到期、已完成、已标记的任务颜色;

个人建议:勾选“Use a Task‘s Colour for its title background”(将字体颜色设定为其背景色),以加强视觉刺激效果;

Ⅳ、自定义显示内容

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一、功能需求背景:

想添加or隐藏部分任务属性,或者想修改某些栏目的显示效果,或者不习惯当前默认的界面……

二、功能效果/需求目的(对所有的任务列表有效):

1、显示/隐藏备注&属性栏;

2、调整备注显示位置;

3、调整任务标题显示位置;

4、切换任务显示树形/平行结构方式;

5、显示隐藏某些任务属性;

6、调整任务属性显示方式;

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